Comunicación Empresarial: Características, Alcance, Propósito, Función, Importancia

Comunicación Empresarial: Características, Alcance, Propósito, Función, Importancia

La comunicación es el vínculo vital que no sólo forma la organización sino que también la mantiene operativa. La comunicación empresarial es la comunicación que se realiza con fines comerciales.

Definición de comunicación empresarial

La comunicación empresarial es un sistema que incide en el cambio dentro de toda la organización.. Brennan dice: "El intercambio de información o ideas en el campo del comercio y la industria se llama comunicación empresarial".

Estas definiciones indican que la comunicación relacionada con cualquier asunto comercial se incluye en la categoría de comunicación empresarial. Los directivos de las organizaciones empresariales toman decisiones multifacéticas.

Mantienen correspondencia con otras personas y organizaciones para facilitar las ventas y realizar negocios. Intercambian información, opiniones y puntos de vista con partes interesadas internas y externas.

Transmiten comentarios, consejos, órdenes, órdenes, solicitudes y más a varias personas para completar tareas y obtener sus respuestas o monitorear su desempeño a través de varios canales de retroalimentación. Todas estas actividades constituyen comunicación empresarial.

Los negocios son una actividad económica destinada a obtener ganancias. Utiliza recursos para producir bienes y servicios en beneficio de la humanidad con el motivo de obtener ganancias.

Los negocios implican comercio, comercio e industria. El comercio es la actividad de compra y venta de empresas, es decir, la compra y venta de bienes y servicios se conoce como comercializada. El comercio es la actividad que se requiere para superar los obstáculos en la forma de hacer negocios, como seguros, banca, almacenamiento, transporte, etc.

La industria es el medio para crear utilidad. Es un proceso tecnológico que convierte insumos en productos para uso humano. Todas estas actividades empresariales necesitan una red de comunicación para realizarlas con éxito.

La comunicación empresarial es un proceso de intercambio de información, ideas, pensamientos y puntos de vista relacionados con las actividades comerciales con otras personas para establecer una comprensión compartida de los mensajes y lograr los objetivos del negocio.

Características de la comunicación empresarial eficaz

Una buena gestión depende de comunicación efectiva. Las mejores organizaciones deben contar con una red de comunicación bien establecida que la haga eficiente tanto en la comunicación interna como externa.

La pregunta es, ¿qué hace que la comunicación sea eficaz? Thill y Bovee (1999:11) han identificado ciertas características de la comunicación organizacional efectiva, que se analizan a continuación:

Un clima de comunicación abierto

El clima de comunicación de una organización es su cultura corporativa, que influye en la calidad y cantidad de información que fluye a través del canal. Factores como el estilo de gestión, la historia de la organización, la configuración física, la naturaleza de la industria y los acontecimientos actuales dan forma al clima de comunicación.

En la competitiva economía de mercado actual, la participación total de los empleados en la promoción de la calidad total es una necesidad. Por lo tanto, un clima de comunicación abierto es un requisito previo para una comunicación eficaz.

Un compromiso con la comunicación ética

La ética es la ciencia normativa de la conducta, y la conducta se refiere a acciones voluntarias (Lillie, 1964:03). La ética abarca los principios de conducta que rigen a los individuos o grupos. Las personas éticas son generalmente dignas de confianza, justas, imparciales y respetuosas de los derechos de los demás, y se preocupan por el impacto social.

La ética juega un papel crucial en la comunicación, ya que el lenguaje se compone de palabras que conllevan valores. La forma en que nos expresamos influye en cómo los demás perciben nuestro mensaje, moldea expectativas y comportamientos. La comunicación ética incluye proporcionar toda la información relevante, ser veraz y evitar cualquier tipo de engaño.

Para lograrlo debemos ser precisos y sinceros en nuestros mensajes, evitando lenguaje manipulador, discriminatorio o exagerado. No debemos ocultar información negativa, presentar opiniones como hechos ni distorsionar datos gráficos. Actuar de buena fe es fundamental.

Una comprensión de la comunicación intercultural

Una comprensión sólida del clima de comunicación intercultural es vital tanto para la comunicación interna como para la externa. La globalización ha hecho que esta cuestión sea aún más crítica para las empresas globales, a medida que las fuerzas laborales se vuelven cada vez más multiculturales y multiétnicas.

