المذكرات: المعنى، المزايا، التنسيقات، المثال

اكتب مذكرة

تُعرف المذكرة بشكل أكثر شيوعًا باسم المذكرة. المعنى الحرفي لكلمة "مذكرة" هو مذكرة لمساعدة الذاكرة. المذكرات هي مثل الرسائل المكتوبة داخل المنظمة. وهي تتكون في المقام الأول من رسائل مكتوبة يتم مشاركتها بين الموظفين كجزء من عملهم اليومي.

ما هي المذكرة؟

المذكرة هي وثيقة مكتوبة تبقى داخل الشركة. مطلوب مذكرة فعالة لتشغيل الأعمال الداخلية للشركة بسلاسة.

لكتابة مذكرة تعمل من أجل القضية أمر ضروري.

قال الروائي بيتر ديفريز ساخرًا: "أحب أن أكون كاتبًا، ما لا أستطيع تحمله هو الأعمال الورقية". عندما يتعلق الأمر بكتابة المذكرات، فإن معظم رجال الأعمال يوافقون على ذلك.

تظهر الأدلة المتزايدة أن المذكرات قد تكون صغيرة، لكنها تسبب صداعًا كبيرًا للجميع، بدءًا من السكرتيرات وحتى مسؤولي الشركات.

من الصعب كتابتها بسرعة ووضوح، فهي مثل "الحرب والسلام" في القراءة، وتتطلب الآنسة ماربل فهمها، وإذا كتبت بنبرة صوت خاطئة، يمكن أن تجعل ألطف الناس يبدون بلا قلب.

في المكتب وخارجه، غالبًا ما يتم الحكم على شخصيتك من خلال الطريقة التي تكتب بها. يمكن أن تكلفك المذكرات المشوشة غاليًا في التقدم الوظيفي. تعد مهارات الاتصال أولوية قصوى لقادة الأعمال وغالبًا ما تكون أكثر أهمية من المعرفة المالية والتسويقية والتقنية.

للاستمرار في الحصول على العلاوات والترقيات، يقول خبراء مثل Van Skiver وBooher إنك تحتاج إلى كتابة تذكرتك الخاصة حرفيًا.

تعريف المذكرة

المذكرات: المعنى، المزايا، التنسيقات، المثال

"المذكرة" مفردة في العدد. وصيغ الجمع لها هي "مذكرات" أو "مذكرات". المذكرة هي مذكرة مكتوبة أو اتصال بين الأشخاص الذين يعملون في نفس المنظمة، وخاصة في مجال الأعمال التجارية.

بمعنى آخر، المذكرة أو المذكرة هي رسالة مكتوبة من شخص إلى آخر أو عدة أشخاص داخل نفس المنظمة.

وبالتالي فهو نوع من التواصل الداخلي. وقال ليسيكار وبيتي (2002: 377): "المذكرات هي الرسائل المكتوبة داخل المنظمة". وهي في المقام الأول رسائل مكتوبة يتبادلها الموظفون في السلوك اليومي لعملهم.

المذكرة، والتي يطلق عليها عادة المذكرة، هي مذكرة مكتوبة أو اتصال، وخاصة في سياق الأعمال، يتم تبادلها بين الأفراد العاملين داخل نفس المنظمة.

في الأساس، تمثل المذكرة رسالة مكتوبة من شخص واحد إلى فرد واحد أو أكثر داخل نفس المنظمة، مما يجعلها شكلاً من أشكال الاتصال الداخلي.

أهداف المذكرات المكتبية

تخدم المذكرات المكتبية أغراضًا محددة، تشمل:

  1. تقديم المعلومات.
  2. جار طلب المعلومات.
  3. إعلام الموظفين بالإجراءات أو القرارات.
  4. طلب الإجراءات أو القرارات.
  5. تأكيد القرارات المتخذة خلال المحادثات الهاتفية.
  6. إخطار الأفراد بشأن منح أو حجب الإذن لإجراءات محددة.
  7. طلب توضيحات فيما يتعلق بمسائل السلوك.

استخدامات المذكرة

  • إصدار التعليمات للموظفين.
  • لإبلاغ تغييرات السياسة للموظفين.
  • لإعطاء / طلب الاقتراحات من وإلى المرؤوسين.
  • لطلب المساعدة أو المعلومات.
  • لتأكيد القرار الذي تم التوصل إليه عبر الهاتف.
  • لمنح / حجب الإذن للقيام بشيء ما.
  • لطلب تفسير بشأن بعض الأمور المتعلقة بالسلوك، وما إلى ذلك.
  • لاستخدامها كمرجع في المستقبل.
  • لتبادل الأفكار بين الشركات حول قضية معينة ذات أهمية.

