Gestión por objetivos (MBO): significado, pasos, beneficios

¿Qué es la Dirección por Objetivos (MBO)?

La gestión por objetivos (MBO) se practica ahora en todo el mundo. Sin embargo, a pesar de su amplia aplicación, no siempre está claro qué se entiende por MBO.

Algunos todavía lo consideran una herramienta de evaluación, otros lo ven como una técnica de motivación y otros consideran que la APO es un dispositivo de planificación y control.

Qué es MBO (Dirección por Objetivos)

El concepto de 'Dirección por Objetivos' (DPO) fue propuesto por primera vez por Peter Drucker en 1954 (La práctica de la gestión).

La gestión por objetivos (MBO) es un sistema de gestión integral basado en objetivos fijados, medibles y participativos. La MBO se practica ahora ampliamente en todo el mundo.

Pero, a pesar de su aplicación a gran escala, el significado de MBO no siempre está claro.

Para algunas personas, es una herramienta de evaluación; otros lo consideran una técnica motivacional, mientras que otros lo ven como un instrumento de planificación y control.

La gestión por objetivos (MBO) ha sido definida por Weihrich y Koontz; “El sistema de gestión integral que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y que está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales”.

El énfasis en la gestión por objetivos no fue iniciado ni originado por una sola persona. Esta gestión ha estado dictada por la prudencia o el sentido común de innumerables personas.

Sin embargo, algunas personas han puesto énfasis durante mucho tiempo en la gestión basada en resultados finales.

MBO es un sistema de gestión integral basado en objetivos fijados, medibles y participativos. Ha recorrido un largo camino desde que Peter F. Drucker lo sugirió por primera vez en 1954 como una forma de promover el autocontrol gerencial.

El factor común que ha hecho que los programas de Gestión por Objetivos sean tan populares tanto en la teoría como en la práctica de la gestión es el énfasis en objetivos que sean a la vez mensurables y participativos.

MBO es una técnica de gestión para aumentar la participación de los empleados en las actividades de planificación y control.

A través de la participación, se cree que se mejorará el compromiso de los empleados con un curso de acción planificado y el desempeño será más eficiente.

Se encuentran muchas variaciones en la práctica de MBO.

Pero básicamente es un proceso mediante el cual se definen metas, planes y sistemas de control de una organización mediante la colaboración entre los gerentes y sus subordinados.

En conjunto identifican objetivos comunes, definen los resultados esperados de cada individuo y utilizan estas mediciones para dirigir el funcionamiento de su unidad y evaluar las contribuciones individuales.

En este proceso, se ponen en servicio los conocimientos y habilidades de muchos miembros de la organización. En lugar de contarles a los subordinados sus objetivos, los gerentes les piden que participen y decidan cuáles deberían ser sus objetivos.

Después de establecer un conjunto aceptable de objetivos para cada empleado a través de un proceso colaborativo de toma y daca, se le pide al empleado que desempeñe un papel importante en el diseño de un plan de acción para lograr estos objetivos.

En la etapa final del proceso de MBO, se pide a los empleados que desarrollen procesos de control, supervisen su propio desempeño y sugieran medidas correctivas si se producen desviaciones de los planes.

Todo el proceso es una combinación de planificación y control.

Características de la gestión por objetivos.

A la luz de las definiciones anteriores de MBO, se pueden identificar las siguientes características;

  1. Es una técnica y filosofía de gestión.
  2. El establecimiento de objetivos y la revisión del desempeño se realizan con la participación de los gerentes interesados.
  3. Se establecen objetivos para todos los niveles de la organización.
  4. Está dirigido al cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales.
  5. Se trata de convertir un objetivo organizacional en un objetivo personal bajo la presunción de que el establecimiento de objetivos personales hace que el empleado se comprometa, lo que conduce a un mejor desempeño.
  6. El énfasis básico de MBO está en los objetivos. La Gestión por Objetivos intenta hacer coincidir los objetivos con los recursos.
  7. Los objetivos en MBO proporcionan pautas para los sistemas y procedimientos apropiados.
  8. Una revisión periódica del desempeño es una característica importante de MBO.
  9. MBO proporciona los medios para integrar la organización con su entorno, sus subsistemas y sus personas.
  10. Los empleados reciben retroalimentación sobre el desempeño real en comparación con el desempeño planificado.

Elementos comunes de un programa de gestión por objetivos

La esencia de MBO es el establecimiento participativo de objetivos, la elección de un curso de acciones y un proceso de toma de decisiones. Una parte importante del MBO es la medición y comparación del desempeño real del empleado con los estándares establecidos.

La gestión por objetivos se define como un sistema de gestión en el que los empleados y sus gerentes determinan conjuntamente metas de desempeño específicas, el progreso hacia el logro de esas metas se revisa periódicamente y las recompensas se asignan sobre la base de este progreso.

