Carta comercial: propósito, proceso, formato

carta de negocio

Las cartas comerciales deben abordar asuntos comerciales, como la compra y venta de bienes o servicios, la celebración de contratos laborales o la reclamación de compensación por bienes dañados en tránsito. Por lo tanto, sólo el intercambio de información relacionada con negocios en forma de carta califica como carta comercial.

¿Qué es una carta?

Una carta es un mensaje escrito dirigido a una persona u organización, generalmente colocado en un sobre y enviado por correo (Oxford Advanced Learner's Dictionary). Es la antigua comunicación escrita que se utiliza para intercambiar opiniones entre las personas de nuestra civilización.

Una carta es la forma más personal de presentar ideas individuales a otros para diversos fines. Gracián dijo: "Una carta es una conversación deliberada y escrita". Al principio lo llevaban mensajeros personales.

Tras la introducción del sistema postal, se utilizaron postales y sobres para enviar mensajes a través de cartas. Sin embargo, una carta es un mensaje escrito en un formato específico dirigido a una persona u organización enviado a través del sistema postal o un mensajero personal.

Significado de la carta comercial

Una carta que contiene un mensaje relacionado con cualquier asunto comercial se llama carta comercial. En otras palabras, las cartas comerciales implican el intercambio de contratos de información comercial, la recepción o el pago de bienes o dinero, etc., entre dos o más empresas u organizaciones comerciales. Se conoce como carta comercial al intercambio de cartas entre empresarios sobre negocios y comercio”.

11 propósitos de una carta comercial

Cada carta tiene un propósito, que es la idea principal que el escritor quiere transmitir. El objetivo del escritor se logra mediante la comunicación por carta. Por supuesto, algunas cartas comerciales tienen más de un propósito. Generalmente, una carta puede tener cualquiera de los siguientes propósitos o una combinación de ellos:

Para informar

Las cartas comerciales se escriben para informar a un empresario u organización sobre algún tema de interés comercial para otro empresario u organización. La intención es establecer una relación comercial entre ellos para facilitar un intercambio de bienes o servicios.

El intercambio de información es la base sobre la cual se puede construir una relación sostenible entre personas u organizaciones. Por tanto, el propósito central de las cartas es informarse mutuamente sobre asuntos de interés comercial.

Instruir

Dar instrucciones sobre la forma de acción deseada a otra parte es un propósito común de las cartas comerciales.

A través de cartas se instruye a los empleados sobre el plan de negocios, estrategia, cursos de acción, etc. También se utiliza para dar instrucciones sobre el modo de entrega, embalaje, sistemas de transporte u otros asuntos relacionados a los proveedores de bienes o servicios.

Solicitar

Las cartas comerciales tienen como objetivo solicitar a personas u organizaciones que sigan un curso de acción particular que el escritor desea. Las relaciones comerciales son relaciones de apoyo mutuo e interdependientes.

Por lo tanto, se solicita establecer relaciones con pares para obtener los mejores beneficios de ellas. Las cartas contienen solicitudes personales a la otra parte para afectar un cambio en el comportamiento de la organización o de la persona.

Para inquirir

Uno de los propósitos de las cartas comerciales es informarse sobre los productos que se comprarán, las personas que se designarán o las empresas que recibirán una línea de crédito. Esta consulta proporciona información básica para tomar decisiones de compra y nombramiento y evaluar la solvencia de una empresa.

Para remitir

Las cartas comerciales se utilizan para enviar dinero de un lugar a otro. Contienen los detalles de la remesa y facilitan la correcta entrega.

Ordenar

Las cartas comerciales tienen el propósito de dar órdenes al personal operativo para que realicen el trabajo a tiempo. Las cartas son un mecanismo muy popular para transmitir órdenes a los subordinados de forma cómoda.

Aconsejar

Las cartas comerciales contienen los consejos necesarios de los superiores a los trabajadores y de una empresa a otra. Se requiere asesoramiento para conseguir la acción deseada por parte de la parte contraria. Guía a las personas para que realicen el trabajo en consecuencia.

Corregir

Los gerentes requieren comunicación frecuente para corregir órdenes o instrucciones. Los trabajadores también necesitan instrucciones correctivas de las autoridades superiores. Cualquier retraso a este respecto provocará interrupciones en el flujo de trabajo. Las cartas ayudan a los gerentes a proporcionar órdenes correctivas a la persona o parte interesada.

Preguntar

Las cartas comerciales transmiten preguntas a la otra parte sobre asuntos de cierto interés. Su objetivo es comunicar preguntas a la otra parte o persona para resolver puntos particulares de desacuerdo entre ellos.

Documentar

Las cartas comerciales proporcionan documentación de la comunicación. El objetivo de la carta comercial es garantizar la documentación del intercambio de mensajes para referencia futura.

