16 مشكلة في الاتصالات التجارية: [كيفية حل الاتصالات التجارية]

مشاكل الاتصالات التجارية

يعد الاتصال عملية متكاملة لوظيفة الإدارة نفسها. يعد الاتصال أحد المدخلات والمخرجات الأساسية للعملية الإدارية، ولكنه أيضًا مرادف لفعل الإدارة كما يحدث في الوقت الفعلي.

عندما يدير المرء، فإنه يتواصل أيضًا في نفس الوقت. تظهر الأبحاث أيضًا أن الفعالية الإدارية والتواصل مترابطان.

ويوضح الرسم البياني التالي مدى ترابط الإدارة والتواصل بين المديرين والمرؤوسين لتنفيذ العملية الإدارية. ينقل الاتصال الأمامي خطط وتوقعات الإدارة إلى المرؤوسين.

ينفذون تلك من خلال أدائهم. الإدارة تنجزهم للأمام، و التواصل الأفقي يتدفق قبل وأثناء أداء المرؤوسين.

يقوم المرؤوسون بإبلاغ الإدارة عن أدائهم من خلال التواصل التصاعدي الشبكة ونقل توقعاتهم ومشاعرهم إلى الإدارة لتنفيذها. يتعرف المديرون على المشاكل أيضًا.

من الواضح أن هذه التعليقات مرتبطة بـ وظيفة التحكم للمدير. ومع ذلك، فإن تدفقات الاتصال المستمرة تربط الأشخاص ويعملون معًا وتنقل عمل المنظمة إلى وجهتها.

16 مشاكل الاتصالات التجارية

منظمات الأعمال ليست خالية من مشاكل الاتصال. هناك مجالات واسعة للتحسين. المشاكل التالية هي عوائق للاتصال الفعال:

  1. الاعتماد المفرط على الشكليات
  2. نقص التدريب على التواصل
  3. لدي مشكلة
  4. طبقات السلطة المفرطة
  5. مشكلة دلالية
  6. مرافق الاتصالات غير كافية
  7. نقص أو عدم كفاية ردود الفعل
  8. اشتباه
  9. الانتماء السياسي
  10. الموقف السلبي بين الإدارة والموظفين
  11. غياب التخطيط
  12. عدم العدالة
  13. عدم وجود سياسة الاتصال
  14. أسلوب القيادة
  15. ضعف الاستماع
  16. سوء توصيل الاتصالات

الاعتماد المفرط على الشكليات

يعتمد الأشخاص في منظمات الأعمال بشكل كبير على التدفق الرسمي للاتصالات، مما يتسبب في تأخير غير ضروري في الاتصالات وصنع القرار.

نقص التدريب على التواصل

التواصل هو مهارة فنية يجب تعلمها بشكل منهجي من خلال التدريب والتعليم. يفتقر العديد من الأفراد في مؤسساتنا إلى التدريب الرسمي وغير الرسمي على التواصل، مما يؤدي إلى حدوث خلل في الاتصال وحدوث أعطال.

لدي مشكلة

مشاكل الأنا لدى بعض الأفراد تعيق التواصل. يمتنع بعض الأشخاص عن التواصل بسبب شعور زائف بالسلطة والمكانة، وقد لا يقدمون تعليقات أو ردودًا كافية، مما يخلق مشكلة تواصل كبيرة في مؤسسات الأعمال لدينا.

طبقات السلطة المفرطة

تتمتع منظماتنا ببنية طويلة تتألف من طبقات عديدة من السلطة من الأسفل إلى الأعلى، مما يؤدي إلى التصفية والتشويه والتأخير في الاتصال.

مشكلة دلالية

لغة التواصل الأساسية هي اللغة الإنجليزية، وغالبًا ما تكون مدفوعة بالأنا أو التبجح. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي هذا إلى انقطاع متكرر في التواصل، حيث لا يفهم الجميع اللغة الإنجليزية. يمكن أيضًا إنشاء اللغات الإقليمية تواصل شفوي مشاكل.

مرافق الاتصالات غير كافية

على الرغم من أن هذه المشكلة آخذة في التناقص بسبب أنظمة الاتصال الداخلي واستخدام الهاتف المحمول، إلا أنها لا تزال قائمة في العديد من المؤسسات.

