Balanza de comprobación: definición, ejemplos, cómo preparar un saldo de comprobación

Balanza de comprobación: definición, ejemplos, cómo preparar un saldo de comprobación

La declaración que se prepara en una fecha determinada con el cuenta contable saldos para probar la exactitud aritmética de las cuentas del libro mayor y también para facilitar preparación de estados financieros se llama balanza de comprobación.

Cabe señalar que el balance de comprobación no es una cuenta; es una mera declaración.

Un balance de comprobación contiene las columnas: número de serie de las cuentas del libro mayor,

Títulos de cuentas, folio del libro mayor, saldo deudor y saldo acreedor.

Si un balance de comprobación concuerda, es decir, una columna del total de dinero de débito y una columna de dinero total de crédito son iguales, demuestra que las cuentas del libro mayor son aritméticamente precisas.

Dice el famoso escritor RN Carter;

Un balance de comprobación es un cronograma o una lista de saldos, tanto deudores como acreedores, extraídos de las cuentas del libro mayor e incluyendo los saldos de efectivo y bancarios del libro de caja.

Según J.R. Batliboi,

Un balance de comprobación puede definirse como un estado de saldos deudores y acreedores extraídos del libro mayor con miras a probar la precisión aritmética de los libros.

Características del balance de comprobación

De las definiciones de balance de comprobación se desprende que el balance de comprobación contiene las siguientes características;

  1. El balance de comprobación no es una cuenta ni forma parte de ella. Es un estado de cuenta que contiene todos los saldos de las cuentas contables.
  2. No consta en ningún libro de cuentas. El balance de comprobación se prepara en hoja o papel aparte.
  3. El balance de comprobación se prepara con los saldos de cuentas al final de un período contable determinado. Se prepara un balance de comprobación antes de la preparación de los estados financieros al final del período contable.
  4. El estado contiene todo tipo de cuentas, independientemente de su clasificación, como activos, pasivos, ingresos y gastos, etc. Ayuda a comprobar la exactitud aritmética de las cuentas.

Objetos del balance de comprobación

Si bien el balance de comprobación no es una cuenta, está preparado para cumplir con los siguientes objetos;

  • El objetivo principal del balance de comprobación es comprobar la exactitud aritmética de las cuentas.
  • Está preparado para comprobar si las cuentas de débito y crédito de cada transacción se han registrado correctamente.
  • Para la preparación conveniente de los estados financieros, el balance de comprobación está preparado para reunir los saldos del libro mayor de débito y crédito.
  • Para comprobar el equilibrio exacto de una cuenta contable.
  • Detectar errores en el trámite de cuentas, si los hubiere.
  • Proporcionar información a la autoridad correspondiente en tiempo.
  • Comparar los saldos de varias cuentas del libro mayor del año en curso con los del año anterior.

¿Por qué ambos lados del saldo de prueba están de acuerdo?

De acuerdo a sistema de Entrada doble cada la transacción se registra en el diario debitando una cuenta y acreditando en la otra la misma cantidad de dinero con una explicación.

En el momento de contabilizar la transacción del diario al libro mayor, la cuenta de débito del diario se carga en la misma cuenta y la cuenta de crédito del diario se acredita en la misma cuenta del libro mayor.

Como resultado, el saldo total deudor de las cuentas contables se vuelve igual al saldo acreedor total de las cuentas contables.

Por lo tanto, según el principio de partida doble;

Si todo el saldo del acuerdo del libro mayor elaborado correctamente se registra correctamente en el balance de comprobación en las columnas de débito y crédito, los totales de ambas columnas del balance de comprobación se vuelven iguales.

Preparación del balance de comprobación a partir del diario y del libro mayor (cómo hacerlo)

Para preparar un balance de comprobación, primero debemos saber si las transacciones están contabilizadas y contabilizadas en los libros mayores.

El saldo final del libro mayor debe colocarse correctamente en la columna de débito y crédito mientras se prepara el balance de comprobación, para garantizar que proceso contable es correcto.

Cómo preparar un saldo de prueba

Transacciones de negocios se registran por primera vez en el diario y posteriormente estos se publican en el libro mayor bajo diferentes partidas de cuentas.

Cabe mencionar que las transacciones pueden contabilizarse directamente en las cuentas del libro mayor sin registrarlas en el diario.

