Comunicación Descendente: Objetivos, Ventajas, Factores

comunicación descendente

Definición de comunicación descendente

La comunicación descendente es una forma de comunicación vertical que fluye desde un nivel superior a uno o más niveles inferiores de la organización.

Este tipo de comunicación involucra varios escenarios, como el director gerente comunicándose con los jefes de departamento, un gerente dando directivas a un subgerente o un supervisor instruyendo a un trabajador.

La comunicación descendente incluye órdenes, instrucciones individuales, declaraciones de políticas, hojas de trabajo, circulares, etc. Puede adoptar muchas formas, incluidas reuniones de personal, declaraciones de políticas de la empresa, boletines informativos de la empresa, memorandos informativos e interacciones cara a cara.

5 categorías de información involucradas con la comunicación descendente

La comunicación descendente es un método de comunicación muy utilizado en las organizaciones. Los gerentes lo emplean para diversos fines y sirve como medio para transmitir información multifacética.

En una investigación realizada por David Katz y Robert Kahn (1966), se identificaron las siguientes categorías de información que normalmente se comunican a través de la comunicación descendente:

  1. Instrucciones de trabajo relacionadas con tareas específicas.
  2. Los fundamentos del trabajo explican la relación entre dos o más tareas.
  3. Procedimientos y prácticas de la organización.
  4. Comentarios sobre actuaciones individuales.
  5. Esfuerzos para fomentar un sentido de misión y dedicación a los objetivos de la organización.

6 objetivos de la comunicación descendente

La comunicación descendente sirve para diversos objetivos dentro de la gestión y se utiliza en las organizaciones empresariales para los siguientes propósitos:

Dirigir subordinados

La comunicación descendente se emplea para proporcionar directivas al personal de nivel inferior dentro de la organización. Los planes de acción se comunican a los subordinados para garantizar que los comprendan y los lleven a cabo de manera efectiva.

No transmitir planes, estrategias o presupuestos al personal operativo puede alterar las operaciones de la organización. La comunicación descendente es esencial para guiar a los empleados hacia el logro de las metas de desempeño organizacional.

Explicando planes

La comunicación descendente se utiliza para aclarar información que los destinatarios pueden no comprender bien. Cualquier aspecto de las políticas, procedimientos, métodos, objetivos, misión, visión o acciones planificadas instruidos que no estén claros se explica a través de la comunicación descendente.

Evaluación del desempeño

Las evaluaciones del desempeño de los empleados son realizadas por superiores o de acuerdo con las políticas de la organización.

Los resultados de estas evaluaciones se comunican a los empleados, permitiéndoles evaluar su desempeño y tomar medidas para mejorar. La comunicación descendente transmite retroalimentación de la evaluación a las personas relevantes.

Asignar trabajo y autoridad

La dirección asigna tareas y delega autoridad a los subordinados a través de la comunicación descendente. La división del trabajo en departamentos, divisiones o unidades basándose en la homogeneidad es fundamental para lograr los beneficios de la especialización laboral.

Esta división implica asignar tareas específicas e igual autoridad a los empleados de la organización. Este es un objetivo clave de la comunicación descendente.

Motivar a la gente

Otro objetivo fundamental de la comunicación descendente es motivar a los empleados dentro de la organización. Los gerentes utilizan este método de comunicación para transmitir acciones motivacionales, influyendo e inspirando a los empleados para que realicen su trabajo con entusiasmo y alineen su comportamiento con los objetivos de la organización.

Informar a los empleados

La comunicación descendente se utiliza para informar a los empleados dentro de la organización sobre asuntos que les conciernen y sus funciones. También proporciona a los empleados información sobre la justificación de sus trabajos, ayudándoles a comprender la importancia de sus funciones en relación con los objetivos de la organización.

6 ventajas de la comunicación descendente

La comunicación descendente ofrece varias ventajas a las organizaciones empresariales y su gestión:

Aumenta la eficiencia

La comunicación descendente proporciona planes y directivas claras a los empleados con prontitud. Esto ayuda a mantener o mejorar su eficiencia al nivel deseado. La eficiencia se refiere a la capacidad de un individuo para realizar el trabajo correcto de la manera correcta. A través de la comunicación descendente, los gerentes informan a los empleados sobre las tareas y métodos correctos, mejorando así la eficiencia individual.

Mantiene la disciplina organizacional.