Los directivos suelen encontrar diversidad cultural en el lugar de trabajo. Para competir con éxito en el entorno multicultural actual, Los empresarios deben superar las barreras de comunicación. no sólo en el idioma sino también en la cultura.

Competencia en tecnología de la comunicación.

La comunicación organizacional efectiva ahora depende en gran medida de la capacidad de los individuos para usar y adaptarse a la tecnología. El panorama tecnológico en constante cambio da como resultado una comunicación más rápida y un volumen cada vez mayor de información que debe transmitirse.

Los gerentes de hoy deben comprender, utilizar y adaptarse a las herramientas tecnológicas de comunicación para seguir siendo eficaces en sus funciones.

An audience-centered approach to communication

El quinto factor que contribuye a una comunicación organizacional eficaz es un enfoque centrado en la audiencia. Implica tener presente a su audiencia durante todo el Proceso de comunicación.

Empatizar con su audiencia, ser sensible a sus necesidades y considerar sus sentimientos son aspectos cruciales de la comunicación empresarial. Es más probable que la comunicación que tiene en cuenta la perspectiva de la audiencia sea eficaz.

Efficient flow of communication messages

Efficiency in communication means doing the right things in the right manner. Organizations can save time and money by reducing the number of messages, expediting message preparation, and providing proper training to writers and speakers.

Efficiency ensures that communication is transmitted in a timely and effective manner.

Alcance de la comunicación empresarial

Scope refers to the area of operation or the extent of the field where a particular subject can be applied. It indicates the activities that are performed with the help of the concerned subject.

El alcance de la comunicación empresarial, por tanto, se refiere al campo de actividades empresariales que se realizan con la ayuda de la comunicación.

With this in mind, the scope of business communication is discussed below:

Organizational Management

Las organizaciones empresariales se gestionan a través de una red de funciones conocida como gestión., que incluye planificación, organización, liderazgo y control. Estas funciones operan en un proceso cíclico dentro de un estructura organizativa. La estructura organizacional define las relaciones de autoridad entre los individuos dentro de una organización.

La visión, misión, política, objetivos, metas y estrategias se comunican a varios niveles de personal administrativo y operativo que ejecutarán estos cursos de acción planificados.

It’s essential that everyone in the organization understands the organization’s intentions in the same manner to ensure united concerted action leads to the desired organizational outcomes.

Tasks such as creating departments, delegating authority, motivating employees, coordinating activities, assigning roles, providing directives, evaluating performance, creating strategic and operating plans, and exercising control, among other management functions, all rely on communication. Thus, communication permeates every aspect of organizational management.

Supply Chain Management

The successful operation of business organizations depends on two fundamental functions: the supply of inputs and the distribution of outputs. These functions are interrelated and should be maintained consistently. Supply chain management encompasses these inbound and outbound functions.

The supply chain encompasses a longer channel, stretching from raw materials to components to final products that are delivered to end consumers (Kotler and Armstrong).

Tasks such as information processing, order processing, inventory management, transportation, and contracting require extensive information exchange and dialogue with suppliers and distributors. Business communication serves as the central tool for efficiently managing these tasks in a systematic manner.

Marketing relacional

Marketing involves the process of creating and exchanging products and value through social and managerial activities to meet individuals’ and groups’ needs and wants (Kotler and Armstrong: 2001:6).

Relationship marketing involves creating, maintaining, and enhancing strong, value-laden relationships with customers and other stakeholders (Kotler and Armstrong).

Para lograr el éxito en el marketing relacional, la interacción de las 4 P del marketing (producto, precio, plaza y promoción) es crucial. Compartir e intercambiar información a través de una red son componentes esenciales del marketing relacional exitoso., y la comunicación empresarial juega un papel vital para lograr este objetivo.

El comercio internacional

International trade is a vital area of business communication. It involves the exchange of goods and services between two sovereign countries, typically through imports and exports.

Business people from different countries establish contact, exchange messages, build relationships, enter into contracts, and engage in the buying and selling of products. In some cases, companies directly sell goods to consumers by opening foreign branches or sales centers.

Communication serves as the means by which individuals establish a mutually understood meaning of business messages, motivating them to engage in the buying and selling of goods and services. Additionally, communication informs, motivates, and convinces customers or consumers in foreign countries to purchase products from international traders through various communication channels.