Persuadir

Las cartas comerciales sirven para persuadir a la gente. Un mensaje se desarrolla para convencer a una determinada persona o empresa a favor de la postura del remitente y se transmite a través de cartas.

17 elementos esenciales de una buena carta comercial

Una buena carta comercial es también una buena herramienta de comunicación. Los expertos han prescrito las siguientes cualidades o elementos esenciales de una buena carta comercial:

Estructura definida

Existe una estructura estándar de carta comercial que los empresarios de todo el mundo reconocen como formato convencional. Una buena carta comercial debe adherirse a esa estructura, haciendo que la carta sea atractiva y presentable (la estructura se exhibe al final).

Concisión

La concisión es una cualidad inevitable de toda carta comercial. Los ejecutivos no tienen tiempo para leer una carta larga. Una carta comercial debe ser concisa en contenido y descripción para su conveniencia.

Pertinencia

El contenido de una carta comercial debe centrarse en un tema y su descripción. Incluir cualquier otra cuestión sería irrelevante y pondría en riesgo el propósito de la carta comercial, volviéndola contraproducente. Por tanto, una buena carta comercial debe centrarse únicamente en asuntos relevantes.

Lo completo

Una buena carta comercial debe ser completa en todos los aspectos. El lector no debería tener preguntas sobre el tema de la carta. La carta comercial se considerará incompleta si el lector tiene alguna pregunta.

Sencillez

La simplicidad es una virtud esencial de una buena carta comercial, ya que el mensaje de la carta se entenderá fácilmente con el mismo significado codificado. Simplicidad significa usar palabras simples, oraciones simples y presentar cosas complejas de manera simplificada. Hará que la carta comercial sea un éxito.

Claridad

El tema de la carta comercial debe expresarse en términos claros. Hará que la carta sea inequívoca y fácil de entender sin confusión alguna. Se deben seguir los principios de claridad para que la carta sea clara para el lector.

Lenguaje común

Algunos términos, palabras, estructuras de oraciones y estilos tienen un uso común en un sector o negocio en particular. Una cultura también puede tener este tipo de palabras. En una buena carta comercial, se debe utilizar este lenguaje común para asegurarse de que se entienda sin ambigüedades.

Cortesía

La cortesía hace que las relaciones interpersonales o entre empresas sean agradables y favorables para la continuidad de los negocios. Por lo tanto, una buena carta comercial debe ser cortés con la otra parte. Se deben seguir los principios de cortesía para que la carta comercial sea exitosa.

Neutralidad

La neutralidad es la presentación imparcial de hechos y cifras. Este tipo de presentación hace que la carta comercial sea más aceptable para la otra parte, ya que no perjudica la actitud de nadie. Por tanto, una buena carta comercial debe tener neutralidad en su mensaje.

Cordialidad

Una presentación cordial de un mensaje en una carta comercial ayuda a desarrollar la fe y la confianza mutuas. También promueve las buenas relaciones humanas entre las partes, lo que ayuda a mantener relaciones comerciales a largo plazo. Por tanto, una buena carta comercial debe presentar las ideas codificadas de forma muy cordial.

Exactitud

Los errores afectan el éxito de una carta comercial. Crean una mala impresión en la mente del receptor sobre la integridad y el compromiso del remitente. Por tanto, una buena carta comercial no debe contener errores de ningún tipo y debe ser correcta en todos los sentidos.

No superfluo

Una buena carta comercial no debe tener descripciones excesivas de un tema que se pretende transmitir. Todas las exageraciones son contraproducentes y destructivas para el propósito de la carta. Por tanto, una buena carta comercial no debería ser superflua.

Útil

El mensaje de la carta comercial debe guiar al receptor hacia el propósito de la carta para obtener la respuesta deseada. La descripción debe centrarse en el objetivo de la carta. De lo contrario, perderá su propósito. Por lo tanto, una buena carta comercial debe tener un propósito.

Unidad

La unidad hace que la carta sea coherente y atractiva. Significa que el tamaño de los párrafos, la cronología de las descripciones, los márgenes de la carta, etc., deben tener similitudes. Le dará un aspecto agradable a la carta. Por tanto, una buena carta comercial debe tener todas las cualidades de la unidad.

Captar y mantener la atención

Una buena carta comercial debe captar y mantener la atención del lector hasta la última parte de la carta. El receptor debe leerlo de una vez y sin interrupción. Favorecerá la correcta comprensión de la carta.

Genere confianza y esté orientado a la acción

Una buena carta comercial debe expresar el mensaje de una manera que desarrolle un sentido de confianza en la mente del lector y lo motive a tomar medidas inmediatas.

Coherencia

La coherencia se refiere al orden lógico de las ideas, pensamientos, razonamientos, etc. El contenido de la carta debe estar ordenado en un orden lógico.

