Planning Process: 8 Steps To Create an Effective Plan

Planning Process: 8 Steps To Create an Effective Plan

La creación de un plan eficaz implica un ciclo integral y sistemático de 8 pasos que deben mantenerse para establecer objetivos efectivos y planes para los empleados de la organización.

Para crear un plan eficaz, es necesario preguntar a los investigadores sobre las fortalezas y debilidades de la organización e implica Toma de decisiones sobre las formas y medios deseados para lograrlos.

Generalmente, los gerentes siguen los mismos pasos en todos los casos de planificación. Todos estos pasos tomados en serie dan como resultado un proceso de planificación.

Un proceso de planificación eficaz parece orientado al futuro, integral, sistemático, integrado y negociado. Los planes menores suelen ser más sencillos y, por lo tanto, algunos de los pasos se pueden seguir fácilmente.

Los 8 pasos de un proceso de planificación eficaz son;

  1. Ser consciente de la oportunidad
  2. Establecer objetivos o metas
  3. Considerando las premisas de planificación.
  4. Identificando alternativa
  5. Comparar alternativas a la luz de los objetivos buscados
  6. Elegir una alternativa
  7. Formular planes de apoyo.
  8. Numeración de planes mediante la realización de presupuestos.

Estos pasos se describen a continuación;

Proceso de planificación: cree un plan eficaz en 8 pasos

  1. Estar consciente de las oportunidades

Pasos del proceso de planificación: estar consciente de las oportunidadesConciencia de las oportunidades en el ambiente tanto externo como interno en la organización es el verdadero punto de partida para la planificación.

En esta etapa, los gerentes tienden a crear una base a partir de la cual desarrollarán sus planes para el siguiente período de planificación.

Algunos gerentes consideran esta etapa de concientización como un precursor del proceso de planificación real en lugar de tomarla como una parte real del proceso.

  1. Establecer objetivos

Pasos del proceso de planificación: establecimiento de objetivos

Establecer objetivos específicos es el segundo paso en la planificación. Esto implica determinar metas u objetivos para la empresa en su conjunto y luego para cada nivel y unidad subordinada.

El conocimiento de las oportunidades en el contexto de las fortalezas y debilidades ayuda a establecer una meta razonable y elaborar una declaración de acción.

El establecimiento de objetivos implica determinar los mismos para la empresa en su conjunto y para cada nivel o unidad subordinada.

Muchas organizaciones, por ejemplo, constan de divisiones, cada una de las cuales se divide en departamentos que, a su vez, pueden contener subsistemas adicionales como comités y grupos de trabajo.

Por lo tanto, los gerentes deben desarrollar una red elaborada de planes organizacionales para lograr los objetivos generales de su organización.

Para que una planificación integral sea eficaz es necesario que los directivos de cada subsistema de su organización; involucrados en el proceso de planificación.

Los objetivos que van a guiar el rumbo de la organización en los próximos años deben ser claros, concisos y específicos.

Los objetivos de la empresa actúan como una dirección para los planes principales que, al reflejar estos objetivos, definen el objetivo de cada departamento principal.

Los objetivos principales del departamento, a su vez, controlan los objetivos del departamento subordinado y así sucesivamente.

En otras palabras, los objetivos forman una jerarquía.

  1. Locales en desarrollo

Pasos del proceso de planificación: desarrollo de locales

El tercer paso en la secuencia lógica de la planificación es el establecimiento de las premisas o supuestos sobre los cuales se construyen las declaraciones de acción. La igualdad y el éxito de cualquier plan dependen de la igualdad de los supuestos en los que se basa. Incluso una suposición errónea puede producir una decisión pobre o poco realista.

De hecho, estos supuestos se refieren al entorno en el que se llevará a cabo el plan. Que todos los gestores implicados en la planificación tiendan a ponerse de acuerdo sobre las premisas es muy importante.

El principio fundamental de las premisas de planificación es que cuanto más comprendan y acepten utilizar premisas de planificación coherentes las personas encargadas de la planificación, más coordinada será la planificación empresarial.

La previsión juega un papel importante en las promesas. Mediante la previsión, las organizaciones intentan responder varias preguntas sobre expectativas futuras y declaraciones de acción.

Los pronósticos pueden hacerse sobre la base de experiencias y expectativas personales o de una investigación empírica sistemática.

En ambos casos, los administradores basan sus pronósticos en suposiciones. Por lo tanto, “premisas”, según Dunham y Pierce, implica pronosticar lo que probablemente sucederá dentro y fuera de una organización.

Los pronósticos entran en la formulación de declaraciones de acción para guiar a la organización en el futuro. Hay dos tipos de pronósticos.

Un tipo implica predecir las consecuencias de un curso de acción planificado. Este tipo ayuda a los gerentes a comprender lo que una organización podría esperar lograr como resultado de un curso de acción planificado.

