10 مبادئ الاتصالات التجارية

10 مبادئ الاتصالات التجارية

المبادئ هي مبادئ توجيهية تم اختبارها لمسار العمل. وهي فرضيات أو تعميمات مختبرة تبدو دقيقة وصحيحة بالنسبة لموقف معين. للمبادئ قيمة في التنبؤ بما سيحدث في ظروف مماثلة.

مبادئ الاتصالات التجارية هي مبادئ توجيهية مدفوعة تجريبيا لإجراء اتصالات ناجحة وفعالة. هذه هي الحقائق الأساسية التي تساعد إدارة الأعمال على التنبؤ بدقة بعواقب مسار عمل معين على الاتصالات التجارية.

توفر هذه المبادئ إرشادات لاختيار المحتوى وأسلوب العرض، بما يتناسب مع غرض رسالتك ومتلقيها. لكتابة رسائل مكتوبة أو شفهية، يجب عليك تطبيق بعض المبادئ المشتركة للاتصالات التجارية.

ويشير ميرفي، وهيلدبرانوت، وتوماس (2001: 32) إلى مبادئ العناصر السبعة. وهي الاكتمال والإيجاز والاعتبار والواقعية والوضوح والمجاملة والصواب.

وقد أشار خبراء آخرون، إلى جانب المبادئ السبعة المذكورة أعلاه، إلى مجموعة أخرى من المبادئ. نناقش أدناه تلك المبادئ المقبولة على نطاق واسع:

مبدأ الموضوعية

كل تصرفات الإنسان موجهة نحو هدف. أ الهدف أو الهدف هو الوجهة التي تم تعيينها لتحقيقها. الاتصالات التجارية هي إجراء متعمد يقوم به الإنسان لتحقيق معنى مفهوم بشكل متبادل لرسالة تحتوي على بعض محتوى الأعمال لتحقيق مكاسب اقتصادية.

ولذلك، يجب أن يتم الاتصال التجاري بطريقة تخدم غرض الاتصال وتنظيم الأعمال. يجب ألا يكون هناك أي نقطة انحراف عن التحديد الموضوعي للمنظمة أثناء تشفير الرسالة.

الكلمات والجمل والمعلومات والمنطق والعقل وما إلى ذلك، مهما كانت مكتوبة في الاتصال؛ ويجب أن يؤدي كل ذلك إلى تحقيق أهداف الاتصال، أي أهداف المنظمة.

مبدأ الاكتمال

يجب أن تكون الاتصالات التجارية كاملة بكل معنى الكلمة. ستكون رسالة العمل كاملة عندما تحتوي على جميع الحقائق التي يحتاجها القارئ أو المستمع للإجراء الذي يرغب فيه.

ستكون كاملة عندما لا يكون لدى المتلقي أي أسئلة لطرحها على المرسل حول محتوى الرسالة ليتصرف وفقًا لذلك. تختلف الأطراف في الاتصالات التجارية في مرشحاتها العقلية، وخلفياتها، ووجهات نظرها، واحتياجاتها، وخبراتها، ومواقفها، وحالاتها، وعواطفها.

وبالتالي، يجب على المرسل تقييم الرسالة من خلال عيون المتلقي للتأكد من أنه قد أدرج جميع المعلومات ذات الصلة في رسالته. الاكتمال يقدم فوائد عديدة. هم:

  1. من المرجح أن تحقق الرسائل الكاملة النتائج المرجوة دون حساب الرسائل الإضافية.
  2. يمكنهم القيام بعمل أفضل في بناء حسن النية.
  3. يمكن أن تساعد الرسائل الكاملة في تجنب الدعاوى القضائية المكلفة التي قد تنشأ في حالة فقدان معلومات مهمة.
  4. إن الاتصالات التي تبدو غير مهمة يمكن أن تكون مهمة بشكل مدهش إذا كانت المعلومات التي تحتوي عليها كاملة وفعالة.

لإكمال الرسالة، يجب أن نضع الإرشادات التالية في الاعتبار:

  • قدم جميع المعلومات الضرورية، وأجب عن جميع الأسئلة المطروحة، وقدم شيئًا إضافيًا عندما يكون ذلك مرغوبًا. وسيكون من الأفضل معالجة كل هذه العوامل من وجهة نظر القارئ وتقديم الحقائق وفقًا لذلك.
  • عندما نبدأ برسالة، يجب علينا التحقق للتأكد من أننا قدمنا ​​جميع المعلومات التي يحتاجها القارئ لفهم شامل ودقيق. إحدى الطرق لإكمال الرسالة من حيث المعلومات هي الإجابة على الأسئلة الخمسة: من وماذا ومتى وأين ولماذا، وواحد (1) "H"، مثل كيف. تعتبر طريقة الأسئلة الخمسة مفيدة بشكل خاص عندما نكتب طلبات أو إعلانات أو رسائل إعلامية أخرى. ويمكن أيضًا تسهيل المواقف الأخرى بنفس الطريقة.
  • حاول الإجابة على جميع الأسئلة المعلنة والضمنية لإكمال الرسالة. سوف يتفاعل متلقي الاتصال بشكل سلبي إذا كانت الرسائل غير مكتملة.
  • قد يعتقد العميل أن المستجيب مهمل أو يحاول عمدًا إخفاء نقطة ضعف. بشكل عام، "الإغفالات تثير الشكوك". لذلك، يجب الإجابة على جميع الأسئلة، المؤاتية أو غير المواتية، بلباقة وصدق.
  • ومن الأفضل استخدام حكمنا الجيد في تقديم مواد إضافية إذا كانت رسالة المرسل غير كاملة. قد تساعد المعلومات الإضافية أيضًا في خلق صورة إيجابية وثقة في المنظمة. قد يؤدي ذلك إلى زيادة الأعمال في المستقبل وعلاقة متجانسة ومترابطة قوية.

مبدأ الإيجاز

الإيجاز هو شرط أساسي للتواصل التجاري الفعال. توفر الرسالة المختصرة الوقت والنفقات لكل من المرسل والمتلقي.

ليس لدى مديري الأعمال الكثير من الوقت لقراءة رسالة طويلة؛ إنهم أفراد مشغولون.

ولذلك، ينبغي تطوير رسالة موجزة ولكن كاملة للاتصالات التجارية. رسالة موجزة كاملة دون الألفاظ.