Los hechos y las cifras deben ser coherentes con el tema. Esto hará que la carta sea fácil de captar y comprender. Por ello, una buena carta comercial debe tener coherencia en la descripción del mensaje.

7 Proceso de escribir una carta

Una buena carta comercial es también una valiosa herramienta de comunicación. Los expertos han identificado las siguientes cualidades o elementos esenciales de una buena carta comercial:

Propósito especificado

Una carta comercial debe tener un propósito claramente definido. Para lograr este propósito, cada esfuerzo escrito debe seguir un enfoque sistemático.

Planificando la carta

Comience cada tarea de escribir cartas con un plan bien pensado. Determine los objetivos de la carta, prediga cómo reaccionará el lector ante su presentación y evalúe las posibles reacciones del lector. Crea un esquema del contenido de la carta.

Recopilación de hechos

Las cartas comerciales transmiten mensajes útiles elaborados con hechos y cifras relevantes. Asegúrese de recopilar esta información de fuentes confiables y verificar su exactitud.

Analizar y organizar la información

Organice la información recopilada sistemáticamente dentro de la carta para cumplir con el mensaje o el objetivo de la empresa y obtener una respuesta positiva del destinatario. Emplear métodos estadísticos si es necesario.

Escribiendo la carta

Recuerde que una carta es una forma escrita de comunicación, así que respete los principios de una comunicación eficaz. Elija un orden directo para situaciones favorables o un orden indirecto para situaciones desfavorables. Incorpora todas las cualidades o elementos esenciales de una buena carta comercial en tu redacción.

Reescribiendo la carta

Revise su trabajo, ya que una segunda mirada a menudo conduce a mejoras. Busque opiniones de personas relevantes e incorpore sus comentarios en su carta. Considere la apariencia general y acérquese a ella desde la perspectiva del lector. Luego, haga las revisiones necesarias.

Edición y presentación del documento final

Esto marca la etapa final del proceso de redacción de cartas. Dado que la carta pronto estará fuera de sus manos, revise cuidadosamente toda la ortografía, las palabras, las estructuras de las oraciones y la ubicación de los hechos.

Asegúrese de que todos los detalles sean precisos y estén bien organizados. Una vez satisfecho, produzca la versión impresa final de la carta y envíela al destinatario.

9 Importancia de la carta comercial

Una carta comercial es una forma de comunicación intercambiada entre personas de negocios y entre empresarios y sus clientes o clientes potenciales. Cada carta comercial tiene un propósito central y la idea principal que el escritor pretende transmitir.

Este propósito central puede incluir puntos de apoyo relacionados con el objetivo principal. Algunas cartas comerciales tienen más de un propósito. Para lograr cualquiera de estos propósitos, las cartas deben captar y retener la atención, exponer el caso de manera clara y concisa, generar confianza e impulsar la acción.

Dada la creciente complejidad y competencia en el entorno empresarial actual, la importancia de la correspondencia ha aumentado considerablemente. También refleja la imagen del negocio.

Por tanto, Hagar (1987) afirmó que la carta comercial es la embajadora de los negocios. Por lo tanto, la carta comercial es importante y esencial para cualquier empresa. Algunos de los aspectos clave de la esencialidad de las cartas comerciales se analizan a continuación:

Estableciendo compenetración

Las cartas comerciales transmiten mensajes amistosos e información de beneficio mutuo. Se centran en construir relaciones mutuamente beneficiosas que se pueden lograr a través de interacciones comerciales continuas. Por lo tanto, las cartas comerciales desempeñan un papel vital a la hora de establecer una buena relación entre los empresarios y las empresas.

Realizar comercio

Las cartas comerciales son un medio esencial para intercambiar información entre compradores y vendedores sobre productos y términos comerciales. Facilitan el desarrollo del entendimiento mutuo y la formación de contratos entre las partes. Por tanto, las cartas comerciales ayudan a facilitar el comercio en la economía.

Creando demanda

Las cartas comerciales sirven como vehículos eficaces para hacer llamamientos personales a clientes potenciales. El correo directo es actualmente una herramienta de promoción muy eficaz.

Las cartas circulares también difunden simultáneamente información sobre productos y llamamientos de ventas a una audiencia masiva. Por tanto, las cartas comerciales ayudan a crear demanda de productos en el mercado.

Realizar comercio

Las actividades comerciales son necesarias para eliminar las barreras a la realización de negocios. Las cartas comerciales ayudan a las empresas comerciales a establecer contacto con otras entidades comerciales y superar obstáculos en sus operaciones. Así, las cartas comerciales facilitan la realización eficiente del comercio.

Montaje y distribución de bienes y servicios.

Los recursos se obtienen de diversas fuentes para la producción y los productos terminados se distribuyen al mercado a través de diversos canales.

Los proveedores y miembros del canal se seleccionan, designan y gestionan mediante el intercambio de cartas. Por tanto, las cartas comerciales gestionan todo el proceso de montaje y distribución de los bienes y servicios de una empresa.

