عملية الاتصال: 10 خطوات ومكونات

عملية الاتصال: 10 خطوات ومكونات

العملية عبارة عن مجموعة من الأنشطة المترابطة والمترابطة بشكل تسلسلي والتي تشكل عملاً كاملاً. إنه تسلسل زمني للإجراءات اللازمة لإكمال عمل أو وظيفة.

يلاحظ خبير الاتصالات بيريو (1960) أن مفهوم العملية ينظر إلى الأحداث والعلاقات على أنها ديناميكية ومستمرة ومتغيرة ومستمرة.

ويعني أيضًا أنه ليس له بداية أو نهاية أو تسلسل ثابت للأحداث. انها ليست ثابتة. انه يتحرك. تتفاعل المكونات داخل العملية؛ كل يؤثر على جميع الآخرين. الاتصالات التجارية هي عملية فهم ومشاركة المعنى.

إنها عملية لأنها نشاط أو تبادل أو مجموعة من السلوكيات التي تحدث بشكل تسلسلي في دورة ديناميكية للوصول إلى معنى مفهوم للرسالة بشكل متبادل.

10 خطوات عملية الاتصال

يتم عرض عناصر النشاط التي يتم تنفيذها لإكمال عملية الاتصال التجاري في الرسم البياني التالي ويتم مناقشتها أدناه:

سياق

التواصل أو الاتصالات التجارية تحدث في السياق. السياق هو مجموعة من الظروف أو المواقف التي يتم من خلالها الاتصال والتي تؤثر على الاتصال. إنه مجال واسع يشمل الدولة والثقافة والتنظيم والمحفزات الخارجية والداخلية.

نحن نعلم أن كل بلد، وكل ثقافة، وكل منظمة لديها اتفاقياتها الخاصة لمعالجة المعلومات ونقلها. هذا الجانب من السياق هو ساحة اللعب التي يجب عليك تخطيط رسالتك وتصميمها وإيصالها.

التحفيز الخارجي هو جانب آخر من السياق الذي يطالبك بإرسال رسالة. قد يكون مصدر هذه المطالبة عبارة عن رسالة أو مذكرة أو ملاحظة أو بريد إلكتروني أو فاكس أو تلكس أو مكالمة هاتفية أو اجتماع أو حتى محادثة غير رسمية.

جانب آخر من السياق هو المحفزات الداخلية. هذه المحفزات لها تأثير معقد على كيفية ترجمة الأفكار إلى رسالة.

إن نظرتك الخاصة للعالم، والمواقف، والخيارات، والعواطف، والتجارب السابقة، وما تحب وما لا تحب، والتعليم، والحالة الوظيفية، والثقة في مهارات الاتصال، كلها تؤثر على الطريقة التي تنقل بها أفكارك.

يعد تحليل ثقافة المتلقي ووجهة نظره واحتياجاته ومهاراته وحالته وقدرته العقلية وخبرته وتوقعاته أيضًا جزءًا مهمًا من السياق الذي من شأنه أن يجعل تواصلك ناجحًا. يجب عليك مراعاة كل عناصر السياق هذه لتوصيل الرسالة بشكل فعال.

المرسل/المتصل

المرسل هو البادئ للرسالة. يبدأ التواصل مع المرسل الذي لديه فكرة أو فكرة لتوصيلها إلى طرف آخر. قد يكون المرسل شخصًا أو منظمة. وبالتالي، فإن الأشخاص هم الطرف الذي يبدأ الرسالة استجابةً لعنصر من عناصر السياق.

يثير التحفيز السياقي حاجة أو رغبة لدى المرسل للتواصل أو محاولة تحقيق معنى مشترك مع فرد أو مجموعة.

التشفير

التشفير هو عملية ترجمة المعنى المقصود إلى كلمات وإيماءات (بارتول ومارتن، 1994:444). ويرى كوتلر وأرمسترونج (2001:511) أن التشفير هو عملية وضع الأفكار في شكل رمزي.

قال بيرسون ونيلسون (1997: 11): "التشفير هو عملية وضع فكرة أو فكرة في الكود". الرمز هو ترتيب منهجي أو مجموعة شاملة من الرموز أو الحروف أو الكلمات التي لها معاني عشوائية وتستخدم للتواصل.

يتم تشفير الأفكار أو الأفكار قبل أن يتم تبادل الرسائل. سيختار المرسل الرموز المناسبة، أي الكلمات أو الرموز التي يمكنها التعبير بشكل أفضل عن أفكاره وأفكاره.