يعتبر التواصل موجزًا ​​إذا تم كتابته بأقل عدد ممكن من الكلمات دون التضحية بالمبادئ الأخرى. الإيجاز يساهم في التركيز؛ ومن خلال إزالة الكلمات غير الضرورية، فإنه يسلط الضوء على أفكار مهمة.

تعد الرسائل المختصرة بطبيعتها أكثر إثارة للاهتمام للمتلقي لأنها تتبع وجهة نظرك، مما يجعل التواصل أكثر سهولة.

تُظهر الرسائل المختصرة الاحترام للمتلقين من خلال عدم تشويش حياتهم المهنية بمعلومات غير ضرورية.

يمكن تحقيق الإيجاز باتباع الإرشادات التالية:

حذف التعبيرات اللفظية

لتقليل اللفظ في التواصل، يمكنك اتباع الاقتراحات التالية:

استخدم بدائل من كلمة واحدة

استخدم بدائل من كلمة واحدة بدلاً من العبارات كلما أمكن ذلك دون تغيير معاني الجملة. على سبيل المثال:

  • الكلمة: في هذا الوقت. مختصر: الآن.
  • اللفظي: نظرا لحقيقة ذلك. مختصر: لأنه.

حذف التعبيرات المبتذلة وغير الضرورية.

تشير كلمة "مبتذلة" إلى رأي أو عبارة يتم استخدامها كثيرًا وتصبح مملة أو تفتقر إلى الأصالة. حذف مثل هذه التعبيرات لجعل الرسالة أكثر جاذبية.

  • Wordy: اسمح لي أن أقول مدى فائدة إجابتك. موجز: إجابتك الأخيرة كانت مفيدة.

استبدل العبارات التقليدية اللفظية بنسخة موجزة.

  • Wordy: تجدون طيه القائمة التي طلبتموها. موجز: القائمة المطلوبة مرفقة.

تجنب الإفراط في استخدام العبارات الفارغة.

  • اللفظي: هناك خمس قواعد يجب مراعاتها. موجز: يجب مراعاة خمس قواعد.

تجنب الإفراط في استخدام الأفعال المموهة.

يمكن تجنب الأفعال المموهة عن طريق:

  • الكتابة بشكل ملموس.
  • تفضيل الصوت النشط.
  • جعل الفاعل في معظم الجمل إما أشخاصًا أو أشياء.
  • كتابة الجمل بالترتيب الطبيعي .
فعل مموهصيغة فعل واضحة
وتضمنت السياسة الجديدة
توحيد الإجراءات.
السياسة الجديدة موحدة
الإجراءات.
يجب أن نحقق أ
التوفيق بين الاختلافات.
يجب علينا التوفيق بيننا
اختلافات.
وكان تطبيق الخليط
مُتَفَوِّق.
طبقوا الخليط.
السيطرة على المياه لم تكن كذلك
ممكن.
لم يتمكنوا من السيطرة على
ماء.                 

اختاري الكلمات القصيرة بدلًا من الطويلة.

الكلمات القصيرة تتواصل بفعالية. هناك بعض الاستثناءات، ولكن بشكل عام، الكلمات القصيرة تجعل التواصل فعالاً.

كلام طويل: خلال العام السابق، كانت الشركة تعاني من عجز مالي.
موجز: في العام الماضي، خسرت الشركة أموالاً.

كلام طويل: وافقوا على اقتراح إنهاء العمل.
مختصر: اتفقوا على إنهاء العمل.

احذف جملتي "الذي" و"ذلك" كلما أمكن ذلك.

اللفظي: الأوراق المعتمدة تثبت مستندات الشراء.
موجز: الأوراق المرفقة توثق عملية الشراء.

اللفظي: اشترى السيد كريم طاولة من نوع الأمانة.
موجز: اشترى السيد كريم طاولة سكرتارية.

التأكيد على الجمل القصيرة.

الجمل الطويلة يصعب قراءتها. نحن نعلم أن عقولنا لها حدود؛ فهم محدودون في قدرتهم على التعامل مع المعلومات المعقدة والعديد من العلاقات وأجزاء المعلومات.

لذلك، اجعل الجمل قصيرة لسهولة القراءة. تحتوي الجمل القصيرة عادةً على حوالي 16 إلى 18 كلمة. تتضمن الكتابة بجمل بسيطة وقصيرة تقنيتين أساسيتين:

الأول هو أسلوب الحد من محتوى الجملة.

والثاني هو أسلوب التعبير عن الأفكار بكلمات أقل، أي الاقتصاد في الكلمات المستخدمة.

الأسلوب الأول: الحد من محتوى الجملة

الجمل الطويلة يصعب فهمها، والصيغ الأقصر أسهل في الفهم. إنها تتلاءم بشكل أفضل مع العقل وتركز بشكل أكبر على محتوى الموضوع وتنظيمه.

دعونا نفكر في مثال:

  • الجملة الطويلة: يتم توزيع هذه المذكرة مع بطاقات الفصل الدراسي الأول، والتي ستكون بمثابة فحص نهائي لصحة تسجيل الطلاب وسيتم استخدامها لاحقًا كبطاقات درجات منتصف الفصل الدراسي، والتي سيتم التقديم قبل 20 نوفمبر
  • الجمل القصيرة: يتم توزيع هذه المذكرة مع بطاقات الفصل الدراسي الأول. ستكون هذه البطاقات الآن بمثابة فحص نهائي لتسجيل الطلاب. وسيتم استخدامها لاحقًا لدرجات منتصف الفصل الدراسي، والتي من المقرر أن تكون مستحقة قبل 20 نوفمبر.

الأسلوب الثاني: الاقتصاد في الكلمات

تقوم هذه التقنية بتقصير الجمل باستخدام الكلمات بشكل اقتصادي. إن تعلم استخدام الكلمات اقتصاديًا هو مسألة جهد مستمر. يجب أن تكون دائمًا على دراية بالحاجة إلى اقتصاد الكلمات.

يجب عليك بعناية. استكشاف وتقييم الطرق العديدة للتعبير عن كل فكرة. تعتمد إمكانية اقتصاد الكلمات على الموضوع في كل حالة. الطرق الشائعة هي:

تجنب ازدحام العبارات. استبدال التعبير الأقصر.

