Documentación y Bibliografía: Significado, Métodos, Guía

Documentación y Bibliografía: Significado, Métodos, Guía

La documentación es el acto de proporcionar documentos que respalden un evento específico. Sirve como prueba con evidencia, otorgando autenticidad a la información utilizada en cualquier forma de comunicación. Al redactar informes, libros, declaraciones, circulares, etc., con frecuencia nos basamos en información de otras fuentes. Dado que este material no es nuestro, es posible que debamos reconocerlo.

A veces, este reconocimiento es una obligación legal y, de no hacerlo, se pueden presentar demandas de compensación en un tribunal de justicia. Por tanto, la documentación es el reconocimiento de las fuentes de información incluidas en las comunicaciones empresariales.

Cuando reconocer

La decisión de reconocer o no reconocer una fuente debe basarse principalmente en dar crédito a quien lo merece. Si citamos las palabras de otra persona, debemos darle crédito a esa persona específica.

Si parafraseamos, es decir, utilizamos las ideas de otra persona con nuestras propias palabras, debemos dar crédito a menos que el material cubierto se considere de conocimiento general. La documentación es una práctica cortés y a veces obligatoria. Por lo tanto, siempre que utilicemos información de una fuente externa, debemos reconocerla y proporcionar evidencia que la respalde.

Cómo reconocer o métodos de documentación

Hay tres métodos de documentación comúnmente utilizados en los negocios para reconocer fuentes de información. Ellos son:

  1. Referencias autor-fecha entre paréntesis dentro del texto.
  2. Referencias a pie de página.
  3. Referencias de notas finales.

Sin embargo, este último método está perdiendo popularidad, principalmente porque la ventaja de mecanografía que ofrece se ha visto reducida por la llegada de los equipos de procesamiento de textos.

Método entre paréntesis autor-fecha

En los últimos años, el método autor-fecha se ha convertido en el método de referencia más popular en los negocios. Implica colocar el apellido del autor y el año de publicación entre paréntesis inmediatamente después del material citado.

Para un autor:

(Calahan, 1984)

La comunicación horizontal es el intercambio diagonal de mensajes, ya sea dentro de los límites de la unidad de trabajo, involucrando a pares, o a través de los límites de la unidad de trabajo, involucrando a individuos que reportan a diferentes supervisores (Bartol y Martin, 2000).

Referencia con números de página específicos:

La referencia está vinculada a una lista de todas las publicaciones citadas (una bibliografía) que aparece al final del informe (consulte Bibliografía en la siguiente sección). Si se necesitan números de página específicos, van después de la fecha:

(Calahan, 1984, 117-18)

Referencia con múltiples autores hasta tres:

Si se citan varios autores, se pueden enumerar los apellidos de todos los autores:

(Smith, Corley y Doran, 1988, 31)

Referencia con más de tres autores:

Si hay más de tres autores, indique sólo el apellido del primer autor y utilice el convencional "et al." o “y otros” para los otros escritores:

(Clovis y otros, 1981)

(Francisco y otros, 1987)

Referencia con autoría organizacional:

Cuando no figura ningún autor individual, como en las publicaciones sin firma publicadas por una empresa, agencia gubernamental, sindicato o entidades similares, el nombre del autor es el nombre de la organización:

(Departamento de Trabajo de EE. UU., 2000)

(Ministerio de Finanzas, Gobierno de la India, 2003, 31)

Estas referencias están vinculadas a una bibliografía que aparece al final del informe. Para encontrar los detalles de la referencia, el lector recurre a la bibliografía y rastrea la referencia a través del listado alfabético.

Por ejemplo, para la referencia “(Khan, 1988)”, el lector encuentra “Khan” en el orden alfabético. Si aparece más de una publicación de Khan, el lector sabrá referirse a la escrita en 1988.

El método de las notas al pie

La nota a pie de página es el método tradicional de reconocer las fuentes. En este método, las referencias se colocan al final de la página y se codifican con el material del texto mediante superíndices (números arábigos en relieve). La secuencia de numeración de los superíndices es consecutiva por página, por capítulo o por toda la obra. Las notas a pie de página se colocan dentro del diseño de la página, a espacio simple y con sangría o bloqueo justo cuando se escribe el texto.

La forma de las notas a pie de página puede variar de una fuente a otra, pero aquí se presenta un procedimiento generalmente aceptado. Permite dos estructuras: una abreviada que se usa con una bibliografía en el informe y otra que se usa cuando no hay bibliografía presente.

Forma abreviada de referencia:

Las referencias abreviadas contienen únicamente las siguientes partes: (1) apellido del autor, (2) título del artículo, boletín o libro y (3) número de página de la publicación.

Referencia del libro: 1 Mohiuddin, Business Communication, p. 2004

Referencia periódica: 2 Mohiuddin y Mahmood, “Personnel to Human Resource Management: A Developmental Perspective Analysis”, págs. 287-296.

La forma completa de referencia:

La forma completa de referencia suele ser la forma preferida de reconocer la fuente de los materiales. Es una forma descriptiva de referencia, con puntos separados por comas y la entrada termina en un punto. Las mayúsculas se utilizan sólo con nombres propios y las abreviaturas son aceptables si se usan de manera consistente.