Comunicación ascendente: ventajas, desventajas, métodos.

Comunicación ascendente: ventajas, desventajas, métodos.

Los gerentes de las organizaciones empresariales necesitan recibir continuamente información de niveles inferiores para realizar un seguimiento del progreso del trabajo, comprender los niveles de logro de las acciones planificadas y elaborar estrategias en respuesta a los desafíos. El canal de comunicación responsable de transmitir información hacia arriba se llama comunicación ascendente.

¿Qué es la comunicación ascendente?

La comunicación ascendente es el flujo vertical de comunicación desde un nivel inferior a uno o más niveles superiores de la organización. La comunicación ascendente viaja de los subordinados a los superiores y asciende en la jerarquía organizacional.

Los altos directivos requieren información sobre el desempeño de la producción, datos de marketing, métricas financieras y lo que piensan los empleados de niveles inferiores. Los subordinados transmiten esta información a los gerentes de nivel superior a través de canales de comunicación ascendentes.

La comunicación ascendente sigue la jerarquía organizacional, la cadena de mando y la estructura.

¿Qué es la comunicación ascendente?

Cinco categorías de información difundida a través de la comunicación ascendente

Planty y Mahcaver (1952) mencionaron que las siguientes categorías de información generalmente pasan a través del canal de comunicación ascendente:

  1. Avance de los proyectos de obra actuales.
  2. Problemas graves sin resolver y situaciones en las que los subordinados necesitan ayuda de los superiores.
  3. Nuevos desarrollos que surjan dentro o afecten a la unidad u organización de trabajo.
  4. Sugerencias de mejoras e innovaciones.
  5. Actitudes, moral y eficiencia de los empleados.

7 ventajas de la comunicación ascendente

La comunicación ascendente se reconoce como una herramienta vital para una gestión organizacional eficaz y sistemática. Las razones de su importancia se describen a continuación:

Obtener comentarios

La comunicación ascendente permite a los altos directivos recibir retroalimentación esencial de los subordinados sobre eventos en los niveles organizacionales inferiores. Ayuda a evaluar si las directivas emitidas al personal inferior se han entendido e implementado correctamente.

Además, proporciona información valiosa sobre las percepciones de los empleados sobre la organización y sus políticas.

desahogar emociones

La comunicación ascendente permite a los empleados expresar sus problemas, quejas, descontento o reacciones a los gerentes de nivel superior. Esto permite a los gerentes abordar los problemas con prontitud y encontrar soluciones satisfactorias. Incluso si no se brindan soluciones inmediatas, los empleados pueden encontrar alivio expresando sus inquietudes.

Recibir sugerencias constructivas

Los gerentes a menudo necesitan sugerencias de los subordinados para abordar diversos desafíos organizacionales. La resolución colaborativa de problemas suele ser más eficaz que los esfuerzos individuales.

Por lo tanto, los gerentes se benefician al recibir sugerencias de los subordinados para resolver problemas o identificar las mejores oportunidades para la organización. La comunicación ascendente sirve como conducto para transmitir tales sugerencias a los gerentes de nivel superior.

Toma de decisiones

La comunicación ascendente proporciona a los gerentes información sobre el trabajo en curso, sugerencias, opiniones, moral de los empleados y actitudes. Esto facilita la toma de decisiones informadas y puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones que sean aceptables para los empleados.

Motivación de empleados

La comunicación ascendente permite a los subordinados expresar sus sentimientos a los directivos de nivel superior, proporcionándoles una sensación de satisfacción. Como resultado, la comunicación ascendente sirve como un poderoso motivador para los empleados.

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La comunicación ascendente fomenta relaciones armoniosas y cohesivas entre la gerencia y los empleados, creando un ambiente organizacional agradable y cordial.

Generando ideas innovadoras

Los canales de comunicación ascendente brindan a las organizaciones ideas innovadoras de subordinados y empleados de primera línea relacionadas con la mejora de los métodos de trabajo y el rediseño de productos.

En algunos casos, iniciativas como los Círculos de Control de Calidad (Círculos de Calidad) en Japón han aprovechado eficazmente la comunicación ascendente para lograr avances en productividad.

4 desventajas de la comunicación ascendente

La comunicación ascendente está sujeta a varias limitaciones que pueden plantear desafíos en ciertos casos. Las desventajas de la comunicación ascendente se analizan a continuación:

Distorsión

La comunicación ascendente es muy susceptible a la distorsión. La gente suele dudar a la hora de transmitir hechos o información desfavorables. En consecuencia, los empleados de nivel inferior pueden filtrar o retener hechos desagradables y editar la comunicación antes de que llegue a los gerentes de nivel superior.

Esto puede dar como resultado que la alta dirección reciba información incompleta o inexacta, lo que lleva a una toma de decisiones defectuosa o inapropiada y a una ineficiencia organizacional.

