النظام المحاسبي الميكانيكي [الدليل الكامل]

النظام المحاسبي الميكانيكي [الدليل الكامل]

ما هي "المحاسبة الآلية"؟

بشكل عام، هي أي وسيلة، بخلاف الطريقة اليدوية، يتم من خلالها الحفاظ على أنظمة حفظ السجلات.

لا شك أن الأنظمة الآلية تمتلك العديد من التفوق على الأنظمة اليدوية، مثل قدرتها على:

  • فرض سجل دقيق للمعاملات.
  • إجراء عمليات مختلفة في وقت واحد، مثل الجمع والطرح وحساب الأرصدة وتجميع مجاميع التحكم.
  • ترحيل المعاملات على اثنين أو أكثر من السجلات ذات الصلة في نفس الوقت.
  • تقديم دليل ميكانيكي على الصحة كمنتج ثانوي لعمليات المعالجة.
  • القضاء على العمليات.
  • قم بتسجيل عدد كبير من المعاملات الروتينية بشكل أسرع وأكثر دقة وأكثر وضوحًا وأكثر اقتصادية.

تسمى حسابات القلم والحبر التي يتم الاحتفاظ بها في منظمة الأعمال – كبيرة كانت أم صغيرة – بنظام المحاسبة اليدوية.

تستخدم معظم اهتمامات العمل إضافة آلة، وآلة حاسبة مكتبية، وآلة نسخ متعددة، وما إلى ذلك.

لمعالجة البيانات المحاسبية لتوفير الوقت والعمل. وبالمثل، تستخدم العديد من منظمات الأعمال آلة مسك الدفاتر الإلكترونية في حفظ الحسابات.

الكترونية إمساك الدفاتر تحتوي الآلة على لوحة مفاتيح تشبه الآلة الكاتبة، واللوحة عبارة عن آلة حاسبة ذات عشرة مفاتيح.

تحتوي على "مفاتيح الوظائف" التي تعطي تعليمات بشأن تشغيل الآلة، والحساب، وإعداد الجدول، وطباعة البيانات المحفوظة، وما إلى ذلك.

تقوم آلة مسك الدفاتر بالأعمال المحاسبية للمبيعات والمقبوضات النقدية والمشتريات والدفع النقدي وكشوف المرتبات وغيرها من المعاملات. ويقوم أيضًا ترحيل المعاملات في دفتر الأستاذ العام.

لكننا هنا لن نحاول وصف عملية مسك الدفاتر بالتفصيل. ومع ذلك، عندما نستخدم هذا الجهاز لبيع الائتمان، على سبيل المثال، يتم وضع الصفحة الحالية من دفتر يومية المبيعات مع الجهاز.

وبعد ذلك، لكل عملية بيع ائتماني، يقوم مشغل الآلة بإدخال حساب العميل وكشف نهاية الشهر في الآلة ويضغط على المفاتيح المناسبة لإدخال المعلومات المتعلقة بالبيع.

يقوم الجهاز بالقيد في منشورات دفتر يومية المبيعات لحسابات العملاء؛ يجعل رصيد الحسابات محدثًا، ويدخل البيع في كشف نهاية الشهر للمشتري ويجعل الكشف محدثًا.

في الوقت نفسه، يحدد الجهاز إجمالي نهاية الشهر لمجلة المبيعات وحسابات المدينة المدينة ومبيعات الائتمان مع الإجماليات.

علاوة على ذلك، فهو يقوم بكل ذلك في عملية واحدة من إدخال واحد إلى آلة البيانات الصحيحة. وتتمتع الآلة بنفس القدر من الكفاءة في تشغيل المعاملات الأخرى أيضًا.

يمكن لآلة مسك الدفاتر معالجة البيانات المحاسبية بسرعة.

يقلل هذا الجهاز من أخطاء المعاملات عن طريق طباعة نفس المعلومات على عدة سجلات مختلفة في عملية واحدة.

ومع ذلك، فإن سرعة وحجم العمل الذي يمكن للآلة القيام به بكفاءة محدودان. ونتيجة لذلك، بدأت العديد من منظمات الأعمال في معالجة البيانات المحاسبية المحوسبة.

متعلق ب: البيانات المالية: التعريف والمكون والأهمية (موضحة)

معالجة البيانات المحوسبة

بدون تدخل بشري، يتم استخدام آلة أكثر قوة وقدرة وتعقيدًا مقارنة بآلة مسك الدفاتر لمعالجة البيانات في الكمبيوتر.

وظائف الكمبيوتر هي كما يلي:

  • إدخال وتخزين البيانات.
  • الحساب الحسابي للبيانات.
  • مقارنة وحدات البيانات للعثور على بيانات أصغر أو أكبر.
  • تخزين وإعادة ترتيب البيانات.
  • طباعة البيانات من البيانات المخزنة على الكمبيوتر.

تختلف أجهزة الكمبيوتر من حيث الحجم والسرعة التي تعالج بها البيانات. يتم الاحتفاظ بالبيانات داخل شريط ممغنط أو قرص ممغنط.