مزايا المذكرة

يتمتع نموذج المذكرة بالمزايا الرئيسية التالية:

  1. انها مختصرة جدا. إنه شكل من أشكال التواصل الخالي من الرتوش، ولا يتضمن أي شيء سوى الرسالة في أبسط أشكالها.
  2. أنها مريحة. توفر الملاحظات الموجودة في الأعلى تفاصيل حول المرسل إليه والكاتب والموضوع والتاريخ. يتم تضمين رقم المذكرة أيضًا. يتم ترك المنطقة الرئيسية في الصفحة خالية للرسالة، والتي يمكن كتابتها أو كتابتها بخط اليد.
  3. أنها غير مكلفة. وبما أنه للاستخدام داخل المنظمة، ليست هناك حاجة لاستخدام القرطاسية باهظة الثمن لذلك. إذا كانت مرافق الكمبيوتر متاحة، فإن مذكرات الكمبيوتر على الشاشة ستكون أرخص.
  4. ويمكن استخدامه للرجوع إليها في المستقبل. اعتمادًا على أهميتها، يمكن إتلاف المذكرة بعد قراءتها أو حفظها أو تخزينها على قرص كمبيوتر للرجوع إليها مستقبلاً.

عيوب المذكرة

المذكرة أو المذكرة ليست مفيدة في جميع الأحوال. وله بعض العيوب، نذكرها فيما يلي:

  1. المذكرات غير مناسبة للمسائل المعقدة. قد لا تكون المذكرة مناسبة إذا كان الأمر معقدًا أو جديًا ويتطلب مناقشة مطولة.
  2. لها استخدام خارجي محدود للغاية. المذكرات هي في المقام الأول أدوات اتصال داخلية وليست مناسبة للاتصال الخارجي، على الرغم من أنها تستخدم في بعض الأحيان لأغراض خارجية على نطاق محدود للغاية.
  3. إنها آلية تراجع. يحل البريد الإلكتروني محل وظائف المذكرات، وبالتالي فإن استخدامها يتضاءل تدريجياً.

أنواع المذكرات

تستخدم المنظمات بشكل عام المذكرات المكتبية المطبوعة. عادة ما تكون المذكرات قصيرة ولكن يمكن أن تكون طويلة، خاصة عند إرسال مذكرة سياسة.

ونتيجة لذلك، قامت العديد من المؤسسات بطباعة مذكرات مكتبية صغيرة الحجم (5 × 8 1/2) بالإضافة إلى مذكرات مكتبية تقليدية (8 1/2 × 11) من أجل الراحة. يمكن تصنيف المذكرات المكتبية إلى نوعين: مباشر وغير مباشر.

مذكرة داخلية

تحتاج الإدارة إلى إبلاغ المرؤوسين بسياسات الشركة وأهدافها واستراتيجياتها أو تقديم المشورة من وقت لآخر. وقد تحتاج أيضًا إلى جمع معلومات من المرؤوسين حول الأداء المستمر أو مواقفهم وآرائهم بشأن شؤون الشركة.

ولجميع هذه الأغراض، يتم استخدام المذكرات الداخلية للتأكد من أن جميع الأطراف على علم جيد بالقضايا الإدارية والتشغيلية للمنظمة. ويشار إليها أيضًا باسم المذكرة الداخلية.

وبالتالي، تشكل المذكرات الداخلية اتصالات مكتوبة بين موظفي المنظمة، بما في ذلك تبادل المسائل التنظيمية لتسهيل التشغيل الفعال للمنظمة.

نموذج من المذكرة الداخلية
الموضوع: تنفيذ برنامج التعرف على الموظفين الشهري

إلى: جميع الموظفين
من: [اسمك]، مدير الموارد البشرية
التاريخ: [التاريخ]
CC: [الرئيس التنفيذي/الرئيس]، [رؤساء الأقسام]

فريقي العزيز،
آمل أن تجد هذه المذكرة الجميع في حالة معنوية جيدة. يسعدنا أن نعلن عن إطلاق مبادرة جديدة تهدف إلى الاحتفال بالعمل الجاد والتفاني الذي يبذله أعضاء فريقنا الكرام - برنامج تقدير الموظفين الشهري.

