استفسار / رسالة استفسار: نصائح، هيكل، عينة

خطاب استفسار

تحتاج الشركات إلى معلومات من بعضها البعض، مما يوفر الفرص لتوسيع عملياتها وتحقيق النجاح. عادةً ما ينظرون إلى طلبات المعلومات على أنها روتينية ويتعاونون في تبادل البيانات. ولذلك فإن الرسائل التي تطلب المعلومات أصبحت شائعة في عالم الأعمال.

تعريف رسالة الاستفسار

رسالة الاستفسار أو الاستفسار هي رسالة تطلب معلومات من مقدم الخدمة حول أي تفاصيل ضرورية لاتخاذ القرار. فيما يلي بعض التعريفات لرسالة الاستفسار:

  • "الرسائل التي تبحث عن إجابات أو معلومات حول موضوعات مختلفة تسمى رسائل الاستفسار أو رسائل الاستفسار." - ريمون ف. ليسيكار، وجون د. بيتيت الابن، وماري إي. فلاتلي.
  • "تُعرف الرسالة التي تطلب معلومات حول السلع والخدمات التي تقدمها الشركة باسم رسالة الاستفسار." - موريس فيليب وولف، وديل إف كيير، وروبرت ر. أنسر.

هل هي رسالة استفسار أم رسالة استفسار؟

يوجد تمييز دقيق بين مصطلحي "استفسار" و"استفسار". عادةً ما يتم تخصيص "التحقيق" للظروف الرسمية والتحقيقات الرسمية. وفي المقابل، قد يشمل "الاستفسار" مجموعة من الطلبات، الرسمية وغير الرسمية.

أهمية رسالة الاستفسار

عند البحث عن معلومات حول سلع وخدمات الشركة، عادةً ما تكتب خطاب استفسار. يتم إجراء الاستفسارات أيضًا عند طلب معلومات متبادلة. قد تكون الاستفسارات بسيطة أو متخصصة.

تسعى الطلبات البسيطة إلى الحصول على معلومات حول المنتجات والأشخاص والخدمات والأسعار التي يمكن تقديمها بسهولة وعن طيب خاطر. ونتيجة لذلك، تتوقع أن يستجيب القارئ بسرعة وإيجابية.

الاستفسارات الخاصة تتعلق بخدمات محددة. عند صياغة طلب مقنع أو طلب خدمة، يجب أن تكون حازمًا ولكن لبقًا. يجب أن تخلق هذه الرسائل انطباعًا إيجابيًا منطقيًا ونفسيًا، بغض النظر عن الخدمة المطلوبة. ولتحقيق ذلك، يُنصح باستخدام أسلوب منظم في رسالتك.

نظرًا لأن الشركات تتعاون بشكل عام في مثل هذه المواقف، يمكنك كتابة معظم طلبات المعلومات باستخدام أمر مباشر. يوفر هذا الأسلوب الوقت لكل من الكاتب والقارئ، حيث يصل مباشرة إلى صلب الموضوع دون تفسيرات أو أوصاف غير ضرورية.

ومع ذلك، قد لا تكون المباشرة مناسبة في بعض المواقف. يمكن أن يكون غير مناسب عندما يكون هناك شك في أن القارئ سوف يستجيب بشكل إيجابي. في مثل هذه الحالات، قد تحتاج إلى استخدام الأمر غير المباشر للشرح أو الإقناع.

قبل كتابة طلب للحصول على معلومات، يجب أن تفكر في كيفية فهم القارئ للرسالة. إذا كنت تعتقد أن القارئ لن يأخذ في الاعتبار روتين الطلب، فيجب عليك استخدام الترتيب غير المباشر. لكن إذا كنت تعتقد أن القارئ سينظر إلى الطلب على أنه أمر روتيني، فيجب عليك استخدام الأمر المباشر.

حالات رسالة الاستفسار

  1. السجلات السابقة لطالب الوظيفة.
  2. الجدارة الائتمانية للشركة أو الشخص.
  3. القوة المالية للفرد أو الشركة.
  4. السمعة التجارية للشركة.
  5. تقييم أداء الشخص.
  6. عروض الأسعار.
  7. شروط الدفع.
  8. طلب كتيبات.
  9. تسعى الكتالوجات.
  10. توصيات التوظيف.

