Control de efectivo: significado, importancia, pasos

Objetos de control de efectivo: cómo funcionan en los negocios

Control de Efectivo significa gestionar y monitorear las políticas de crédito y cobranza, las políticas de asignación y desembolso de efectivo, las políticas de cuentas por pagar y el ciclo de facturación.

El control de efectivo es una parte importante del negocio, ya que es necesario para la gestión adecuada del efectivo, el seguimiento y registro del flujo de efectivo y el análisis del saldo de efectivo.

El efectivo es el activo líquido más importante del negocio. Una empresa no puede prosperar y sobrevivir sin un control adecuado sobre el efectivo.

En contabilidad, el efectivo incluye monedas; divisa; instrumentos negociables depositados, como cheques, giros bancarios y giros postales; cantidades en cuentas corrientes y de ahorro y certificados de depósito a la vista.

Un certificado de depósito (CD) es un depósito que genera intereses que se puede retirar de un banco a voluntad (CD a la vista) o en una fecha de vencimiento fija (CD a plazo).

El efectivo solo incluye CD a la vista que pueden retirarse en cualquier momento sin previo aviso. El efectivo no incluye sellos postales, pagarés, CD de tiempo ni pagarés por cobrar.

Una empresa comercial mantiene dos tipos de cuentas de efectivo en su Etapas na análise do valor do cliente – efectivo y dinero para gastos menores. Pero en el balance general, los saldos de estas dos cuentas se muestran juntos como efectivo.

Dado que la mayoría de los transacciones de una empresa comercial Son transacciones en efectivo, el efectivo se considera un activo líquido importante.

El mal uso del efectivo puede ocurrir fácilmente por robo o por descuido.

Los pasos del control de efectivo son;

  1. Las transacciones en efectivo de una empresa deben contabilizarse adecuadamente para saber flujo de fondos y saldo de caja.
  2. Debe garantizarse la suficiencia de efectivo en las fechas de vencimiento de los documentos por pagar.
  3. El efectivo inactivo debe ser mínimo porque la inversión adicional en efectivo genera más ingresos.
  4. Las pérdidas causadas por apropiación indebida y falsificación deben controlarse y detenerse.

La necesidad del control del efectivo es muy clara y tiene muchas facetas. Una empresa no puede sobrevivir sin un flujo de caja relacionado con el tiempo y una gestión adecuada del efectivo.

En esta etapa se discuten los cobros de efectivo, el control y el control de desembolsos de efectivo.

Control de recibos de efectivo

Una empresa puede recibir el dinero del producto de la venta inmediatamente después de la venta o en un intervalo de algunos días o semanas.

Un empleado del mostrador de caja registra los recibos de efectivo inmediatamente y los registra en la caja registradora.

Si los recibos de efectivo de las ventas en efectivo se registran en la caja registradora en presencia de los clientes, es casi seguro que el cajero ha registrado una cifra correcta de efectivo en la caja registradora.

Al cierre del día, el contador concilia el saldo de la caja registradora con el de la cinta de la caja registradora o el extracto informático (para la caja registradora en cuestión).

Posteriormente, cuando se recibe un cheque para la venta, el contador lo registra inmediatamente en los libros de cuentas. Una empresa recibe efectivo a través de cheques de los clientes después de la expiración de un período determinado.

Ciclo de cobros de efectivo de venta de mercancías de una empresa es el siguiente:

Pasos del control de efectivo

Aunque el sistema de control de los ingresos en efectivo de todas las empresas no es similar, generalmente todos siguen los siguientes principios.

  1. Los ingresos en efectivo se contabilizan inmediatamente después del suceso. Porque en la mayoría de los casos el robo de efectivo ocurre antes del registro del efectivo. La detección de la malversación de efectivo se vuelve más fácil si los recibos de efectivo se registran a tiempo.
  2. El efectivo debe depositarse en el banco inmediatamente después de recibir el recibo. Es posible que el cobro de efectivo al final del día no se deposite en el banco el mismo día debido al horario bancario. En tal caso, deberá depositarse al día siguiente en horario comercial para evitar malversación de efectivo.
  3. A la persona que recibe efectivo no se le debe permitir registrar los recibos de efectivo en el registro contable. Algún otro asistente de cuentas debería hacer este trabajo.
  4. No se debe permitir que el receptor del efectivo lo desembolse. Este trabajo debe ser realizado por otra persona. Esta medida de control es posible en todas las empresas excepto en las muy pequeñas.

Controlar los desembolsos de efectivo

Una empresa comercial debe tener un control adecuado sobre los desembolsos de efectivo. Una empresa comercial liquida la mayoría de las transacciones en efectivo mediante cheques.

Por esta razón, el control interno del pago en efectivo está relacionado con los cheques y la autorización de pago en efectivo. En un sistema de control de desembolsos de efectivo, se siguen los principios de segregación de responsabilidades laborales.

Algunos principios básicos de los pagos en efectivo se mencionan a continuación:

  1. Todos los pagos deben realizarse mediante cheques o caja chica. Los pagos deben aprobarse y cada pago debe registrarse. Muchos minoristas pagan en efectivo por la devolución de la mercancía. Si se sigue dicha política, el pago en efectivo se realizará después de obtener un boleto de pago para la devolución de la mercancía aprobado por el supervisor.
  2. Los pagos en efectivo deben numerarse en serie y el poder de emisión de cheques de un empleado debe ser limitado.
  3. Todo cheque debe estar firmado por dos personas para que nadie pueda retirar dinero del banco con una sola firma.
  4. La responsabilidad del trabajo se asignará de tal manera que la persona responsable del pago de la factura no esté facultada para firmar cheques. De lo contrario, se puede realizar un pago falso emitiendo un cheque a favor del círculo de amigos.
  5. La emisión de cheques deberá estar respaldada por documentos aprobados.
  6. Se debe ordenar a la persona facultada para emitir cheques que realice el pago exacto a la persona genuina.
  7. En el pago de una deuda, se deben sellar los documentos pertinentes y el cheque emitido debe contener fecha y firmas para evitar la posibilidad de pagos repetidos por el mismo título.
  8. La responsabilidad laboral debe asignarse de manera que una persona que firma cheques no esté facultada para cancelar el cheque firmado ni preparar un estado de conciliación bancaria. Según este sistema, ningún empleado puede ocultar el acto de malversación de efectivo.
  9. El extracto bancario mensual debe ser preparado por una persona que no esté asociada de ninguna manera con el trabajo de recibos o pagos en efectivo. En este proceso se pueden detectar fácilmente errores y deficiencias.
  10. Los cheques mal preparados deben cancelarse. Los cheques cancelados marcados como nulos deben conservarse para evitar un uso indebido de estos cheques en el futuro.

Consideración del control interno

La mayoría de las empresas mantienen transacciones en efectivo a través de cuentas bancarias. Una empresa deposita los recibos de efectivo en un banco, verifica la cuenta y realiza el pago de las facturas mediante cheques.

El banco envía un extracto mensual. La empresa verifica la información y el saldo bancario que figura en los extractos bancarios con los registros contables de la empresa.

Si se detecta alguna discrepancia, se concilia elaborando un estado de conciliación bancaria.