9 مبادئ نظام التحكم الفعال

9 مبادئ نظام التحكم الفعال

المديرون مسؤولون عن السيطرة على المنظمة، ويجب على المدير تحسين فعالية نظام الرقابة في المنظمة، كما يمكن أن يفعل الكثير لتحسين فعالية أنظمة الرقابة الخاصة بهم.

المراقبة هي الخطوة الأخيرة للإدارة، حيث يتم تقييم كيفية عمل الخطة المنفذة، واتخاذ الإجراءات المراوغة.

لتصميم فعالة نظام التحكم دون خطأ للمنظمة، يجب اتباع هذه المبادئ التسعة. إنها أكثر من مجرد مبادئ.

هذه هي المبادئ التوجيهية للمديرين لتصميم نظام التحكم الذي يعمل.

مطابقة الضوابط للخطط والموقف

يجب أن تعكس تقنيات التحكم الخطط التي تم تصميمها لاتباعها. يحتاج المديرون إلى المعلومات التي ستخبرهم عن مدى تقدم الخطط التي يتحملون مسؤوليتها.

وينبغي أيضًا تصميم عناصر التحكم حسب المواضع، أي أنها قد تختلف بين المواضع.

بعض تقنيات التحكم، مثل تلك التي تتضمن الساعات والتكاليف القياسية، والميزانيات، والنسب المالية المختلفة، لها تطبيقات عامة في مواقف مختلفة.

ومع ذلك، لا يمكن تطبيق أي من هذه التقنيات بشكل كامل في أي موقف معين. ولذلك يجب على المديرين أن يكونوا على دراية بالعوامل الحاسمة في خططهم التي تتطلب السيطرة، ويجب عليهم استخدام التقنيات والمعلومات المناسبة لهم.

ويجب أن تعكس الضوابط أيضًا المكان في المنظمة الذي تقع فيه مسؤولية العمل، وبالتالي تمكين المديرين من تصحيح الانحرافات عن الخطط.

ضمان المرونة في السيطرة

المرونة هي سمة أساسية أخرى لنظام التحكم الفعال. وهذا يعني أن نظام التحكم نفسه يجب أن يكون مرنًا بدرجة كافية لاستيعاب التغيير.

وبعبارة أخرى، ينبغي أن تظل الضوابط قابلة للتطبيق في مواجهة الخطط المتغيرة، أو الظروف غير المتوقعة، أو الإخفاقات الصارخة.

قد يكون الرسم التوضيحي لمؤسسة تتطلب خطوط إنتاجها المتنوعة 101 مادة خام مختلفة. يجب أن يكون نظام مراقبة المخزون في الشركة قادرًا على إدارة ومراقبة مستويات المخزون الحالية لجميع المواد البالغ عددها 101 مادة.

عندما يؤدي التغيير في خط الإنتاج إلى تغيير عدد المواد الخام المطلوبة أو عندما تتغير الكميات المطلوبة لأي من المواد الموجودة، يجب أن يكون نظام التحكم قادرًا على استيعاب المتطلبات المعدلة.

ومع ذلك، فإن كبار السن وربما الطلاب الآخرين الذين يعانون من مشاكل معينة قد يضطرون ببساطة إلى الالتحاق بالدورة، وسيتم استيعابهم في نظام تسجيل القبول المحوسب المرن.

ضمان الدقة

كما يجب أن تكون أنظمة التحكم قرارات إدارية دقيقة مبنية على معلومات غير دقيقة قد تكون مكلفة وضارة.

على سبيل المثال، إذا كانت تقديرات المبيعات مرتفعة بشكل مصطنع، فقد يقوم المدير إما بخفض الإعلانات على افتراض أنه لم تعد هناك حاجة إليها أو زيادة الإعلانات لتعزيز عملية البيع.

وفي كلتا الحالتين، قد لا يكون الإجراء مناسبًا.

