الفحص الداخلي: التعريف والأهداف والمبادئ والخصائص

الفحص الداخلي: التعريف والأهداف والمبادئ والخصائص

الفحص الداخلي هو عملية مستمرة للنظام المحاسبي للتحقق من الأخطاء أو الاحتيال في عمليات مسك الدفاتر للكشف المبكر والوقاية. الفحص الداخلي هو ترتيب لواجبات موظفي الوظائف المحاسبية بحيث يقوم آخر بفحص العمل الذي يؤديه الشخص تلقائيًا.

ما هو الفحص الداخلي؟

في رأي سبايسر وبيجلر، "إن نظام الفحص الداخلي هو ترتيب لواجبات الموظفين، حيث لا يُسمح لأي شخص بإجراء وتسجيل كل جانب من جوانب المعاملة بحيث يتم الاحتيال بدون تواطؤ بين شخصين أو أكثر". يتم تنشيطه وفي نفس الوقت يتم تقليل احتمالات الأخطاء إلى الحد الأدنى.

يُعرّف إل آر ديكسي الفحص الداخلي بأنه "ترتيب روتيني لحفظ الدفاتر بحيث من المحتمل أن يتم منع الأخطاء والاحتيالات أو اكتشافها من خلال نفس الأشخاص عملية مسك الدفاتر بحد ذاتها."

الفحص الداخلي يعني استمرار التدقيق الداخلي يقوم بها الموظفون، حيث يقوم الموظفون الآخرون بفحص عمل كل فرد بشكل مستقل.

تم تعريف الفحص الداخلي بواسطة معهد المحاسبين القانونيين في إنجلترا وويلز (ICAEW) مثل؛ "الفحوصات على المعاملات اليومية التي تعمل بشكل مستمر كجزء من النظام الروتيني، حيث يتم إثبات عمل شخص ما بشكل مستقل أو مكمل لعمل شخص آخر، والهدف هو منع الأخطاء أو عمليات الاحتيال أو الكشف المبكر عنها ".

الفحص الداخلي هو عملية مستمرة وجزء من الروتين اليومي. يتعلق الأمر بجميع المعاملات التي تتم كل يوم. يتم تحقيق الفحص الداخلي من خلال التخصيص المجاني للواجبات والتحقق المستقل من عمل شخص واحد من قبل شخص آخر.

خصائص أو مميزات نظام الفحص الداخلي

8 صفات تجعل نظام الفحص الداخلي أكثر فعالية وكفاءة.

  1. تقسيم العمل
  2. توفير الشيك
  3. استخدام الأجهزة
  4. نظام التوازن الذاتي
  5. التناوب الوظيفي
  6. تخصص
  7. يتحكم
  8. مستوى السلطة

تقسيم العمل

لا يجوز لأحد أن يكون له الحق في أداء العمل من البداية إلى النهاية.

على سبيل المثال - قد يلزم تقسيم معاملة البيع إلى عرض السلعة من قبل الموظفين، وإعداد الفاتورة من قبل موظف آخر، واستلام النقود مقابل الفاتورة من قبل كاتب ثالث، وتسليم السلعة مقابل إثبات الفاتورة المستلمة من قبل كاتب آخر، والتحقق من الحركة الخارجية للسلعة مقابل أمر التسليم من قبل كاتب، وما إلى ذلك.

في بيوت الأعمال الكبيرة، تعمل مثل هذه المهام المتخصصة على زيادة سرعة العمل وإدخال فحوصات داخلية تلقائيًا.

توفير الشيك

يجب على المنظمة أن تضع مثل هذه الأحكام بحيث يمكن للموظفين الآخرين فحص العمل. يمكن للضابط التحقق من عمل أحد الموظفين عن طريق النقل إلى الموظفين ومرة أخرى.