الهدف من البرنامج:
الهدف الأساسي لبرنامج تقدير الموظفين الشهري هو تقدير ومكافأة الموظفين الذين يبذلون قصارى جهدهم في أدوارهم، ويظهرون أداءً استثنائيًا، ويساهمون بشكل إيجابي في بيئة مكان العمل.

تفاصيل البرنامج:

عملية الترشيح:
يتم تشجيع جميع الموظفين على ترشيح زميل يعتقدون أنه يستحق التقدير.
يمكن تقديم الترشيحات من خلال النموذج الإلكتروني المتوفر على الشبكة الداخلية للشركة بحلول آخر يوم عمل من كل شهر.

معايير الاعتراف:
– مساهمة متميزة في مشروع أو مهمة.
– إظهار العمل الجماعي والتعاون.
– خدمة عملاء مثالية.
– الابتكار والحل الإبداعي للمشكلات.

الجوائز والتقدير:
سيحصل الموظف المعترف به على شهادة تقدير وقسيمة هدية.
سيتم نشر ميزة تسليط الضوء على الموظف في النشرة الإخبارية للشركة وعلى الشبكة الداخلية.

إعلان الفائز:
سيتم الإعلان عن الفائز بجائزة موظف الشهر خلال الأسبوع الأول من الشهر التالي.

المشاركة والدعم:
نحن نشجع الجميع على المشاركة الفعالة في عملية الترشيح ودعم هذا البرنامج لإنجاحه. إن إدراك وتقدير جهود بعضنا البعض يعزز ثقافة العمل الإيجابية ويقوي إحساسنا بالمجتمع.

ردود الفعل والاقتراحات:
نحن نقدر مدخلاتك ونرحب بأي تعليقات أو اقتراحات قد تكون لديكم لتعزيز البرنامج. لا تتردد في التواصل مع قسم الموارد البشرية لإبداء أفكارك.

خاتمة:
نحن نؤمن بأن برنامج تكريم الموظفين الشهري سيساهم في خلق قوة عاملة أكثر تفاعلاً وتحفيزًا. دعونا نجتمع معًا للاحتفال بإنجازاتنا ونجعل مكان عملنا مكانًا أكثر فائدة ومتعة.

أشكركم على حماسكم والتزامكم بإنجاح هذا البرنامج. إذا كانت لديك أية أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات، فيرجى الاتصال بـ [جهة اتصال الموارد البشرية] على [معلومات الاتصال بالموارد البشرية].

أطيب التحيات،
[اسمك]
مدير الموارد البشرية
[معلومات الاتصال]

مذكرة خارجية

يُعرف تبادل الرسائل بين الشركات في شكل مذكرة بالمذكرة الخارجية أو المذكرة بين الشركات.

إنه موجه نحو التبادل السهل والسريع للقرارات أو المعلومات بين إدارة شركتين. فهو يتجنب الشكليات المفرطة ويسرع تبادل الاتصالات.

نموذج من المذكرة الخارجية
الموضوع: إعلان عن خط إنتاج جديد – [اسم المنتج]

إلى: [اسم العميل/الشريك]
من: [اسمك]، [عنوانك]
التاريخ: [التاريخ]
CC: [الرئيس التنفيذي/الرئيس]، [مدير المبيعات]، [مدير التسويق]
عزيزي [اسم العميل/الشريك]،

أتمنى أن تجدك هذه المذكرة بخير وفي حالة معنوية جيدة. نحن نتواصل معك لمشاركة بعض الأخبار المثيرة من [اسم شركتك] والتي نعتقد أنها ستكون ذات فائدة كبيرة لمؤسستك.

مقدمة لخط الإنتاج الجديد – [اسم المنتج]
يسعدنا أن نعلن عن إطلاق خط منتجاتنا الجديد المبتكر، [اسم المنتج]، والذي سيكون متاحًا بدءًا من [تاريخ الإطلاق]. تم تطوير خط الإنتاج هذا باستخدام أحدث التقنيات وهو مصمم لـ [وصف موجز لما يفعله المنتج وفوائده].

الميزات والفوائد الرئيسية:
[ميزة 1]: [وصف الميزة 1 وكيف تفيد المستخدم]
[ميزة 2]: [وصف الميزة 2 وكيف تفيد المستخدم]
[ميزة 3]: [وصف الميزة 3 وكيف تفيد المستخدم]

التطبيقات وحالات الاستخدام:
يتميز [اسم المنتج] بأنه متعدد الاستخدامات ويمكن استخدامه في مختلف الصناعات، بما في ذلك [قائمة الصناعات]. تتضمن بعض التطبيقات المحتملة [قائمة التطبيقات وحالات الاستخدام].