وبالمثل، فإن المدير، غير المدرك لتكلفة الإنتاج الخفية، قد يعرض سعر مبيعات أقل بكثير مما هو مرغوب فيه. إن دقة أنظمة التحكم تقطع شوطا طويلا في منع مثل هذه النتائج الضارة.

السعي إلى موضوعية الضوابط

يجب أن تكون المعلومات التي يقدمها نظام التحكم موضوعية قدر الإمكان.

ومن ناحية أخرى، إذا كانت الضوابط غير موضوعية، فإن شخصية المدير أو المسؤول التنفيذي قد تؤثر على أحكام الأداء وتجعلها أقل دقة.

وبالتالي، يجب أن يوفر نظام التحكم بشكل مثالي معلومات موضوعية للمدير للتقييم واتخاذ الإجراء.

تحقيق اقتصاد الضوابط

أحد العوامل المقيدة للتحكم: الأنظمة هي تكلفتها.

لذا، لكي تكون الضوابط فعالة، يجب أن تكون تستحق تكلفتها.

على الرغم من أن الأمر يبدو بسيطًا، إلا أنه من الصعب جدًا تحقيقه. إذا تم تصميمها بما يتناسب مع الوظيفة وحجم المؤسسة، فمن المحتمل أن تكون السيطرة اقتصادية.

لأكون دقيقا، تقنيات وأساليب التحكم يمكن وصفها بأنها فعالة عندما تسلط الضوء على الانحرافات الفعلية أو المحتملة عن الخطط بأقل تكلفة.

التحكم في الخياطة للمديرين الأفراد

تهدف أنظمة التحكم والمعلومات، بطبيعة الحال، إلى مساعدة المديرين الأفراد على القيام بوظائفهم الرقابية.

إذا لم تكن من النوع الذي يمكن للمدير أن يفهمه أو يفهمه، فلن تكون مفيدة.

ما لا يستطيع المديرون فهمه، لن يكون مفيدًا؛ وما لا يستطيع المديرون فهمه، لن يثقوا به؛ وما لا يثقون به لن يستخدموه.

الإشارة إلى الاستثناءات

إحدى أفضل الطرق لجعل التحكم فعالاً هي التأكد من أنه مصمم للإشارة إلى الاستثناءات.

تسمح الضوابط التي تركز على الاستثناءات من الأداء المخطط للمديرين بالاستفادة من مبدأ الاستثناء العريق واكتشاف تلك المجالات التي تتطلب اهتمامهم.

ملاءمة نظام الرقابة للثقافة التنظيمية

يجب أن يتناسب نظام الرقابة الفعال مع الثقافة التنظيمية.

على سبيل المثال؛

إذا تمت إدارة الموظفين دون السماح لهم بأي مشاركة في صنع القرار، فإن الإدخال المفاجئ لنظام مراقبة متساهل لن ينجح.

ومن ناحية أخرى، في منظمة يُسمح فيها للأشخاص بالمشاركة والحرية، قد يفشل نظام الرقابة المشدد في تحقيق نتائج إيجابية.

ضمان الإجراءات التصحيحية من خلال السيطرة

سيكشف نظام التحكم الفعال عن مكان حدوث الأعطال ومن هو المسؤول عن الأعطال وسيضمن اتخاذ بعض الإجراءات التصحيحية.

لا تكون السيطرة مبررة إلا إذا قامت السلطة المختصة بتصحيح الانحرافات عن الخطط.

يتطلب اتخاذ الإجراء التصحيحي المناسب سلطة كافية لإنجاز هذه المهمة.

خاتمة

يعد نظام التحكم الفعال أمرًا مهمًا للمؤسسة لكي تعمل بشكل صحيح وتحقق أهدافها. أي نظام تحكم جيد سوف يجتاز هذه المبادئ التسعة.

إذا تم تجاهل أي جزء منه؛ عندها سيكون التحكم في موارد المنظمة أمرًا صعبًا للغاية بالنسبة للمديرين.