Comunicación Horizontal: Funciones, Formas, Importancia

Comunicación Horizontal: Funciones, Formas, Importancia

La comunicación horizontal ocurre entre individuos en niveles y estados paralelos dentro de una organización. Tiene como objetivo facilitar la coordinación y las relaciones internas. Este canal de comunicación es el más utilizado.

¿Qué es la comunicación horizontal?

La comunicación horizontal es el intercambio lateral o diagonal de mensajes, ya sea dentro de los límites de la unidad de trabajo que involucran a pares que reportan al mismo supervisor o a través de los límites de la unidad de trabajo que involucran a individuos que reportan a diferentes supervisores.

Bateman y Zeithaml (1992, 457) afirman: "La comunicación que ocurre entre personas en el mismo nivel jerárquico para compartir información se llama comunicación horizontal".

La comunicación horizontal se refiere a la comunicación entre departamentos o personas del mismo nivel directivo dentro de una organización o entre personas del mismo nivel en diferentes organizaciones.

William A. Conboy (1976:29) define la comunicación horizontal como “intercambios entre agencias y personal al mismo nivel del organigrama”.

La Comunicación Horizontal es el intercambio de información entre individuos del mismo nivel jerárquico en una organización, facilitando la coordinación de actividades, la comunicación departamental y la construcción de relaciones informales.

5 funciones de la comunicación horizontal

La comunicación horizontal fluye entre individuos del mismo nivel dentro de una organización. Desempeña un papel crucial en la promoción de la coordinación de tareas entre varios departamentos y el establecimiento de relaciones mutuas entre organizaciones que operan en el mismo

Gerald M. Goldhaber (1990:121) identificó cuatro funciones de la comunicación horizontal en una organización, mientras que R. Wayne Pace (1983:56-57) describió las siguientes áreas de aplicación de la comunicación horizontal. A continuación se describen las funciones específicas de la comunicación horizontal:

Coordinación de tareas

La coordinación implica establecer asociaciones entre tareas para garantizar esfuerzos concertados dentro de una organización. Los jefes de departamento pueden reunirse periódicamente para discutir la contribución de cada departamento a los objetivos de la organización.

La comunicación horizontal utiliza herramientas como informes, seguimiento, intercambio de información, toma de decisiones conjunta, planificación de apoyo mutuo y asignación de recursos para facilitar la coordinación de tareas. Dirige las tareas organizacionales hacia el logro integrado de objetivos.

Resolución de problemas

Las organizaciones enfrentan diversos problemas durante sus operaciones. Los problemas que tienen efectos en toda la organización o que no son de naturaleza rutinaria a menudo requieren la participación de gerentes funcionales para actividades como la recopilación, el intercambio de información, la generación y evaluación de ideas y la selección de las soluciones más efectivas.

Por ejemplo, los miembros del departamento pueden reunirse para discutir estrategias para abordar una amenaza de recorte presupuestario utilizando técnicas de lluvia de ideas. La comunicación lateral satisface estas necesidades y ayuda a las organizaciones a resolver problemas con éxito.

El intercambio de información

La comunicación horizontal se emplea dentro de una organización empresarial para compartir información entre personas del mismo rango y estatus. Por ejemplo, los miembros de un departamento pueden reunirse con miembros de otro departamento para proporcionarles nuevos datos.

Facilita la coordinación, la resolución de problemas, la resolución de conflictos y más de manera cordial y efectiva. Además, mejora las relaciones interpersonales entre los directivos.

La resolución de conflictos

La comunicación horizontal reúne a los directivos y facilita el intercambio de opiniones e información. Cuando surgen conflictos dentro de un departamento o entre departamentos, los miembros pueden reunirse para discutir el tema.

Este proceso minimiza las diferencias de opinión y conduce a decisiones unánimes sobre asuntos conflictivos. También fomenta el entendimiento mutuo y contribuye al logro de los objetivos organizacionales.