Resolver transacciones y problemas.

Las cartas comerciales se utilizan ampliamente para liquidar transacciones que implican el intercambio de bienes y servicios entre empresas. También son una herramienta eficaz para resolver problemas al facilitar la comunicación entre las partes en disputa.

Establecer buena voluntad/reputación

Las cartas comerciales se utilizan para establecer conexiones personales con personas y pueden emplear eficazmente llamamientos emocionales. Esto contribuye a generar buena voluntad y mejorar la reputación de la organización entre las personas contactadas.

Apoyo a la comunicación/contacto oral.

La comunicación oral carece de documentación. Para fortalecer la comunicación oral y dejar constancia de la misma se utilizan cartas comerciales posteriores. Así, las cartas comerciales apoyan la comunicación oral, haciéndola útil y legalmente reconocida.

Ampliando el alcance del negocio

El alcance comercial se puede ampliar a través de diversos medios de comunicación, siendo las cartas comerciales un método sólido y eficaz entre ellos. La diversificación empresarial, la expansión del mercado y la diferenciación de productos se pueden lograr de forma eficaz mediante cartas comerciales.

9 ventajas de la carta comercial

Las cartas comerciales son el medio de comunicación más eficaz que establece contacto personal con las personas y aumenta el potencial de mercado de los productos de una empresa. Ofrecen múltiples beneficios para todas las empresas, y algunas ventajas se analizan a continuación:

Presencia omnipresente

Las cartas comerciales son una forma omnipresente de comunicación que puede llegar a todos los rincones del mundo, incluso a los hogares de las familias más conservadoras y sus miembros. También pueden acceder a áreas estrictamente confidenciales dentro de las oficinas. Esta cualidad otorga a las cartas una ventaja sobre todas las demás formas de comunicación.

Documentación

Las cartas comerciales, al ser comunicaciones escritas, proporcionan registros de todos los mensajes intercambiados entre empresas.

Las cartas comerciales sirven como documentos legalmente válidos de los intercambios realizados entre empresas. Pueden presentarse como prueba legal en apoyo de cualquier acuerdo comercial en un tribunal de justicia y son ampliamente aceptados como documentos legales.

Credibilidad establecida

Las cartas comerciales son documentos universalmente aceptados dentro del mundo empresarial y no hay dudas sobre su credibilidad.

Referencia futura

Las cartas comerciales, al ser documentos legales escritos, sirven como referencia para eventos futuros.

Comunicación efectiva

Las cartas comerciales pueden transmitir mensajes personales y emocionales y resaltar los beneficios directos de una transacción particular para la otra parte. Por tanto, son la forma de comunicación más eficaz.

Rentabilidad

Las cartas comerciales requieren costos muy bajos en comparación con otros métodos de comunicación, lo que las convierte en la opción de comunicación más rentable para cualquier empresa comercial.

Secreto

Las cartas comerciales generalmente se envían en sobres y están dirigidas a personas específicas, lo que mejora la confidencialidad del mensaje de manera más efectiva que otros medios.

Necesidad reducida de presencia personal.

Las cartas comerciales establecen contactos y relaciones personales sin la presencia física de las personas involucradas en la comunicación.

4 desventajas de la carta comercial

Las cartas comerciales son una forma de comunicación muy utilizada. Sin embargo, tienen algunas limitaciones y no pueden emplearse en todas las situaciones. Estas limitaciones se analizan a continuación:

comunicación no masiva

Las cartas comerciales no son tan efectivas como otros métodos de comunicación masiva para persuadir a una gran audiencia.

Inútil para analfabetos.

No se puede llegar a las personas analfabetas a través de cartas, ya que es una forma de comunicación escrita.

No apto para todos los lugares.

Las cartas comerciales se transmiten a través del sistema postal, por lo que no se pueden utilizar en áreas sin servicios postales.

Inapropiado para muchas ocasiones.

Existen determinadas situaciones comerciales en las que una carta comercial puede no ser adecuada, como por ejemplo, situaciones de contratación, oratoria, reuniones, investigaciones o firmas, entre otras.