Relaciones públicas

Business organizations must maintain relations with various publics, as defined by Philip Kotler and Gary Armstrong (200.1:92). Public refers to any group with an actual or potential interest in or impact on an organization’s ability to achieve its objectives.

Las relaciones públicas implican presentar una imagen positiva de una organización al público, especialmente proporcionando información. Abarca construir buenas relaciones con diversos públicos obteniendo publicidad favorable, mejorando la imagen corporativa y abordando rumores, historias y eventos desfavorables.

Publics include financial entities, media outlets, government agencies, consumer organizations, environmental groups, minority groups, local residents, and internal personnel. Developing and maintaining favorable relationships with the public requires various types of information and strategies, and effective public relations rely on communication. Press relations, product publicity, corporate communications, lobbying, and public service are major tools of public relations that are impossible to execute without communication.

Commerce and Trade

Commerce involves activities performed to overcome obstacles in conducting business, including insurance, transportation, banking, warehousing, and communication.

These activities improve business performance by eliminating barriers related to time, finance, risk, and distance between businesses and customers. Trade involves buying and selling goods and services, typically by developing relationships with consumers.

Communication is the means by which these activities are executed and maintained to promote business. Therefore, commerce and trade fall within the purview of business communication.

Responsabilidad social

Social responsibility refers to an organization’s obligation to engage in actions that protect and improve society’s welfare, alongside its own interests. The growing interdependency between businesses and communities has created common interests between them, necessitating businesses to engage in socially and ethically responsible activities.

This entails developing codes of social responsibility within the organization, training employees to implement these codes, and establishing a close link between business and society to understand social demands and requirements.

Communication is the tool used by management to develop, train, and execute these codes both within and outside the organization. Consequently, business and communication are inseparable.

Propósitos de la comunicación empresarial

Business communication is a process of exchanging information, ideas, thoughts, facts, and concepts related to business activities to achieve mutual understanding and meaning of such messages for the organization’s goals.

It is directed toward accomplishing specific business purposes and is applicable to both internal and external business communications.

Therefore, all business communication serves business-oriented goals.

According to Lehman and DuFrene (1999), people generally communicate for three basic purposes: to inform, to persuade, and to entertain. However, business communication has additional objectives:

To Establish a Common Understanding of a Message

Business communication aims to transmit a mutually understood meaning of a message from the sender to the receiver. This common understanding forms the foundation for developing interdependent relationships between businessmen for conducting business or promoting their business interests. Thus, the primary purpose of business communication is to achieve a shared meaning of exchanged messages among individuals engaged in business.

To Exchange Business Messages

Business communication strives to facilitate the exchange of business messages between businessmen or business enterprises. Messages may contain information, ideas, concepts, views, or anything intended to communicate and execute a business plan. This message exchange can occur within a business organization or between different organizations. Regardless of the context, the goal is to exchange information or messages among people to achieve business objectives.

To Implement Changes

Change is inevitable in every business organization, but it is often met with resistance. To effect change within an organization, individuals must be informed and convinced to accept the change. This is achieved by providing favorable information about the risks and opportunities associated with the change. Communication is directed at bringing about changes in the functioning of a business organization, eliminating resistance, and making change acceptable to employees.

To Manage the Organization

La gestión eficaz de las organizaciones requiere planificar, organizar, liderar y controlar los recursos organizacionales. Los recursos humanos son particularmente críticos ya que activan otros recursos. Una organización está formada por personas relacionadas con roles y con un objetivo común. La comunicación sirve como herramienta vinculante y líder que dirige y coordina los esfuerzos del grupo de manera concertada, permitiendo que las tareas se realicen a través de otros. Esto hace posible una gestión eficaz, y la comunicación empresarial juega un papel vital para lograr este objetivo.

To Establish and Maintain Relations

Un objetivo central de la comunicación empresarial es establecer y mantener relaciones con actores clave en el entorno empresarial. El entorno empresarial impacta significativamente las actividades comerciales y actúa como el contexto dentro del cual operan las empresas. Las relaciones clave, como las de la cadena de suministro, las relaciones con los clientes, las relaciones públicas y las relaciones humanas, son esenciales para el buen funcionamiento y el éxito de una empresa. La comunicación empresarial tiene como objetivo desarrollar y mantener relaciones humanas positivas para crear un entorno favorable para el negocio.