عبارة مبعثرةبديل
على طول الطريق ل
في الوقت الحاضر
لغرض
وذلك لسبب أن
وفقا لل
في هذه الأثناء
في المستقبل القريب
في حي
في حالات قليلة جداً
في ضوء حقيقة أن
على أساس
بمناسبة
فيما يتعلق بالإشارة إلى
بغية
يحب
الآن
ل
لأنه منذ ذلك الحين
بواسطة
في أثناء
قريباً
عن حول
نادرًا
منذ ذلك الحين، لأن
بواسطة
على
عن
ل
طريق طويلطريقة قصيرة ومحسنة
وفي حالة عدم السداد بحلول شهر يناير، ستتوقف العمليات.
وعلى الرغم من حصولهم على المساعدة، إلا أنهم فشلوا في تجاوز الحصة المقررة. وكانت الفاتورة بمبلغ . 50000 تاكا
إذا لم يتم السداد بحلول شهر يناير، فسوف تتوقف العمليات.
وعلى الرغم من أنهم تلقوا المساعدة، إلا أنهم فشلوا في تجاوز الحصة المقررة. كانت الفاتورة بمبلغ 50.000 تاكا.

حذف الكلمات الزائدة التي لا تضيف أي معنى.

الجملة تحتوي على كلمات زائدةالكلمات الفائضة حذفت الجمل
لقد طلب مكاتب من النوع التنفيذي.

بالإضافة إلى هذه العيوب، هناك العديد من العيوب الأخرى التي تفسد عملية التشغيل.

وتم إصلاح الآلات التي تضررت جراء الحريق.

أنا على استعداد للإبلاغ عن زيادة المبيعات.
لقد طلب مكاتب من النوع التنفيذي.
العديد من العيوب الأخرى تشوه إجراءات التشغيل.

وتم إصلاح الآلات المتضررة جراء الحريق.

أنا على استعداد للإبلاغ عن زيادة المبيعات.

تجنب الطرق الملتوية لقول الأشياء.

استخدم مباشرة وإلى هذه النقطة. لا تغطي نفس الأرض بطريقة ملتوية. الطرق المباشرة عادة ما تكون أفضل، ويجب عليك استخدامها.

الجمل الدائريةالجمل المباشرة والموضوعية
ويمكن ملاحظة أن ميزانية القسم تتناقص كل عام.تنخفض ميزانية القسم كل عام.
ويرى الرئيس أن الضريبة قد تم دفعها.ويعتقد الرئيس أن الضريبة قد تم دفعها.
ومن الضروري أن يتم استخدام الدخل لسداد الديون.ويجب استخدام الدخل لسداد الديون.
وتفترض اللجنة أن الأدلة قد تم جمعها.وتفترض اللجنة أنه تم جمع الأدلة.
يجب على المشرفين اتخاذ الإجراء المناسب لتحديد ما إذا كان يتم فحص بطاقات الوقت أم لا.يجب على المشرفين تحديد ما إذا كان يتم فحص بطاقات الوقت.
وانتقد كل من اتصل به.وانتقد كل من التقى به.

تجنب التكرار غير الضروري للكلمات أو الأفكار إلا في المواقف المبررة.

كرر فقط للتأثير والتأكيد. لا تكرر دون داع.

التكرار عديم الفائدةتم القضاء على التكرار
إن مهمة تدريب العامل غير الفعال هي مهمة يجب أن نقوم بها.تدريب العامل غير الفعال هو مهمة يجب علينا القيام بها.
المودم، سوف المعدات الحديثة
يستخدم.
معدات المودم. سوف يستخدم.
وجدوا في المكتب إمدادات لم يتم إصدارها مطلقًا.وجدوا في المكتب إمدادات لم يتم إصدارها مطلقًا.
في رأيي أعتقد أن الخطة سليمة.أعتقد أن الخطة سليمة.
ويجب عدم إهمال الأساسيات المهمة.لا ينبغي إهمال الأساسيات.
والإجماع على أن الضريبة غير عادلة.والإجماع على أن الضريبة غير عادلة.
على سبيل الاهتمام، أنا مهتم بمعرفة الإجراء الخاص بك.أنا مهتم بمعرفة الإجراء الخاص بك.
يجب أن نخطط مسبقا للمستقبل.ينبغي لنا أن نخطط.

حذف عبارات الجر غير الضرورية.

Wordy: القضية الأكثر أهمية هي العمل الجماعي.
موجز: القضية الأكثر أهمية هي العمل الجماعي

الحد من استخدام الصوت السلبي.

Wordy: سيتم العثور على إجمالي الرصيد المستحق على الصفحة 2 من هذا التقرير.
موجز: الرصيد المستحق موجود في الصفحة 2 من هذا التقرير.

قم بتضمين المواد ذات الصلة فقط.

يجب أن تتضمن الرسالة الموجزة الفعالة فقط المواد والبيانات ذات الصلة. لاحظ الاقتراحات التالية:

  1. التزم بهدف الرسالة.
  2. حذف الكلمات غير ذات الصلة والجمل المتناثرة.
  3. حذف المعلومات الواضحة للمتلقي.
  4. تجنب المقدمة الطويلة، والتفسيرات غير الضرورية، والمبالغة
    الصفات وحروف الجر، والكلمات أبهى، والمداراة دافق.
  5. انتقل إلى النقطة المهمة بلباقة وإيجاز.

Wordy: نود أن نخبرك أن شركتنا سعيدة بالثقة التي وضعتموها فينا.
موجز: نحن نقدر ثقتك.

استخدم أسماء وألقابًا أقصر.

أ. استخدم اسمًا أقصر بعد ذكر الاسم الطويل مرة واحدة.

طويلة: قاعة جورج واشنطن.
باختصار: قاعة واشنطن.

ب. استخدم الضمائر أو الأحرف الأولى بدلاً من تكرار الأسماء الطويلة.

طويل: إدارة الموارد البشرية
اللقطة: إدارة الموارد البشرية

طويل: اتفاقية الولايات المتحدة والمكسيك وكندا
باختصار: اتفاقية USMCA

مبدأ الاعتبار

الاعتبار يعني إعداد كل رسالة مع وضع متلقي الرسالة في الاعتبار (مورفي وهيلدبرانت وتوماس). عند تشفير الرسالة، حاول أن تضع نفسك مكان المستلمين.

