Informes de cartas: significado, características, estructura, directriz.

Informes de cartas: significado, características, estructura, directriz.

Los informes por carta son una forma concisa de informes. Un informe por carta es un informe presentado en forma de carta (Lesikar y Pettit, 2002:442). Se utiliza principalmente para transmitir información a personas ajenas a la organización, especialmente cuando debe enviarse por correo.

Componentes de los informes por carta

Una carta de informe suele incluir los siguientes componentes:

  • Fecha
  • Dirección interior
  • Saludo
  • Cuerpo
  • Cierre de cortesía
  • Firma
  • Sección de referencia

El informe de la carta a menudo incluye una línea de asunto, generalmente ubicada una o dos líneas debajo del saludo. Su extensión puede variar de dos a cinco páginas y puede tener un propósito informativo o analítico.

Características de un informe por carta

Los informes por carta están diseñados para problemas más cortos que pueden cubrirse adecuadamente en dos a cinco páginas. Sin embargo, no existen reglas estrictas sobre este punto y en muchos casos se han utilizado con éxito informes tipo carta más largos, es decir, de 10 o más páginas.

Las cartas informativas suelen escribirse en un estilo personal y, a menudo, utilizan pronombres como yo, tú o nosotros para darle un tono más informal.

Estos informes se pueden organizar en orden directo o indirecto.

La estructura de los informes por carta se parece a la de los informes más largos.

Los informes de carta suelen concluir con una nota de buena voluntad, que debe transmitir un sentimiento amistoso apropiado para la ocasión.

Directrices para redactar una carta informe

  1. Comience escribiendo la fecha del informe.
  2. Incluya la dirección interna del destinatario.
  3. Utilice un saludo apropiado.
  4. Si la carta de informe sigue el orden directo, comience con una línea de asunto. La línea de asunto consta de palabras descriptivas colocadas en la parte superior de la carta, generalmente inmediatamente después o antes del saludo. Alternativamente, puede omitir la palabra "asunto" y los dos puntos y escribir la descripción completa del tema en letras mayúsculas.
  5. Organiza el cuerpo del informe de la siguiente manera: a) El primer párrafo puede contener elementos tales como un saludo amable y autorización, la fecha, el nombre de quien realiza la solicitud, el propósito u objetivo, el problema o temas a tratar, conclusiones o resultados, y un diseño o plan. b) Los párrafos centrales deben presentar información de manera objetiva, sin apelaciones emocionales. Incluir todos los hechos relevantes, tanto favorables como desfavorables, de manera neutral. Mencione fuentes o métodos y enfatice los hallazgos o resultados. Utilice títulos, ayudas visuales y oraciones de transición según sea necesario. c) El último párrafo debe proporcionar una conclusión amigable y agradable al informe. Si necesita sacar conclusiones o recomendaciones, hágalo justo antes del último párrafo. Si corresponde, ofrézcase a discutir el asunto más a fondo o sugiera una reunión en la oficina del lector.
  6. Cierre el informe con su firma de manera cortés.
  7. Incluya referencias si es necesario.

Estructura de un informe de carta

El formulario de combinación de texto de carta para informes extensos y formales incluye tres partes principales: partes introductorias (página de título, carta de autorización, carta de envío, acuse de recibo, índice, lista de ilustraciones y gráficos, resumen ejecutivo o resumen), el cuerpo del informe (Introducción, Descripción, Conclusión, Recomendaciones) y Partes anexas (Lista de referencias, Bibliografía, Glosario, Apéndice, Índice).

La estructura de un informe se puede organizar de tres formas distintas, cada una de las cuales tiene un propósito y contexto específicos:

Formato de carta

Utilizado para informes breves e informales, el formulario de carta consta de varios componentes esenciales, incluidos el encabezamiento, la fecha, la dirección, el saludo, el cuerpo, el cierre de cortesía y la firma.

El cuerpo se divide además en Introducción, donde se plantea el problema; Hallazgos, presentando los resultados de la investigación; y Recomendaciones, concluyendo el órgano con sugerencias de cursos de acción. A continuación se muestra una representación para ilustrar la estructura de un informe en formato carta.

Informe de muestra en forma de carta
A: [Nombre del destinatario]
De: [Nombre del remitente]
Fecha: [Fecha del Memorando]
Sujeto: [Asunto/Tema del Informe]

[Texto principal]
El texto principal del memorando proporciona una descripción detallada del tema. Comienza con una introducción que describe el propósito y el contexto del informe. A esto le sigue el contenido principal, que presenta los hallazgos, datos o información relevante para el tema. El texto está organizado de manera lógica, asegurando claridad y coherencia para el lector.