Diferencia entre una carta comercial y una carta personal

Las cartas personales y las cartas comerciales son dos tipos diferentes de cartas orientadas a dos propósitos distintos. Hay muchas diferencias entre los dos, que se muestran a continuación:

Área de diferenciaCarta de negocioCarta personal
1. ObjetivoLa carta comercial es una comunicación.
para lograr el propósito comercial
La carta personal es una comunicación para lograr, personal.
2. EstructuraTiene una estructura particularNo tiene una estructura particular.
3. PrincipiosSigue una serie de pautas
principios
No sigue ningún conjunto particular de principios.
4. recintoLa carta comercial puede tener adjunto
de documentos.
La carta personal no tiene ningún adjunto de documentos.
5. EstiloPuede seguir cualquiera de los dos estilos: directo e indirecto.Sigue sólo un estilo directo.
6. AlcanceSu alcance es amplio y diversificado.Su alcance se limita únicamente a asuntos personales.
7. EmociónEs emocionalmente neutral.Tiene un sesgo emocional.
8. CopiarSe imprime con múltiples copias para conservar en archivos para referencia futura y para enviar a otras personas u oficinas relevantes.No se prepara ninguna copia excepto la principal.
9. SaludoSigue un saludo específico para una situación específica.No tiene ningún estilo de saludo específico.
10. ConcentraciónUna carta comercial se concentra en un solo tema.Una carta personal puede centrarse en muchos temas.

TítuloDIRECCIÓNSaludoQuerido saludoSaludo formal
Senador (de los Estados Unidos)El Honorable (nombre completo), Senado de los Estados Unidos, Washington, DC 20510Señor o señora)Mi querido senador (apellido)Senador (apellido) o Sr. (o Señora) Senador
MP (de un Estado o de un País)El Honorable (nombre completo), El Senado de (Estado), (ciudad capital y Estado)__ Señor o señora)Estimado Senador (o Mi querido Senador) (apellido)Senador (apellido) o Sr. (o Señora) Senador
Hermana (de una orden religiosa)Hermana (nombre religioso más iniciales de su orden), (dirección, ciudad y estado)Mi querida hermanaQuerida hermana (nombre religioso)Hermana (nombre religioso)
Oficial de capturaSuboficial (o Suboficial Jefe)Señor (o señora) o Estimado señor (o Estimada señora)Estimado señor (o señora o señora o señorita) (apellido)Sr. (o Sra. o Sra. o Señorita) (apellido)
PapaSu Santidad el Papa, Ciudad del Vaticano, ItaliaSu Santidad:Su Santidad (o Santísimo Padre)
Oficial naval(título de rango), (nombre completo), (dirección)Señor (o señora) o Estimado señor (o Estimada señora)Estimado almirante (o comodoro, capitán, etc.) (apellido)Almirante (o comodoro, capitán, etc.) (apellido)
Sacerdote (católico romano)El Reverendo (nombre completo más iniciales de su orden), (dirección, ciudad y estado)Reverendo Padre.Querido padre (apellido):Padre (apellido) o Padre
Príncipe (o princesa)Su Alteza Real, Príncipe(s) (nombre de pila)Con la complacencia de Su Alteza Real:Señor o señora):Su Alteza Real
RabinoRabino (nombre completo más DD si corresponde)Estimado señor o querido rabino:Estimado rabino (o doctor):Rabino (o Dr.) (apellido)
Representante (del Congreso de los Estados Unidos)El Honorable (nombre completo), Cámara de Representantes de los Estados Unidos, Washington, DC 20515Señor o señora):Mi querido señor (o señora o señora o señorita) (apellido):Sr. (o Sra. o Sra. o Señorita) (apellido)
Representante (de una legislatura estatal)El Honorable (nombre completo), Miembro de la Asamblea (u otro nombre de la legislatura), (ciudad capital y estado)Señor o señora):Mi querido señor (o señora o señora o señorita) (apellido):Sr. (o Sra. o Sra. o Señorita) (apellido)
Doctor (Ph.D., MD, DD, etc.)(Ph.D., MD, DD, etc.), Dr. (nombre completo), (dirección, ciudad y estado)PAG-S' Mi querido Dr. (apellido) o Mi señor judío (o Mi querida señora)Estimado Dr. (apellido):Dr. (apellido)
Gobernador (de un estado)El Honorable (o en algunos estados Su Excelencia) (nombre completo), Gobernador de (Estado), (ciudad capital y Estado)Señor o señora):Estimado Gobernador (apellido):Gobernador (apellido) o señor (o señora)
Juez (incluido el Tribunal Supremo)El Honorable (nombre completo), Magistrado (nombre del tribunal), (ciudad y estado)Señor o señora)Estimado juez (apellido):Juez (apellido)
Rey o reina)Su (Su) Más Graciosa Majestad, Rey (Reina) NombreCon la complacencia de Su Majestad:Inicialmente, Su Majestad, después, Señor (o Señora)
AlcaldeSu Señoría, El Alcalde (ciudad y estado)Señor o señora)Mi estimado señor (o señora) alcalde: o mi querido alcalde, (apellido):Sr. (o señora) alcalde
Ministro (protestante)El Reverendo (nombre completo más DD si corresponde), (dirección, ciudad y estado)Mi estimado señor (o mi querida señora): o señor (o señora):Estimado Sr. (o Sra. o Sra. o Señorita o Dr.) (apellido)

11 partes de una carta comercial

Una carta comercial tiene un formato específico con partes específicas. La siguiente discusión contiene partes convencionales de una carta comercial.