La comunicación descendente informa a los empleados sobre las reglas y regulaciones de la organización en materia de comportamiento y códigos de trabajo. Esto ayuda a mantener la disciplina organizacional.

Promueve las buenas relaciones humanas.

La comunicación descendente permite a los gerentes establecer contactos interpersonales o grupales. Esto les permite desarrollar y mantener relaciones humanas positivas y cordiales con sus subordinados.

Mantiene a los empleados informados

La comunicación descendente mantiene a los empleados informados sobre las misiones, políticas, procedimientos, reglas y otros asuntos relevantes de la organización. Esto asegura que los empleados realicen su trabajo correctamente y estén contentos con el liderazgo de la organización. Fomenta el sentido de implicación entre los empleados y la motivación en su trabajo.

Ayudas en la interpretación.

La comunicación descendente ayuda a los gerentes a interpretar los términos de los planes comunicados a los empleados. Esta aclaración garantiza que los empleados tengan una comprensión clara, eliminando malentendidos y haciendo que la ejecución del plan sea eficiente y efectiva.

Facilita la delegación

La delegación de autoridad faculta a los empleados para realizar su trabajo de manera eficaz. La comunicación descendente ayuda a los gerentes a delegar autoridad a los empleados adecuados dentro de la organización. También ayuda a fortalecer los vínculos organizacionales, lo que lleva a mayores esfuerzos de colaboración entre los empleados.

6 desventajas de la comunicación descendente

La comunicación descendente no está exenta de inconvenientes. Varias barreras circunstanciales pueden impedir su buen funcionamiento y aplicación efectiva en las organizaciones empresariales. Las desventajas de la comunicación descendente se describen a continuación:

Distorsión

La comunicación descendente puede distorsionarse a medida que pasa por varios niveles de la organización. La exageración, la subestimación, la manipulación involuntaria de los hechos o la retención de información pueden distorsionar la comunicación descendente y comprometer su autenticidad. La comunicación escrita puede reducir significativamente las posibilidades de distorsión.

Demora

La comunicación descendente a menudo experimenta retrasos debido a la extensa cadena de comunicación dentro de la organización. Los mensajes transmitidos desde la cima de la organización hacia la base toman tiempo para atravesar múltiples capas, lo que potencialmente hace que la comunicación sea menos oportuna y, en ocasiones, ineficaz debido a una pérdida de relevancia. En muchos casos, este retraso se produce en la comunicación escrita.

Pérdida de información

La comunicación descendente puede sufrir la pérdida de su contenido original a medida que pasa por las distintas etapas de la organización. Se observa que un mensaje de comunicación pierde aproximadamente el veinte por ciento de su contenido al pasar por cinco niveles de capas gerenciales. El uso de comunicación escrita puede ayudar a protegerse contra tales pérdidas.

Falta y exceso de comunicación

La comunicación descendente puede verse afectada por una elaboración excesiva o insuficiente de su contenido. El exceso de comunicación puede provocar la filtración de información confidencial o que el mensaje se pierda en medio de detalles irrelevantes. La falta de comunicación puede resultar en una falta de comprensión de los hechos u objetivos del mensaje, afectando en última instancia el nivel deseado de desempeño laboral.

Resistencia

La comunicación descendente a menudo contiene directivas autoritarias para los empleados subordinados, que a veces pueden provocar resentimiento entre ellos. Es posible que los subordinados no puedan cuestionar la validez, idoneidad o cualquier otro aspecto de estas directivas y estén obligados a seguirlas. Esto puede dificultar la implementación de directivas dentro de la organización.

Re-explicación

Cuando la comunicación descendente no es clara para el receptor, puede necesitar más explicaciones, lo que provoca retrasos en la ejecución de la comunicación.

4 factores que influyen en la eficacia de la comunicación descendente

Los expertos en comunicación han identificado varios factores que dificultan la comunicación descendente eficaz.

Baskin y Aronoff (1980) han destacado tres razones principales (transmisión defectuosa de mensajes, uso excesivo de la comunicación descendente y filtrado de mensajes) como contribuyentes a la distorsión de la comunicación descendente.

La siguiente discusión proporcionará información detallada sobre los efectos de estos factores en la efectividad de la comunicación:

Transmisión de mensaje defectuosa

La comunicación descendente puede distorsionarse debido al descuido del remitente, habilidades de comunicación deficientes o dificultades para codificar un mensaje. Estas cuestiones afectan la comprensión clara del mensaje por parte de las personas en los distintos niveles de la organización.

uso excesivo

Los gerentes a veces dependen excesivamente de métodos de comunicación unidireccionales como memorandos, manuales y boletines, dejando poco espacio para una retroalimentación inmediata para evaluar la comprensión del receptor.