To Create a Positive Image

The market is the battleground for businesses, and success depends on the market’s acceptance of the organization and its products. To create a positive organizational image in the market, a deliberate program is needed. Business communication is aimed at building and promoting such a reputation and image by circulating various communication materials that enhance the organization’s image among the public.

To Facilitate Joint Ventures

Joint ventures are increasingly common, particularly in the era of globalization. Collaboration between foreign and national organizations is essential for economic development. Initiating, negotiating, contracting, supervising construction, and operating joint ventures all involve extensive communication. Therefore, business communication plays a crucial role in facilitating the establishment of joint ventures.

To Boost Employee Morale

La moral de los empleados, caracterizada por Satisfacción laboralEl espíritu de equipo, el entusiasmo y la resistencia a la frustración son esenciales dentro de una organización. Se nutre de la inculcación sistemática de una ética y un código de conducta entre los miembros de la organización. La comunicación empresarial tiene como objetivo elevar la moral de los empleados a través de varios programas de comunicación.

To Enforce Discipline

Discipline is fundamental to maintaining order within an organization. Employees must be informed and trained in disciplinary codes, and appropriate actions, such as warnings, must be communicated when rules and regulations are violated. Business communication serves the purpose of disciplining people within the organization to establish consistency in behavior.

To Provide Counseling

El asesoramiento es fundamental para orientar a las personas sobre cuestiones como la jubilación, la selección de trabajos alternativos, el alivio de la frustración, el ajuste profesional y la adaptación a nuevos entornos. Estas situaciones pueden provocar problemas psicológicos y sociales, lo que podría provocar problemas de salud mental. La comunicación tiene como objetivo brindar asesoramiento industrial para ayudar a las personas a navegar estas situaciones desafiantes.

Funciones de la comunicación empresarial

Business is communication. Communication is the essence of an organization. The whole operation of the organization goes on through communication.

Communication is the building block of the organization. Business communication establishes links between and among inside and outside clients or customers. Obviously, it does tremendous service to men, society, and civilization.

Thayer (1968), Conrad (1985: 7-15), Gamble and Gamble (1996: 17-18), and other experts have mentioned various types of functions that communication performs in business organizations. The following is the discussion of integrated functions of business communication:

Information Function

Organizations need and process two kinds of information: external and internal. The information function of business communication encompasses all activities from conception to the use of information.

Se envía y recibe información externa para permitir a la organización anunciar sus productos o servicios, mantener su imagen en la comunidad y adaptar su política a las presiones siempre cambiantes de su entorno. La información interna proporciona la base para determinar los objetivos de la organización, evaluar su propio desempeño y coordinar sus subunidades individuales. El intercambio de información es el único medio que tiene una organización para transmitir expectativas y requisitos a las subunidades y obtener retroalimentación de las unidades de trabajo sobre su desempeño.

Thus, the information function of an organization is critical. Problems occur when errors are introduced in the information exchange.

Command and Instruction Function

La función de mando e instrucción de la comunicación organizacional es el medio principal que utilizan los gerentes para mantener sus unidades organizacionales trabajando hacia las metas de la organización.

Los comandos e instrucciones ayudan a las personas a mantenerse dentro de la política de la organización y a hacer bien su trabajo. Si se dan correctamente, los comandos e instrucciones minimizan los errores. Además, los comandos e instrucciones coordinan a los trabajadores individuales para que sus esfuerzos se integren sin problemas.

Influence and Persuasion Function

Organizations must use the influence and persuasion function of business communication to exercise certain kinds of control over the behavior of individual members.

Los gerentes utilizan medidas de motivación para influir y persuadir a las personas a comprometer su excelencia y talentos con el objetivo. logro de los objetivos organizacionales de manera efectiva.

Esta acción se realiza a través de diversos medios de comunicación para dirigirlos hacia la meta deseada de productividad, logro y metas dentro del tiempo y recurso estipulados.