شروط كتابة رسالة الاستفسار

تتطلب كتابة خطاب استفسار مباشر فعال اتباع الإرشادات التالية:

  1. ابدأ مباشرة بالهدف. اذكر طلبك بوضوح دون غموض. قم بتقديم تفاصيل محددة حتى يتمكن المستلم من فهمها دون أي ارتباك أو أسئلة أخرى.
  2. إعلام وشرح بشكل كاف. قدم شرحًا كافيًا لطلبك، مما يمكن القارئ من تقييم ما إذا كان يمكنه تلبية الطلب.
  3. تقديم أسباب لاستفسارك. اشرح الأساس المنطقي وراء طلبك لإقناع القارئ بتقديم المعلومات المطلوبة، مما يثبت صدقك.
  4. تقديم الحقائق ذات الصلة والتفاصيل المحددة. تضمين كل التفاصيل المتعلقة بالمعلومات المطلوبة، مثل أوصاف المنتج أو الخدمة، ومواقع التسليم، وطرق التسليم، وفئات الأسعار، وطرق الدفع المقصودة، ومواعيد التسليم، والنفقات المرتبطة بها.
  5. وضح متى تكون المعلومات مطلوبة، إذا كان ذلك مناسبًا. حدد إطارًا زمنيًا عندما تحتاج إلى المعلومات.
  6. هيكلة الأسئلة بشكل منهجي. اتبع هذه الإرشادات لتنظيم استفسارك:
    • ضع كل سؤال في جملة منفصلة.
    • هيكلة الأسئلة في فقرات منفصلة.
    • قم بتعيين ترتيب رقمي للأسئلة (على سبيل المثال، 1، 2، 3).
    • استخدم جمل الاستفهام (على سبيل المثال، "هل يوجد مكان للإقامة لـ 100 نزيل في فندقك؟").
    • تجنب الأسئلة ذات الإجابات البسيطة بنعم أو لا.
  7. قم بإنهاء رسالتك بلطف. اختتم الرسالة بملاحظة مهذبة وودية للحفاظ على نبرة إيجابية.

شروط خطاب الاستفسار غير المباشر

في بعض الحالات، قد لا يكون جمع المعلومات بشكل مباشر ممكنًا. وفي مثل هذه الحالات، يمكن استخدام نهج غير مباشر لتشجيع المصادر على توفير المعلومات اللازمة لتسهيل اتخاذ القرار. ويشار إلى الرسالة التي تحتوي على طلب غير مباشر على أنها رسالة غير مباشرة. يتطلب إنشاء خطاب غير مباشر ناجح أسلوبًا محددًا واهتمامًا بالتفاصيل. ويجب الالتزام بالإرشادات التالية حتى تكون فعالة:

الكشف عن عملك وهويتك.

ابدأ الرسالة بتقديم هويتك واسم عملك. هذا يثبت نواياك الصادقة.

خطاب الشكاوى والمطالبات

تواجه الشركات أنواعًا مختلفة من التحديات والمخاطر. بغض النظر عن نوايانا الطيبة وجهودنا، هناك حتما حالات يصبح فيها معالجة الشكوى ضروريا، وأحيانا حتى تقديم شكوى رسمية.

قد تكون الشكاوى ضرورية لأسباب مختلفة، مثل التسليم غير الصحيح للبضائع، أو سوء الخدمة، أو جودة المنتج غير المرضية، أو التسليم المتأخر، أو البضائع التالفة، أو عدم التزام الأسعار بالاتفاقيات. عادةً ما تكون الشكاوى مصحوبة بمطالبات بالتعويض أو استبدال السلع أو الخدمات.

هناك حالات يتم فيها تقديم مطالبة بعد الشكوى الأولية. تتضمن هذه العملية رسالتين منفصلتين، خاصة عندما لا يمكن التأكد من مدى الضرر بشكل مباشر ويتطلب تقييمًا من الخبراء.

يصبح هذا النهج ضروريًا عندما يتم التأمين على الممتلكات، مما يستلزم تقييم الخبراء قبل تقديم مطالبة رسمية. في ظل هذه الظروف، يتم تقديم الشكاوى أولاً، ولا يتم تقديم المطالبات إلا بعد قيام خبير معتمد بتقييم الضرر.

21 نصيحة لكتابة رسالة شكوى/مطالبة

الحفاظ على المباشرة على الرغم من السلبية.

في حين أن الشكاوى والمطالبات تنقل أخبارًا غير مواتية، فمن الضروري تقديمها مباشرة لسببين: (أ) يهدف مديرو الأعمال إلى إرضاء العملاء، وتقدير تعليقاتهم، و (ب) يهدفون إلى معالجة القضايا بما يحقق مصلحة أعمالهم. المباشرة تعزز مطالبتك.