ويجب أن تؤخذ في الاعتبار رغباتهم ومشاكلهم وظروفهم وعواطفهم وردود أفعالهم المحتملة. وينبغي التعامل مع هذه الأمور من وجهة نظرهم. فلا تفقدوا أعصابكم، ولا تتهموهم، ولا تتهموهم بغير حقائق.

أعط مواقفهم الأولوية القصوى أثناء صياغة الرسالة. ويسمى هذا الاعتبار المدروس أيضًا "موقفك أنت"، أو التعاطف، أو اللمسة الإنسانية، وما إلى ذلك. هناك ثلاث طرق محددة للتعامل مع مبدأ الاعتبار -

ركز على "أنت" بدلاً من "أنا" و"نحن".

سيساعد ذلك في إظهار "موقفك أنت"، لكن الإفراط في استخدامه يمكن أن يؤدي إلى رد فعل سلبي. لإنشاء رسائل موجهة نحو الجمهور ومدروسة، ركز على كيفية استفادة مستلمي الرسائل، وما سيتلقونه، وما يريدون أو يحتاجون إلى معرفته.

موقفنا: يسعدني أن أعلن أننا سنقوم بتمديد ساعات عملنا لجعل التسوق أكثر ملاءمة.
موقفك: ستتمكن من التسوق في المساء مع ساعات العمل الممتدة.

موقفنا: نحن على يقين من أن سياسة الخصم الجديدة لدينا ستكون جذابة بالنسبة لك.
موقفك: ستقدر بالتأكيد سياسة الخصم الجديدة.

تجنب "أنت" غير حساس.

"أنت" غير حساس: لقد فشلت في إرفاق الشيك الخاص بك في المظروف.

مراعاة: لم يتم تضمين الشيك (الصوت السلبي).
مراعاة: الظرف الذي تلقيناه لم يكن به شيك (بدون طابع شخصي).

يمكن تجنب استخدام ضمير المخاطب "أنت" في المواقف السلبية من خلال الإشارة ضمنًا إلى صيغة المبني للمجهول، أو جعل المتلقي جزءًا من مجموعة، أو نزع الطابع الشخصي عن الموقف.

إظهار فائدة الجمهور أو اهتمامه بالمتلقي.

قد يتفاعل قراء الرسالة بشكل إيجابي عندما تظهر الفوائد لهم. وبالتالي، كلما كان ذلك ممكنًا وصحيحًا، أظهر كيف سيستفيد المستلمون من الرسائل. يجب أن تلبي المزايا احتياجات المتلقين، أو تعالج مخاوفهم، أو تقدم مكافآت.

بيان عدم الاستفادة: سيكون من دواعي سرورك معرفة أن فرعنا لديه الآن نافذة مفتوحة من 7 إلى 9 صباحًا ومن 5 إلى 9 مساءً كل أيام الأسبوع.

الجملة المفيدة: يمكنك الآن تلبية احتياجاتك المصرفية من خلال نافذتنا المباشرة الجديدة. وهو مفتوح مع صراف لخدمتك من 7 إلى 9 صباحًا ومن 5 إلى 9 مساءً من السبت إلى الخميس.

التأكيد على الحقائق الإيجابية والممتعة.

أكد على ما يمكن فعله بدلاً من التركيز على ما لا يمكن فعله، وركز على الكلمات والحقائق الإيجابية التي يمكن للمتلقي أن ينظر إليها بشكل إيجابي.

إيجابية ممتعةسلبية غير سارة
من المستحيل أن أفتح لك حساب
اليوم
سنفتح بكل سرور حسابًا عندما.
بطاقة التوقيع الخاصة بك تصل إلينا.
نحن لا نقبل طلبك ل
تمديد الائتمان.
يمكننا قبول طلبك عند الائتمان
السجل مرضي.
كلمات إيجابيةالكلمات السلبية
فائدةلوم
وديةشكوى
سعيدفشل
يساعدعيب
كريمالإهمال
وفييندم
سروريرفض
شكرًامشكلة
وقورغير منصف
مستحيل

مبدأ الملموسة

والواقعية تعني أن تكون محددًا ومحددًا وحيويًا وليس غامضًا وعموميًا (Murphy 1986:43). وتعني الدقة أيضًا الدقة (Lesjkar and Pettit 2002:103).

يجب أن تحتوي الاتصالات التجارية على لغة محددة لرسالة مثيرة للاهتمام. وهذا يعني أن الاتصالات التجارية يجب أن تستخدم الكلمات الدلالية بدلاً من الكلمات الضمنية.

الكلمات الدلالية هي كلمات مباشرة وصريحة وغالبًا ما تعتمد على القاموس، والكلمات الضمنية هي أفكار أو مفاهيم تقترحها أو ترتبط بكلمة أو عبارة. وبالتالي يجب أن تستخدم الاتصالات التجارية الكلمات التي تشكل حادة، معاني واضحة في ذهن القارئ.

فوائد

فوائد الرسائل الملموسة لمديري الأعمال واضحة. يعرف المتلقون بالضبط ما هو مطلوب أو مرغوب فيه. فهو يزيد من احتمالية تفسير الرسالة بالطريقة المقصودة. الرسائل الملموسة أكثر ثراءً.

وبالتالي، فإنها تميل إلى أن تكون أكثر حيوية وديناميكية وإثارة للاهتمام (مورفي، وهيلدبرانت، وتوماس).

كيفية كتابة رسائل محددة

ستساعدك الإرشادات التالية في تكوين رسائل ملموسة ومقنعة:

استخدم حقائق وأرقام محددة:

من المستحسن أن تكون دقيقًا وملموسًا في الاتصالات التجارية المكتوبة والشفوية.

خلاصةأسمنت
خسارة كبيرة
سجل حضور جيد
الشركة الرائدة
الأغلبية
في المستقبل القريب
آلة توفير العمالة
خفيف الوزن
مبلغ كبير
خسارة 53 بالمئة
سجل حضور 100 بالمئة
الأول بين 3200 متسابق
62 بالمئة
بحلول ظهر يوم الخميس
آلة تقوم بعمل سبعة عمال
ضوء الريشة
المعارف التقليدية. 34,56,000

ضع العمل في أفعالك.