  1. Membrete
  2. Título (Fecha)
  3. Dirección interna
  4. Saludo
  5. Cabecera
  6. Referencia I-iniciales
  7. Cuerpo de la carta
  8. Cierre de cortesía
  9. Firma
  10. Identificación de firma
  11. Bloque IED
  12. I-iniciales
  13. Caja electrónica
  14. Lista de distribución D

Membrete

El membrete contiene información relacionada con el nombre y la dirección de la organización en nombre de la cual se escribe la carta o de la persona que la escribe. Proporciona el nombre, número de teléfono, número de fax, dirección de correo electrónico, número de télex y el monograma de la empresa.

[Logotipo de su empresa] (si corresponde)
[El nombre de tu compañía]
[Dirección de la empresa]
[Ciudad (*): Estado (*): Código postal]
[Número de teléfono]
[Número de fax]
[Dirección de correo electrónico]
[URL del sitio web] (si corresponde)

Título

El título se refiere a la fecha de redacción de la carta. La fecha siempre debe mostrarse completa y es fundamental poner la fecha en cada letra. Permite una referencia rápida en el futuro, ayuda a actuar con rapidez y facilita la presentación ordenada. La fecha incluye el día, mes y año. Se escribe debajo de la dirección o del membrete, dejando algo de espacio para una mejor apariencia.

La fecha se escribe comenzando cerca del margen izquierdo o terminando cerca del margen derecho, según el estilo elegido. En el Reino Unido, es habitual mostrar la fecha en el orden día/mes/año, sin utilizar comas.

Título:
[Su nombre]
[Tu título]
[El nombre de tu compañía]
[Dirección de la empresa]
[Ciudad (*): Estado (*): Código postal]
[Fecha]

En este ejemplo, reemplazaría “[Su nombre]” con su nombre real, “[Su cargo]” con su puesto de trabajo, “[Nombre de su empresa]” con el nombre de su empresa, “[Dirección de la empresa]” con la dirección de su empresa, “[Ciudad, estado, código postal]” con la ubicación de su empresa y “[Fecha]” con la fecha actual en la que se escribió la carta. El encabezado proporciona información esencial sobre el remitente y la fecha de la carta.

Dirección interna

El nombre y la dirección del destinatario deben escribirse en líneas separadas, como aparecerían en un sobre. Esto crea un registro en la copia, que sirve para identificar la carta a efectos de archivo. También ayuda al secretario de salida a abordar la cubierta con la misma información.

La dirección interior debe escribirse debajo de la fecha, comenzando desde el margen izquierdo, y puede tener sangría o bloque. Se debe tener cuidado de dirigirse al destinatario exactamente como firma sus cartas.

Sr. John Smith
Corporación ABC
123 calle principal
habitación 456
Nueva York, Nueva York 10001

Cabecera

El título de asunto es una mención de una línea del tema principal de la carta. Es inevitable en el caso de una comunicación prolongada. Puede escribirse después de la dirección interior o justo después del saludo junto con la alineación izquierda o en el medio de la carta. Escribe “Asunto” o “Sub:”.

Asunto: Propuesta de Estrategia de Marketing

En este ejemplo, "Propuesta de estrategia de marketing" es el título del asunto, que proporciona una indicación clara del tema principal de la carta.

Referencia

La referencia es la identificación de la fuente de la carta. Lleva el código abreviado del nombre del departamento o sección que escribe la carta, el nombre del expediente en particular, un número y el código del asunto. El propósito de la referencia es permitir vincular las respuestas con la correspondencia anterior y también enviar las respuestas a estas cartas al funcionario o departamento correspondiente. Ayuda con referencias futuras rápidas y fáciles y también a localizar el documento. Por lo tanto, se solicita a los encuestados que mencionen la referencia en su futura correspondencia o respuestas.

La referencia se escribe justo después del título de materia o en el cuerpo de la carta después del saludo, junto con el título de materia. Puede escribirse con alineación a la izquierda o después de un espacio desde la alineación a la izquierda.

Referencia: HR/2023/123
Archivo: Beneficios para empleados
Asunto: Solicitud de Aprobación de Licencia de Vacaciones

En este ejemplo, “HR/2023/123” es la referencia, que incluye un código abreviado para el departamento de Recursos Humanos, un año (2023) y un identificador único (123) para el documento específico. Esta referencia ayuda a rastrear y localizar el documento dentro de los registros del departamento de recursos humanos.

Saludo

El saludo es el saludo elogioso con el que el escritor abre su carta. Es el equivalente escrito del "Hola" conversacional.

Debe escribirse debajo de la dirección interior, el encabezado del asunto o la referencia, dejando algo de espacio y debe comenzar al mismo nivel que el margen izquierdo o a lo largo del margen izquierdo. Dependiendo del estilo adoptado, puede terminar o no con coma.

