6 عناصر الهيكل التنظيمي

6 عناصر الهيكل التنظيمي

العناصر الستة للهيكل التنظيمي هي اللبنات الستة التي يجب على المديرين استخدامها في تطوير وهيكلة التسلسل الهرمي التنظيمي. عناصر الهيكل التنظيمي هي؛ (1) وظائف التصميم، (2) التقسيم إلى أقسام، (3) إنشاء علاقات التقارير، (3) توزيع السلطة، (5) تنسيق الأنشطة، و (6) التمييز بين المناصب.

يوضح الهيكل التنظيمي الاتصالات المؤسسية والتسلسل الهرمي التنفيذي والإداري، ويضع خطة للنمو الفعال في المستقبل.

بالنسبة للمديرين، التنظيم هو تحديد أفضل السبل لتجميع العناصر التنظيمية لمجموعة متنوعة من الاحتمالات الهيكلية.

يجب على المديرين فهم أفضل مزيج لهيكل المنظمة.

هناك ستة عناصر أساسية يمكن للمديرين استخدامها في بناء المنظمة والتي تُعرف أيضًا بعناصر التنظيم أو الهيكل التنظيمي.

عناصر الهيكل التنظيمي هي؛

  1. وظائف تصميم,
  2. وظائف التقسيم أو التجميع،
  3. إنشاء علاقات الإبلاغ بين الوظائف ،
  4. توزيع السلطات بين الوظائف،
  5. تنسيق الأنشطة بين الوظائف، و
  6. التفرقة بين المواقف.

إن فهم طبيعة هذه العناصر الأساسية والطرق المختلفة التي يمكن تكوينها بها هو الأكثر أهمية لأنها تشكل الهيكل والروتين الذي ستعمل به المنظمة.

نقطة البداية المنطقية هي لبنة البناء الأولى – تصميم الوظائف. في هذه التدوينة سنتعرف على عناصر التنظيم الستة؛

6 عناصر الهيكل التنظيمي

وظائف التصميم

التصميم الوظيفي هو اللبنة الأولى في الهيكل التنظيمي؛ ويعني - تحديد مسؤوليات الفرد في العمل. يتضمن تصميم الوظيفة تحديد مجالات مسؤولية اتخاذ القراروتحديد الأهداف والتوقعات، ووضع مؤشرات النجاح المناسبة.

وظائف تصميم الأدوات هي؛

  • تخصص وظيفي

التخصص الوظيفي هو الأداة الأولى والأهم على الإطلاق.

التخصص الوظيفي يشبه مفهوم "تقسيم العمل". التخصص الوظيفي يعني؛ تقسيم الوظيفة أو المهمة بأكملها إلى أجزاء أصغر وتقسيمها وفقًا لذلك.

  • نموذج الخصائص الوظيفية (JCM)

يعد نموذج خصائص الوظيفة (JCM) أيضًا أداة فعالة لتصميم الوظيفة؛ حيث يتم تصميم الوظائف مع الأخذ في الاعتبار تفضيلات الموظفين ونظام العمل المطلوب.

ويشير هذا النهج إلى أن تصميم الوظائف ينبغي أن يتم من خلال النظر في خمسة أبعاد أساسية؛ تنوع المهارات، وهوية المهمة، وأهمية المهمة، والاستقلالية، والتغذية الراجعة.

  • فرق العمل

تعد فرق العمل مفيدة جدًا للقيام بالمهام الشاملة والصعبة التي تتطلب خبرة من مختلف الأقسام أو أعضاء هيئة التدريس أو المنظمة.

  • التناوب الوظيفي

حسب الاسم المقترح؛ التناوب الوظيفي هو نقل الموظفين بشكل منهجي من مهمة إلى أخرى.

ومع ذلك، في الممارسة العملية؛ التدوير الوظيفي خلق مشاكل أكثر من حلها، مثل؛ يتضاءل رضا الموظفين وتحفيزهم. يتم استخدامه الآن ك تمرين نظام.

  • توسيع فرص العمل

يتضمن توسيع الوظيفة زيادة العدد الإجمالي للمهام التي يتم تعيينها وتنفيذها من قبل العمال. كما أنه يمنح الموظفين الحافز لأنه يمنحهم فرصة أكبر للمشاركة في عمليات المنظمة.