Apoyo de los compañeros

Uno de los propósitos de la comunicación horizontal es asegurar el apoyo entre pares en áreas como generación de ideas, movilización de opinión, diseño de planes de acción y otras situaciones de análisis y resolución de problemas. Esto fomenta la moral y la creatividad entre los colegas.

8 formas de comunicación horizontal

Se utilizan diversas técnicas para facilitar la comunicación horizontal dentro de las organizaciones empresariales. Los métodos pertinentes se analizan a continuación:

Conferencia

Una conferencia es una técnica de comunicación horizontal que permite la discusión de temas amplios y críticos encaminados a resolver problemas que afectan a toda la organización. Por lo general, implica comunicación cara a cara.

Hoy en día, las conferencias también se pueden realizar a través de sistemas de videoconferencia, lo que permite a personas en diferentes lugares interactuar e intercambiar opiniones o puntos de vista.

Reunión

son una forma regular de comunicación horizontal que se utiliza para revisar el progreso periódico del trabajo, discutir asuntos críticos, tomar decisiones o aprobar planes. Generalmente se llevan a cabo con gerentes funcionales y normalmente implican comunicación cara a cara.

Conversación telefónica

Las conversaciones telefónicas son una forma popular de comunicación horizontal que se utiliza para proporcionar o intercambiar información con otros directivos. Se emplean para confirmar asuntos o resolver problemas, ahorrando tiempo y esfuerzo a los gerentes. Además, fomentan relaciones más sólidas entre colegas.

Sistema de intercomunicador

El sistema de intercomunicación es una red telefónica interna que conecta a las personas dentro de una red de comunicación. Facilita el rápido intercambio de información entre ejecutivos y agiliza los procesos de toma de decisiones.

Reuniones sociales

La comunicación horizontal puede ocurrir a través de reuniones sociales de individuos con estatus similares dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Estas reuniones promueven las relaciones interpersonales e interorganizacionales.

Comunicación escrita estándar

Las organizaciones utilizan memorandos e informes para intercambiar mensajes entre gerentes, facilitando los procesos de toma de decisiones y mejorando la comprensión mutua de cuestiones particulares.

Comité

Los comités generalmente se establecen para abordar cuestiones organizacionales específicas, como la elaboración de presupuestos, la investigación de hechos o la entrevista de nuevos solicitantes de empleo. Sirven como un sistema de comunicación horizontal ampliamente utilizado.

Vid

Representa un canal informal de comunicación que no sigue líneas fijas ni reglas definidas, sino que se difunde en varias direcciones y por toda la organización. Constituye principalmente comunicación horizontal, ya que normalmente son los empleados del mismo nivel jerárquico quienes se comunican informalmente entre sí con facilidad.

8 Importancia de la comunicación horizontal

La comunicación horizontal es extremadamente importante para promover el entendimiento y la coordinación entre varios departamentos. También es fundamental para el proceso de innovación en la organización.

Los estudios de Leslie Brennan (1986) y DG Marquis y S. Myers (1969) han señalado que la comunicación horizontal es un instrumento vital para promover la innovación en las organizaciones empresariales.

Sin embargo, la siguiente es una descripción de las funciones multifacéticas de la comunicación horizontal:

Conectando a potenciales reconocedores de oportunidades de innovación

La comunicación horizontal conecta a potenciales reconocedores de oportunidades en la organización a través de diversas técnicas de ensamblaje.

Cuando los individuos en varias partes de la organización están estrechamente conectados a través de múltiples canales de comunicación, es más probable que sean conscientes de las oportunidades y problemas que a menudo proporcionan la base para la innovación.

Vinculando diferentes áreas de especialización

La comunicación horizontal facilita el intercambio de una variedad de puntos de vista entre varios expertos en forma de equipos, conferencias entre grupos, seminarios o reuniones. Promueve compartir, desafiar o cambiar ideas existentes o características de productos, sirviendo como base para la innovación.