Descuido

Los gerentes de nivel superior a veces pueden descuidar o ignorar la comunicación ascendente y no brindar ninguna respuesta o reconocimiento al remitente. Esta falta de retroalimentación puede frustrar a los empleados de niveles inferiores, disuadiéndolos de participar en comunicaciones ascendentes en el futuro.

Adulación

La comunicación ascendente puede perder su eficacia cuando incluye halagos innecesarios a los superiores. Los empleados de niveles inferiores pueden recurrir a la adulación para ganarse el favor de sus jefes. Sin embargo, esto puede llevar a los superiores a formarse opiniones sesgadas y sacar conclusiones incorrectas sobre personas o situaciones. Este sesgo puede afectar las evaluaciones justas del desempeño y la toma de decisiones.

Miedo a la ineficiencia

Los subordinados pueden temer que comunicar sus problemas a sus superiores repercuta negativamente en su propia eficiencia y competencia. Este miedo puede disuadir a los empleados de participar en una comunicación ascendente, ya que les preocupan las posibles repercusiones en su carrera e imagen profesional.

Cinco razones para la distorsión en la comunicación ascendente

La comunicación ascendente puede distorsionarse por varias razones:

Falta de confianza en los superiores

Cuando los empleados no confían en que sus superiores manejarán adecuadamente la información desfavorable, pueden retener dicha información o presentarla de una manera más favorable. Esta falta de confianza puede llevar a una comunicación distorsionada.

Para abordar esto, los superiores deben demostrar que la retroalimentación se utiliza de manera constructiva para mejorar y no para castigar.

La influencia del jefe en la carrera

Los subordinados a menudo temen la influencia que tiene su jefe sobre el progreso de su carrera. Este miedo puede obligar a los empleados a distorsionar los hechos de una manera que los presente de manera más favorable para asegurar la aprobación de su jefe y salvaguardar sus perspectivas profesionales.

Intereses personales

Algunos empleados pueden distorsionar la información para servir a sus intereses personales, buscando beneficios o ventajas adicionales a las que no tienen derecho. Esta distorsión deliberada está impulsada por el deseo de cultivar una imagen más favorable dentro de la organización.

Miedo a la pérdida de imagen

Los subordinados pueden distorsionar los hechos en la comunicación ascendente para evitar empañar su imagen positiva establecida dentro de la organización. Cuando los empleados han construido una sólida reputación de desempeño y enfrentan una situación que la amenaza, pueden intentar ocultar hechos desfavorables para preservar su imagen temporalmente.

Falta de estímulo por parte de los superiores

Los gerentes desempeñan un papel crucial a la hora de fomentar una comunicación ascendente regular y sincera. Cuando los gerentes no brindan el apoyo y el estímulo adecuados, los subordinados pueden volverse reacios y menos diligentes en su comunicación, lo que en última instancia resulta en una distorsión de la información.

8 formas o métodos de comunicación ascendente

Existen varias formas de comunicación ascendente utilizadas en las organizaciones empresariales, y los métodos más populares se analizan a continuación:

Reunión uno a uno

Los subordinados mantienen reuniones individuales cara a cara con sus supervisores inmediatos o de nivel superior. Esta forma de comunicación ascendente proporciona un entorno personal y confidencial para compartir información íntima.

Informe

Es posible que se solicite a los empleados que presenten informes que detallen el progreso del trabajo o cualquier asunto relevante dentro de su jurisdicción.

Memorándum

A veces, a los subordinados se les asigna la tarea de preparar hojas de información concisas que resuman los eventos que han ocurrido en los niveles organizacionales inferiores. Estos se conocen comúnmente como memorandos.

Esquema de sugerencias

Esta forma de comunicación ascendente alienta a los subordinados a presentar sugerencias para posibles mejoras en los métodos operativos, lo que en última instancia mejora la eficiencia organizacional.

Procedimiento agraviado

El procedimiento de quejas permite a los empleados expresar sus opiniones, descontento o insatisfacción con respecto a cualquier acción de la gestión que afecte sus intereses. Esta forma de comunicación ascendente proporciona una salida para que los empleados expresen sus inquietudes.

Reunión de personal

Las reuniones de personal brindan a los empleados la oportunidad de intercambiar opiniones con sus superiores, facilitando la comunicación ascendente dentro de la organización.

Política de puerta abierta

Bajo una política de puertas abiertas, los empleados sienten que las puertas de sus gerentes siempre están abiertas para ellos. Pueden acudir a la oficina de su gerente en cualquier momento sin dudarlo para discutir cualquier problema o inquietud.

Salir de la entrevista

Las entrevistas de salida sirven como una forma de comunicación ascendente destinada a comprender las razones detrás de la decisión de un empleado de abandonar la organización.

Cinco formas de mejorar la comunicación ascendente

La comunicación ascendente juega un papel esencial en toda organización empresarial. Como se analizó anteriormente, proporciona una herramienta vital para planificar y controlar las operaciones de la empresa.