يعتمد اختيار الكلمات والإيماءات على عوامل مثل مهارات التشفير لدى المرسل، وتقييمات قدرة المتلقي المقصود على فهم الرموز المختلفة، والأحكام المتعلقة بمدى ملاءمة بعض الرموز، والخبرة السابقة في مواقف مماثلة، والحالة الوظيفية، والتعليم، والحالة العاطفية أثناء محاولة الاتصال.

إن التقييم الدقيق لهذه العوامل سيجعل اختيار الرموز مناسبًا لحالة اتصال معينة ويجعلها أكثر فعالية.

رسالة

تُعرف مجموعة الرموز التي يرسلها المرسل بالرسالة. قال بارتول ومارتن (1994: 445): "إن نتيجة عملية التشفير هي رسالة تتكون من رموز لفظية وغير لفظية تم تطويرها لنقل المعنى إلى المتلقي". هذا هو محتوى التفاعل.

تتضمن الرسالة الرموز، أي الكلمات والعبارات التي نستخدمها لتوصيل أفكارنا. ويتضمن أيضًا تعبيرات الوجه، والحركات الجسدية، والإيماءات، واللمس، ونبرة الصوت، وغيرها من الرموز غير اللفظية.

وهكذا قال بيرسون ونيلسون (10:1997) إن الرسالة هي الشكل اللفظي وغير اللفظي للفكرة أو الفكر أو الشعور الذي يرغب شخص واحد (المرسل) في إيصاله إلى شخص آخر أو مجموعة من الأشخاص (المستلمين).

ويجب ترتيبها بشكل منهجي وهادف حتى تتمكن من حمل نوايا المرسل بشكل كامل. قد تكون الرسالة مختصرة نسبيًا، أو سهلة الفهم، أو طويلة ومعقدة. يمكن أن يكون مقصودًا أو عرضيًا.

الرسائل التجارية هي رسائل مقصودة ومتعمدة موجهة لتحقيق بعض أهداف العمل.

وسائل الإعلام / القناة

الوسيط هو الطريقة المستخدمة لنقل الرسالة إلى المتلقي المقصود. ويرى كوتلر وأرمسترونج (519:2001) أن الوسائط هي قناة الاتصال التي تنتقل من خلالها الرسالة من المرسل إلى المستقبل.

قال بيرسون ونيلسون (1997:10) أن القناة توفر الوضع الذي تنتقل به الرسالة من المصدر إلى مستقبل الرسالة.

تعد كل من الموجات الضوئية والموجات الصوتية قنوات اتصال رئيسية. وقد تكون وسائل الإعلام شفهية أو مكتوبة أو غير لفظية. تشمل الأمثلة الكلمات المكتوبة في المذكرات، والكلمات المنطوقة عبر الهاتف، والرسومات على الشريحة، والإيماءات في المواقف وجهاً لوجه.

العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار الوسيلة الأنسب لرسالة معينة هي هدف الرسالة وأهميتها، تكلفة الوسائط، وقت الإرسال، عدد المستقبلين، موقع الجمهور، كمية المعلومات، تعليم المتلقي. وقرب المتلقي وكفاءة الوسائط.

إذا كانت الرسالة موجهة إلى جمهور عالمي، فيجب عليك مراعاة ثقافة المتلقي المحتمل. يعتمد نجاح الاتصال إلى حد كبير على اختيار الوسيلة المناسبة لنقل الرسالة إلى المتلقي المستهدف.

فك التشفير

فالمتلقي، بعد أن يتلقى الرسالة، يحولها إلى طريقته في التفسير. تُعرف عملية التحويل هذه باسم فك التشفير.

فك التشفير هو عملية تحويل الرسالة المشفرة إلى رسالة مفهومة من قبل المتلقي. قال بارتول ومارتن (1994: 446): "فك التشفير هو عملية ترجمة الرموز إلى الرسالة المفسرة".

نحن نعلم أن الرموز ليس لها معنى. وننسب إليه المعنى. فك التشفير هو العملية التي من خلالها يقوم المتلقي بتعيين معنى للرموز المشفرة بواسطة المرسل.

يكون الاتصال فعالاً عندما يقوم كل من المرسل والمتلقي بتعيين نفس المعنى للرموز المشفرة في الرسالة ويصلان إلى معنى مشترك.

ومع ذلك، قد تؤدي عملية فك التشفير إلى سوء فهم إذا لم يقم المتلقي بفك تشفير الرسالة كما أراد المرسل. غالبًا ما يحدث سوء الفهم بسبب محدودية لغتنا وعدم كفاية أوصافنا.