يمكن للفعل تنشيط الكلمات الأخرى والمساعدة في جعل الجملة الخاصة بك حية وأكثر قوة. وبالتالي، للحصول على رسالة ديناميكية وقوية، (1) استخدم الأفعال المبنية للمجهول بدلاً من الأفعال المبنية للمجهول، و (2) ضع الأفعال في الأفعال بدلاً من الأسماء والمصادر، ولكن لا تحذف صيغة المبني للمجهول.

وهو مطلوب في بعض الحالات. الصوت النشط أقوى وأقصر.

تفضيل الفعل المبني على المبني للمجهول.

الأفعال الصوتية النشطة هي تلك التي يقوم الفاعل بها. الأفعال الصوتية المنفعلة هي تلك التي يتلقى موضوعها الإجراء.

وبالتالي، من أجل الكتابة الأكثر حيوية وقوة، يجب عليك الاستفادة بشكل جيد من الأفعال الصوتية.

ومع ذلك، هذا الاقتراح لا يعني أنه يجب عليك التخلص من صيغة المبني للمجهول، لأن صيغة المبني للمجهول لها مكانة محددة في الكتابة الجيدة.

ولكن هذا يعني أنه يجب عليك استخدام أكبر قدر ممكن من الصوت النشط منطقيًا. سبعة أفعال هي أفعال مميتة. وهي "كن، أعط، تملك، أمسك، اصنع، ضع، خذ."

الفعل بالأفعال وليس بالأسماء.

الفعل عقد في "اسم هادئ".الفعل في الفعل

وظيفة هذا المكتب هي تحصيل المدفوعات وتجميع البيانات.

وسينظر البروفيسور آدم في التقرير.

عقد الطلاب الاجتماع في
مكتب.

يقوم هذا المكتب بجمع المدفوعات وتجميع البيانات.

وسينظر الأستاذ أحمد في التقرير.

التقى الطلاب في المكتب.

اختر كلمات مفعمة بالحيوية وتبني الصورة.

إن استخدام النداءات الحسية والمقارنات والاستخدام الحذر للغة التصويرية يمكن أن يجعل التواصل التجاري قويًا وحيويًا ومحددًا.

  • النداء الحسي
    • نداء غير حسي : المنتج رائع.
      • جاذبية حسية: المنتج يلمع مثل المرآة، ويمكنك رؤية وجهك فيه.
  • مقارنات
    • يمكن للقياسات أو المقارنات أن تجعل الفكرة غير الواضحة واضحة وتجعل الفكرة أكثر حيوية.
  • بلاغة
    • حرفيًا ومملًا: سيبدأ تحليل ميزانيتنا قريبًا
    • رمزية أكثر وضوحًا: ستبدأ مراجعة ميزانيتك في تحديد مخصصات العام المقبل.

مبدأ الوضوح

الوضوح يعني الحصول على معاني رسائل العمل بشكل دقيق من رأس المرسل إلى رأس المستقبل.

نحن جميعًا نحمل تفسيراتنا وأفكارنا وتجاربنا الفريدة المرتبطة بالكلمات. ولذلك فإن نقل الرسائل بمعناها الدقيق إلى المتلقي وجعلها مفهومة بنفس الطريقة أمر بالغ الأهمية التواصل الفعال.

يمكن تحقيق وضوح الاتصالات التجارية من خلال وسيلتين:

  1. اختر كلمات دقيقة وملموسة ومألوفة؛ و
  2. بناء جمل وفقرات فعالة.

اختر كلمات دقيقة وملموسة ومألوفة.

يتم تحقيق الوضوح جزئيًا من خلال التوازن بين اللغة الدقيقة واللغة المألوفة. اختر الكلمات الصحيحة والمألوفة تمامًا لتوصيل رسالتك. استخدم المرادفات بدلاً من المصطلحات اللاتينية.

كلمات مألوفة كلمات غير مألوفة أو طنانة
عنتقريبًا (لتر)
بعدتالي
بيتموطن
على سبيل المثالعلى سبيل المثال (ل)
يدفعتعويض

بناء جمل وفقرات فعالة.

الجمل الفعالة هي جمل قصيرة. حاول أن تجعل متوسط ​​طول الجملة يتراوح بين 17 إلى 20 كلمة. في الجملة، يجب الحفاظ على الوحدة بين فكرة رئيسية واحدة والأفكار الأخرى المرتبطة بها بشكل وثيق.

يجب ترتيب الكلمات في الجملة بشكل صحيح بحيث تعبر الأفكار بوضوح عن المعنى المقصود. ومن المعروف باسم التماسك. ضع الأفكار الرئيسية في مقدمة الجملة. يجب على كاتب الرسالة أن يقرر ما يحتاج إلى التركيز ثم يختار بنية الجملة الصحيحة.

تُستخدم الإجراءات المرئية مثل الرسوم البيانية والمخططات الدائرية والمخططات الشريطية والتسطير المائل والملون والمسافات البادئة وما إلى ذلك لإظهار التركيز. تتيح أجهزة الكمبيوتر اليوم والبرامج ذات الصلة طرقًا لا حصر لها لإضافة التركيز بشكل مرئي على الكلمات والفقرات.

مبدأ المجاملة

المجاملة هي مساهم رئيسي في التواصل الفعال. المجاملة تعني السلوك المهذب أو الأخلاق الحميدة. إنه ينطوي على إدراك وجهة نظر الآخرين ومشاعرهم.

المجاملة تنبع من موقف صادق لك. الكتابة أو التحدث بنبرة محادثة، والتأكيد بشكل استراتيجي على وجهة نظر القارئ، واختيار الكلمات الإيجابية بعناية سوف يولد المجاملة.

المجاملة ليست مجرد مجاملة مع إدخالات ميكانيكية لـ "من فضلك" و"شكرًا" في الأخلاق المقبولة اجتماعيًا، ولكنها مجاملة تنبع من الاحترام والاهتمام بالآخرين. إنها محاولة لوضع القارئ في حالة ذهنية مناسبة وتجاوز ذلك.

