Tarjeta de control de existencias

¿Qué es la Tarjeta de Control de Stock?

Los niveles de existencias se mantienen para que no haya exceso de existencias, de modo que se eviten posibilidades de pérdidas por daños, deterioro de la calidad, riesgo de obsolescencia, etc., junto con el bloqueo innecesario de capital o el pago de intereses sobre fondos prestados.

Al mismo tiempo, no se producirá una situación de desabastecimiento que provoque la interrupción de la producción y la pérdida de ventas y beneficios.

El departamento de planificación y control de producción o control de materiales se ocupa de este aspecto de la gestión de almacenes fijando niveles máximos, mínimos y de pedidos y reordenando cantidades de artículos en existencia, es decir, artículos estandarizados de uso regular.

Dentro de estas pautas indicadas en cada tarjeta de contenedor/tarjeta de control de existencias, el tendero realiza solicitudes al departamento de compras para reabastecimiento de existencias. Pero ¿cómo se determinan estos niveles?

Niveles de existencias

Para evitar una inversión excesiva o insuficiente en materiales, la dirección decide la cantidad máxima de materiales que se mantendrán en el almacén. El almacenista deberá respetar estrictamente los límites mínimos y máximos de cantidad que establezca la dirección.

Nivel máximo de existencias

El nivel máximo es la mayor cantidad de un determinado material que se debe mantener en el almacén en cualquier momento.

El nivel máximo de stock se calcula de la siguiente manera:

Nivel mínimo de existencias

El nivel mínimo de stock es el saldo cuantitativo más bajo de material que se debe mantener en todo momento para que la línea de montaje no se detenga por falta de disponibilidad de materiales. Se decide teniendo en cuenta lo siguiente:

• Reordenar nivel
• Nivel medio de existencias

El nivel mínimo de existencias se calcula de la siguiente manera:

Reordenar nivel

Es el punto en el que si se alcanza el material en almacén se debe realizar la orden de suministro posterior de material. Este punto se fija entre el nivel máximo y el nivel mínimo. Este punto inicia automáticamente el proceso de realizar un nuevo pedido. El nivel de reorden depende de los siguientes factores:

• Uso máximo
• El intervalo de tiempo, es decir, el desfase previsto entre la fecha de emisión de los pedidos y la recepción de los materiales.

Nivel medio de existencias

Este nivel indica el stock promedio que posee la empresa. Se calcula con la ayuda de lo siguiente:

Tarjeta de control de existencias

A veces, en las tiendas se mantiene un segundo conjunto de registros cuantitativos, llamados tarjetas de control de stock, similares a las tarjetas de contenedor con información adicional sobre el stock en pedido.

Mientras que las tarjetas de ubicación se adjuntan a contenedores o estantes para una fácil identificación del stock, las tarjetas de control de stock se guardan en gabinetes, bandejas o carpetas de hojas sueltas.

Las ventajas de las tarjetas de control de existencias son las siguientes;

• Los registros se mantienen de forma compacta.
• Se facilita la referencia a los registros de existencias.
• La idea general de almacenamiento de existencias se puede obtener recorriendo los contenedores y estantes de la tienda.
• Es posible dividir el trabajo entre el mantenimiento de registros y el manejo de materiales.

Tarjetas de basura

Bin es un estante, contenedor o espacio donde se guardan mercancías. El almacén está equipado con contenedores numerados en serie, cada uno de ellos destinado a un tipo particular de material.

Se coloca una tarjeta (conocida como tarjeta Bin in Stock) fuera de cada contenedor, y cada vez que se reciben o emiten los materiales, se hace una anotación en la tarjeta.

Cada tarjeta de contenedor también contiene detalles sobre los niveles máximo, mínimo y de pedido, número de código, descripción, etc., de los materiales guardados en el contenedor. Las tarjetas de contenedor ayudan al tendero a controlar el stock, ya que proporcionan un registro continuo del stock en cada contenedor.

Cuenta contable de tiendas

La oficina de costos mantiene un libro mayor en el que se abre una cuenta separada para cada tipo de material y repuesto almacenado en el almacén.

Generalmente se mantiene en forma de tarjetas de hojas sueltas porque se pueden quitar e insertar cómodamente en el libro mayor.

Se asigna una tarjeta a cada elemento de material. Los asientos se realizan a partir de informes de mercancías recibidas, facturas, recibos de solicitud de materiales y notas de devolución de materiales.

Las entradas realizadas en el libro mayor de la tienda son idénticas a las de las tarjetas bin, excepto que los valores monetarios también se muestran en el libro mayor de la tienda.

Diferenciar entre Bin Card y Stores Ledger