وبالتالي، فإن فك التشفير الفعال يتطلب نفس الاعتبار الذي نفعله في حالة التشفير.

المتلقي/المتصل

الطرف الذي يتلقى الرسالة المرسلة من طرف آخر هو المتلقي. إذا لم يتلق أي متلقي أي رسالة، فلا يوجد اتصال.

ولذلك فإن المتلقي هو الشخص أو المنظمة التي يتم تبادل الرسالة معها. وقد يكون هناك متلقي واحد للرسالة، كما في المحادثة بين شخصين، أو عدة مستلمين، كما في حالة التقرير المرسل إلى أعضاء مختلفين في المنظمة.

يمكن أن تكون كثيرة في حالة الاجتماع العام أو الاجتماع التنظيمي أو الندوة أو الندوة. يمكن أن يظهر أيضًا مستلمون غير مقصودين إذا سمعوا محادثة خاصة أو قرأوا بريد شخص آخر. كلهم سيكونون متلقي اتصالاتك.

إجابة

وتعرف ردود أفعال المتلقي، بعد تعرضه للرسالة، بالردود. يمكن للرسالة إنشاء العديد من أنواع الاستجابات للمستلم اعتمادًا على سياق الرسالة وطبيعتها.

وهي حالة عقلية مستوحاة من الرسالة} الغضب، اللامبالاة، الحزن، الانفعال، الفزع، السعادة، اللذة وغيرها، قد تثير في ذهن المتلقي كرد فعل على محتوى الرسالة. وقد تكون الردود سليمة أو غير سليمة، منطقية أو غير منطقية، قانونية أو غير قانونية، أو معقولة أو غير معقولة، ولكنها ردود أفعال عقلية على الرسالة.

ضوضاء

الضوضاء هي انقطاع في عملية الاتصال مما يشوه معنى الرسالة. هو الاستاتيك أو التشويه غير المخطط له أثناء عملية الاتصال بسبب تلقي المتلقي رسالة مختلفة عن تلك التي أرسلها المرسل.

قال بارتول ومارتن (1994: 446): "الضوضاء هي أي عامل في عملية الاتصال يتعارض مع تبادل الرسائل وتحقيق المعنى المشترك".

لاحظ بيرسون ونيلسون (11:1997) أن "الضوضاء هي أي تدخل في عمليات التشفير وفك التشفير مما يقلل من وضوح الرسالة".

يمكن أن يكون ضجيجًا جسديًا، مثل الأصوات العالية؛ تشتيت الانتباه، مثل وجود القليل من الطعام على وجه شخص ما؛ سلوك غير عادي، مثل وقوف الشخص قريبًا جدًا؛ ثابت على خطوط الهاتف كرسالة يتم إرسالها؛ أو تعب من جانب المتلقي أثناء قيامه بفك التشفير.

قد تكون الضوضاء عقلية أو نفسية أو دلالية، مثل أحلام اليقظة حول شخص عزيز عليك، أو القلق بشأن الفواتير، أو آلام الأسنان، أو عدم اليقين بشأن ما يفترض أن تعنيه كلمات الشخص الآخر.

قد تتسبب هذه المواقف في انقطاع أي مرحلة من مراحل تدفق الاتصال وقد تسبب تحريفًا للمعنى أو قد تمنع فهم المعنى المشترك للرسالة.

سوف الضوضاء كسر الاتصالات. ولذلك يجب اتخاذ كافة التدابير الممكنة لمنع حدوث أي ضجيج من أجل ذلك جعل الاتصالات التجارية فعالة.

تعليق

الجزء من استجابة المتلقي الذي يتم إرساله إلى المرسل هو ردود الفعل. لن يقوم متلقي الرسالة بالرد على جميع ردوده. سوف يقوم هو / هي بالتواصل فقط مع الأجزاء المرغوبة اجتماعيًا وتنظيميًا من الاستجابة التي من شأنها تسهيل تحقيق هدفه.

قال بيرسون ونيلسون: "التغذية الراجعة هي استجابة المتلقي اللفظية وغير اللفظية لرسالة المصدر". إنها الاستجابة الأساسية للمتلقي للرسائل المفسرة (بارتول ومارتن). لذلك، فإن استجابة المتلقي/المتصل للرسالة التي يتم إرجاعها إلى المرسل/المتصل هي ردود الفعل.

