5 خطوات بسيطة لكتابة وإعداد حساب دفتر الأستاذ

5 خطوات بسيطة لكتابة وإعداد حساب دفتر الأستاذ

تحتاج منظمات الأعمال إلى الكتابة والتحضير حساب دفتر الأستاذ حيث جميع المعاملات يتم تسجيلها بشكل دائم تحت رؤوس حسابات مختلفة.

وفقا للمبدأ المحاسبي المعاملات مباشرة بعد أن يتم تسجيل حدوثها في دفتر الحسابات الأساسي - مجلة بالترتيب الزمني للتواريخ مع التوضيحات.

ولكن ليس من الممكن تحديد النتائج الكاملة للمعاملات من المجلة.

وهذا يعني أنه ليس من الممكن معرفة المعلومات مثل مقدار الربح تحت أي رأس تم اكتسابه، وكم النفقات تحت أي رأس تم تكبده، وكم الأصول والالتزامات الموجودة في مجال عمل معين من المجلات.

لمعرفة كل هذه المعلومات، يجب تسجيل المعاملات ذات الطبيعة نفسها تحت عناوين مختلفة أو في حسابات منفصلة.

إنه،

يتم تسجيل جميع المعاملات المتعلقة بالفرد وأصول المنظمة والدخل والنفقات تحت نفس رئيس حسابات الأفراد والمؤسسة والأصول والإيرادات والنفقات.

كتابة وإعداد حساب دفتر الأستاذ

وبهذه الطريقة، إذا تم تسجيل المعاملات المختلفة في رؤوس حسابات مختلفة، يصبح من الممكن تحديد النتيجة الكاملة لأي حساب في نهاية الفترة المحاسبية.

لذلك يمكن القول أن الكتاب الذي يتم فيه نشر إدخالات المجلة المختلفة بشكل مختصر بشكل دائم وفقًا لـ دائن ومدين تحت رؤوس حسابات منفصلة يسمى دفتر الأستاذ.

كيفية كتابة وإعداد حساب دفتر الأستاذ

لذا، فإن الخطوات الخمس البسيطة لكتابة وإعداد دفتر الأستاذ هي؛

  1. رسم النموذج – احصل على قلم وورقة، وابدأ في رسم حساب دفتر الأستاذ.
  2. ترحيل المعاملات من دفتر اليومية إلى حساب دفتر الأستاذ المعني.
  3. التدوين – ضع رقم الصفحة لإدخال دفتر اليومية في عمود السجل الخاص بحساب دفتر الأستاذ.
  4. الصب - فصل المبلغ المدين والدائن.
  5. الموازنة - ابحث عن الفرق بين المدين والائتمان للحصول على الرصيد المدين أو الدائن للحساب.

1. رسم النموذج – احصل على قلم وورقة، وابدأ في رسم حساب دفتر الأستاذ.

وتنقسم كل ورقة من الحساب إلى جزأين متساويين بواسطة خط عمودي عريض أو خطين عموديين حادين. الجانب الأيسر منه هو الجانب المدين والجانب الأيمن هو الجانب الدائن.

بعد ذلك، يتم تقسيم كلا الجانبين مرة أخرى إلى أربعة أعمدة، أي أن هذا ينقسم إلى ثمانية أعمدة، أربعة منها في الجانب المدين وأربعة في الجانب الدائن.

وفي العمود الأول من تواريخ الجانبين كتبت التفاصيل الثانية والصحيفة الثالثة والمبلغ الرابع.

2. ترحيل المعاملات من دفتر اليومية إلى حساب دفتر الأستاذ المعني.

يُطلق على عملية نقل المعاملات من دفتر اليومية إلى الحسابات الخاصة بدفتر الأستاذ اسم الترحيل. يتم الاحتفاظ بالحسابين المشاركين في كل معاملة في دفتر الأستاذ.