Cuatro ingredientes comunes de un programa MBO

Veamos brevemente cada uno de estos.

Especificidad de objetivos

Los objetivos de MBO deben ser declaraciones concisas de los logros esperados. No basta, por ejemplo, con expresar simplemente el deseo de reducir costes, mejorar el servicio o aumentar la calidad.

Estos deseos deben convertirse en objetivos tangibles que puedan medirse y evaluarse, por ejemplo, reducir los costos departamentales en un 8 por ciento, mejorar el servicio garantizando que todas las reclamaciones de seguros se procesen dentro de las 72 horas siguientes a su recepción, o aumentar la calidad manteniendo las devoluciones a menos de 0,05 por ciento de las ventas.

Toma de decisiones participativa

En MBO, los objetivos no son fijados unilateralmente por el jefe y asignados a los empleados, como es característico del establecimiento de objetivos tradicional.

Más bien, la DPO reemplaza estas metas impuestas con metas determinadas de manera participativa. El gerente y el empleado eligen conjuntamente los objetivos y acuerdan cómo se alcanzarán.

Un período de tiempo explícito

Cada objetivo también tiene un período de tiempo conciso en el que debe completarse. Normalmente el período de tiempo es de tres meses, seis meses o un año.

Retroalimentacion de rendimiento

Los ingredientes finales de un programa de MBO son la retroalimentación continua sobre el desempeño y las metas que permiten a los individuos monitorear y corregir sus propias acciones.

Esta retroalimentación continua se complementa con reuniones periódicas de evaluación formal en las que superiores y subordinados pueden revisar el progreso hacia las metas, lo que conduce a una mayor retroalimentación.

Beneficios de la Gestión por Objetivos

Además del hecho de que la gestión orientada a objetivos promueve un sentido de motivación entre las personas dentro de la organización, MBO tiene otros beneficios que se describen a continuación:

Mejora la gestión

No se pueden establecer objetivos sin planificación, y la planificación orientada a resultados es la única que tiene sentido. La DPO obliga a los gerentes a pensar en planificar para obtener resultados, en lugar de limitarse a planificar el trabajo o las actividades.

Para que los objetivos sean realistas, la gestión por objetivos también requiere que los gerentes piensen en la forma en que lograrán los resultados y los recursos y la asistencia que necesitarán.

Fomenta el compromiso personal

MBO anima a los empleados a comprometerse con sus metas porque tienen ante sí objetivos claramente definidos.

Además, el hecho de que a menudo participen en el establecimiento de objetivos mejora su compromiso con el trabajo. De hecho, la gente se entusiasma cuando controla su propio destino.

Aclara la organización

La DPO obliga a la dirección a aclarar las funciones y estructuras organizativas. En la medida de lo posible, los puestos organizacionales se construyen en torno a los resultados clave que se esperan de las personas que los ocupan.

Además, las empresas que se embarcan en programas de MBO pueden descubrir fácilmente deficiencias en su organización y tomar las medidas necesarias para rectificarlas.

Dispositivo de Control Organizacional y Evaluación Sistemática

Sirve como un dispositivo para la integración del control organizacional. MBO ayuda a realizar una evaluación más sistemática del desempeño.

Desarrolla un control efectivo

No hay mejor incentivo para el autocontrol ni mejor manera de conocer los estándares de control que tener un conjunto de objetivos claros.

Cuando todos y cada uno de los empleados saben qué lograr, el control se vuelve muy fácil y automático.

Mejorando la productividad

La gestión por objetivos ayuda a mejorar la productividad ya que el equipo directivo se concentra en la importante tarea de reducir costes.

Motivar a los subordinados

Estimula la motivación de los subordinados.

Satisfacción personal

Proporciona a los directivos una mayor oportunidad de satisfacción personal debido a su participación en el establecimiento de objetivos y en la evaluación racional del desempeño.

Localizar áreas débiles y problemáticas

Ayuda a localizar áreas débiles y problemáticas debido a la mejora de la comunicación y la estructura organizativa.

6 pasos del proceso de MBO

La DPO o gestión por objetivos se define como un sistema de gestión integral que integra muchas actividades gerenciales clave en un proceso sistemático y que está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.

La importancia práctica de los objetivos en la gestión se puede ver mejor resumiendo cómo funciona en la práctica la gestión exitosa por objetivos.

6 Etapas del Proceso MBO (Dirección por Objetivos)

Veamos brevemente cada uno de estos.

Definir objetivos organizacionales

Las metas son cuestiones críticas para la eficacia organizacional y sirven para varios propósitos. Las organizaciones también pueden tener varios tipos diferentes de objetivos., todo lo cual debe gestionarse adecuadamente.