عدم وجود ردود فعل غير كافية

يعد غياب أو عدم كفاية أو تأخير ردود الفعل سمة شائعة في منظمات الأعمال، وخاصة تلك المدعومة من الحكومة. غالبًا ما يتردد الأشخاص في تقديم تعليقات سريعة، مما يجعل التواصل غير فعال.

اشتباه

لا توجد ثقة متبادلة بين الأشخاص في المنظمات، مما يخلق بيئة مشبوهة تعمل بمثابة عنق الزجاجة التواصل الفعال.

الانتماء السياسي

في حين أن المعتقدات السياسية هي حق طبيعي، إلا أنها يمكن أن تؤدي إلى توتر العلاقات بين الأشخاص وبين المجموعات، مما يعيق التواصل. غالبًا ما تتأثر المنظمات بشدة بهذه المشكلة.

الموقف السلبي بين الإدارة والموظفين

الصراع بين الإدارة والموظفينمدفوعًا بالسعي لتحقيق مكاسب مادية، يعزز العداء بدلاً من التعاون. وهذا الموقف السلبي يعيق التواصل بين الطرفين.

غياب التخطيط

يجب أن يكون لكل تواصل خطة، وهو ما غالبًا ما يكون غائبًا، خاصة في التواصل الشفهي. ويؤثر هذا الغياب على التشفير وتسليم الرسائل، مما يجعل الاتصال غير فعال ويؤدي في بعض الأحيان إلى نتائج عكسية.

عدم العدالة

يجب أن تعامل الإدارة الأشخاص في المنظمة بشكل عادل وعادل. إن المحسوبية والمحسوبية تولد عدم الثقة والعداء تجاه السلطة، مما يعيق التواصل المفتوح، وفي بعض الأحيان، يدمره عن طريق حجب المعلومات.

عدم وجود سياسة الاتصال

غالبًا ما تفتقر منظمات الأعمال إلى سياسة اتصال محددة وجيدة الصياغة ومنتشرة بشكل جيد. وهذا يعيق التدفق السليم للاتصالات ويؤخر اتخاذ القرار.

أسلوب القيادة

تميل أساليب القيادة في العديد من منظمات الأعمال إلى أن تكون استبدادية وليست ديمقراطية. غالبًا ما يقوم المديرون المالكون أو المديرون المالكون باتخاذ القرارات وإبلاغها بأنفسهم، مما يعيق التواصل الفعال بسبب الإدارة غير التشاركية.

ضعف الاستماع

غالبًا ما لا يولي الأشخاص في مؤسساتنا سوى القليل من الاهتمام للاستماع بعناية وبشكل كامل للآخرين. نفاد الصبر وعدم التعاطف مع مواقف الآخرين أمر أساسي معوقات الاستماع الفعال.

سوء توصيل الاتصالات

يؤدي التقديم المتسرع للاتصال إلى استقبال خاطئ وغير كامل، مما يتسبب في انقطاع الاتصال.

14 طريقة للتغلب على مشاكل التواصل التجاري

يمكن لمنظمات الأعمال تحسين كفاءة وفعالية الاتصال لديها من خلال اعتماد التدابير التالية:

  1. تقليل الشكليات
  2. سياسة الاتصال المحددة
  3. توفير مرافق الاتصالات الحديثة
  4. تشجيع ردود الفعل
  5. تنفيذ القيادة الديمقراطية
  6. التدريب على العلاقات الإنسانية
  7. التدريب على مهارات الاتصال
  8. استخدام اللغة المألوفة
  9. علاقات متناغمة بين العمل والإدارة
  10. إلغاء التملق السياسي
  11. السلوك غير التمييزي
  12. مشاركة المعلومات
  13. زيادة التواصل غير الرسمي
  14. الحد من الطبقات التنظيمية

تقليل الشكليات

يجب أن يتدفق الاتصال من الأعلى إلى الأسفل، ومن الأسفل إلى الأعلى، وبشكل قطري دون أي حواجز. سيكون التدفق سلسًا عندما يكون هناك أقل عدد من الطبقات داخل الطبقة الهيكل التنظيمي. ولذلك، فمن الأفضل تقليل طبقات منظمات الأعمال لدينا لجعل الاتصالات أقصر ودون انقطاع.