عرض حصري للشركاء الكرام:
كدليل على تقديرنا لشراكتك المستمرة، يسعدنا أن نقدم لك خصمًا حصريًا [نسبة الخصم] % على طلبك الأول من [اسم المنتج] الذي تم تقديمه بحلول [تاريخ انتهاء العرض].

عرض المنتج والاستفسار:
سنكون سعداء بترتيب عرض توضيحي للمنتج أو الرد على أي استفسارات قد تكون لديك بخصوص [اسم المنتج]. لا تتردد في التواصل مع فريق المبيعات لدينا على [معلومات الاتصال بالمبيعات] لتحديد موعد عرض توضيحي أو مناقشة احتياجاتك الخاصة.

خاتمة:
نحن واثقون من أن [Product Name] سيضيف قيمة كبيرة إلى عملياتك ويلبي المعايير العالية التي تلتزم بها كلتا الشركتين. نحن نتطلع إلى الفرصة لمواصلة خدمتك بحلولنا المبتكرة ويسعدنا سماع أفكارك حول أحدث عروضنا.

شكرا لك على وقتك واحترامك. نحن نقدر شراكتنا ونلتزم بتزويدك بمنتجات عالية الجودة وخدمة ممتازة.

تحياتي حارة،

[اسمك]
[لقبك]
[معلومات الاتصال الخاصة بك]
[اسم شركتك]

مذكرات المكتب المباشر

تتكون مذكرات المكتب المباشر من الأمور الروتينية أو لنقل المعلومات المخصصة للنشر العام بين جميع الموظفين أو أفراد محددين. إنهم يتبعون شكل خطاب استفسار مباشر.

يبدأ هذا النوع من المذكرات المكتبية مباشرة بالهدف الرئيسي، يليه التوضيحات اللازمة. وبعد ذلك، يتم إدراج المعلومات المحددة المطلوبة بترتيب منطقي، وينتهي بإغلاق مهذب.

نموذج من مذكرة المكتب المباشر (مذكرة السياسة)
الموضوع: تنفيذ سياسة الاستدامة الجديدة في مكان العمل

إلى : كافة رؤساء الأقسام
من: [اسمك]، [عنوانك]
التاريخ: [التاريخ]
CC: [الرئيس التنفيذي/الرئيس]، [مدير الموارد البشرية]، [مدير المرافق]

موضوعي:

الغرض من هذه المذكرة هو تقديم وتنفيذ سياسة جديدة للاستدامة في مكان العمل تهدف إلى تقليل بصمتنا البيئية وتعزيز الممارسات الصديقة للبيئة داخل المنظمة.

نظرة عامة على السياسة:
تركز سياسة الاستدامة في مكان العمل على المجالات الرئيسية التالية:

الحفاظ على الطاقة:
إطفاء الأنوار وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة الإلكترونية في حالة عدم استخدامها.
استخدام الأجهزة وأنظمة الإضاءة الموفرة للطاقة.

الحد من النفايات:
تشجيع إعادة التدوير والتسميد.
تقليل استخدام الورق من خلال تعزيز التوثيق الرقمي.

التنقل المستدام:
- تشجيع استخدام السيارات وركوب الدراجات واستخدام وسائل النقل العام.
تقديم خيارات العمل عن بعد حيثما ينطبق ذلك.

المشتريات الخضراء:
إعطاء الأولوية لشراء المنتجات الصديقة للبيئة وذات المصادر المستدامة.
تقييم الموردين على أساس ممارساتهم البيئية.

خطة التنفيذ:

التدريب والتوعية: عقد دورات تدريبية وورش عمل لتثقيف الموظفين حول ممارسات الاستدامة وأهمية الحفاظ على البيئة.

الرصد والإبلاغ: إنشاء نظام لمراقبة استهلاك الطاقة وتوليد النفايات والمقاييس الأخرى ذات الصلة. سيُطلب من الإدارات تقديم تقارير الاستدامة الشهرية.

الحوافز والتقدير: تكريم ومكافأة الإدارات والأفراد الذين يظهرون ممارسات الاستدامة المثالية.

المسؤوليات:

رؤساء الأقسام: التأكد من الالتزام بالسياسة داخل إداراتهم، وتعزيز الوعي، وتقديم التقارير الشهرية.