Filtración

Ciertos gerentes pueden filtrar las comunicaciones, intencionalmente o no, reteniendo, filtrando o manipulando información. El filtrado intencional ocurre a menudo cuando un gerente busca mejorar el poder personal sobre sus subordinados mediante un control estricto de la información organizacional.

Sospecha

Los subordinados dentro de la organización a menudo ven a los gerentes de nivel superior con sospecha, lo que los lleva a recibir comunicaciones descendentes sin confianza. Este escepticismo dificulta la aplicación efectiva de los mensajes comunicados dentro de la organización.

4 formas de aumentar la eficacia de la comunicación descendente

Hay muchas maneras de hacer que la comunicación descendente sea más eficaz. A continuación se describen métodos de mejora:

Uso de múltiples canales

La comunicación descendente debe utilizar múltiples canales para garantizar que el mensaje llegue intacto y a tiempo al receptor.

Este enfoque anticipa que al menos un canal entregará el mensaje al receptor con prontitud. Además, el receptor puede realizar una verificación cruzada del mensaje recibido a través de diferentes canales, mejorando su autenticidad y reduciendo el riesgo de distorsión.

De este modo, la comunicación se vuelve más eficaz y orientada a resultados.

Repetición de la comunicación

La comunicación descendente puede hacerse más eficaz transmitiendo el mismo mensaje repetidamente al mismo receptor. Esto garantiza que la comunicación llegue al destinatario previsto y ayuda a evitar diversas formas de distorsión del mensaje.

Fomentar la retroalimentación

La comunicación descendente se vuelve más eficaz cuando se anima a los destinatarios a proporcionar retroalimentación en forma de comunicación ascendente. Esta retroalimentación permite a los remitentes identificar defectos, errores, partes incomprendidas o poco claras del mensaje, así como las reacciones de los receptores.

En consecuencia, los remitentes pueden realizar las correcciones, modificaciones o adiciones necesarias para mejorar la eficacia de la comunicación descendente y hacerla más aceptable para los receptores.

Comunicación planificada

La comunicación descendente es más eficaz cuando está bien concebida y planificada. Una selección sistemática y cuidadosa de los símbolos y el desarrollo del mensaje promueve la claridad y la correcta comprensión de la comunicación.

15 preguntas frecuentes sobre la comunicación descendente

¿Qué es la comunicación descendente?

La comunicación descendente, también conocida como comunicación de arriba hacia abajo, es un proceso en el que se envían mensajes e información desde los niveles superiores de la jerarquía de una organización a los niveles inferiores. Es un método de comunicación vertical donde las instrucciones, políticas e información fluyen de los ejecutivos y gerentes al personal subordinado.

¿Cuál es el objetivo principal de la comunicación descendente?

El objetivo principal de la comunicación descendente es transmitir instrucciones, información y políticas desde la alta dirección a los empleados de nivel inferior. Se utiliza para aclarar objetivos, compartir actualizaciones e informes, introducir cambios y garantizar que todos en la organización estén alineados e informados sobre asuntos particulares.

¿En qué se diferencia la comunicación descendente de la comunicación ascendente?

Si bien ambos son tipos de comunicación vertical, la comunicación descendente fluye desde la alta dirección hacia los empleados de nivel inferior y suele ser más directiva e instructiva. Por el contrario, la comunicación ascendente implica que los empleados se comuniquen con sus superiores, lo que a menudo implica retroalimentación, compartir opiniones y ofrecer ideas a la gerencia.

¿Cuáles son las ventajas de la comunicación descendente?

La comunicación descendente ofrece varias ventajas, incluida una clara delegación de responsabilidades, mayor eficiencia y rápida resolución de problemas. Ayuda a establecer un flujo de trabajo eficiente, garantiza que los empleados estén bien informados sobre los procedimientos y reglas y contribuye a un entorno de trabajo transparente y organizado.

¿Existe alguna desventaja en la comunicación descendente?

Sí, la comunicación descendente puede tener algunas desventajas. Puede dar lugar a malentendidos a medida que el mensaje pasa por diferentes niveles, lo que podría dar lugar a información distorsionada. Puede haber retrasos en la transmisión de mensajes y, a menudo, no deja espacio para la retroalimentación de los empleados de nivel inferior, lo que la convierte en una forma de comunicación unidireccional.