لإدخال البيانات إلى الكمبيوتر، نستخدم طرفًا حيث توجد لوحة مفاتيح تشبه لوحة مفاتيح الآلة الكاتبة، وهناك أيضًا شاشة مثل شاشة التلفزيون. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا إدخال البيانات بقواعد معدة مسبقًا من شريط ممغنط، وقرص مغناطيسي وبطرق أخرى.

على سبيل المثال،

هناك وسيلة دخول أخرى تستخدم ضوء الليزر الذي يقرأ الرمز الشريطي.

برنامج

برنامج الكمبيوتر هو لغة أو تعليمات للكمبيوتر يتم إدخالها في الكمبيوتر مسبقًا.

على سبيل المثال، لغة COBOL وBasic وRPG وFORTRAN هي اللغة المستخدمة على نطاق واسع.

يتم إدخال التعليمات التي تحدد كل عملية يقوم بها الكمبيوتر في الكمبيوتر قبل معالجة البيانات.

قد يحتوي البرنامج على بضعة أو عدة آلاف من التعليمات التفصيلية فقط.

على سبيل المثال، توضح القائمة التالية الخطوات التي سيتم برمجتها لجعل الكمبيوتر يقوم بمعالجة طلبات العملاء للبضائع.

بالنسبة للطلب الأول للعميل لشراء البضائع، تتم مقارنة الكمية المطلوبة للشراء بالكمية المتوفرة في المتجر كما هو موضح من خلال بيانات المخزون المخزنة في الكمبيوتر.

إذا كانت الكمية المطلوبة غير متوفرة؛

  • يتم إعداد طلب متأخر لإبلاغ العميل بعدم توفر مخزون كافٍ ولكن سيتم شحنه بمجرد توفر العرض الجديد.
  • يتم النظر في العنصر التالي من طلب العميل.
  • إذا كان المخزون الموجود في متناول اليد أكبر من الكميات المطلوبة.
  • يتم خصم المبلغ المطلوب من المخزون.
  • يتم إعطاء التعليمات اللازمة لشحن البضائع.
  • بعد تسليم البضائع المطلوبة، تتم مقارنة المخزون المتبقي بنقطة إعادة طلب للصنف.

إذا كانت الكمية المتبقية أكبر من نقطة إعادة الطلب؛

  • يتم النظر في العنصر التالي في طلب العميل.

إذا كانت الكمية المتبقية أقل من نقطة إعادة الطلب؛

  • يتم حساب المبلغ المراد شراؤه وإعداد مستندات الشراء.
  • يعتبر العنصر التالي على طلب العملاء.

بالإضافة إلى ذلك، سيكون لبرنامج معالجة طلبات العملاء تعليمات لإعداد الفواتير وتسجيل المبيعات وتحديث حسابات العملاء.

تصميم البرنامج

يمكن للكمبيوتر معرفة الرقم الأكبر بمساعدة برنامجه المقارن بين رقمين.

وتساعد هذه القدرة الكمبيوتر في معالجة البيانات بطريقة أو بأخرى حسب نتيجة المقارنة.

تجدر الإشارة إلى أن هذه القدرة على مقارنة الأرقام ضرورية لجهاز الكمبيوتر لمتابعة التعليمات مثل تلك الخاصة بمعالجة طلبات العملاء.

يقوم المبرمج أولاً بتصميم برنامج لمساعدة الكمبيوتر في معالجة البيانات بشكل صحيح.

عند تصميم البرنامج، يحدد المبرمج مسبقًا المجموعات البديلة من الحسابات أو خطوات المعالجة التي سيتم إجراؤها.

ثم يقوم المبرمج بوضع المقارنة المناسبة التي تحدد الظروف التي يتم فيها تنفيذ كل مجموعة معينة من خطوات المعالجة.

وأخيرًا، يكتب المبرمج تعليمات محددة تخبر الكمبيوتر بكيفية معالجة البيانات.

يمكن للكمبيوتر أن يتابع متاهة القرارات والتعليمات البديلة الخاصة بالبرنامج بسرعة ودقة.

أما إذا واجه الكمبيوتر استثناءً غير متوقع في البرنامج، فإنه يصبح عاجزًا، إما أن يعطي معلومات خاطئة، أو يتوقف.

إن القدرة على تخزين البرنامج والبيانات وفرز القرارات الصحيحة والبديلة هي ما يميز الكمبيوتر عن آلة مسك الدفاتر الإلكترونية.

توجد بعض آلات حفظ الكتب الإلكترونية التي يمكنها إجراء عمليات الجمع والطرح والضرب والقسمة بسرعة الكمبيوتر.

لكن معدلات تشغيلها بطيئة نسبيًا لأنها تعتمد على شخص ما للضغط على مفاتيح الوظائف الخاصة بها لإخباره بما يجب عليه فعله.