الموظفون: الالتزام بممارسات الاستدامة الموضحة في السياسة والمشاركة بنشاط في المبادرات ذات الصلة.

لجنة الاستدامة: الإشراف على تنفيذ السياسة وتحليل التقارير والتوصية بالتحسينات.

الجدول الزمني:

فوري: قم بتوصيل السياسة إلى جميع الموظفين وتقديم الوثائق ذات الصلة.
[تاريخ محدد]: إجراء الدورة التدريبية الأولى حول ممارسات الاستدامة.
[تاريخ محدد]: بدء المراقبة وإعداد التقارير الشهرية.

خاتمة:

يعد تنفيذ سياسة الاستدامة في مكان العمل خطوة نحو التزامنا بالإشراف البيئي. ونحن نشجع جميع الموظفين على تبني هذه المبادرة والمساهمة في بناء مستقبل أكثر استدامة.

إن تعاونكم ودعمكم في تنفيذ هذه السياسة بنجاح موضع تقدير كبير. إذا كانت لديك أية أسئلة أو توضيحات، فلا تتردد في الاتصال بـ [معلومات الاتصال الخاصة بك].

بإخلاص،
[اسمك]
[لقبك]
[معلومات الاتصال الخاصة بك]

مذكرة المكتب غير المباشرة (مذكرة الأخبار السيئة)

تنقل مذكرات المكتب غير المباشرة رسائل سلبية للموظفين. أنها تبدأ بشكل غير مباشر وبشكل ممتع، مما يؤدي إلى التفسير. الشرح مصاغ بشكل إيجابي وواضح ومقنع. في بعض الأحيان، يكون الرفض مصحوبًا باقتراح بديل لراحة الموظف. النهاية إيجابية وودية.

نموذج من مذكرة المكتب غير المباشرة (مذكرة السياسة)
الموضوع: مقدمة لسياسة ساعات العمل المرنة

إلى: كافة أعضاء هيئة التدريس
من: [اسمك]، [عنوانك]
التاريخ: [التاريخ]
CC: [الرئيس التنفيذي/الرئيس]، [مدير الموارد البشرية]، [قادة الفريق]

زملائي الأعزاء،

اتمنى ان تصلك هذه الرسالة وانت في حالة جيدة. نحن نتواصل لمشاركة بعض الأخبار المثيرة فيما يتعلق بالتغيير الإيجابي الذي نعتقد أنه سيساهم في خلق بيئة عمل أكثر توازناً وإنتاجية للجميع.

مقدمة لساعات العمل المرنة
نحن ندرك أن كل موظف لدينا لديه احتياجات ومسؤوليات فريدة من نوعها، ونحن نستكشف باستمرار طرقًا لتلبية هذه المتطلبات المتنوعة. بعد دراسة وتقييم متأنيين للخيارات المختلفة، يسعدنا أن نعلن عن تقديم سياسة ساعات العمل المرنة، والتي أصبحت سارية في [تاريخ البدء].

أبرز النقاط في السياسة
تم تصميم سياسة ساعات العمل المرنة لتوفر لك مزيدًا من التحكم في جدول عملك، مما يسمح بتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة. وتشمل السمات الرئيسية لهذه السياسة ما يلي:

ساعات الأساسية:
يجب على جميع الموظفين التواجد خلال ساعات العمل الأساسية من الساعة 10:00 صباحًا حتى 3:00 مساءً، من الاثنين إلى الجمعة.

ساعات مرنة:
خارج ساعات العمل الأساسية، يتمتع الموظفون بالمرونة للبدء مبكرًا أو الانتهاء لاحقًا، طالما يتم الحفاظ على إجمالي ساعات العمل يوميًا.

خيار العمل عن بعد:
يجوز للموظفين المؤهلين اختيار العمل عن بعد لمدة تصل إلى يومين في الأسبوع، بشرط موافقة المشرفين عليهم.

تتبع الوقت:
يتحمل الموظفون مسؤولية تسجيل ساعات عملهم بدقة باستخدام نظام تتبع الوقت المقدم.

الفوائد والأهداف
ونحن نعتقد أن هذه السياسة ستحقق العديد من الفوائد، بما في ذلك زيادة رضا الموظفين، وتقليل التوتر، وتعزيز الإنتاجية. أهداف تطبيق ساعات العمل المرنة هي:

– تلبية الاحتياجات والتفضيلات الفردية.
– تعزيز ثقافة العمل الإيجابية والشاملة.
– تحسين الرضا الوظيفي العام ورفاهية الموظفين.
– تعزيز الإنتاجية والكفاءة التنظيمية.