سياسة الاتصال المحددة

يجب أن يكون لدى كل منظمة أعمال سياسة اتصال يتم تعميمها بشكل جيد بين الناس. إن التقيد الدقيق بهذه السياسة من شأنه أن يزيد من فعالية الاتصال في المنظمة.

توفير مرافق الاتصالات الحديثة

سيكون الاتصال داخل وخارج المنظمة فعالاً إذا تم تركيب أجهزة اتصال حديثة وإتاحتها لكل شخص مشرف. ويجب أن تكون هناك بعض المرافق المشتركة للأشخاص غير المشرفين أيضًا، حتى يتمكنوا من إقامة اتصال مع المشرفين عليهم أو غيرهم من المسؤولين الأعلى بسرعة وسهولة.

تشجيع ردود الفعل

ينبغي تشجيع المديرين بالسياسات والتحفيز حتى يتمكنوا من تقديم تعليقات في الوقت المناسب للأشخاص المعنيين. وينبغي أن يكونوا مقتنعين بفوائد التغذية الراجعة السريعة للمنظمة وأدائهم.

تنفيذ القيادة الديمقراطية

سوف تخلق القيادة الديمقراطية بيئة إنسانية موثوقة من شأنها أن تشجع الناس على التواصل بشكل مفتوح. كما أنه سيعزز العلاقات المواتية بين الأشخاص وبين المجموعات، مما يفضل اتخاذ قرارات سريعة وفعالة.

التدريب على العلاقات الإنسانية

سيساعد هذا النوع من التدريب الأشخاص على تطوير عادات اجتماعية والقضاء على المواقف الأنانية. وسوف يساعد أيضا في تعزيز شخصية مفيدة. وبشكل عام، من الواضح أن التدريب على العلاقات الإنسانية من شأنه أن يزيد من قدرة الشخص على التواصل وقدرة المنظمة.

التدريب على مهارات الاتصال

ينبغي تزويد الأشخاص في المنظمة بتدريب محدد على مهارات الاتصال. سيتم تحسين مهارات الاستماع والتحدث والكتابة وكذلك استخدام أجهزة الاتصال من خلال التدريب. وسوف يساعد في إزالة مشاكل الاتصال في منظمات الأعمال لدينا.

استخدام اللغة المألوفة

يجب أن يكون التواصل باللغة الأم وأن يكون إلزاميًا للتواصل الداخلي والخارجي. يجب استخدام اللغات الأخرى فقط في المواقف المستحقة.

علاقات متناغمة بين العمل والإدارة

يجب القضاء على العداء بين العمل والإدارة من خلال إدخال الإدارة التشاركية والقيادة الديمقراطية في المنظمة. وهنا، سيحصل العمال على الفرصة للمشاركة في صنع القرار وإسماع أصواتهم، الأمر الذي سيجعل التواصل أكثر فعالية.

إلغاء التملق السياسي

وينبغي النظر إلى الانتماء السياسي على أنه حق طبيعي لكل فرد، ولكن لا ينبغي أن يؤدي إلى التملق السياسي. يجب أن نكون غير سياسيين عند التواصل مع الآخرين في المنظمة.

السلوك غير التمييزي

يجب أن يكون المديرون خاليين من جميع التحيزات. سيساعد ذلك على بناء الثقة بين المرؤوسين تجاه الإدارة وتسهيل التواصل الحر والمفتوح بينهم.

مشاركة المعلومات

يجب أن يبقى الموظفون على علم بالمسائل التي تهمهم. وهذا سيجعلهم ملتزمين بعملهم وملتزمين بالإدارة. ولذلك فإن تبادل المعلومات سيخلق مناخا ملائما للتواصل الفعال.

زيادة التواصل غير الرسمي

سيؤدي التواصل غير الرسمي بين الأفراد إلى تقريب الناس، وسيتم القضاء على العديد من المشاكل الشخصية تلقائيًا. كما أنه سيزيل الشكوك المتبادلة، مما يجعل العلاقات الشخصية أكثر حميمية والتواصل أكثر نجاحًا.

الحد من الطبقات التنظيمية

يجب أن تكون المنظمات أكثر تملقًا مع أقل عدد ممكن من الطبقات. سيؤدي ذلك إلى جعل الاتصال أقصر وأقل تصفية وأقل تشويهًا.