استخدام الأجهزة

في عالم المودم هذا، يمكن للأجهزة المختلفة أداء وظائف مختلفة مثل آلات تسجيل الوقت، وآلات تحديد الأجور، وما إلى ذلك. يجب على المؤسسة استخدام الآلات التي تساعد على تسهيل عمل الفحوصات الداخلية.

نظام التوازن الذاتي

يمكن للمؤسسة استخدام حسابات دفتر الأستاذ ذاتية التوازن، مما يساعد على تسهيل عمل الفحوصات الداخلية. فعاليتها تعتمد على إدارتها.

التناوب الوظيفي

لا ينبغي السماح لأي كاتب فردي باحتلال منطقة معينة من العمليات لفترة طويلة. إن الإلمام بالموقف والحصرية فيه يوفران للشخص مرونة أكبر لمحاولة التلاعب بالنظام.

تخصص

قد لا يكون لدى كل الموظفين مثل هذه المعرفة المتخصصة للحفاظ على الحسابات بشكل صحيح. لذلك، يجب على المنظمة توفير التدريب لزيادة مهاراتها بحيث يمكن إجراء عمليات الفحص الداخلي بشكل أكثر فعالية.

يتحكم

هناك فرصة أكبر للاحتيال عندما يكون هناك اتصال مباشر بين المستهلكين أو الجمهور. لذلك، يمكن للمدير مراقبة تلك الأعمال حتى يكون نظام الفحص الداخلي أكثر فعالية.

مستوى السلطة

ويجب أن تكون هناك مستويات سلطة واضحة المعالم وفقاً للعقوبات على المعاملات المختلفة. ويجب استخلاص المسؤولية بما يتناسب مع السلطة المخولة. يؤدي وجود مستويات السلطة إلى مراجعة عمليات المرؤوسين.

أهداف الفحص الداخلي

هناك عدة أهداف للفحص الداخلي. وهي مذكورة أدناه:

  1. لتقليل احتمالية الخطأ والاحتيال والمخالفة.
  2. لمنع اختلاس الأموال والسلع.
  3. توزيع الواجبات والمسؤوليات على كل كاتب في المنظمة.
  4. لضمان تسجيل دقيق لجميع المعاملات التجارية.
  5. تعزيز كفاءة الموظف في المنظمة.
  6. ممارسة التأثير المعنوي على الموظف.
  7. - إعداد الحساب الختامي بكل سهولة وكفاءة.

مبادئ الفحص الداخلي

يعتمد الفحص الداخلي على بعض المبادئ المحددة. وبدون ذلك، لا فائدة من الفحص الداخلي. وترد أدناه هذه المبادئ:

  1. يجب على موظفي الأعمال تخصيص العملية وفقًا للواجبات والمسؤوليات والحقوق. ليس هناك مجال للتدخل.
  2. لا ينبغي أن يتمتع أي شخص بمفرده بالسيطرة المستقلة على الجوانب المهمة في العمل.
  3. يجب تغيير الواجبات بين موظفي الأعمال من وقت لآخر حتى لا ينخرط أي موظف في وظيفة معينة لفترة طويلة.
  4. وينبغي تشجيع كل موظف على الذهاب في إجازة مرة واحدة على الأقل في السنة. وهذا سوف يساعد في الكشف عن الاحتيال المخفي.
  5. يجب أن يوفر نظام فعال للفحوصات الداخلية فحصًا تلقائيًا لعمل المساعد من قبل الآخرين.
  6. لا ينبغي أن يكون تقسيم العمل باهظ الثمن.
  7. يجب دائمًا استخدام نظام التوازن الذاتي.
  8. يجب أن يتم تعيين السلطة المالية والإدارية بحكمة شديدة لمسؤولين مختلفين.
  9. يجب ألا يُسمح للشخص الذي لديه الوصاية المادية على الأصول بالوصول إلى دفاتر الحسابات.

