Comunicación Interna: Significado, Funciones, Características

comunicación interna

La comunicación interna se refiere a una red de sistemas de flujo de información que unen a la organización en un vínculo relacional. Abarca comunicación tanto formal como informal. La comunicación formal pertenece a la cadena estructurada de comunicación, incluida la comunicación ascendente, descendente y lateral. La comunicación informal complementa los canales formales y es utilizada por los gerentes para reforzar

Entendamos la comunicación informal en la organización.

¿Qué es la comunicación informal?

La comunicación informal es ad hoc y espontánea. Por lo tanto, la comunicación informal en el sistema interno normalmente no está planificada ni documentada.

Es de carácter interpersonal y presencial. Las personas se comunican entre sí directamente porque la naturaleza de su propia psicología, las circunstancias situacionales y sus relaciones con los demás les hacen "querer comunicarse", no porque la organización "les diga que se comuniquen".

Pace (1883:56-57) define la comunicación informal como “Comunicación informal, mejor conocida como vid, comunicación que tiene lugar sin tener en cuenta los requisitos jerárquicos o de tareas.

Las organizaciones operan a través de una red de comunicación. Los gerentes son responsables de diseñar, implementar y mantener una red de comunicación interna para facilitar la comunicación dentro de la organización y recopilar comentarios oportunos.

Esta red permite a los gerentes tomar decisiones informadas e integrar eficazmente las actividades de varios departamentos.

Conecta a los miembros de la organización de forma sincronizada. Como escribió una vez Chester Bernard: “La primera función ejecutiva es desarrollar y mantener un sistema de comunicación” (1938:82). Existe una "relación definida" entre la comunicación y la productividad de los empleados.

Por lo tanto, la comunicación interna sirve como columna vertebral de la red de información que permite a los gerentes gestionar eficazmente la organización.

La comunicación interna abarca redes tanto formales como informales que facilitan el flujo de información entre las personas dentro de la organización. Garantiza los esfuerzos coordinados de las personas de varios departamentos funcionales y los guía hacia objetivos comunes.

Funciones de la comunicación en las organizaciones

Conrad (1985) identifica tres funciones clave que cumple la comunicación en las organizaciones:

La función de comando

La comunicación permite a los miembros de la organización emitir, recibir, interpretar y actuar según órdenes. Esta función abarca direcciones y retroalimentación, con el objetivo de influir exitosamente en otros miembros de la organización. El resultado de la función de mando es la coordinación de los miembros interdependientes dentro de la organización.

La función relacional

La comunicación permite a los miembros de la organización crear y mantener relaciones comerciales y personales productivas con sus colegas.

Las relaciones dentro del lugar de trabajo impactan el desempeño laboral, incluidos factores como la satisfacción laboral, el flujo de comunicación dentro de la jerarquía organizacional y el grado en que se siguen las órdenes.

Dado que muchas relaciones en el lugar de trabajo no son elegidas sino impuestas por las circunstancias organizacionales, las buenas habilidades interpersonales se vuelven cruciales.

La función de gestión de la ambigüedad

Las decisiones organizativas a menudo se toman en circunstancias ambiguas, con múltiples motivaciones y objetivos poco claros. La comunicación sirve como un medio para afrontar y reducir la ambigüedad dentro de la organización. Los miembros se comunican para estructurar el entorno y dar sentido a nuevas situaciones al obtener y compartir información.

Al cumplir estas funciones, la comunicación juega un papel vital para facilitar una gestión organizacional eficaz.

Diez características de Grapevine o comunicación informal

La comunicación informal es conocida por sus características únicas, que se analizan a continuación:

Comunicación oral

La comunicación informal tiende a ser oral, aunque muy ocasionalmente puede ser escrita.

Dinamismo

La comunicación informal es voluble, dinámica y variada, y refleja la naturaleza diversa de las personas en la sociedad. Es la expresión de la motivación natural de las personas para comunicarse y el ejercicio de su libertad de expresión, convirtiéndola en una actividad natural y normal.