Construyendo coaliciones de individuos

La comunicación horizontal ayuda a formar equipos o comités con representantes de diversas áreas funcionales para facilitar el desarrollo de cambios críticos en los patrones de acción existentes o características del producto.

Enfatizando la superación de límites

La comunicación horizontal anima a las personas que trabajan en áreas similares a mantener vínculos estrechos a través de membresías en asociaciones, conferencias y similares, lo cual es un medio para traspasar fronteras. Esta interfaz con elementos importantes fuera de la organización puede ayudar a mantener a los miembros vinculados a fuentes importantes de información ambiental.

Facilitar la coordinación de tareas.

La comunicación horizontal es una herramienta eficaz para coordinar actividades de varios departamentos a través de informes, memorandos, reuniones, etc.

Mantiene a los gerentes informados sobre el nivel actual de logros de los distintos departamentos funcionales y ayuda a tomar acciones correctivas para lograr el mismo progreso entre las tareas de la organización.

Resolviendo conflictos

La comunicación horizontal establece vínculos estrechos entre los gerentes y ayuda a compartir información, ideas, puntos de vista y opiniones. Ayuda a reducir las diferencias de opinión y resolver conflictos de manera amistosa y pacífica.

Facilitar la resolución de problemas

La comunicación horizontal apoya la resolución conjunta de problemas mediante la formación de comités sobre determinadas cuestiones. El intercambio de información y de opiniones e interpretaciones facilitaría la identificación de las soluciones más eficaces a los problemas actuales.

Desarrollar la mutualidad entre los gerentes

La comunicación horizontal brinda espacio para que personas de estatus similar se reúnan y discutan asuntos relacionados con los intereses de la organización. Esto fomenta un sentido de mutualidad entre los gerentes y, como resultado, promueve la armonía entre los cursos de acción dentro de la organización.

5 factores que obstaculizan una comunicación horizontal eficaz

Hay varios factores que crean obstáculos en el camino de una comunicación horizontal efectiva. Estos factores frustrantes se analizan a continuación:

Rivalidad entre individuos o unidades de trabajo:

La rivalidad interpersonal o entre unidades de trabajo dentro de la organización puede llevar a los empleados a ocultar información que puede ser potencialmente dañina para ellos mismos o que podría ayudar a otros.

Esto obstaculiza seriamente la capacidad de los gerentes para responder eficazmente a la comunicación y dificulta que otros tomen decisiones informadas.

Especialización de tareas

La especialización de tareas puede hacer que los individuos se preocupen principalmente por el trabajo de su propia unidad y aprecien poco el trabajo y las necesidades de comunicación de los demás. Este tipo de mentalidad concentrada entre los especialistas de la organización obstruye la comunicación horizontal.

Falta de motivación

La falta de motivación para la comunicación horizontal puede impedir su eficacia si no se fomenta o recompensa dentro del marco de políticas organizacionales.

Lenguaje técnico

El uso de lenguaje técnico actúa como una fuerte barrera para una comunicación horizontal efectiva porque puede no ser comprendido o malinterpretado por el receptor de la comunicación.

Estructura organizativa mecanicista

Las estructuras organizativas mecanicistas pueden frustrar la comunicación horizontal al hacerla rígida, unidireccional y desalentadora para las personas dentro de la organización.

4 consejos sobre cómo reducir las barreras a la comunicación horizontal

Se pueden tomar algunas medidas para reducir las barreras a la comunicación horizontal. Schein (1970:102) describe cuatro procedimientos o directrices que han resultado exitosos en algunos casos:

Énfasis en la eficacia organizacional total

Debería haber un énfasis relativamente mayor en la eficacia organizacional total y el papel de los departamentos para contribuir a ella. Los departamentos deben ser evaluados y recompensados en función de su contribución al esfuerzo general y no de su eficacia individual.

Alta interacción y comunicación frecuente.