مميزات الفحص الداخلي

الميزة الرئيسية للفحص الداخلي هي أنه يراقب العمليات الداخلية للمؤسسة. 9 مزايا للفحص الداخلي؛

  1. التأثير الأخلاقي على الموظفين
  2. تحديد مسؤولية الموظفين
  3. احتمالية أقل لعمليات الاحتيال
  4. زيادة الكفاءة
  5. التدقيق أصبح سهلا
  6. يمكن إعداد الحسابات الختامية
  7. السجلات الصحيحة والكاملة لجميع المعاملات
  8. الكشف عن عدم الأمانة أو عدم الانتظام
  9. اختبار التحقق ممكن

التأثير الأخلاقي على الموظفين

يضع نظام الفحوصات الداخلية فحصًا معنويًا للموظفين ويمكّنهم من تعلم الصدق والعمل الجاد والاستقامة.

تحديد مسؤولية الموظفين

يحدد نظام الفحص الداخلي مسؤوليات الموظفين. ويجوز مساءلة الموظف عن أي مخالفة يقوم بها.

احتمالية أقل لعمليات الاحتيال

هناك احتمالية أقل للاحتيال في ظل نظام الفحص الداخلي لأنه يمكن اكتشاف الأخطاء والاحتيال في وقت مبكر.

زيادة الكفاءة

تضمن الفحوصات الداخلية كفاءة وسرعة أكبر لأن ترتيب الفحوصات الداخلية يعتمد على تقسيم العمل.

التدقيق أصبح سهلا

يعمل نظام الفحوصات الداخلية على تسهيل عمل المدققين إلى حد كبير من خلال تمكينهم من الاعتماد على فحص الاختبار.

يمكن إعداد الحسابات الختامية

في نظام الفحص الداخلي، يتم إعداد "حساب الربح والخسارة" والميزانية العمومية دون أي ضياع للوقت.

السجلات الصحيحة والكاملة لجميع المعاملات

قد يؤدي نظام الفحص الداخلي أيضًا إلى وجود سجلات صحيحة وكاملة لجميع المعاملات على كل رصيد من دفاتر الحسابات.

الكشف عن عدم الأمانة أو عدم الانتظامذ

يمكن اكتشاف أي خيانة للأمانة أو مخالفة في اهتمامات الموظفين قبل أن يتحملوا أي تعقيد.

اختبار التحقق ممكن

لنفترض أن المدقق وجد نظام الخد الداخلي مرضيًا. ثم من خلال النظر في العيوب أو نقاط الضعف، يمكنه أن يستفيد من فحص الاختبار.

عيوب الفحص الداخلي

على الرغم من أن الشيكات الداخلية مفيدة للشركة، إلا أن الشيكات الداخلية لها بعض العيوب. 4 عيوب الفحص الداخلي.

  1. غالي
  2. التراخي في العمل
  3. غير مناسب للمخاوف الصغيرة
  4. التجمع بين الموظفين

غالي

يعد نظام الشيكات الداخلية أكثر تكلفة ويستغرق وقتًا طويلاً.

التراخي في العمل

قد يظهر المدقق التراخي في العمل. وقد يعتمد على نظام فحص داخلي معصوب العينين مما قد يؤثر سلباً على جودة أعمال التدقيق. وهذا أيضًا عيب خطير في نظام الفحوصات الداخلية.

غير مناسب للمخاوف الصغيرة

نظام الفحوصات الداخلية غير مناسب للمصالح الصغيرة لأنه قد يكون غير اقتصادي في المصالح الصغيرة.

التجمع بين الموظفين

إذا تعاون الموظفون المعنيون، فقد يبقون صاحب العمل في الظلام وقد يتسببون في العديد من المخالفات التي يصعب اكتشافها. قد لا يكون هذا التجمع بين الموظفين صحيًا.

على الرغم من هذه العيوب الأربعة، فإن إجراء فحوصات داخلية يعد أمرًا بالغ الأهمية لجميع أنواع المؤسسات. المدققون الداخليون مسؤولون عن إجراء الفحوصات والتدقيقات الداخلية.