9 نصائح حول كيف تكون مهذبًا:

  1. كن لبقا بصدق
  2. قم بتمييز القارئ الخاص بك
  3. الامتناع عن الوعظ
  4. تجنب الغضب
  5. كن مدروسًا ومقدرًا.
  6. استخدم التعبيرات التي تظهر الاحترام.
  7. تجاهل التعبيرات المزعجة
  8. تجاهل الفكاهة المشكوك فيها
  9. اختر تعبيرات غير تمييزية

كن لبقا بصدق

لا تكن مفاجئًا أو صريحًا. يعني الكتابة أو التحدث قليلًا جدًا وغالبًا ما يكون وقحًا أو يبدو فظًا. ويعني أيضًا الساخن أو السلس أو المتدفق بالتساوي

وقد يأتي من فكرة خاطئة عن الإيجاز من مواقف شخصية سلبية أو من عدم معرفة ثقافة بلد أو مجتمع. تجنب التعبيرات الوقحة وقدم رسالتك بلباقة.

عديم اللباقة، صريحاستخدم لبقة
من الواضح أنك لم تقرأ فاكسي الأخيرفي بعض الأحيان تكون صياغتي غير دقيقة، دعني أحاول مرة أخرى.
لقد أعدت كتابة تلك القمامة ثلاث مرات؛ وكانت النقطة واضحة.أنا آسف أن النقطة لم تكن واضحة؛ هنا نسخة أخرى.

قم بتمييز القارئ الخاص بك

تتطلب المعاملة المهذبة التفرد والكتابة مباشرة إلى القارئ. وهذا يعني الكتابة لموقف واحد، وإعطاء القارئ معاملة فردية. ومن المعروف باسم تخصيص الاتصالات.

يمكنك الرجوع إلى القارئ بالاسم. "كما توافق يا سيد سميث." "إذا كان بإمكاننا تقديم أي مساعدة إضافية، فيرجى الاتصال بنا." '‎نتمنى لك التوفيق والنجاح

الامتناع عن الوعظ

لهجة الوعظ مسيئة. يميل الناس إلى أن يكونوا مستقلين إلى حد ما. إنهم لا يحبون أن يتم توجيههم أو تعليمهم. يريدون أن يعاملوا على قدم المساواة. يتم تعزيز تأثير المجاملة من خلال تجنب الوعظ أو التدريس أو إلقاء الخطبة. غالبًا ما تبدو العبارات الأولية والمسطحة والواضحة واعظًا.

يتجنب

  • "حجم التداول السريع يعني أرباحًا أكبر"
  • 'انت تحتاج'
  • 'يجب عليك أن'
  • "يجب عليك الاستفادة من مثل هذه المدخرات إذا كنت تريد النجاح".

تجنب الغضب

الغضب يدمر حسن النية. نادرا ما يكون الغضب مبررا. تأثير كلمات الغضب واضح. إنها تجعل القارئ غاضبًا وتعرض العلاقة التجارية للخطر.

تصريحات غاضبة

  • "نحن لن نتسامح مع هذا الشرط."
  • "لقد تسبب موقفك المتهور في خسارة المبيعات".
  • "لا أستطيع أن أفهم إهمالك."

كن مدروسًا ومقدرًا.

تساعد رسائل التهنئة والتقدير الودية والمهذبة على بناء حسن النية. يحب الآسيويون الأسلوب اللطيف والأكثر تهذيبًا في كل من الشفهية والحديثة التواصل الكتابي.

استخدم التعبيرات التي تظهر الاحترام.

لا يوجد قارئ يريد تلقي رسائل مسيئة. لذلك، اتبع الإرشادات المذكورة أدناه:

تجاهل التعبيرات المزعجة

على عكس استنتاجك
الانحراف
انا لا أتفق معك
إذا كنت كذلك
أنا متأكد من أنك يجب أن تدرك
لا يغتفر
بغيض
من الواضح أنك تجاهلت
بسبب الائتمان الخاص بك مشكوك فيه
نحن غير قادرين على
مجرد هراء
بالتأكيد لا تتوقع
نحن مندهشون أنك لا تستطيع ذلك
نحن لا نعتقد
نتوقع منك ذلك
نجد صعوبة في تصديق ذلك
يجب علينا أن نصر
نحن نأخذ القضية
لقد تجاهلتك
أنت متخلف
من المحتمل أنك تجهل حقيقة ذلك
أنت تدعي ذلك
أنت لم تخبرنا
لقد فشلت في ذلك
لقد نسيت أن
عليك أن
لم تترك لنا أي خيار
لقد أهملت ذلك
يجب ان تعرف
أنت بالتأكيد لا تتوقع

شكواك
فشلك في
تلميحك
إهمالك
صمتك العنيد

تجاهل الفكاهة المشكوك فيها

الضحك لشخص ما هو اشمئزاز لشخص آخر؛ كل واحد منا لديه روح الدعابة المختلفة. أنظر إلى الملاحظات التالية:

جارح

يا رجل، ما هذا؟ أسمع عن الأخبار الجيدة. من المؤكد أنك قمت بعمل سريع في نهاية الأسبوع الماضي ثم لم تخبر أيًا منا عنه. بلغ تحياتي للسيدة الصغيرة. أتمنى لها الأفضل؛ سوف تحتاجها.

المزيد كورتيوس

تهانينا الحارة على حفل الزفاف الخاص بك! حسنًا، لقد فاجأتنا بالتأكيد. في الواقع، عدد قليل منا شكك في أنك ستسافر للزواج. ولكن على الرغم من أننا لم نسمع عن ذلك إلا في وقت لاحق، أنا وزوجتي نتمنى لك الأفضل.

أبلغ تحياتنا الحارة لشريكك الجديد.

اختر تعبيرات غير تمييزية

إن استخدام لغة غير تمييزية تعكس المعاملة المتساوية للأشخاص بغض النظر عن الجنس أو العرق أو الأصل العرقي أو السمات الجسدية سيكون أمرًا مهذبًا.

أ) تجنب الكلمات الجنسية: كلمات "الرجل".

ومن الأفضل عدم استخدام الكلمات التي تشير إلى هيمنة الذكور. أنه يؤثر على التكافؤ والمجاملة.

متحيز جنسياغير متحيز جنسيًا
استقبال الطلاب الجدددخول استقبال الطلاب
القوى العاملةالقوى العاملة، الموظفين، العمال، الموظفين.
من صنع الإنسانصنعت، بنيت.
رئيسالرئيس
بائعمندوب مبيعات
الشرطيضابط شرطة
رجل الاطفاءرجال الاطفاء
مصورمشغل الكاميرا
ساعي البريدساعى البريد.