يتم ترحيل حساب مدين للمجلة على الجانب المدين لذلك الحساب ويتم ترحيل الحساب الدائن للمجلة على الجانب الدائن لذلك الحساب.

وفي هذا الصدد، تجدر الإشارة بعناية إلى أنه عند الترحيل في الجانب المدين من حساب دفتر الأستاذ، يجب كتابة الحساب الدائن للمجلة في عمود خاص وفي الجانب الدائن من حساب دفتر الأستاذ لذلك الحساب يجب كتابة المجلة في عمود معين.

3. التدوين – ضع رقم الصفحة لإدخال دفتر اليومية في عمود السجل الخاص بحساب دفتر الأستاذ.

صفحة دفتر اليومية التي يتم منها نقل قيود اليومية إلى حساب دفتر الأستاذ المعين، حيث يتم كتابة رقم الصفحة في عمود السجل الخاص بحساب دفتر الأستاذ، وصفحة دفتر الأستاذ التي يتم ترحيل الحساب فيها، يتم كتابة رقم تلك الصفحة في مجلة في عمود ورقة دفتر الأستاذ للمجلة.

بهذه الطريقة، تُسمى كتابة رقم صفحة المجلة في دفتر الأستاذ ورقم دفتر الأستاذ في المجلة بالتدوين.

4. الصب - فصل مبلغ الخصم والائتمان.

يتم تجميع مبلغ الخصم والائتمان لكل حساب دفتر الأستاذ بشكل منفصل على كلا الجانبين. بهذه الطريقة يُطلق على مجموع المدين والائتمان اسم الصب.

5. الموازنة – ابحث عن الفرق بين المدين والائتمان للحصول على رصيد المدين أو الدائن في الحساب.

بعد مجموع المدين والدائن لحسابات دفتر الأستاذ، يظهر أن إجمالي الجانبين أصبح متساويًا مما يجعل الفرق على كلا الجانبين يعتبر الحساب متوازنًا.

وفي هذه الحالة، لم يتبق شيء للقيام به. أما إذا كان مجموع الطرفين غير متساوي، ففي هذه الحالة يجب تحديد الفرق.

بعد ذلك يتم إضافة مقدار الفارق في جانب العجز لتحقيق التعادل بين الجانبين. ويسمى هذا النوع من الاختلاف بين جانبي الحسابات بالرصيد.

تسمى عملية مساواة إجمالي الجانبين عن طريق إضافة الرصيد المدين في الجانب الدائن والرصيد الدائن في الجانب المدين بالموازنة.

رصيد مدين

إذا كان المبلغ الإجمالي للجانب المدين أكبر من المبلغ الإجمالي للجانب الدائن من دفتر الأستاذ من الفرق بين الجانبين يسمى الرصيد المدين.

على سبيل المثال،

إجمالي الخصم من حساب دفتر أستاذ معين هو $10,000 وإجمالي الائتمان لحساب دفتر الأستاذ هذا هو $8,000، - فإن الفرق بين هذين الجانبين البالغ $2,000 هو رصيد مدين.

وفقا للقاعدة الخصم والائتمان في ظل نظام القيد المزدوج، جميع حسابات النفقات والأصول تظهر الرصيد المدين.

وبالتالي فإن الأرصدة المدينة لحسابات دفتر الأستاذ تعني النفقات والأصول.

الرصيد الدائن

من ناحية أخرى، إذا كان إجمالي عمود الأموال الائتمانية لحساب دفتر أستاذ معين أكبر من عمود الأموال المدينة، فإن الرصيد يسمى الرصيد الدائن.

على سبيل المثال،

إجمالي عمود الأموال الدائنة لحساب معين هو $5,000 وعمود الأموال المدينة هو $4,000، والفرق بين هذين المبلغين $ 1,000 هو رصيد دائن.

تُظهر جميع حسابات الدخل والالتزامات دائمًا رصيدًا دائنًا، أي أن الأرصدة الدائنة لحساب دفتر الأستاذ تعني الدخل والخصوم.