¿Puede la comunicación descendente fomentar el compromiso y la motivación de los empleados?

Sí, una comunicación descendente eficaz puede fomentar el compromiso y la motivación de los empleados al proporcionar instrucciones claras, establecer expectativas y compartir objetivos y valores organizacionales, lo que ayuda a los empleados a sentirse valorados y comprender su papel dentro de la organización.

¿Cómo se puede mejorar la eficacia de la comunicación descendente?

La eficacia de la comunicación descendente se puede mejorar garantizando claridad y concisión en los mensajes, utilizando múltiples canales de comunicación, fomentando la retroalimentación para aclarar dudas y siendo consciente del tono y el contenido para evitar malentendidos y fomentar un ambiente de trabajo positivo.

¿La comunicación descendente es sólo de naturaleza formal?

Si bien la comunicación descendente es principalmente formal e involucra directivas y políticas oficiales, también puede ser informal a través de interacciones y conversaciones casuales, que pueden ayudar a construir una buena relación y un sentido de comunidad entre los empleados y la gerencia.

¿Cómo contribuye la comunicación descendente al éxito organizacional?

La comunicación descendente contribuye al éxito organizacional al garantizar que los empleados estén informados sobre los objetivos, políticas y procedimientos de la organización, lo que conduce a la alineación de las metas, una mayor productividad y un ambiente de trabajo armonioso.

¿Puede la comunicación descendente conducir a una falta de innovación en una organización?

Si no se equilibra con la comunicación ascendente y horizontal, la dependencia excesiva de la comunicación descendente puede potencialmente sofocar la innovación, ya que puede limitar el flujo de ideas y retroalimentación de los empleados de niveles inferiores a la gerencia.

¿En qué escenarios se utiliza con mayor eficacia la comunicación descendente?

La comunicación descendente se utiliza de manera más efectiva cuando se difunden objetivos, políticas y procedimientos organizacionales, se brindan instrucciones y retroalimentación y se anuncian cambios o nuevas iniciativas para garantizar la alineación y la claridad entre todos los niveles de la organización.

¿Cómo impacta la estructura organizacional en la efectividad de la comunicación descendente?

La estructura organizacional impacta significativamente la comunicación descendente; una estructura jerárquica puede provocar una distorsión del mensaje a medida que pasa por los niveles, mientras que una estructura más plana facilita una comunicación más directa y clara entre la dirección y los empleados.

¿Se puede utilizar la comunicación descendente para abordar las quejas de los empleados?

Si bien la comunicación descendente se utiliza principalmente para entregar instrucciones e información de la gerencia a los empleados, también se puede utilizar para abordar las quejas de los empleados comunicando claramente resoluciones, decisiones y posturas organizacionales sobre los problemas.

¿Cómo afecta la comunicación descendente a la moral de los empleados?

La comunicación descendente eficaz puede elevar la moral de los empleados al brindar claridad, fomentar un sentido de inclusión y garantizar que los empleados se sientan informados y valorados. Por el contrario, una mala comunicación descendente puede provocar confusión, frustración y disminución de la moral.

¿Está la tecnología desempeñando un papel en la mejora de la comunicación descendente?

Sí, la tecnología desempeña un papel crucial en la mejora de la comunicación descendente al ofrecer diversas plataformas y herramientas para difundir información de manera rápida, eficiente y consistente, reduciendo así el riesgo de distorsión del mensaje y garantizando la entrega oportuna de la información.

Conclusión

La comunicación descendente es un proceso vital que implica transmitir información de niveles superiores a inferiores en una organización. Desempeña un papel crucial a la hora de alinear objetivos, mejorar la productividad e impulsar el compromiso de los empleados.

Sin embargo, puede plantear algunos desafíos, como la distorsión de los mensajes y la asfixia de la innovación.

Para mejorar la eficacia de la comunicación descendente, una estructura y tecnología más planas pueden resultar útiles. Es importante mantener un equilibrio entre la comunicación descendente, la comunicación ascendente y la comunicación horizontal para garantizar un flujo fluido de ideas y retroalimentación.

Emplear estrategias como utilizar múltiples canales y fomentar la retroalimentación puede ayudar a mejorar la eficacia de la comunicación descendente.