Promover una alta interacción y comunicación frecuente entre grupos para trabajar problemas de coordinación intergrupal y asistencia mutua. Las recompensas organizacionales deberían basarse en parte en la asistencia que los grupos se brindan entre sí, lo que mejoraría la armonía intergrupal.

Rotación de miembros

Fomentar la rotación frecuente de miembros entre grupos o departamentos para estimular un alto grado de comprensión mutua y empatía por los problemas de cada uno. Este enfoque puede ayudar a reducir las barreras a la comunicación horizontal.

Evitar cualquier situación de ganar-perder:

Los grupos nunca deben colocarse en una posición en la que compitan por recompensas organizacionales. El énfasis siempre debe estar en aunar recursos para maximizar la efectividad organizacional, y las recompensas deben compartirse equitativamente entre todos los grupos o departamentos.

Preguntas frecuentes comunes sobre la comunicación horizontal

¿Cuáles son los principales objetivos de la Comunicación Horizontal?

Los principales objetivos de la comunicación horizontal son facilitar el intercambio de información, permitir la comunicación entre pares, apoyar la toma de decisiones, fomentar la colaboración y promover la retroalimentación entre los empleados en el mismo nivel jerárquico o en diferentes departamentos.

¿Cómo contribuye la Comunicación Horizontal a acabar con malos entendidos en una organización?

La Comunicación Horizontal permite la interacción directa entre empleados del mismo nivel, reduciendo las posibilidades de malentendidos y mejorando el entendimiento mutuo y la buena toma de decisiones.

¿Cómo protege la Comunicación Horizontal contra la distorsión del mensaje?

Dado que la comunicación horizontal tiene lugar entre empleados del mismo nivel, la información llega directamente de un empleado a otro, actuando como protección contra la distorsión del mensaje.

¿En qué se diferencia la Comunicación Horizontal de la Comunicación Vertical?

La comunicación horizontal se produce entre individuos o grupos del mismo nivel jerárquico, centrándose en la colaboración y el intercambio de información. Por el contrario, la comunicación vertical es el flujo de información entre diferentes niveles de la jerarquía organizacional, que normalmente sigue patrones de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.

¿Cómo puede una organización implementar una estrategia de Comunicación Horizontal eficiente?

Implementar una estrategia de comunicación horizontal eficiente implica evaluar y comprender las prácticas existentes, obtener apoyo de liderazgo, establecer objetivos claros, desarrollar pautas de comunicación y capacitación, fomentar la apertura y la inclusión, usar sabiamente la tecnología, establecer equipos multifuncionales, monitorear y evaluar el progreso y promover

Conclusión

La colaboración eficaz entre individuos o unidades del mismo nivel jerárquico dentro de una organización se conoce como comunicación horizontal. Este tipo de comunicación fomenta el trabajo en equipo, rompe barreras jerárquicas y es fundamental para coordinar tareas, resolver problemas, compartir información y resolver conflictos. Se caracteriza por su carácter informal y un flujo de información más rápido.

Los objetivos de la comunicación horizontal son mejorar la colaboración, facilitar la retroalimentación, apoyar la toma de decisiones y cultivar una cultura organizacional inclusiva. La comunicación horizontal puede ocurrir a través de la comunicación intradepartamental, la cooperación interdepartamental y el asesoramiento del personal a los departamentos de línea.

A pesar de sus numerosos beneficios, como la reducción de la falta de comunicación, la adaptabilidad y la gestión eficiente de conflictos, también plantea desafíos como el riesgo de eludir los canales jerárquicos y la posible sobrecarga de información.

La implementación de una estrategia de comunicación horizontal eficaz requiere evaluación, apoyo del liderazgo, establecimiento de objetivos claros, uso reflexivo de la tecnología y seguimiento y evaluación continuos. Sin embargo, una vez implementado, puede mejorar la productividad general y el éxito de una organización.