Por lo tanto, es crucial mantener una comunicación ascendente efectiva en cada organización empresarial. Las siguientes son formas de hacerlo efectivo y operativo:

Ánimo

Los gerentes de niveles superiores deben alentar activamente a los empleados subordinados a comunicarse libremente sobre cualquier aspecto de su desempeño, sentimientos, opiniones o sugerencias.

Deben prestar la debida atención a la comunicación ascendente y proporcionar retroalimentación periódica a sus subordinados. Esto motivará a los subordinados a comunicarse con entusiasmo.

Construcción de confianza

Los gerentes de nivel superior deben tomar medidas apropiadas para generar confianza en las mentes de los subordinados con respecto a sus superiores.

El trato justo, mostrar respeto por las opiniones de los empleados, implementar sugerencias válidas, reconocer sus contribuciones, reconocer públicamente sus logros y abstenerse de tomar acciones negativas contra las opiniones críticas de los subordinados puede motivar a los empleados de niveles inferiores a participar en una comunicación ascendente veraz y justa.

Programas especiales

Los gerentes de alto nivel deben planificar e implementar sistemas de comunicación especiales, como sistemas de manejo de quejas, reuniones periódicas, buzones de sugerencias, esquemas de recompensa por sugerencias constructivas, etc. Estos programas alentarán a los subordinados a comunicarse con la mayor buena fe y honestidad.

Reuniones informales

La organización regular de reuniones informales también crea un entorno favorable para la comunicación ascendente.

Las personas se sienten libres y desarrollan relaciones más estrechas con sus superiores, eliminando barreras de miedo y distancia. En tales circunstancias, es más probable que se aliente a los empleados de niveles inferiores a participar en una comunicación ascendente.

Estilo de gestión participativa

Introducir y practicar un estilo de gestión participativo permite a los subordinados participar en la toma de decisiones, compartir información con los superiores y contribuir con sus ideas y pensamientos para planificar y resolver problemas organizacionales.

Este enfoque expone y utiliza las habilidades creativas de los subordinados para beneficio de la organización a través de la comunicación ascendente.

Conclusión

La comunicación ascendente es un proceso en el que los subordinados comparten informes de desempeño, comentarios, inquietudes y sugerencias con sus superiores. Ayuda a fomentar un sentido de pertenencia entre los empleados, les permite participar en la toma de decisiones y sirve como mecanismo de retroalimentación para que los gerentes tomen decisiones informadas.

La confianza es crucial para una comunicación ascendente eficaz y las organizaciones utilizan métodos como buzones de sugerencias, encuestas e interacciones cara a cara para fomentarla.

La comunicación ascendente apoya la mejora continua, resuelve conflictos y promueve la eficiencia organizacional.

¿Cuál es el objetivo principal de la comunicación ascendente?

El objetivo principal de la comunicación ascendente es proporcionar retroalimentación a los superiores, informarles sobre el progreso hacia las metas y transmitir los desafíos en varias áreas del funcionamiento organizacional.

¿Qué tipos de mensajes se transmiten normalmente a través de la comunicación ascendente?

La comunicación ascendente generalmente transmite mensajes tales como informes personales de desempeño, problemas o inquietudes, informes sobre compañeros de trabajo, reacciones a las políticas y prácticas organizacionales y sugerencias sobre las tareas requeridas y cómo se pueden lograr.

¿Por qué es importante la comunicación ascendente tanto para los gerentes como para los empleados?

Para los gerentes, la comunicación ascendente los mantiene conscientes de los sentimientos de los empleados, facilita la toma de decisiones acertadas y recopila ideas para mejorar. Para los empleados, promueve un sentido de dignidad, proporciona una vía para expresar sentimientos y facilita la participación en el proceso de toma de decisiones.

¿Cómo pueden las organizaciones facilitar la comunicación ascendente?

Las organizaciones pueden facilitar la comunicación ascendente implementando estructuras como buzones de sugerencias de los empleados, encuestas a los empleados y fomentando conversaciones cara a cara entre los subordinados y sus superiores.

¿Por qué la comunicación ascendente podría ser particularmente desafiante en organizaciones más grandes?

En las organizaciones más grandes, las relaciones tienden a ser más formalizadas y los gerentes a menudo tienen responsabilidades laborales ampliadas, lo que los hace parecer inaccesibles y genera dificultades para lograr una comunicación ascendente abierta y honesta.

¿Cómo contribuye la comunicación ascendente al sentido de pertenencia de un empleado a una organización?

La comunicación ascendente permite a los empleados expresar sus verdaderos sentimientos, participar en los procesos de toma de decisiones y comunicar su receptividad a los mensajes, promoviendo así un sentido de dignidad, importancia y participación en la organización.

¿Cómo ayuda la comunicación ascendente a la toma de decisiones acertadas dentro de una organización?

La comunicación ascendente proporciona a los gerentes información sobre los sentimientos de los empleados acerca de sus trabajos, compañeros de trabajo y la organización, recopila ideas para mejorar y ayuda a la organización a comprender los logros, desafíos y actitudes de los empleados, apoyando así la toma de decisiones informadas y sensatas.