حدد المعاملة في وقت مبكر من الرسالة.

اذكر بوضوح المعاملة المحددة التي أدت إلى تقديم الشكوى أو المطالبة.

ابدأ المطالبة ببيان مباشر لما حدث من خطأ

ابدأ بذكر المشكلة أو المشكلة بشكل مباشر.

تقديم حقائق كافية لتبرير المطالبة

ادعم شكواك أو مطالبتك بالحقائق والأدلة الكافية.

استخدم لغة مهذبة

تجنب استخدام الكلمات التي تنقل الغضب أو عدم الثقة. حافظ على نبرة مهذبة وواضحة وموجزة بدلاً من اللجوء إلى لغة مسيئة أو معادية.

التعامل مع المطالبة بلباقة

يمكنك إما تحديد الدقة المطلوبة أو ترك القرار للمستلم. إن طلب حل عادل ومعقول يزيد من احتمالية التوصل إلى نتيجة مرضية.

توقيت

قم بتقديم شكواك أو مطالبتك على الفور لتعزيز موقفك والتأكد من أن المتلقي يمكنه التحقيق في المشكلة بشكل فعال.

التركيز على القضية الرئيسية

اجعل شكواك تقتصر على وصف موجز للمشكلة، يتبعه إما استفسار إذا لزم الأمر أو اقتراح للتصحيح. تجنب تقديم أمور غير ذات صلة.

اختتم بلطف

أنهِ رسالتك بنبرة ودية، مع الحفاظ على نبرة إيجابية.

التصرف بمسؤولية وأخلاقية

اكتب بطريقة توضح مسؤوليتك عن جميع العناصر الواردة في الرسالة. قم بتقديم استفساراتك بطريقة أخلاقية تتجنب إيذاء أو التشهير بالقارئ أو أي طرف معني.

تمسك بالحقائق

حافظ على سيطرتك على الحقائق المقدمة، واستخدمها لدعم حججك أو النتائج المرجوة.

تحديد التفويض

إذا كنت تسعى للحصول على معلومات شخصية عن أحد الأفراد، فتأكد من حصولك على التفويض المناسب لتجنب انتهاك الخصوصية. أخبر المستلم أنك حصلت على إذن الفرد لطلب معلوماته الخاصة.

اشرح الغرض

صف بوضوح الغرض أو الظروف المحددة التي تتطلب المعلومات، مع التركيز على أهميتها من منظور الأعمال.

التعامل مع المعلومات بسرية

أكد للمستلم أن أي معلومات مقدمة ستظل سرية ولن يتم الكشف عنها لأي طرف آخر في المستقبل.

وصف الوعود بدقة

تفصيل الوعود بشكل دقيق وشامل، وربط الوعود الصغيرة بالكبيرة.

تقديم المساعدة المستقبلية

أكد للقارئ أنك على استعداد لتقديم مساعدة مماثلة أو أي مساعدة أخرى في المستقبل دون تردد.

تقديم نتيجة منطقية.

بناءً على الظروف، استخلص استنتاجًا يتوافق مع الموقف.

التركيز على شخص واحد ووظيفة واحدة

اجعل استفسارك يركز على فرد واحد ودوره المحدد. يجب أن تتناول رسالة الاستفسار شخصًا واحدًا ووظيفة واحدة فقط.

اتبع نهج الاستفسار المباشر

وهذا يعني البدء بسؤال لجذب انتباه القارئ، واستخدام طلبات محددة للحصول على المعلومات المطلوبة، وتقديم شرح كافٍ لتمكين القارئ من الاستجابة بفعالية.

قم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة

قم بتقديم تفاصيل كاملة عن الشركة أو الفرد الذي تستفسر عنه، بما في ذلك الاسم والعنوان وأي معلومات أخرى ذات صلة تسمح للمستلم بتحديد الطرف الصحيح.

أرفق مظروف العودة

قم بتضمين مظروف إرجاع مطبوع عليه عنوانك لتشجيع الرد.