Integration and Maintenance Function

This function of organizational communication aims to accomplish five goals:

  1. To keep the organization in operation. This is done by maintaining a good supply-chain management.
  2. Para mantener a los miembros de la organización siguiendo los canales. De lo contrario, los individuos en el centro de las redes de la organización no podrán procesar toda la información.
  3. Ordenar y cruzar los datos de la organización. Sin esta actividad, la organización no podría seguir funcionando.
  4. To relate the various parts of the organization to the whole and to the contexts in which they must work.
  5. Confirmar los miembros individuales y la organización. Las personas necesitan creer que lo que hacen es importante y que los demás respetan su organización. Por tanto, es importante que el sistema de comunicación de la organización refuerce el sentido de autoestima del empleado. Además, es importante asegurarles a los empleados que la organización es buena. De lo contrario, los miembros individuales pueden comenzar a migrar hacia otras organizaciones.

Understanding and Insight Function

Communication performs this key function of self-other understanding. When you get to know another person, you also get to know yourself, and when you get to know yourself, you learn how others affect you. In other words, we depend on communication to develop self-awareness.

Hora (1967) dijo: “Para comprenderse a sí mismo, el hombre necesita ser comprendido por otro. Para ser comprendido por otro, necesita comprender al otro”. Las comunicaciones interpersonales, de grupos pequeños y públicas nos ofrecen numerosas oportunidades para el descubrimiento de uno mismo y del otro.

Through communication encounters, we are able to learn why we are trusting or untrusting, whether we can make our thoughts and feelings clear, under what conditions we have the power to influence, and whether we can effectively make decisions and resolve conflicts and problems.

Relation Function

Communication serves the function of building meaningful relationships between individuals and groups. It is through effective relationships that our basic physical and social needs are met.

We need other people as we need water. If we are cut off from human contact, we become disoriented and maladjusted, and our life itself may be placed in jeopardy.

La comunicación nos ofrece a cada uno de nosotros la oportunidad de satisfacer nuestra necesidad de inclusión, control y afecto. También nos da la oportunidad de compartir nuestra propia realidad con personas de nuestra propia cultura así como con personas de diferentes culturas.

Así, las relaciones con los clientes, las relaciones públicas, las relaciones con los empleados, las relaciones industriales, las relaciones internacionales, las relaciones sociales y otros tipos de relaciones se construyen con la comunicación.

Los negocios funcionan sin problemas desarrollando y manteniendo todas estas relaciones. Por tanto, la comunicación cumple la función de construir relaciones significativas con todas las demás personas dentro y fuera de la organización.

Función de gestión de ambigüedad

La ambigüedad es el estado de tener más de un significado posible para un mensaje. Es una palabra o afirmación que puede interpretarse de más de una manera. También indica el estado de confusión y dificultad de explicar porque involucra muchos factores diferentes en un tema en particular. La comunicación canaliza una información o un mensaje de forma concreta y clara hacia la otra parte.

Explica e interpreta el mensaje en un significado comúnmente comprendido. Hace que hablar, escuchar y escribir sea simple, claro y fácilmente comprensible con acciones programadas sobre el lenguaje, el contexto, la codificación, la decodificación y los medios.

También informa sobre los factores de ruido que interrumpen la comunicación y que ayudan a que la comunicación sea efectiva.

Además, se desarrollan diversos dispositivos, formas, estructuras, reglas, etc. de comunicación para evitar la ambigüedad en la comunicación organizacional. Estas actividades son funciones de comunicación de gestión de la ambigüedad que crean un entorno de comunicación eficaz.

Importancia de la comunicación empresarial

La comunicación es el alma de los negocios. Sin comunicación no puede haber ningún negocio. Ningún negocio puede desarrollarse y sostenerse sin una comunicación interna y externa efectiva. La comunicación es también un proceso integral de las propias funciones de gestión.

Varios escritores (Melcher y Beller, 1957; Timber, 1967, etc.) han tratado la interdependencia de la eficacia gerencial y la comunicación. La siguiente discusión sobre sus funciones aclarará la importancia de la comunicación empresarial:

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La comunicación empresarial vincula a las personas de la organización para lograr los propósitos comunes de las organizaciones empresariales.

Los une como un equipo concertado y actúa como vínculo entre ellos para trabajar como una unidad social. También establece una relación consistente con las diversas unidades de trabajo de la organización y asegura la igualdad en el ritmo de su desempeño y progreso.

Promoción de la eficiencia gerencial

Los gerentes desempeñan ciertos roles para maximizar el uso de los recursos escasos de la organización (Mintzberg, 1975). Estos roles son roles interpersonales, roles informativos y roles de decisión. Sabemos que un rol es el comportamiento esperado de una persona en una posición o estatus por parte de otros. Los roles se desempeñan a través de la comunicación.