"Estimado señor" o "Estimada señora" para un hombre o mujer singular, y "Estimados señores" o "Estimadas señoras" para dirigirse a dos o más personas, es decir, una empresa o una asociación.

Querido señor Smith,

En este ejemplo, "Estimado Sr. Smith" es el saludo que se utiliza para dirigirse al destinatario de la carta.

Cuerpo de la carta

El cuerpo de la carta es la descripción del tema que se pretende comunicar al destinatario de la carta. El cuerpo contiene (a) el asunto y la referencia, (b) la parte inicial, (c) la parte principal y (d) la parte final de la carta.

La parte inicial expresa saludos, agradecimiento, reconocimiento o una referencia a la acción de la correspondencia anterior. Debe ser atractiva e interesante para hacer que el lector recorra toda la carta con curiosidad y esperanza.

La sección principal de la carta contiene una declaración clara del tema. Debe ser breve y directo, escrito con palabras y oraciones inequívocas, sinceras, sencillas y correctas. Los pensamientos deben ser completos y concretos.

La parte final de la carta debe ser amable pero firme, amistosa pero contundente. Debe utilizar la dirección "usted" y contener una declaración importante que provoque al lector a actuar.

Cierre de cortesía

Es costumbre finalizar la carta de manera educada con un cierre elogioso. Los dos cierres más comunes son “Atentamente” (usado solo con Estimado Señor/Señores/Señor o Señora) y “Atentamente” (usado con saludos personalizados).

Otros estilos de cierres complementarios se muestran a continuación:

  • Atentamente
  • Sinceramente tuyo
  • Muy atentamente
  • Atentamente
  • Respetuosamente
  • El más cálido saludo
  • Respetuosamente tuyo
  • Con mis mejores deseos
  • Cordialmente
  • Los mejores deseos
  • Atentamente
  • Con los mejores deseos

Ejemplos:

  • Estimado señor: Atentamente
  • Estimados señores: Atentamente,
  • Estimada señora: atentamente atentamente
  • Estimado señor o señora: atentamente suyo
  • Estimado Sr. Leighton: Atentamente.
  • Estimada Sra. Jackson: Atentamente.
  • Querida Melanie: Atentamente.
  • Querido John: Atentamente.

Firma

Una firma denota la confirmación del autor de que la carta le pertenece y que es responsable del asunto expresado en la carta. Es el consentimiento del escritor al tema de la carta y es una necesidad práctica.

Una firma está escrita a mano y contiene un símbolo que representa al escritor. Debe ser lo suficientemente claro para poder leerlo fácilmente. La firma se coloca después del cierre complementario, ya sea en el lado izquierdo o derecho, según el estilo de la letra.

Identificación de firma

La firma del autor debe identificarse con un sello oficial que contenga el nombre, designación, departamento/división/sección y organización. En caso de ausencia de sello, toda esta información deberá estar mecanografiada. Proporciona una identidad clara del autor de la carta al destinatario.

Bloque ED

Este bloque contiene la “I” para la inicial del escritor o del comparador, del mecanógrafo o de la persona encargada de realizar tareas asociadas relacionadas con la carta.

La carta puede adjuntarse a algunos documentos, circularse o distribuirse entre otras personas, departamentos u organizaciones, o puede guardarse una copia en un archivo pertinente. La persona que realice estas tareas pondrá su inicial en este lugar.

“E” se refiere al recinto. Los nombres de los documentos adjuntos deben escribirse al pie de la carta. Esto informa al lector sobre qué documentos se adjuntan a la carta. También sirve como constancia de que los documentos pertinentes se encuentran debidamente adjuntos si al destinatario le falta algún documento durante el manejo de la carta.

“D” se refiere a la lista de distribución. Si la carta se distribuye a diferentes personas, departamentos u organizaciones, este es el lugar para escribir sus nombres.

2 formatos o estilos de carta comercial

Hay dos estilos o formatos populares para escribir cartas comerciales: uno es el estilo británico y otro es el estilo americano.

Estilo británico de formato o estilo de carta comercial

Su nombre
Su dirección
Código postal de la ciudad
Fecha

Nombre del destinatario
Posición del destinatario
nombre de empresa
Dirección de la empresa
Código postal de la ciudad

Estimado Sr. / Sra. Apellido del destinatario,

[Cuerpo de la carta]

Atentamente,

[Su firma]

Su nombre escrito (si corresponde)

En este formato:

  1. Su información de contacto se encuentra en la esquina superior izquierda.
  2. La fecha está escrita debajo de su información de contacto.
  3. La información de contacto del destinatario se coloca debajo de la fecha, alineada a la izquierda.
  4. El saludo, como “Estimado Sr./Sra. Apellido del destinatario”, sigue.
  5. El cuerpo de la carta se escribe después del saludo.
  6. El cierre elogioso, como “Atentamente”, está alineado a la izquierda.
  7. Firma su nombre en el espacio entre el cierre y su nombre escrito.
  8. Su nombre escrito, si es necesario, se coloca debajo de su firma.