دورك ومسؤولياتك
بينما نتمتع بمزايا ساعات العمل المرنة، فإننا نعتمد أيضًا على مسؤوليتك والتزامك بالحفاظ على معايير العمل العالية. يرجى التأكد من ذلك:

– الوفاء بالتزامات العمل والمواعيد النهائية.
– يتم الحفاظ على التواصل مع أعضاء الفريق والمشرفين.
– يتم تسجيل الوقت بدقة والإبلاغ عنه.

ردود الفعل والأسئلة
تعليقاتك ذات قيمة بالنسبة لنا، ونحن نشجعك على مشاركة أفكارك وتجاربك أثناء تنفيذ هذه السياسة الجديدة. إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح، فيرجى عدم التردد في التواصل مع [جهة اتصال الموارد البشرية] على [معلومات الاتصال بالموارد البشرية].

نحن متحمسون لهذا التغيير الإيجابي ونتطلع إلى رؤية الفوائد التي سيجلبها لبيئة العمل لدينا ولكل واحد منكم على حدة.

نشكركم على تعاونكم وتفانيكم المستمر في منظمتنا.

تحياتي حارة،
[اسمك]
[لقبك]
[معلومات الاتصال الخاصة بك]

تنسيقات المذكرات

يختلف تنسيق المذكرة عن تنسيق الرسالة حيث أن الغرض منها هو التواصل داخل المؤسسة.

نظرًا لأن المذكرة تنتقل من قسم إلى آخر أو من موظف إلى آخر، فمن الضروري تضمين اسم الشخص الذي يرسل المذكرة، واسم المستلم، وتعيين أو قسم كلا الشخصين.

ويجب أن تتضمن أيضًا أرقامًا مرجعية. في حالة المذكرة الخارجية أو بين الشركات، يوجد بند خاص باسم وتعيين المستلم من الشركة الأخرى الذي سيرد على المذكرة.

يجب أن تحتوي المذكرة على "رأس مذكرة"، وهو عنوان مختصر يتكون ببساطة من اسم الشركة والتعيين "مذكرة" أو "الاتصالات الداخلية".

بدلاً من العنوان الداخلي والتحية والتوقيع، يستخدم تنسيق المذكرة سطر "إلى" وسطر "من" لتحديد المستلم والكاتب. داخل أسوار الشركة، ليست هناك حاجة للعناوين، ولا تعتبر وظائف التحية والإغلاق المجاملة ضرورية.

يتم استخدام مؤشر التوزيع للإشارة إلى من يتلقى نسخًا من المذكرة. في بعض الأحيان، يظهر في النهاية، على غرار الحرف، وفي أحيان أخرى، يظهر مباشرة أسفل السطر "إلى".

عادة ما يكون موضعها مسألة تتعلق بسياسة الشركة. يشير سطر التاريخ الموجود في الجزء العلوي الأيمن إلى وقت كتابة الاتصال. يساعد سطر رقم الملف في حفظ الملفات. يظهر سطر الموضوع دائمًا في رأس المذكرة، على الرغم من عدم استخدامه غالبًا في رسائل الأعمال.

مثل الرسائل، تتم كتابة المذكرات على عدة أحجام من الأدوات المكتبية: الحجم الكامل (8 ½ × 11 بوصة) للمذكرات التي تحتوي على عدة فقرات أو صفحات ونصف الحجم (5 ½ × 8 ½ بوصة) للملاحظات المختصرة. تتم كتابة الصفحات التي تتجاوز الصفحة الأولى في مذكرة متعددة الصفحات على ورق سندات عادي وتحمل نفس عنوان "الصفحة 2" كأحرف.

قد يختلف تنسيق المذكرات المكتبية بين المنظمات، ولكن تتضمن المذكرات المكتبية القياسية عادةً العناصر التالية:

  1. يظهر اسم المنظمة وكلمة "مذكرة" بشكل بارز في الجزء العلوي، وغالبًا ما يكون ذلك بخط كبير وعريض. عادةً ما يتم وضع هذا النص في وسط الصفحة، ولكن قد تتم محاذاته أيضًا إلى اليسار.
  2. تتضمن بعض تنسيقات المذكرات قسم "مرجع"، والذي غالبًا ما يكون محاذيًا إلى اليسار، أو قد يظهر بعد قسم "من".
  3. تتم محاذاة أقسام "التاريخ" و"إلى" و"من" على يسار الصفحة. في بعض الأحيان، قد يظهر "التاريخ" أيضًا محاذيًا إلى اليمين. يشير الحقل "إلى" إلى المستلم (المستلمين) للمذكرة المكتبية، بينما يشير الحقل "من" إلى المرسل (المرسلين).
  4. يتبع قسم "الموضوع" قسم "من" وهو عادةً الجزء الأكثر شمولاً في المذكرة، حيث يوفر المحتوى الرئيسي للرسالة.
  5. في بعض الحالات، يتم تضمين قسم "نسخ إلى" لتحديد الأفراد أو رؤساء الأقسام الذين يتلقون نفس المذكرة أيضًا.
  6. يتم وضع قسم "التوقيع" في أسفل مذكرة المكتب، إما على الجانب الأيمن أو الأيسر من ورقة المذكرة. من الشائع استخدام الأحرف الأولى بدلاً من التوقيعات الكاملة في هذا القسم.

تقرير المذكرة

تقارير المذكرات هي اتصالات بين أفراد على دراية ببعضهم البعض ويعملون داخل نفس المنظمة. هذه هي الرسائل المكتوبة التي يتبادلها الموظفون في سياق أنشطتهم التجارية اليومية. يتم تأليف هذه التقارير من قبل شخص واحد ويتم توجيهها إلى شخص آخر داخل نفس المنظمة، ولهذا السبب يتم كتابتها عادةً بشكل غير رسمي.

تعمل المذكرات بمثابة اتصالات داخلية مشتركة. ومع ذلك، يمكن لبعض المذكرات أن تتخذ لهجة رسمية، خاصة عندما يكون المتلقي المقصود مسؤولاً تنفيذيًا رفيع المستوى. في الواقع، تتضمن بعض تقارير المذكرات عناوين وأدوات مساعدة مرئية.

تتناول تقارير المذكرات في المقام الأول المشكلات الروتينية واليومية. ونتيجة لذلك، فإنها غالبا ما تتطلب القليل من المعلومات التمهيدية. وفي الواقع، فإنهم في كثير من الأحيان يبدأون إعداد التقارير دون أي ملاحظات تمهيدية. على غرار تقارير الرسائل، قد تتضمن تقارير المذكرات توقيعًا أو أحرفًا أولية بعد الاسم المكتوب في الرؤوس.

10 نصائح لكتابة مذكرة فعالة

يتم استخدام المذكرة للاتصال الداخلي بين المديرين التنفيذيين والمرؤوسين أو بين المسؤولين من نفس المستوى. كما أنها تستخدم للاتصال الخارجي بين منظمتين.

إليك الطريقة:

فهم الغرض من المذكرة.

ما ليس هو مقال المدرسة. المذكرة هي وثيقة مكتوبة تبقى داخل الشركة؛ إذا خرج إلى الخارج، فهو حرف. المذكرة قصيرة أيضًا.

يقول معظم الخبراء أن الصفحتين يجب أن تكونا في الأعلى وبعد ذلك تبدأ المذكرة في التحول إلى تقرير.

إذا تمكنت من تلخيص مذكرة مكونة من صفحتين في فقرتين لا تشغلان سوى نصف صفحة ولا تزالان تنقلان نفس الحقائق، فستحصل على A+ في مجال الأعمال.

وبنفس القدر من الأهمية، تتم كتابة المذكرات لحمل شخص ما على القيام بشيء ما أو فهمه، سواء كان ذلك لإنفاق المال، أو الوفاء بموعد نهائي، أو الانتقاد البناء، أو قول نعم أو لا.

احصل على الشخصية

استخدم كلمات مثل أنا وأنت ونحن. إنه أمر أكثر إنسانية بكثير أن تقول: "أود منك أن تفعل هذا". للحصول على إجراء، اكتب بصوت المبني للمعلوم، وليس المبني للمجهول.

كن محادثة

اكتب بالطريقة التي تتحدث بها. تقول هولي تشيرش، مستشارة الأعمال التي تقوم بتدريب المديرين التنفيذيين في قائمة فورتشن 500: "استخدم التقلصات". "ربما تقول "أنا سعيد" أكثر مما تقول "أنا سعيد"."