Y en el establecimiento de objetivos deben participar distintos tipos de directivos. Las metas fijadas por los superiores son preliminares, basadas en un análisis y juicio sobre lo que puede y debe lograr la organización dentro de un período determinado.

Definir los objetivos de los empleados

seis pasos del proceso de MBO

Después de asegurarse de que los gerentes de los empleados hayan sido informados de los objetivos generales, las estrategias y las premisas de planificación pertinentes, el gerente puede proceder a trabajar con los empleados para establecer sus objetivos.

El gerente pregunta qué objetivos los empleados creen que pueden lograr, en qué período de tiempo y con qué recursos. Luego discutirán algunas ideas preliminares sobre qué objetivos parecen factibles para la empresa o departamento.

Monitoreo continuo del desempeño y progreso

El proceso de MBO no sólo es esencial para hacer que los gerentes de línea en las organizaciones empresariales sean más efectivos, sino también igualmente importante para monitorear el desempeño y el progreso de los empleados. Para monitorear el desempeño y el progreso se requiere lo siguiente;

Identificar programas ineficaces comparando el desempeño con objetivos preestablecidos,

  • Usando presupuesto de base cero,
  • Aplicar conceptos de MBO para medir individuos y planes,
  • Preparar objetivos y planes a largo y corto plazo,
  • Instalación controles efectivos, y
  • Diseñar una estructura organizacional sólida con responsabilidades claras y autoridad para tomar decisiones al nivel apropiado.

Evaluación del desempeño

Bajo este proceso de MBO, la revisión del desempeño se realiza con la participación de los gerentes interesados.

Proveer retroalimentacion

Los ingredientes filiales de un programa de APO son la retroalimentación continua sobre el desempeño y las metas que permiten a los individuos monitorear y corregir sus propias acciones.

Esta retroalimentación continua se complementa con reuniones periódicas de evaluación formal en las que superiores y subordinados pueden revisar el progreso hacia las metas, lo que conduce a una mayor retroalimentación.

Evaluación de desempeño

Evaluaciones de desempeño Son una revisión periódica del desempeño de los empleados dentro de las organizaciones. Se realiza en la última etapa del proceso de MBO.

Debilidades de la Gestión por Objetivos

Con todas sus ventajas, un sistema de APO también puede tener una serie de debilidades, que surgen de la incapacidad de aplicar juiciosamente los conceptos de APO.

Las debilidades son;

  1. No enseñar la filosofía de MBO, que se basa en conceptos de autocontrol y autodirección que tienen como objetivo convertir a los gerentes en profesionales.
  2. No dar pautas adecuadas a quienes establecen objetivos, haciéndoles conocer de antemano los objetivos corporativos.
  3. Dificultad para fijar metas verificables que ayuden en el proceso de control.
  4. El énfasis en metas de corto plazo a menudo pone en peligro el logro de los objetivos de largo plazo.
  5. El peligro de la inflexibilidad también causa un problema grave, ya que los gerentes pueden esforzarse por alcanzar metas que han quedado obsoletas debido a objetivos corporativos revisados, premisas modificadas o políticas modificadas.

Limitaciones de MBO

Aunque la DPO generalmente se considera la panacea para todos los problemas de una organización, no está exenta de debilidades o limitaciones. Las siguientes son las limitaciones de la Gestión por Objetivos;

  1. La MBO no puede implementarse efectivamente debido a la dificultad de establecer objetivos verificables.
  2. No existe una atmósfera abierta para el establecimiento apropiado de objetivos debido a las diferencias en el estatus de los subordinados.
  3. Es posible que los gerentes no tengan tiempo ni siquiera para hacer su trabajo normal, ya que la MBO implica mucho papeleo y la celebración de muchas reuniones.
  4. Hay una tendencia por parte de los gerentes a enfatizar los objetivos a corto plazo y a ser más precisos en el establecimiento y cumplimiento de objetivos.
  5. MBO es una filosofía de gestionar una organización de una manera nueva. Sin embargo, muchos directivos no comprenden ni aprecian este nuevo enfoque.
  6. La MBO representa el peligro de la inflexibilidad en la organización, particularmente cuando es necesario modificar los objetivos. En un entorno dinámico, un objetivo particular puede no ser válido para siempre.

La esencia de MBO es el establecimiento participativo de objetivos, la elección del curso de acciones y la toma de decisiones. Una parte importante del MBO es la medición y comparación del desempeño real del empleado con los estándares establecidos.

La MBO debe definirse como la gestión por objetivos es un sistema de gestión en el que los empleados y sus gerentes determinan conjuntamente metas de desempeño específicas, el progreso hacia el logro de esas metas se revisa periódicamente y las recompensas se asignan sobre la base de este progreso.