لديها بعض العيوب أيضا؛ المزيد من المهام يعني المزيد من دفع الرواتب، وبالتالي المزيد من التكلفة، والمبالغة في ذلك قد تؤدي إلى عدم رضا الموظفين.

  • الاثراء الوظيفي

إنه مشابه لتوسيع الوظائف ولكنه نهج أكثر شمولاً. يشمل الإثراء الوظيفي زيادة عدد المهام ونسبة التحكم في هذه المهام.

هنا يجب على المديرين إعطاء السلطة إلى جانب مسؤولية الوظائف.

وظائف التقسيم أو التجميع

التقسيم الإداري هو تجميع للوظائف وفقا لبعض الترتيب المنطقي، وهو لبنة البناء الثانية للهيكل التنظيمي.

تشير الأقسام إلى الهيكل الرسمي للمنظمةوتتكون من مختلف الإدارات والمناصب الإدارية وعلاقاتهم مع بعضهم البعض.

مع نمو المنظمة، تنمو أقسامها ويتم إنشاء المزيد من الوحدات الفرعية، والتي بدورها تضيف المزيد من مستويات الإدارة.

وهذا غالبًا ما يخلق قدرًا أقل من المرونة والقدرة على التكيف ووحدات العمل داخل الشركة.

التقسيم الإداري هو تجميع فعال وفعال للوظائف في وحدات عمل هادفة لتنسيق العديد من الوظائف - كل ذلك من أجل الإنجاز السريع لأهداف المنظمة.

هناك عدة أسس للتقسيم. القواعد المشتركة هي؛

  1. التقسيم الوظيفي

    التقسيم الوظيفي يجمع معًا تلك الوظائف التي تتضمن نفس الأنشطة أو أنشطة مشابهة.

    هنا؛ وتشير كلمة "وظيفة" إلى وظائف تنظيمية مثل التمويل والإنتاج، وليس الوظائف الإدارية الأساسية مثل تخطيط أو المتابعةوأقسام التصنيع والمالية والتسويق، ولكل منها وظيفة تنظيمية.

  2. تقسيم المنتج

    تتضمن تقسيم المنتجات تجميع وترتيب الأنشطة حول المنتجات أو مجموعات المنتجات. تضع هذه الطريقة جميع الموارد والسلطة تحت مدير واحد لتصنيع المنتج وتسويقه.

  3. تقسيم العملاء

    يتم استخدام تقسيم العملاء عندما يتم التركيز بشكل كبير على خدمة أنواع مختلفة من العملاء بشكل فعال.

    على سبيل المثال، عادةً ما يختلف الطلاب النهاريون بدوام كامل والطلاب الليليون بدوام جزئي في برامج الدراسات العليا للأعمال في الجامعات في الملف الديموغرافي والاحتياجات الشخصية.

    تختلف تجارة الجملة والتجزئة اختلافًا كبيرًا في العديد من الصناعات، مثل عملاء الحكومة والقطاع الخاص. لذا؛ هنا تقوم المنظمة ببناء أنشطتها للاستجابة والتفاعل مع مجموعات محددة من العملاء.

    تم تصميم معظم البنوك عادة لتلبية احتياجات أنواع مختلفة من العملاء؛ القروض التجارية والاستهلاكية والرهن العقاري والزراعية.

  4. التقسيم حسب العملية

    التقسيم من خلال هذه العملية يفضل عندما تتطلب الآلات أو المعدات المستخدمة مهارة خاصة للتشغيل، أو تكون ذات سعة كبيرة تزيل الانقسام التنظيمي، أو تحتوي على مرافق فنية تشير بقوة إلى موقع مركزي.

  5. التقسيم حسب فرقة العمل

    يتضمن هذا الترتيب تعيين فريق أو فريق عمل لمشروع محدد أو كتلة عمل، والتي تمتد من البداية إلى الانتهاء من نوع وكمية العمل المطلوبة والمحددة.

  6. تقسيم الموقع أو الإقليم

    تقسيم الموقع تجميع الوظائف بشكل منطقي بناءً على مواقع أو مناطق جغرافية محددة. قد تتراوح المواقع أو المناطق المحددة في الحجم من نصف الكرة الأرضية إلى بضعة كتل فقط من مدينة كبيرة.

  7. تقسيم المصفوفة

    إدارة المصفوفة أو تقسيم المصفوفة تم تقديمه في أوائل الستينيات استجابة للتعقيد المتزايد وحجم المؤسسات ذات التوجه الفني، والتي كانت بحاجة إلى مزيد من المرونة.