El desempeño de roles gerenciales también se ejecuta a través de la comunicación. Por lo tanto, la eficiencia en la comunicación obviamente promoverá la eficiencia gerencial, lo que llevará a la organización al éxito.

Ejecución del liderazgo

El liderazgo es el proceso de dirigir e influir en un grupo de personas hacia los objetivos de la organización. Requiere comunicación para ejercer influencia o dirigir a la fuerza laboral para que puedan comprender la visión de los líderes y actuar en consecuencia.

Todos los malentendidos y confusiones entre las personas sobre cuestiones organizativas y directivas deben rectificarse para el buen funcionamiento de la organización. Los empleados también deben comprender y aceptar los programas de motivación.

Se les debe convencer con información sobre la justificación de los esquemas motivacionales. Todas estas tareas de liderazgo se ejecutan con éxito a través de la comunicación empresarial.

Investigación e Investigación

La investigación es un fenómeno general de la gestión organizacional. Es necesario descubrir muchos asuntos mediante la investigación para tomar decisiones adecuadas.

Se realizan investigaciones para explorar oportunidades e identificar amenazas en el entorno externo para desarrollar la estrategia adecuada para la sostenibilidad organizacional y la prosperidad en el mercado competitivo. La comunicación es el único medio que ayuda a la dirección a realizar tales actividades.

Promoción Empresarial

La promoción es una función estratégica que desarrolla imagen, información y lealtad en el mercado y expande el mercado para el producto de la organización.

Implica publicidad, venta personal, promoción de ventas, publicidad y relaciones públicas. La comunicación empresarial ejecuta todas estas funciones relacionadas con la promoción empresarial.

Negociación

La negociación se realiza periódicamente con proveedores, miembros del canal, sindicatos, grupos pequeños, y demás partes interesadas para celebrar contratos o arreglar diferencias.

El éxito de la negociación depende en gran medida de las habilidades de comunicación, ya que todo proceso de negociación No es más que comunicación. Las acciones de hablar, escuchar, persuadir, informar, coaccionar, contratar, forzar y otras actividades de corroboración se realizan con la ayuda de la comunicación.

Desempeño de Funciones Gerenciales

Los gerentes desempeñan las funciones de planificar, organizar, dirigir y controlar.

Elaboran planes basados ​​en información pasada y futura, asignan puestos a las personas adecuadas mediante el reclutamiento y la selección, delegan autoridad, establecen tramos de control, coordinan actividades, dirigen personas y las controlan con diversas herramientas y técnicas.

Estas funciones se realizan mediante la comunicación con personas que trabajan en diversos puestos de la organización.

Las fuerzas externas también están conectadas con la organización a través de la comunicación. Por tanto, la comunicación es el recurso inevitable para la ejecución de las funciones directivas.

Promoción de la Innovación

La innovación es una nueva idea aplicada a iniciar o mejorar un proceso, producto o servicio. Da un nuevo uso dimensional del producto o proceso existente. La innovación proporciona una ventaja competitiva en el mercado. Los empleados son una fuente vital de innovación.

Por lo tanto, las organizaciones alientan a las personas a contribuir a la innovación a través del proceso de comunicación.

Promoción de la colaboración

Empresas conjuntas, alianzas estratégicas, fusiones, pools, etc., son las demandas del momento. La globalización hace que estas acciones sean más esenciales para la supervivencia de una empresa en una economía cada vez más libre.

El intercambio de información, ideas y mutualidad son los fundamentos para desarrollar interacciones favorables para promover emprendimientos colaborativos entre empresas del mismo país o de diferentes países del mundo. La comunicación empresarial promueve estas actividades colaborativas a través de su función relacional.

Trayendo cambio

El cambio es inevitable en toda organización. Sin embargo, la gente generalmente se resiste al cambio debido a muchas razones racionales o irracionales.

Entonces, lograr cambios en la organización requiere muchas actividades para neutralizar la resistencia. La gestión del cambio utiliza muchas técnicas fructíferas para influir en las personas para que acepten los cambios. Todas estas técnicas se basan en la comunicación.

Por lo tanto, ningún cambio puede ocurrir sin comunicación.