El segundo tipo de pronóstico ayuda a los gerentes a hacer predicciones sobre eventos ambientales que probablemente afecten el movimiento de una organización hacia el logro de sus objetivos.

Estos pronósticos se realizan para generar información para desarrollar sus declaraciones de acción. La premisa se basa en este segundo tipo de pronóstico.

  1. Determinar cursos alternativos

Pasos del proceso de planificación: determinación de cursos alternativosEl cuarto paso es buscar y descubrir cursos de acción alternativos, especialmente aquellos que no son inmediatamente evidentes.

En esta etapa, los gerentes deciden cómo pasar de su posición actual a su posición futura decidida.

Difícilmente existe un plan para el cual no existan alternativas razonables. También ocurre con bastante frecuencia que una alternativa que no se considera obvia resulta ser la mejor.

Encontrar una alternativa normalmente no es el problema. Reducir el número de alternativas para analizar y encontrar la mejor es el problema.

Existe un límite en el número de alternativas que pueden examinarse a fondo, incluso con técnicas matemáticas e informáticas.

En este sentido, un directivo suele recurrir a la investigación, la experimentación y la experiencia para identificar y desarrollar varios cursos de acción posibles.

  1. Evaluación de cursos alternativos

Pasos del proceso de planificación: evaluación de cursos alternativosUna vez que se han identificado cursos de acción alternativos después de buscar cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles, se deben evaluar a la luz de qué tan bien cada uno ayudaría a la organización a alcanzar sus objetivos.

La evaluación de alternativas también incluye determinar los costos y efectos esperados de cada una.

Un curso puede parecer el más rentable, pero puede requerir una gran inversión de efectivo con una recuperación lenta. Otra opción puede parecer menos rentable, pero también puede ser menos arriesgada.

Aún así, otro curso puede servir mejor a los objetivos a largo plazo de la empresa.

La evaluación puede resultar difícil debido a la incertidumbre sobre el futuro, diversos factores intangibles y premisas inexactas detrás de los planes. Los gerentes pueden utilizar varias técnicas en este paso.

Es en esta etapa del proceso de planificación donde se pueden aplicar principalmente la investigación de operaciones y las técnicas matemáticas e informáticas.

  1. Seleccionar un curso

Pasos del proceso de planificación: selección de un cursoDespués de identificar las alternativas y considerar cuidadosamente los méritos de cada una, los gerentes ahora tendrán que adoptar un plan y seleccionar un curso de acción.

En este punto se adopta un plan y es, por tanto, el verdadero punto de toma de decisiones. Dos o más cursos pueden parecer aconsejables en análisis y evaluaciones ocasionales de cursos alternativos.

Los gerentes pueden decidir seguir varios cursos en lugar de uno mejor.

  1. Formulación de planes derivados

Pasos del proceso de planificación: formulación de planes derivadosLa planificación no se completa cuando se toma una decisión con la adopción de un plan general. Por lo tanto, se trata de un séptimo paso.

Los gerentes a menudo todavía necesitan desarrollar uno o más planes de apoyo para reforzar su plan básico y explicar los muchos detalles involucrados en alcanzar un plan principal amplio.

Por lo tanto, está claro que los planes derivados son esencialmente necesarios para respaldar el plan básico o general. Por lo general, existen dos tipos de planes derivados o de apoyo.

El primero implica cambios en los planes de apoyo existentes. Estos son planes derivados que han estado en uso, pero que ahora necesitan modificaciones para respaldar un nuevo plan.

“El segundo tipo de plan subsidiario implica la creación de un nuevo plan de apoyo.

Si, por ejemplo, una organización convirtiera una planta de una línea de montaje tradicional a una que utiliza un sistema de fabricación totalmente automatizado e integrado por computadora, los gerentes necesitarían un nuevo plan de apoyo para capacitar a los empleados en el uso del nuevo equipo.

Necesitarían otro nuevo plan de apoyo para mantener el nuevo equipo.

  1. Planes de numeración por presupuesto

Pasos del proceso de planificación: numeración de planes mediante presupuestaciónCuando se toman decisiones y se fijan planes, el paso final para darles significado es cuantificarlos con números convirtiéndolos en presupuestos.

Los presupuestos a veces se denominan programas enumerados y se expresan más comúnmente en términos de dinero. Pero también pueden expresarse en horas trabajadas, en unidades vendidas o en cualquier otra unidad mensurable.

Una empresa suele tener presupuestos generales que representan el total de ingresos y gastos, con las consiguientes ganancias o excedentes.

Cada departamento de la empresa u organización puede tener sus presupuestos, comúnmente de gastos y gastos de capital, que conforman el presupuesto general.