    يحاول تقسيم المصفوفة الجمع بين التصميمات الوظيفية وتصميمات تقسيم قوة العمل (المشروع) لتحسين تزامن المكونات المتعددة لنشاط واحد (على سبيل المثال، إطلاق القمر)، لتحسين اقتصاديات الحجم، وتقديم خدمة أفضل للعميل والشركة.

هذه هي القواعد المشتركة للتقسيم.

إنشاء علاقات الإبلاغ بين الوظائف

إن إنشاء علاقات الإبلاغ بين المواقف هو العنصر الأساسي الثالث للتنظيم.

يشير إنشاء علاقات الإبلاغ إلى؛ توضيح التسلسل القيادي ونطاق الإدارة.

تُظهر سلسلة الأوامر خطًا واضحًا ومميزًا للمؤلف بين المناصب ويشير نطاق الإدارة إلى عدد الأشخاص الذين يقدمون تقاريرهم إلى مدير معين.

هنا؛ يتم تحديد التسلسل الهرمي للمنظمة، ومواقعها، وخطوطها.

سلطة التوزيع

تعتبر سلطة التوزيع لبنة بناء مهمة أخرى في هيكلة المنظمات. السلطة في المنظمة هي الحق في المنصب، ومن خلاله حق الشخص الذي يشغل هذا المنصب في ممارسة السلطة التقديرية في اتخاذ القرارات التي تؤثر على الآخرين.

السلطة هي السلطة التي تم إضفاء الشرعية عليها من قبل المنظمة. هنا؛ تحديد كيفية توزيع السلطات بين المناصب.

توزيع السلطات في المنظمة وسائل؛ إعطاء سلطة اتخاذ القرار للموظفين.

يجب أن يتمتع مدير المستودع بسلطة التحقق من جودة المواد الواردة والمخزنة، وتسجيل الأحداث في المخزن، والتحقق من كمية المواد والإبلاغ عنها وغير ذلك الكثير.

لكنه لا يستطيع أن يقرر تحديد سعر البيع لها. ولهذا السبب فإن التوزيع المناسب للسلطة في جميع أنحاء المنظمة مطلوب من أجل الإبحار السلس للمنظمة.

هناك مسألتان محددتان يجب على المديرين معالجتهما عند توزيع السلطة؛ التفويض واللامركزية.

تنسيق الأنشطة

التنسيق ضروري لإدارة وهيكلة المنظمات. إن تحقيق انسجام الجهود الفردية نحو تحقيق أهداف المجموعة هو غرض التنسيق.

تعتمد المنظمات الحديثة على التخصص في الوظائف والأنشطة القاحلة المفوضة لأفراد مختلفين.

إذا سمح لكل فرد بأداء وظيفته بكفاءة دون ملاحظة الوظيفة المتصلة التي يؤديها فرد آخر، فإن ذلك سيخلق فوضى في المنظمة.

ومن الضروري أن يكون هناك تنسيق كامل، حتى تتحقق وحدة العمل من جانب الجميع. كما أن الصراع بين المديرين التنفيذيين والموظفين يطرح مشكلة التنسيق من قبل الرئيس التنفيذي.

ومن ثم، يتعين على الرئيس التنفيذي أن ينسق ليس فقط الوظائف والأنشطة ولكن أيضا الأفراد الذين يؤدون وظائف مختلفة.

التفريق بين المواقف

يعد التمييز بين مناصب الخط والموظفين في المنظمة هو العنصر الأخير في الهيكل التنظيمي. يوجد منصب خطي في سلسلة القيادة المباشرة وهو مسؤول أيضًا عن تحقيق هدف المنظمة.

على العكس تماما؛ منصب الموظف موجود فقط لتقديم مشورة الخبراء والدعم للمناصب التنفيذية. لكن؛ وفي المنظمات الحديثة، تكون هذه الاختلافات أقل بكثير؛ وفي بعض الحالات يتم القضاء على الفرق.

الهيكل التنظيمي هو النمط الرسمي للتفاعلات والتنسيق الذي صممته الإدارة لربط مهام الأفراد والجماعات في تحقيق الأهداف التنظيمية.

لإنشاء هيكل يجب على المرء أن يخلط جميع العناصر الستة للتنظيم،