Perpetuidad

La comunicación informal es perpetua y resistente. Los intentos de suprimirlo o controlarlo a menudo fracasan, ya que no se puede abolirlo, ocultarlo ni detenerlo.

Tremenda capacidad

Grapevine tiene una enorme capacidad para transportar una cantidad significativa de información, tanto útil como perjudicial para la organización.

Rápido

La comunicación informal es muy rápida. Debido a su flexibilidad y naturaleza personal, difunde información más rápido que la mayoría de los canales de comunicación gerencial.

Penetrante

Grapevine tiene la capacidad única de penetrar incluso las pantallas de seguridad organizacionales más estrictas. Puede trascender líneas organizativas y llegar directamente a personas que poseen información vital.

Multidireccional

La comunicación informal es multidireccional y cruza fronteras entre unidades funcionales o jerárquicas. No está restringido a ninguna dirección particular y puede abarcar fronteras entre unidades.

Activo

Grapevine es una de las formas de comunicación más activas. La gente utiliza frecuentemente este canal de comunicación para intercambiar mensajes.

Espontáneo

La comunicación informal se desarrolla de forma espontánea, surgiendo de forma natural dentro de la organización.

Exactitud

Grapevine es generalmente bastante preciso. Las investigaciones indican que los datos producidos a través de canales de comunicación informales pueden tener una precisión del 50 al 90 por ciento (Goldhaber, 1986:176-77; Zeremba, 1988:38-42).

5 implicaciones funcionales y gerenciales de la comunicación informal

Inevitablemente existen grupos informales dentro de una organización formal y la dirección no puede escapar de su presencia. En consecuencia, la comunicación informal también está omnipresente dentro de todas las organizaciones.

Es importante reconocer que la comunicación informal no es perjudicial para la comunicación formal; en cambio, complementa y mejora la calidad y la fuerza de la comunicación formal.

Las funciones de la comunicación informal se describen a continuación:

Señal de alerta temprana para cambios organizacionales

Los canales de comunicación informales transmiten las actitudes y opiniones de las personas con respecto a los sistemas operativos, prácticas y políticas actuales de la organización. Estas opiniones suelen ser francas y sinceras y alertan a la gerencia sobre posibles problemas.

Por lo tanto, la comunicación informal sirve como una señal de alerta temprana de los cambios necesarios para mantener un ambiente organizacional favorable y beneficioso.

Medio para crear cultura organizacional

La cultura organizacional comprende valores y creencias compartidos que definen la identidad de una organización. Lograr la aceptación de la cultura organizacional prevista entre los empleados requiere esfuerzos concertados. La comunicación informal difunde rápidamente ideas gerenciales sobre las nuevas normas culturales y ayuda a reducir la resistencia al cambio.

Moldea la mentalidad de los empleados a favor de las normas organizativas propuestas. Las discusiones informales ayudan a comprender las motivaciones de las personas y a modificar la cultura propuesta para hacerla más aceptable antes de su implementación formal.

Mecanismo para fomentar la cohesión grupal

La cohesión del grupo se refiere al “sentimiento de nosotros” que une a los miembros del grupo. La comunicación informal fomenta un fuerte sentido de camaradería, creando vínculos sociales entre los individuos dentro de grupos informales.

Estos miembros del grupo se vuelven interdependientes y se adhieren firmemente a las normas del grupo. Por lo tanto, los rumores, como forma de comunicación informal, se convierten en un mecanismo eficaz para mejorar la cohesión del grupo bajo la dirección de la dirección.

Manera de intercambiar ideas con los demás

La comunicación informal permite extraer ideas ocultas de los individuos, que pueden aprovecharse en beneficio de la organización.

La gente tiende a ser menos cautelosa y más informal en entornos informales. En consecuencia, la vid proporciona una plataforma ideal para intercambiar fácilmente ideas creativas, una práctica que a menudo resulta desafiante en la comunicación formal.

Apoyo a la comunicación formal

La comunicación informal coexiste invariablemente con la comunicación formal dentro de cada organización. La gerencia utiliza redes de comunicación informales para obtener el apoyo de los empleados para sus planes y su ejecución.