Recuerde que el formato de estilo británico suele utilizar "Atentamente" cuando no conoce el nombre del destinatario y "Atentamente" cuando sí lo sabe.

Estilo americano de formato o estilo de carta comercial

El estilo americano, las distintas partes de una carta y sus posiciones se muestran en un modelo de carta a continuación. Comienza todas las partes desde el margen izquierdo.

Su nombre
Su título (si corresponde)
El nombre de su empresa (si corresponde)
Su dirección
Ciudad (*): Estado (*): Código postal
Dirección de correo electrónico (opcional)
Numero de teléfono (opcional)
Fecha

Nombre del destinatario
Título del destinatario
nombre de empresa
Dirección de la empresa
Ciudad (*): Estado (*): Código postal

Estimado Sr. / Sra. Apellido del destinatario,

[Cuerpo de la carta]

Atentamente,

[Su firma]

Su nombre escrito (si corresponde)
Su título (si corresponde)
Anexo (si corresponde)

En este formato:

  1. Su información de contacto se encuentra en la esquina superior izquierda. Puede incluir su cargo, nombre de la empresa, dirección de correo electrónico y número de teléfono, si corresponde.
  2. La fecha está escrita debajo de su información de contacto.
  3. La información de contacto del destinatario se coloca debajo de la fecha, alineada a la izquierda.
  4. El saludo, como “Estimado Sr./Sra. Apellido del destinatario”, sigue.
  5. El cuerpo de la carta se escribe después del saludo.
  6. El cierre elogioso, como "Atentamente", está alineado a la izquierda.
  7. Firma su nombre en el espacio entre el cierre y su nombre escrito.
  8. Su nombre escrito y título, si corresponde, se colocan debajo de su firma.
  9. Si ha adjuntado documentos adicionales con la carta, puede mencionar "Adjunto" o "Adjuntos" en la parte inferior para indicarlo.

Este formato de estilo americano se utiliza comúnmente para la correspondencia comercial en los Estados Unidos.

4 preguntas frecuentes sobre cartas comerciales

¿Cuáles son los elementos esenciales de una buena carta comercial?

Una buena carta comercial debe tener una estructura definida, concisión, relevancia, integridad, simplicidad, claridad, lenguaje común, cortesía, neutralidad, cordialidad, corrección, no superfluidad, determinación, unidad, capacidad para captar y mantener la atención, fomento de la confianza. carácter orientado a la acción y coherencia.

¿Cuál es la diferencia entre una carta comercial y una carta personal?

Una carta comercial está estructurada, sigue principios rectores, puede tener anexos, puede seguir estilos directos o indirectos, tiene un alcance amplio y es emocionalmente neutral.

Por el contrario, una carta personal no tiene una estructura específica ni principios establecidos, no suele tener anexos, sigue sólo un estilo directo, tiene un alcance limitado y está sesgada emocionalmente.

¿Cómo contribuye una Carta Comercial a la realización de negocios y comercio?

Las cartas comerciales facilitan el intercambio de información entre compradores y vendedores sobre productos y términos comerciales, ayudan a formar contratos y son esenciales para superar obstáculos en las operaciones, ayudando así a la realización eficiente del comercio.

¿Por qué es importante la neutralidad en una carta comercial?

La neutralidad en una carta comercial se refiere a la presentación imparcial de hechos y cifras. Hace que la carta sea más aceptable para la otra parte ya que no perjudica la actitud de nadie, contribuyendo así al éxito de la comunicación.

Conclusión

Una carta comercial es un documento formal intercambiado entre empresas u organizaciones para diversos fines comerciales, como informar, instruir y solicitar. Sigue una estructura y principios definidos, asegurando concisión, claridad, cortesía y corrección.

La carta puede incluir varias partes, incluido el membrete, la dirección interna, el saludo, el cuerpo y la firma. El proceso de redacción de dicha carta implica especificar el propósito, planificar, recopilar datos, analizar información y revisar.

Las cartas comerciales ofrecen ventajas como validez legal, rentabilidad y comunicación efectiva, pero también tienen limitaciones como la inaccesibilidad para personas analfabetas y la inadecuación para todos los lugares. Se diferencian de las cartas personales en estructura, estilo, alcance y tono emocional.

Las cartas comerciales formales utilizan formas específicas de dirección y saludo según el título del destinatario.

La neutralidad en una carta comercial es crucial ya que presenta los hechos de manera imparcial, lo que hace que la carta sea más aceptable. Estas cartas desempeñan un papel vital en el comercio y el comercio al facilitar el intercambio de información, la formación de contratos y la superación de obstáculos operativos.