ب) تجنب ضمائر المذكر وجعل الإشارة جمعا

تستخدم ضمائر المذكر لكلا الجنسين، مثل هو وله وهو. لا تستخدم تلك. إعادة صياغة الجملة لإزالة الكلمات المسيئة.

الجمل الجنسيةإعادة صياغة الجملة غير الجنسية
المشرف ليس مسؤولا عن
مثل هذه الخسائر إذا لم يكن مهملا.
المشرف الذي لا يهمل ليس مسؤولاً عن مثل هذه الخسائر.
عندما يحتاج العميل إلى خدمة فمن حقه أن يطلبها.عندما يحتاج العميل إلى خدمة، فمن حق العميل أن يطلبها.

اجعل الإشارة بصيغة الجمع وتجنب الجمل التمييزية.

مثال: المشرفون ليسوا مسؤولين عن مثل هذه الخسائر إذا لم يكونوا مهملين. عندما يحتاج العملاء إلى الخدمة، فمن حقهم أن يطلبوها.

استبدل التعبيرات المحايدة بدلاً من الجمل الجنسية.

"المشرف ليس مسؤولاً عن مثل هذه الخسائر إذا لم يكن مهملاً." "عندما يحتاج المرء إلى خدمة، فمن حقه أن يطلبها."

تجنب الكلمات التي تحط من مكانة المرأة.

جملة تقلل من مكانة المرأةتعبير غير مهين
سأجعل فتاتي تعتني بهذه الأمور.لدي سكرتيرتي لتعتني بهذا الأمر
سيدة المحامية
مؤلفة
نحاتة
شاعرة

محامي
مؤلف
نحات
شاعر.

استخدام الأسماء في شكل متوازي

تعامل مع كل جنس باحترام.

غير مرغوب فيهمرغوب فيه
وكان آدم والسيدة آدم حاضرين في
الاجتماع.
كان السيد آدم والسيدة آدم
حاضر في الاجتماع

مبدأ الصواب

يجب أن يكون التواصل صحيحًا من حيث القواعد النحوية وعلامات الترقيم والإملاء. ويدعو المبدأ أيضًا إلى استخدام المستوى الصحيح من الدقة اللغوية للأرقام والحقائق والكلمات وآليات الكتابة المقبولة في تشكيل الرسالة.

المبادئ التوجيهية الرسمية

هناك هي ثلاثة مستويات للغة: الرسمية وغير الرسمية ودون المستوى. يجب أن تحتوي الاتصالات التجارية على لغة غير رسمية - قصيرة ومعروفة ومحادثة. وينبغي تجنب اللغة دون المستوى المطلوب.

استخدم الرسميأقل رسمية
يشارك
السلطة
المساعي
تأكد
تعتبر
صرح
يستخدم
استجواب
ينضم
يحصل
يحاول
اكتشف
أعتقد (يعتقد
مبنى
يستخدم
سؤال
دون المستوى المطلوبمعيار
ليس كذلك
لا أستطيع بالكاد
تهدف إلى إثبات
ترغب في
يغض النظر
موثوق به
أنف
ينبغي ح
ليست كذلك
يمكن بالكاد
تهدف إلى إثبات
، راغبا في
يغض النظر
مسروق
أحضر
يجب ان

دقة الخد في الأرقام والحقائق والكلمات.

تحقق من بياناتك الإحصائية، وتحقق مرة أخرى من إجمالياتك، واطلب من شخص آخر قراءة صحة المواد والتعليق عليها. كن حذرًا من الدقة بسبب تغير الأسعار واللوائح والقوانين والشروط.

الكلمات التي تخلط

  • أ، صباحا
  • اقبل ما عدا
  • بين، بين
  • كل سنتين، كل سنتين، (كل سنتين)
  • مستمر، مستمر
  • تأثير
  • بارز، وشيك
  • أبعد وأبعد
  • تمددت
  • كذب، كذب، لام
  • مدير المبدأ
  • من، من:
    • من هو موضوع الفعل
    • من هو مفعول به من الفعل
  • الذي، ذلك، الذي: الذي يشير إلى الأشخاص أو الأشياء
    • من يشير إلى الناس.
    • والذي يشير إلى الأشياء

الحفاظ على آليات الكتابة المقبولة.

يجب إيلاء اهتمام دقيق للجزء الميكانيكي من كل رسالة مكتوبة بشكل جيد.

مبدأ البساطة

يجب أن تحتوي الاتصالات التجارية على لغة بسيطة ومصطلحات مألوفة ومخططات ورسوم بيانية سهلة الفهم. يجب أن يحتوي التعبير عن موضوعات الأعمال على حقائق ومعلومات مبسطة. يتطلب بعض المعرفة باللغة.

في الواقع، كلما زادت معرفتك، كلما زادت احتمالية قدرتك على التواصل بفعالية وبشكل مبسط. يمكن أن تساعد الإرشادات التالية في الحفاظ على هذا المبدأ:

استخدم الجمل البسيطة، وليس المعقدة:

الجمل البسيطة سهلة الفهم والقراءة والتواصل دون انقطاع في المعنى.

جملة معقدةجملة بسيطة
تم اتخاذ الإجراء النهائي بعد تاريخ التقريرتم اتخاذ الإجراء النهائي بعد تاريخ التقرير.
الشركة المصنعة لهذا المنتج ...........الشركة المصنعة لهذا المنتج ...............
من المحتمل جدًا أن نخسر عقد آدم بسبب عدم كفاية المستندات.قد نخسر عقد آدم من أجل ...............
واجب السكرتير هو مراقبة جميع البريد الوارد وتسجيله.

بالإضافة إلى ذلك، تقع على عاتقه مسؤولية تحديث دفتر المهام.
يقوم السكرتير بتسجيل جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة ويحافظ على تحديث دفتر المهام.

دراسة الكلمات بعناية ومعرفة معناها الدقيق.

الكلمات التي لها نفس المعنى قد يكون لها اختلافات في المعنى. استخدمها في السياق والمعنى الصحيحين.