Los procesos de planificación formal también incorporan información de varios canales informales para mejorar la practicidad y la eficiencia de la implementación.

Los gerentes efectivos se mantienen en sintonía con los sentimientos de los grupos de trabajo interactuando regularmente con individuos de enlace o aquellos que difunden información indirecta a otros. Estos enlaces desempeñan un papel crucial en el mantenimiento de la comunicación entre la dirección y los empleados.

15 diferencias entre comunicación formal e informal

La comunicación informal es diferente de la comunicación formal en muchos aspectos. Se muestra en la siguiente tabla bifurcada:

Campo de diferenciaComunicación formalGrapevine o comunicación informal
1. IniciaciónFormación deliberada por parte de la dirección.Formación espontánea por parte de las personas de la organización.
2. ReconocimientoSe reconoce como una comunicación legítima.No tiene ninguna sanción legal.
3. FlexibilidadEs inflexible.Es muy flexible.
4. TradiciónSigue estrictamente las reglas y regulaciones formales.No sigue ninguna regla.
5. Registro permanenteMantiene un registro de cada acción.No tiene registros de ninguna comunicación.
6. ErroresMenos errores.Errores y errores máximos.
7. ComportamientoCrea un comportamiento controlador.Crea un comportamiento agradable.
8. EsencialidadEs esencial para toda organización.No es tan esencial como la comunicación formal.
9. ObligaciónEs obligatorio que todos los empleados lo sigan.No es obligatorio seguirlo.
10. ReferenciaMantiene registros de la comunicación y por lo tanto puede usarse como referencia en el futuro.No es posible mantener registros de la comunicación y por lo tanto no se puede utilizar como referencia en el futuro.
11. RumorTiene una fuente y un hecho definidos. Por tanto, no hay posibilidad de difundir rumores.Tiene múltiples fuentes y, por tanto, difunde rumores.
12. MalentendidoSigue un sistema bien construido de redes de comunicación y, por lo tanto, tiene la menor posibilidad de causar malentendidos.Sigue un sistema autodenominado de redes de comunicación y, por tanto, provoca malentendidos.
13. PrecisiónTiene mayor precisión de información y confiabilidad.Tiene menos exactitud de la información y confiabilidad.
14. CostoSe necesita tiempo y requiere un gasto de dinero para seguir la red oficial.Es rápido y espontáneo. Por tanto, menos costoso.
15. ComportamientoExhibe un comportamiento formal controlador.Muestra un comportamiento socialmente amigable.

5 desventajas de la comunicación informal

La comunicación informal a menudo se caracteriza como una red de comunicación destructiva. Las razones de esta percepción negativa se describen a continuación:

Distorsión del significado

La comunicación informal conlleva un mayor riesgo de distorsionar el significado de los mensajes transmitidos a través de estos canales. Las personas tienden a agregar o modificar información para adaptarla a sus propias ventajas, lo que genera distorsión del mensaje.

Difusión de rumores

Los rumores, una forma de información indirecta, se comunican a través de canales informales sin estándares seguros de evidencia (Davis, 1979:283).

Los rumores son información no verificada y a menudo falsa que se difunde a través de redes de comunicación informales a un ritmo rápido para alinearse con intereses y visiones del mundo individuales.

Afecta el secreto

En las organizaciones informales, las personas tienden a ser abiertas y sinceras durante la comunicación informal, y a menudo revelan información confidencial sin considerar su confidencialidad. En consecuencia, esta apertura compromete gravemente el secreto de la información.

Incontrolable

Las redes de comunicación informales son inherentemente incontrolables. La dirección no puede detenerlos, dirigirlos o gestionarlos eficazmente. Operan según su propia dinámica, causando a menudo daños importantes a la organización.

Crea malentendidos

La comunicación informal no se adhiere a una cadena de mando formal. Toma mensajes de cualquier tipo y los remodela de diversas formas. Como resultado, la comunicación informal frecuentemente conduce a malentendidos entre las personas dentro de la organización.