Carta de pedido: significado, consejos, ejemplos

Carta de pedido: significado, consejos, ejemplos

Las cartas de pedido son una forma común de comunicación en todo tipo de organizaciones. Las organizaciones requieren diversos bienes y servicios para respaldar sus operaciones y, a menudo, estos artículos deben adquirirse de otras organizaciones. Para garantizar operaciones fluidas e ininterrumpidas, los pedidos deben realizarse de manera precisa y oportuna.

Holtz (1996) define una carta de pedido como “una carta escrita por el comprador al vendedor que contiene una directiva para suministrar bienes”. Thill y Bovee (1999) la describen como “una carta que busca productos o servicios para entregar”.

12 consejos para escribir una carta de pedido

Las cartas de pedido representan una de las formas más simples de solicitudes directas. No requieren un lenguaje elaborado; en cambio, exigen una comunicación clara y directa de las necesidades. Las siguientes pautas ayudarán a que una carta de pedido sea efectiva:

  1. Indique clara y directamente sus necesidades. Comience las descripciones de sus requisitos con frases como "Por favor envíe" o "Por favor envíe lo siguiente".
  2. Incluya el número de pedido, ya que es esencial para mantener registros y facilitar la comunicación entre el comprador y el vendedor.
  3. Especifique la cantidad del pedido. Indique el número de unidades, juegos, pies, yardas, docenas, onzas, libras, toneladas, resmas, etc., que necesita.
  4. Proporcionar identificación del producto. Si está disponible, incluya el número de catálogo, que es un acceso directo para identificar con precisión el artículo. Si un número de catálogo no está disponible, proporcione una descripción detallada del artículo, incluido el tamaño, color, materiales, peso, acabado, calidad y estilo.
  5. Mencione el precio del producto. Enumere los precios individuales y calcule el total.
  6. Especifique el método de entrega. A menos que tenga un acuerdo previo con el vendedor, indique el método de envío, como paquete, correo, expreso, flete aéreo u otro medio. Si es necesario, incluya la ruta de envío. Si la mercancía va a ser entregada en una dirección distinta a la suya, indique el destino. Indique si los productos deben entregarse en una fecha específica y designe "entrega urgente" si se requiere un envío acelerado.
  7. Describe el método de pago. A menos que usted y el vendedor ya hayan acordado las condiciones de pago, describa su método de pago preferido. Explique cómo se calculó el monto total y, de ser necesario, indique a qué cuenta se debe cargar el pago.
  8. Utilice un formato estructurado. Presenta la información que requieres en formato de columnas, a doble espacio entre artículos y calcula el precio total al final.
  9. Ofrezca descripciones detalladas de productos inusuales. Si los productos no son fácilmente identificables en un catálogo o anuncio, o si no son convencionales, proporcione una descripción completa. Explique el propósito del producto y sus características únicas. Incluya información sobre dónde se utilizará el producto. Estos detalles adicionales ayudarán al destinatario a comprender con precisión sus necesidades. Si es necesario, puedes incluso incluir dibujos de los elementos que requieras.
  10. Sea minucioso y claro. La información incompleta o poco clara requerirá que su destinatario haga esfuerzos adicionales para obtener los detalles faltantes. Esto puede provocar retrasos y malentendidos en el cumplimiento de su pedido.
  11. Cierre su carta cortésmente y solicite una acción específica.
  12. Conserve una copia de su carta de pedido. Para garantizar que su pedido se procese correctamente, conserve una copia de su carta. Si no recibe una respuesta dentro de un plazo razonable, considere escribir o llamar para verificar el estado de su pedido.

Si sigue estas pautas, podrá redactar cartas de pedido efectivas que ayuden a garantizar que sus necesidades se satisfagan de manera precisa y rápida.

Modelo de carta de pedido

Smith & Sons Soluciones de iluminación Inc.
35, Avenida de la Luz
Lisboa – 1500
Portugal

25 de marzo de 2005

Suministro eléctrico Inc.
45, carretera de Silom
Bangkok, Tailandia

Estimados señores y señoras,

Re: Orden de compra No. 810

Espero que esta carta te encuentre bien. Le escribimos para confirmar y realizar un pedido de los siguientes accesorios de iluminación según nuestra Orden de compra n.° 810:

CantidadNúmero de catálogoDescripciónImporte Total (en Euros)
8J1912Focos giratorios de 7 pulgadas de diámetro, marcos cromados a 40 € cada uno€320
3J2022Lámpara de araña de cinco luces estilo rueda de carro, acabado en arce y componentes de latón a 70 € cada una€210
4J2218Colgantes de globo de 14 pulgadas con componentes blancos a 10 € cada uno€40
Total:€570

Le solicitamos amablemente que envíe estos accesorios de iluminación a través de Rea Express, asegurándose de que lleguen a más tardar el 12 de abril de 2005. Nuestro pago se basará en los términos de crédito establecidos en pedidos anteriores, los cuales tienen un descuento de 2% si se paga dentro de los 10 días, con el importe neto pagadero en un plazo de 30 días.

Apreciamos mucho su pronta atención a este pedido, ya que estos accesorios son cruciales para nuestros proyectos en curso. Confiamos en que Electrical Supply Inc. continuará brindándonos productos de calidad y un servicio confiable.

Incluya una factura detallada con el envío y procesaremos el pago en consecuencia.

Gracias por su cooperación y esperamos recibir estos accesorios de iluminación de manera oportuna.

Atentamente,

Señor Benjamín Harrison
Gerente de marketing)
Smith & Sons Soluciones de iluminación Inc.