Domine presentaciones formales efectivas [Guía completa]

Domine presentaciones formales efectivas [Guía completa]

Puede utilizar su experiencia en la redacción de informes formales para preparar un discurso o presentación importante. Sin embargo, una diferencia importante es que es necesario que se pueda hablar. Esto tiene ventajas y desventajas.

El lado positivo es la oportunidad de interactuar directamente con la audiencia, lo que resulta en la capacidad de obtener y dar información desde y hacia la audiencia en el acto. Esto le permite revisar su contenido y estilo, aumentando la lucidez y el atractivo de su discurso.

Pero esta interacción podría quitarle la mayor parte del control, ya que debe ser flexible en su discusión.

La razón es que surgen nuevas preguntas que te alejan de tu tema y propósito. Para superar estos problemas, es posible que deba utilizar su carisma personal y algunas técnicas para mantener la atención y el interés de su audiencia.

Que tu audiencia no se duerma ni se aleje de la sesión. Al desarrollar un discurso o presentación formal, podría resultar útil utilizar la siguiente estructura de composición: (1) introducción, (2) cuerpo y (3) cierre.

Sin embargo, durante la presentación, el presentador puede utilizar ayudas visuales y ofrecerse a responder las preguntas de la audiencia.

La introducción

Una introducción a su discurso es muy importante y debe prepararse cuidadosamente porque atrae a la audiencia hacia el tema, genera confianza en usted y proporciona una vista previa del contenido del discurso.

Además de presentar el tema, debe despertar el interés de la audiencia en su tema, establecer su aceptabilidad ante la audiencia y prepararlos para lo que vendrá durante el discurso. Su introducción cumple estas tareas al principio.

Generar el interés de la audiencia

Para empezar, tu objetivo debe ser despertar el interés de tu audiencia, y esto lo puedes lograr si empiezas diciéndoles cómo se relaciona el tema con sus intereses.

Antes de elegir el tema, harías bien en considerar quién será tu audiencia. En otras palabras, el tema debe adaptarse a su audiencia en primer lugar. Si el tema es crucial para su audiencia, como su trabajo, aumentos salariales, incrementos, etc., lo escucharán sin importar cómo comience su discurso.

Pero debes apelar a su naturaleza humana si no están interesados en tu tema. Es necesario utilizar un tono apropiado al tema y a la ocasión.

Si la ocasión es ligera, utiliza un tono humorístico. En el caso de ocasiones y temas serios, como dirigirse a seminarios de negocios, simposios y similares, el tono de su discurso debe ser adecuadamente contundente y será mejor que evite historias y anécdotas personales.

Es aconsejable no ser demasiado teatral porque podría crear un sentimiento negativo hacia usted entre el público. Es aconsejable permanecer natural y modesto durante el discurso.

Hazte aceptable

Los primeros momentos son cruciales porque el público decide durante ese tiempo si te escucha o no. El consejo es establecer su aceptabilidad ante su audiencia lo más rápido posible.

Gran parte de la credibilidad de su mensaje depende de si ha podido ganarse o no la confianza de su audiencia. Si le gustas a tu audiencia como persona, también les gustarán tus puntos de vista. Si tu audiencia ya te conoce, no tendrás problemas para lograr que te acepten.

Si la audiencia no te conoce, puede que te resulte un desafío. Es fácil comunicarse con un público conocido y sin prejuicios, pero es difícil persuadir a un público dudoso y resistente. En este caso, la situación podría aliviarse presentándose usted mismo o haciendo que otra persona lo presente, lo que podría hacer que sus credenciales sean menos molestas.

Si usted es su propio presentador, tenga cuidado de no sentirse demasiado orgulloso, pero no dude en mencionar sus calificaciones reales porque esas calificaciones ayudarían a su audiencia a tener confianza en usted.

Mantener contacto visual con los oyentes.

Esto ayudará al orador a comprender las actitudes y sentimientos de la audiencia acerca de sí mismo y su discurso.

Vista previa de la presentación

Puede establecer su autoridad al obtener una vista previa de lo que sucederá durante su presentación. La introducción debe exponer las ideas principales en pocas palabras y mencionar los puntos clave en el orden en que aparecerán. Una vez hecho esto, podrá pasar al cuerpo de la presentación.

El cuerpo

El cuerpo de la presentación requiere que la estructura de su discurso o presentación sea fácilmente comprensible y que su organización cautive el interés de su audiencia. Esto requerirá un lenguaje claro, el uso de menos abstracciones, palabras concretas, variedades de oraciones, pausas para

preguntas de la audiencia, variación de tono y gestos que acompañan al lenguaje hablado. No olvides que estás hablando en lugar de escribir, por lo que tu discurso o presentación oral utilizará todos los elementos del habla.

El final

Al cerrar su discurso o presentación, recuerde resaltar los puntos principales, recordarle a la audiencia la acción a tomar y cerrar con una nota positiva.

Esta parte de su discurso suele ser emotiva y atractiva porque estas palabras serían las que la audiencia se llevaría a casa y recordaría más. Por lo tanto, las palabras no sólo deben ser emocionales sino también contener la esencia de su propósito.

La sesión de preguntas y respuestas

Cuando llegas a la sesión de preguntas y respuestas, esto se puede manejar de dos maneras. Si tu audiencia tiene opiniones variadas y es numerosa, es mejor realizar la sesión al final de la presentación.

Pero si es más o menos homogéneo y pequeño, usted podría permitir que lo interrumpan con preguntas de los presentes mientras habla. Durante la sesión de preguntas y respuestas, no plantee temas controvertidos que puedan distraer la atención de los temas principales de su presentación.

Además, es importante que usted tenga cuidado de que ningún interlocutor ocupe la mayor parte del tiempo.

Podría ser interesante y más impresionante si pudiera respaldar sus argumentos cuando y donde sea necesario con elementos visuales como gráficos, ilustraciones pictóricas, etc. En este caso, podrías utilizar PowerPoint. Pero nuevamente, no permita que este aparato eléctrico reemplace su entrega verbal.

Cómo ser un orador eficaz

La revisión anterior del discurso empresarial es selectiva, ya que el tema es amplio. Pero esta revisión ha cubierto los puntos destacados, especialmente aquellos que puede trasladar fácilmente a la práctica. Quizás incluso más práctica sea la siguiente lista de qué hacer y qué no hacer al hablar.

  1. Organice el discurso de manera que lleve los pensamientos del oyente de manera lógica a la conclusión.
  2. Vaya con seguridad y rapidez a la conclusión. No repita innecesariamente ni parezca incapaz de cerrar.
  3. Utilice el lenguaje específicamente adaptado a la audiencia.
  4. Articular de forma clara, agradable y con el énfasis adecuado. Evite murmurar y usar en exceso "ah", "er", "uh", etc.
  5. Hablar correctamente, utilizando la gramática y pronunciación aceptadas.
  6. Mantener una actitud de alerta, mostrando entusiasmo y confianza adecuados.
  7. Utilice el lenguaje corporal de la mejor manera posible. Úselo para enfatizar puntos y ayudar a comunicar conceptos e ideas.
  8. Evite acciones corporales rígidas.
  9. Mire a sus oyentes a los ojos y hábleles directamente.
  10. Evite movimientos excesivos y otros signos de nerviosismo.
  11. Puntuar la presentación con referencia a ayudas visuales. Hágalos parte de la historia del informe.
  12. Incluso cuando te enfrentes a una oposición injusta, mantén la calma. Perder los estribos es perder el control de la presentación.