Conclusión
La conclusión resume los puntos clave discutidos en el texto principal, extrae inferencias y proporciona una descripción general concisa de los hallazgos. También podrá incluir recomendaciones o sugerencias basadas en la información presentada.

Anexos (si los hay): Documentos, cuadros, gráficos o cualquier material complementario relacionado con el informe.

Nota: Este es un ejemplo genérico de un formulario de memorando. Los detalles, el contenido y el formato específicos pueden variar según los requisitos de la organización y la naturaleza del informe.

Formulario de memorando

El formulario de memorando es un método sencillo para la presentación de informes, donde los trámites son mínimos. Comienza con la fecha, seguida del nombre del destinatario, el nombre del autor y el asunto del informe. Posteriormente se presenta el texto principal y la conclusión.

Una muestra del formulario de memorando
[Nombre de su empresa/organización]
[Dirección de su empresa/organización]
[Ciudad (*): Estado (*): Código postal]

Fecha: [Fecha del Informe]

A:
[Nombre del destinatario]
[Posición/Título del Destinatario]
[Nombre de la empresa/organización del destinatario]
[Dirección del receptor]
[Ciudad (*): Estado (*): Código postal]

Estimado [Nombre del destinatario],

Sujeto: [Asunto/Tema del Informe]

Introducción:
El propósito de esta carta es abordar [problema o tema específico]. Durante el pasado [período de tiempo específico], hemos llevado a cabo una investigación exhaustiva sobre [breve descripción de lo que se investigó].

Recomendaciones:
Nuestra investigación ha revelado los siguientes puntos clave:
[Encontrar 1]
[Encontrar 2]
[Encontrar 3]
… etcétera.

Recomendaciones:
Con base en nuestros hallazgos, recomendamos los siguientes cursos de acción:
[Recomendación 1]
[Recomendación 2]
[Recomendación 3]
… etcétera.
Creemos que la implementación de estas recomendaciones abordará los problemas identificados y conducirá a [un resultado positivo específico].

Revise los hallazgos y recomendaciones presentados en este informe. Estamos disponibles para discutir esto más a fondo y brindarle cualquier información adicional que pueda necesitar.

Atentamente,

[Su nombre]
[Su puesto/título]
[Su información de contacto: correo electrónico/número de teléfono]

Anexos (si los hay): Documentos, cuadros, gráficos o cualquier material complementario relacionado con el informe.

Nota: Este es un ejemplo genérico de un informe en forma de carta. Los detalles, el contenido y el formato específicos pueden variar según los requisitos de la organización y la naturaleza del informe.

Formulario de combinación de texto y letras

Para informes largos y formales, se emplea el formulario de combinación de texto y carta. Este formulario integral consta de tres secciones principales:

Partes introductorias

Estos incluyen la página de título, la carta de autorización, la carta de transmisión, el acuse de recibo, el índice, la lista de ilustraciones y gráficos y un resumen ejecutivo o resumen, que proporciona una descripción general del informe.

Cuerpo del informe

El cuerpo comprende la Introducción, detallando la autorización, propósito, alcance, planteamiento del problema, hipótesis, metodología y definiciones; Descripción, organización y explicación de los datos recopilados con cuadros, gráficos y tablas; Conclusión, extracción de resultados basados en hechos y datos; y Recomendaciones, ofreciendo opiniones realistas y basadas en hechos.

Partes adjuntas

Estos comprenden la Lista de referencias, bibliografía, glosario, apéndice con datos adicionales e índice para facilitar la navegación.

Cada sección del formulario de combinación de texto y carta sirve para transmitir información detallada, facilitar la comprensión y proporcionar una visión integral del tema, lo que lo convierte en una estructura versátil para informes extensos.

Conclusión

Los componentes principales de la estructura de un informe de carta incluyen el título, la fecha, la dirección, el saludo, el cuerpo, el cierre de cortesía y la firma. El cuerpo del informe se divide a su vez en introducción, conclusiones y recomendaciones.

Un informe de carta se puede organizar de tres maneras: formulario de carta, formulario de memorando y formulario de combinación de texto de carta. Cada formulario tiene su estructura única y se utiliza según la naturaleza del informe.