مذكرة اجتماع عمل تجريبية، عينة، PDF، Docx
مصدر: template.net

لا تظهر

تجنب الكلمات العلمية، والمصطلحات الفنية، والرطانة البسيطة مثل "حسب طلبك" عندما تعني ببساطة "هذا ما تريده. "أو ماذا عن هذا: "يريد البحث والتطوير مساهمتك لأن الاعتبارات الزمنية لها أهمية قصوى." الترجمة: "يحتاج فريق البحث لدينا إلى إجابتك اليوم."

تجنب الكلمات "المختنقة".

يوضح فان سكيفر أن هذه كلمات جذرية بسيطة ذات نهايات خيالية تم وضعها لتضخيمها. المفضلة هي "tion" و"ance" و"ent" و"ment" و"ize" و"ility".

على سبيل المثال:

"يعتمد استمرار إصدار الحوافز على تحديد أولويات أهداف الشركة من قبل الموظفين."

ترجمة فضفاضة: "إذا كنت ترغب في الاستمرار في الحصول على الحوافز، فحقق أهداف الشركة".

إذا لم تكن متأكدًا،

يفحص. يحذر بوهر قائلاً: "إذا كان هناك خطأ في المذكرة، فمن المحتمل أن يكون ذلك في الأسماء أو التواريخ أو الأرقام"، وقد تكلفك مثل هذه الأخطاء غالياً.

تم رفع دعوى قضائية ضد أحد عملاء Booher، وهو شركة نفط، من قبل عائلات اثنين من الموظفين الذين قتلوا في حادث في الموقع.

وقال أحد المتخصصين في مكان الحادث إن الشركة هي المسؤولة، ولكن عندما وصف المختص الحادثة على الورق، أخطأ في التاريخ.

وقد ألقى هذا بظلال من الشك على مصداقيته فيما يتعلق بكل ما قال إنه شاهده، وكانت النتيجة أن الشركة تمت تسويتها خارج المحكمة.

عرض مذكرة الاجتماع، نموذج، PDF، Docx

لا تكن مبتذلاً ومملًا (كن فريدًا).

أحد التعبيرات المبتذلة التي تراها بوهر بانتظام هي: "نحن نأسف على أي إزعاج قد سببه لك هذا الأمر"، وهو ما "يرسل الناس إلى الحائط"، كما تقول.

"لا شيء يمكن أن يكون أكثر صدقًا." "من فضلك لا تتردد في الاتصال" هي عبارة أخرى لا تحصل على أي نتائج وتؤدي إلى نفور الناس. والنهاية الأكثر صدقًا هي: "إذا كنت بحاجة إلى المساعدة، فأنا متاح. اتصل بي."

تصور القارئ

تُكتب المذكرات عادةً من وجهة نظر الكاتب، وليس وجهة نظر القارئ.

ومع ذلك، يتعين على القارئ عادة أن يفعل شيئًا ما عند تلقي مذكرة، ولأنه ليس وسيطًا روحيًا، فهو غالبًا ما لا يكون متأكدًا من ماهيته.

يقترح الخبراء أن تتظاهر بأنك كذلك إجراء مناقشة وجهاً لوجه أو محادثة هاتفية مع مستلم المذكرة.

اجعل الخط السفلي هو الخط العلوي

غالبًا ما تبدأ المذكرات ببيان المشكلة، ثم تنتقل إلى مناقشة سبب وجود المشكلة، وتقترح مسارًا للعمل، وتختتم بشيء غير واضح، مثل "أود أن أسمع منك قريبًا". يجب توضيح الإجراء الذي تريد من القارئ أن يتخذه في السطر الأول (أو على الأقل في الفقرة الأولى).

لا تعطي الكثير من الأسباب

من الضروري أن تشرح سبب رغبتك في القيام بشيء ما، ولكن لا تبالغ في ذلك. ويحذر أحد الخبراء من أن القارئ ربما لا يمكنه استيعاب أكثر من ستة أو سبعة أسباب في وقت واحد.

إذا كان عليك ذكر المزيد من الأسباب، فضعها على ورقة منفصلة وقم بتدبيس الأوراق معًا. بهذه الطريقة، لا تضيع رسالة المذكرة الأساسية في بحر من التفاصيل.

إبقاء الفقرات قصيرة: اجعل كل فقرة خمسة أسطر أو أقل. ضع كل سبب في فقرة منفصلة بدلاً من تجميعها في كتلة من الكتابة مكونة من 20 سطرًا.

إغلاق مع دعوة للعمل

العديد من المذكرات لا تنتهي بأي شيء، مما يترك القارئ معلقًا. إذا كنت تريد الرد بحلول يوم الجمعة الساعة 3 مساءً، فقل ذلك.