تتضمن هذه التغذية الراجعة عكس عملية الاتصال بحيث يصبح المتلقي هو المرسل والمرسل هو المتلقي.

توفر التغذية الراجعة معلومات أولية حول نجاح عملية الاتصال. بدون ردود الفعل، يواجه المديرون صعوبة في تقييم فعالية اتصالاتهم.

الأسئلة الشائعة

ما هي عملية الاتصال التجاري؟

العملية عبارة عن مجموعة من الأنشطة المترابطة والمترابطة بشكل تسلسلي والتي تكون ديناميكية ومستمرة ومستمرة دون تسلسل ثابت للأحداث.

يتم وصف الاتصالات التجارية بأنها عملية تنطوي على سلسلة من الأنشطة والسلوكيات التي تحدث بشكل تسلسلي للوصول إلى معنى مفهوم للرسالة بشكل متبادل.

ما هو الدور الذي يلعبه السياق في الاتصالات التجارية، وما هي جوانبه المختلفة؟

السياق أمر بالغ الأهمية في الاتصالات التجارية لأنه مجموعة من الظروف أو المواقف التي تؤثر على التواصل. ويشمل البلد والثقافة والتنظيم والمحفزات الخارجية والداخلية، ولكل منها اتفاقياته الخاصة لمعالجة المعلومات وتوصيلها.

تعد كل من المحفزات الداخلية للمرسل وفهم خصائص المتلقي جانبين مهمين في سياق التواصل الفعال.

كيف ينظر مفهوم العملية إلى الأحداث والعلاقات؟

ينظر مفهوم العملية إلى الأحداث والعلاقات على أنها ديناميكية ومستمرة ومتغيرة ومستمرة، مما يشير إلى أن العملية ليس لها بداية أو نهاية أو تسلسل ثابت للأحداث.

ما مدى أهمية التشفير في التواصل، وما العوامل التي تؤثر عليه؟

يعد التشفير أمرًا حيويًا لأنه يتضمن ترجمة المعنى المقصود إلى كلمات وإيماءات، وتحويل الأفكار إلى ملف نموذج قابل للانتقال.

تعتمد فعالية التشفير على عوامل مثل مهارات المرسل، وتقييمات فهم المتلقي، وملاءمة الرموز، والخبرات السابقة، والحالة الوظيفية، والتعليم، والحالة العاطفية.

ما هو الضجيج في عملية الاتصال، وما أنواع الضجيج التي يمكن أن تحدث؟

الضوضاء هي أي انقطاع أو تشويه أثناء عملية الاتصال يؤدي إلى تغيير الرسالة التي يتلقاها المتلقي. يمكن أن يكون جسديًا، مثل الأصوات العالية أو الثابتة على خطوط الهاتف، أو عقليًا أو نفسيًا أو دلاليًا، مثل أحلام اليقظة أو المخاوف أو عدم اليقين بشأن معنى الكلمات.

يمكن للضجيج أن يعطل التواصل، مما يجعل من الضروري منع حدوثه من أجل التواصل الفعال.

ما هي التغذية الراجعة في الاتصالات التجارية، ولماذا هي مهمة؟

ردود الفعل هي جزء من استجابة المتلقي التي يتم إرسالها إلى المرسل، مما يوفر معلومات أولية حول نجاح عملية الاتصال. وهو ينطوي على عكس أدوار الاتصال، وتحويل المستقبل إلى المرسل، والعكس صحيح.

يعد الرد الإلكتروني أمرًا ضروريًا لأنه يساعد المديرين على تقييم فعالية اتصالاتهم، مما يضمن فهم الرسالة على النحو المنشود.

ما هو دور المرسل/المتصل في عملية الاتصال، وما الذي يثير الحاجة إلى التواصل؟

المرسل/المتصل هو البادئ بالرسالة، ويبدأ الاتصال عندما يكون لدى المرسل فكرة أو فكرة لتوصيلها إلى طرف آخر. يثير الحافز السياقي، والذي يمكن أن يكون عنصرًا من عناصر السياق، حاجة أو رغبة لدى المرسل للتواصل لتحقيق معنى مشترك مع فرد أو مجموعة.

ما هي الرسالة وما هي الأشكال التي يمكن أن تتخذها؟

الرسالة هي مجموعة من الرموز التي ينقلها المرسل، بما في ذلك الكلمات والعبارات والرموز غير اللفظية مثل تعبيرات الوجه والإيماءات.