على سبيل المثال، تشير المطرود، والطرد، والمعلب، والفصل، والتفريغ إلى نفس الفعل، ولكن لها أيضًا ظلال مختلفة من المعنى، لذا فإن ما يلي: المال، الصندوق، النقد، العجين، الخبز، المالية، المرض، المرض، الفقير، ضعيف، دقيق، رقيق، نحيف، نحيف، طفيف، ضعيف، نحيف، صفصافي، واسع النطاق، طويل، سلكي.

استخدم المصطلح الصحيح.

المصطلح هو كلمة يتم فيها التعبير عن الأفكار في اللغة. لا يوجد سبب وجيه لبعض التعابير، ولكن الانتهاكات سوف تسيء إلى القارئ. "أوافق على" اقتراح، لكن "أوافق على" شخص ما. "كن حذرًا بشأن" علاقة غرامية، ولكن "كن حذرًا بشأن" أموالك.

لغة خاطئةالمصطلح الصحيح
السلطة حولالسلطة على
الامتثال لالامتثال
مفتون معمفتون
بنفس القدر من السوءبنفس القدر من السوء
وفقا لوفقا لل
بحثا عنبحثا عن
استمع فياستمع إلى
يمتلك القدرةيمتلك القدرة
نادرا أو أبدانادرا إذا من أي وقت مضى
متفوقة منمتفوق على

استخدم المصطلحات المألوفة فقط.

المصطلحات تعني اللغة التقنية. إنها تلك الكلمات والعبارات والاختصارات المتخصصة التي يستخدمها الأشخاص في المجال المهني ليقولوا ما نعنيه بدقة واقتصادية.

المصطلحاتكلمات بسيطة مكافئة
تنبيه قضائيتحذير، كلمة تحذير
تحدديصف
تحمل الالمماذا يجب أن تكون خطة لعبتنا؟
حكم القيمةرأي
لفظياأقول، وضعت في الكلمات.
حدودالخطوط العريضة والحدود.

استخدم كلمات بسيطة بدلاً من اللغة المملة.

قد تساعدك بعض الكلمات على تجنب "الطريق الطويل" للتعبير عن فكرة ما. استخدمها لإبقاء رسالتك بسيطة.

بدلا من المتابعة....اكتب فقط……………
عضو كبير في
عدد قليل من
في هذا الوقت
بنفس الطريقة
فى تاريخ مبكر
في المستقبل القريب
معظم الوقت
دون إحداث أي ضجيج
كنتيجة ل
بمعدل أسرع
ليست جيدة في الجودة
يؤخذ بعين الاعتبار
في حال
في ضوء حقيقة أن
في سياق                    
قبل بداية
الأشخاص في سن المراهقة
الأشخاص الذين يتأخرون دائمًا تقريبًا
في الوصول
كثير
عدد قليل
الآن، في الوقت الحاضر
بصورة مماثلة
قريبا قريبا
عادة
.بصمت
بالتالي
أسرع، بسرعة أكبر            
أفقر وأدنى
اعتبار
لو
مع العلم أن،
معتبرا ذلك، على علم
قبل، سابق
المراهقون
عادة المتأخرين

مبدأ الوحدة

الوحدة تعني الوحدة. يجب أن يكون للتواصل الجيد وحدة بين الأفكار والجمل والحقائق. يجب أن تتحد جميع أجزاء الجملة لتشكل فكرة واحدة واضحة. يجب ترتيب الأفكار المكونة في الرسالة بطريقة موحدة.

يجب تجميع المعلومات أو الأفكار المماثلة في فقرة واحدة وكتابتها في شريط واحد. تنتهك الوحدة في التواصل للأسباب التالية:

الأفكار غير ذات الصلة في الجملة تنتهك الوحدة. لذا قم بتصحيحه عن طريق:

  • وضع الأفكار غير ذات الصلة في جمل منفصلة، ​​أو
  • جعل فكرة واحدة تابعة للفكرة الأخرى أو
  • إضافة الكلمات التي تظهر العلاقات بين الأفكار.
غير مرتبطهتحسين
أراضينا هي الجنوب
نصف الدولة، ولدينا
لا يستطيع مندوبو المبيعات تغطيتها
كاملاً. نحن نركز على الطاقة-
توفير المنتجات، و 70
في المئة من أعمالنا هو
منهم
أراضينا هي الجنوب
نصف الدولة. ملكنا
لا يستطيع مندوبو المبيعات تغطيتها
كاملاً. نتيجة لدينا
التركيز على الطاقة-
توفير المنتجات، 70 في المئة من
الأعمال تأتي منهم

التفاصيل المفرطة هي سبب عدم الوحدة.

لذا، إذا كان التفصيل مهماً فمن الأفضل وضعه في جملة منفصلة.

التفاصيل المفرطةتحسين
مكتبنا في نيويورك،
تعتبر فخمة في الستينيات
ولكن الآن في حاجة ماسة إلى
التجديد، كما هو الحال مع
معظم المكاتب التي لم تفعل ذلك
تم الحفاظ عليها، وقد تم
متروك.
تعتبر قطيفة
الستينيات، مكاتبنا في نيويورك
لم يتم الحفاظ عليها
على وجه صحيح. كما يحتاجون بشدة
إصلاح، لقد تخلينا
هم.

البناء غير المنطقي يمكن أن يسرق الجملة من الوحدة.

الإنشاءات غير المنطقية تدمر وحدة الجملة. وينتج في المقام الأول عن التفكير غير المنطقي. لذا، استخدم التفكير المنطقي لتأسيس الوحدة.

البناء غير المنطقيتحسين
التناوب الوظيفي هو عندما تتدرب
الناس عن طريق نقلهم من
وظيفة إلى وظيفة.
لم أعرف أبدا مسؤولا تنفيذيا
الذي كان مهتما بالمساعدة
عماله الذين دخلوا
المشاكل التي تسببت لهم
يقلق.
دوران الكرة هو تدريب
الطريقة التي تنطوي على التحرك
الناس من وظيفة إلى أخرى.
لم أعرف أبدا مسؤولا تنفيذيا
الذي كان مهتما بالمساعدة
العمال القلقون معهم
مشاكل.          

قد يكون تصميم الفقرة سببًا للانقسام.

يجب أن يتعلق محتوى الفقرة بموضوع أو فكرة واحدة. يجب أن يكون عرض فقرة الاتصالات التجارية متماثلاً في الحجم. من الأفضل إبقاء الفقرة قصيرة.