عملية

يعمل الكمبيوتر في أحد الوضعين – المعالجة المجمعة أو المعالجة عبر الإنترنت. في الوضع الدفعي، يتم إدخال البرنامج والبيانات إلى الكمبيوتر ومعالجتها.

وبعد ذلك، تتم إزالتها من الكمبيوتر قبل بدء دفعة أخرى. ثم يتم إدخال برنامج الوظيفة الجديدة وبيانات المجموعة الجديدة، وتتم معالجة المهمة.

قد تؤدي المعالجة المجمعة إلى معالجة طلب العملاء يوميًا، وإعداد كشوف المرتبات الأسبوعية، وإعداد البيان المالي شهريًا، ومعالجة الوظائف الأخرى على أساس دوري.

يتم استخدام المعالجة المجمعة عندما لا تكون هناك حاجة إلى معالجة فورية أو استجابة فورية للكمبيوتر. تعد معالجة البيانات في الوضع الدفعي أقل تكلفة مقارنة بوضع الخط.

وفي المعالجة عبر الإنترنت، يتم وضع البرنامج على الكمبيوتر مع البيانات المطلوبة.

عند إدخال بيانات جديدة، تتم معالجتها على الفور بواسطة الكمبيوتر.

على سبيل المثال، في بعض المتاجر الكبرى، يتم توصيل أجهزة تسجيل النقد مباشرة بكمبيوتر المتجر. بالإضافة إلى المبيعات النقدية، يتم استخدام السجلات على النحو التالي في تسجيل مبيعات الرسوم.

بعد أن يختار العميل البضائع المراد شراؤها، يستخدم البائع بطاقة الائتمان البلاستيكية الخاصة بالعميل لطباعة اسم العميل على تذكرة مبيعات فارغة.

يتم بعد ذلك وضع تذكرة المبيعات في طابعة النماذج الخاصة بسجل النقد، ويتم تسجيل البيع. يقوم السجل بطباعة جميع المعلومات ذات الصلة على تذكرة المبيعات ويقوم بتجميعها.

لإنهاء عملية البيع، تتطلب عناصر التحكم داخل السجل أن يقوم مندوب المبيعات بالضغط على مفاتيح التسجيل المناسبة لتسجيل رقم حساب العميل وترحيل المبيعات إلى حساب العميل.

مندوب المبيعات لا يقوم بنشر الحساب. بل إن البيانات التي يتم إدخالها باستخدام مفتاح سجلات النقد تجعل كمبيوتر المتجر يقوم بتحديث حسابات العميل. يقوم الكمبيوتر أيضًا بإصدار كشف حساب نهاية الشهر للعميل.

تتم متابعة العمليات عبر الإنترنت في محلات السوبر ماركت والبنوك وشركات الطيران وكذلك في بعض المصانع الكبرى.

تعمل العمليات عبر الإنترنت على تقليل العمالة البشرية وإنشاء سجلات أكثر دقة وتزويد الإدارة بتقارير أفضل وأكثر حداثة.

علاوة على ذلك، عندما تكون هناك معاملات كافية، فإنهم يقومون بالعمل بتكلفة أقل لكل معاملة.

توفير الوقت

لقد تمكن الناس من كسب الوقت بمساعدة الكمبيوتر. يمكن تنفيذ أعمال متعددة في وقت واحد من خلال جهاز كمبيوتر والحصول على نتيجة سريعة.

يمكن للعميل الذي يقوم بإدخال المعلومات باستخدام جهاز الإدخال والإخراج الحصول على نتائج خلال ثوانٍ قليلة.

علاوة على ذلك، باستخدام نظام الإنترنت المودم يمكن لأي شخص الاستفسار عن أي أمر أو أي معلومة في أي مكان في العالم مقابل رسوم رمزية عند الضرورة.

وفي الوقت الحاضر، يستفيد الأطباء أيضًا من استخدام نظام الكمبيوتر.

الحواسيب الصغيرة

الكمبيوتر الصغير هو مودم وشكل متطور من أجهزة الكمبيوتر. هذه الأنواع من أجهزة الكمبيوتر رخيصة الثمن وتستخدم على نطاق واسع.

تستفيد الشركات الصغيرة أو الأفراد من استخدام هذا النوع من أجهزة الكمبيوتر في عملهم اليومي. لقد كاد نظام الكمبيوتر المودم أن يقضي على النظام التقليدي لتسجيل الحسابات بالقلم والحبر.

وفي ختام المناقشة يمكن القول أن تسجيل المعاملات اليومية للمخاوف التجارية يمكن أن يتم إما عن طريق الكمبيوتر أو عن طريق النظام اليدوي باستخدام القلم والحبر.

لكن الطريقة التي يجب اتباعها تعتمد على حالة العمل. يعكس دفتر الأستاذ العام التقدم أو درجات الاهتمام التجاري.

ولكن يجب على الطلاب أن يضعوا في اعتبارهم أن إعداد المجلة العامة أو المجلة الخاصة مهما كانت والطريقة التي يجب اتباعها تعتمد على النظام المحاسبي الفعال للمنظمة.