وهو محتوى التفاعل ويمكن ترتيبه بشكل منهجي وهادف ليحمل نوايا المرسل. يمكن أن تكون الرسائل مختصرة أو معقدة، مقصودة أو عرضية، حيث تكون رسائل العمل مقصودة وموجهة لتحقيق هدف ما

كيف يتم اختيار الوسيلة أو القناة لنقل الرسالة، وما أهمية هذا الاختيار؟

يعتمد اختيار الوسيلة أو القناة على عوامل مختلفة، بما في ذلك هدف الرسالة وأهميتها، والتكلفة، ووقت الإرسال، وعدد المستقبلين، والموقع، وتعليم الجمهور، وكفاءة الوسائط.

يعتمد نجاح التواصل إلى حد كبير على اختيار الوسيلة المناسبة، خاصة بالنظر إلى ثقافة الجمهور الدولي.

ماذا يحدث خلال مرحلة فك التشفير، ولماذا يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم؟

فك التشفير هو عملية التحويل حيث يقوم المتلقي بتحويل الرسالة المشفرة إلى شكل مفهوم ويعين معنى للرموز.

يمكن أن يحدث سوء الفهم إذا قام المتلقي بفك تشفير الرسالة بشكل مختلف عن نية المرسل، ويرجع ذلك غالبًا إلى قيود اللغة وعدم كفاية الأوصاف. يتطلب فك التشفير الفعال دراسة متأنية، على غرار التشفير، لضمان الفهم المشترك.

ما أهمية التواصل الفعال في العمل والحياة الشخصية؟

التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية في كل من الحياة التجارية والشخصية لأنه يمكن أن يكون الفرق بين النجاح والفشل أو الربح والخسارة. في عالم الأعمال، يعد أمرًا ضروريًا للتشغيل الناجح للمؤسسات الحديثة وهو عنصر حاسم في إدارة الجودة الكلية.

كيف يؤثر المرسل على عملية الاتصال؟

يبدأ المرسل الاتصال ويكون مسؤولاً في البداية عن نجاح الرسالة. تؤثر تجارب المرسل ومواقفه ومعرفته ومهاراته وتصوراته وثقافته على الرسالة.

ويجب على المرسل أيضًا أن يقرر ما سيرسله بناءً على معرفة المتلقي وافتراضاته.

ما سبب أهمية اختيار قناة الاتصال المناسبة، وما هي العوامل التي تؤثر على هذا الاختيار؟

يعد اختيار قناة الاتصال المناسبة أمرًا حيويًا لفعالية فهم المتلقي.

هناك عدة عوامل، بما في ذلك مدى إلحاح الرسالة، والحاجة إلى ردود فعل فورية، ومتطلبات التوثيق، وتعقيد المحتوى، ومهارات الاتصال لدى المتلقي، تؤثر على الاختيار.

ما هو الدور الذي تلعبه التغذية الراجعة في عملية الاتصال؟

تعد التعليقات مكونًا رئيسيًا لأنها تسمح للمرسل بتقييم فعالية الرسالة واتخاذ الإجراء التصحيحي في حالة إساءة فهم الرسالة.

يشير إلى اتصالات مهمة العوائق ويساعد في تحقيق التواصل الناجح والفعال.

خاتمة

يعد التواصل الفعال أمرًا محوريًا في كل من الحياة الشخصية ومجال الأعمال، وغالبًا ما يرسم الحدود بين النجاح والفشل.

تتكون عملية الاتصال، وهي حجر الزاوية لتحقيق الوضوح في التفاعل، من أربعة مكونات متكاملة: التشفير، ووسيلة الإرسال، وفك التشفير، والتغذية الراجعة، مع كون المرسل والمستقبل عنصرين أساسيين.

يلعب المرسل، الذي يبدأ الاتصال، دورًا حاسمًا، حيث تشكل تجاربه ومواقفه ومعرفته الرسالة.

إن اختيار قناة الاتصال له أهمية قصوى، حيث يتأثر بعوامل مثل الإلحاح، والحاجة إلى ردود الفعل، وتعقيد المحتوى. يضمن الاختيار المناسب فعالية الرسالة وفهم المتلقي.

إن ردود الفعل، وهي الحلقة الأخيرة، لا غنى عنها، حيث تسمح للمرسل بقياس مدى فعالية الرسالة وتصحيح أي تفسيرات خاطئة، وبالتالي تعزيز التواصل الناجح.

يعد فهم هذه العملية وتنفيذها أمرًا حيويًا لتعزيز مهارات الاتصال داخل المنظمة، مما يؤدي في النهاية إلى النجاح الفردي والجماعي.