Al final de un período contable particular, se prepara un balance de comprobación en una hoja separada del formulario prescrito que registra el saldo deudor en la columna de débito y los saldos de crédito en la columna de dinero de crédito.

Además de los saldos del libro mayor, el saldo de caja y el saldo bancario del libro de caja de esa fecha en particular también se incluyen en el balance de comprobación.

A continuación se calcula el total de las columnas de dinero de débito y crédito de un balance de comprobación. El acuerdo del balance de comprobación es la prueba concluyente de la exactitud del libro mayor y del balance de comprobación.

El formato para preparar el balance de comprobación

A continuación se proporciona una breve descripción del formato del balance de comprobación:

Preparación del saldo de prueba del diario y del libro mayor
  1. Títulos: En medio del nombre del formato de la empresa se escribe el balance de comprobación y la fecha de elaboración.
  2. Número de serie de cuentas: En esta columna se escriben los números de serie de las cuentas contables.
  3. Títulos de cuenta: El número de serie de esa cuenta del libro mayor que se ha escrito en la primera columna, el título completo de esa cuenta está escrito en esta columna. Por ejemplo, cuenta de capital, cuenta de muebles, cuenta de efectivo, etc.
  4. Folio del libro mayor: El número de la página del libro mayor desde donde se obtienen los saldos del libro mayor se escribe en esta columna.
  5. Balance de débito: Todos los saldos deudores de las cuentas contables se escriben en esta columna.
  6. Balance de crédito: Todos los saldos acreedores de las cuentas contables se escriben en esta columna.

Saldo de cuenta contable y saldo de prueba

Reglas para registrar los saldos de las cuentas deudoras y los saldos de las cuentas de crédito en la columna de dinero de débito y en la columna de dinero de crédito del balance de comprobación en ausencia de una cuenta contable:

Los saldos de las cuentas contables se registrarán en la columna de dinero de débito.Saldos de cuentas contables que se registrarán en la columna de dinero de crédito
Todos los activos
Terrenos, construcciones, bienes arrendados, maquinaria, muebles, inversiones, documentos por cobrar, cuentas por cobrar, efectivo, acciones, fondo de comercio, patentes, marcas, etc.
Pasivos externos
El préstamo, préstamo hipotecario, cuentas por pagar, pagarés, obligaciones, sobregiros bancarios, etc.
Todos los gastos
Gastos de salarios, gastos de salarios, gastos de suministros, gastos de publicidad, gastos de alquiler, gastos de reparaciones, gastos de intereses, gastos de comisiones, gastos de depreciación, gastos de incobrables, gastos de descuentos, Rubros por los que se realiza el pago: Retiro de bienes del propietario, compra de mercancías.
Todos los ingresos
Ingresos por alquileres, ingresos por descuentos, ingresos por intereses, ingresos por primas de aprendizaje, etc.
Gasto pagado por anticipado
Seguro prepago, alquiler prepago, publicidad prepago, anticipo de sueldo, etc.
Gasto a pagar
Salarios a pagar, alquiler a pagar.
Ingresos acumulados
Intereses devengados sobre inversiones, intereses sobre saldos bancarios devengados, intereses devengados sobre documentos por cobrar y cuentas por cobrar.
Pérdidas
Pérdida de efectivo, pérdida de bienes, etc.
Ingresos no derivados del trabajo
Alquiler no devengado, prima no devengada, etc.
Todo tipo de reservas y provisiones.
Reserva general, provisión para deudas de cobro dudoso. Provisión para descuento de cuentas por cobrar, etc.
Otros elementos
Devolución de ventas, reserva de, descuento en cuentas por pagar.
Otros elementos
Rentabilidad de compra, capital, deudas incobrables recuperadas.

Importante recordar:

  1. El efectivo y el saldo bancario de apertura no se muestran en el balance de prueba, ya que se incluyen en los saldos de efectivo y bancarios de cierre.
  2. El stock de cierre no se muestra en el balance de comprobación porque permanece incluido con el stock de apertura y la compra del año contable. Pero si el stock inicial y la compra permanecen ausentes en el balance de comprobación y la compra ajustada se muestra en el balance de comprobación, en ese caso, el stock de cierre se muestra en la columna de dinero de débito del balance de comprobación.