نموذج من رسالة الاستفسار/الاستفسارات

طلب عرض أسعار

سميث وأولاده المحدودة
25 شارع فيكتوريا
لشبونة – 1200
البرتغال

5 مايو 2023

السيد إدوارد هاريسون
مدير خدمة الزبائن
البرتغال للاتصالات
روا داس فلوريس، 45
لشبونة – 1500

الموضوع: الاستعلام عن خيارات خدمة الإنترنت

عزيزي السيد هاريسون،

آمل أن تجد هذه الرسالة لكم التوفيق. أكتب إليكم للاستفسار عن خيارات خدمة الإنترنت المختلفة المتاحة من خلال شركة Portugal Telecom. على مدى الأشهر القليلة الماضية، واجهنا بعض المشكلات مع مزود خدمة الإنترنت الحالي لدينا، ونحن نبحث بنشاط عن بدائل لتحسين الاتصال وجودة الخدمة.

نحن مهتمون بالحصول على معلومات حول خطط خدمة الإنترنت الخاصة بك، بما في ذلك ما يلي:

  1. خيارات النطاق العريض عالية السرعة للاستخدام السكني والتجاري.
  2. تفاصيل الأسعار لباقات الإنترنت المختلفة.
  3. أي عروض ترويجية أو خصومات خاصة متاحة للمشتركين الجدد.
  4. رسوم التركيب والمعدات، إن وجدت.
  5. مدة العقود وشروط الخدمة.

بالإضافة إلى ذلك، سنكون ممتنين لو تفضلتم بتزويدنا بخريطة التغطية أو المعلومات حول مدى توفر خدماتكم في منطقتنا. يقع مكتبنا في لشبونة، بالقرب من شارع فيكتوريا، ونود التأكد من أن خدماتك متاحة لنا.

من فضلك أرسل لنا كتيبًا أو كتيبًا شاملاً يتضمن تفاصيل عروض الإنترنت الخاصة بك، بالإضافة إلى أي معلومات اتصال ذات صلة. إذا كان ذلك ممكنًا، نود تحديد موعد لاجتماع أو مكالمة هاتفية لمناقشة متطلباتنا المحددة والحصول على فهم أفضل لكيفية تلبية شركة Portugal Telecom لاحتياجاتنا من الإنترنت.

نحن ندرك أنك تقدر رضا العملاء، ونأمل أن نستكشف إمكانية إقامة شراكة موثوقة وفعالة مع شركتك. سيكون ردكم السريع على هذا الاستفسار موضع تقدير كبير.

شكرا لاهتمامكم بهذه المسألة. ونحن نتطلع الى الاستماع منك قريبا.

بإخلاص،

جون أ. سميث
المدير العام
سميث وأولاده المحدودة

الاستفسار رسالة

سميث وأولاده المحدودة
15، أفينيدا دا ليبردادي
لشبونة – 1250
البرتغال
الهاتف: +351 21 123 4567
البريد الإلكتروني: [email protected]

22 سبتمبر 2023

السيد بنيامين ألكسندر ثاكيراي

المدير العام

حلول التسويق وستمنستر

لندن SW1A 1AA

عزيزي السيد ثاكيراي،

آمل أن تجد هذه الرسالة لكم التوفيق. أكتب إليكم لأطلب مساعدتكم في تقييم السيد ريجينالد فيتزويليام لمنصب مدير التسويق في شركتنا، سميث وأولاده المحدودة. وقد أدرج السيد فيتزويليام شركة Westminster Marketing Solutions كأحد أصحاب العمل السابقين لديه، ونعتقد أن أفكارك ستكون مفيدة تكون لا تقدر بثمن في عملية التوظيف لدينا.

إن إجابتك الصريحة على الأسئلة التالية ستساعدنا بشكل كبير في تحديد مدى ملاءمة السيد فيتزويليام لهذا الدور:

  1. ما هو تقييمك لقدرات السيد فيتزويليام القيادية، خاصة في إدارة فريق تسويق متنوع يتكون من 20 فرداً؟
  2. ما مدى فعالية السيد فيتزويليام في تكييف استراتيجيات التسويق مع بيئة الأعمال سريعة التغير؟ نحن حريصون على فهم قدرته على التنقل في ظروف السوق الديناميكية.
  3. هل يمكنك تقديم نظرة ثاقبة لأخلاقيات العمل لدى السيد فيتزويليام، بما في ذلك قدرته على التعامل مع مواقف الضغط العالي؟ غالبًا ما يتضمن دور مدير التسويق في شركتنا مواعيد نهائية ضيقة ومشاريع صعبة.
  4. هل يمكنك التعليق على نزاهة السيد فيتزويليام ومصداقيته؟ يستلزم هذا الدور مسؤولية إدارة ميزانيات التسويق والعلاقات مع العملاء.

ونؤكد لكم أن ردودكم سيتم التعامل معها بمنتهى السرية، ونقدر تعاونكم في هذا الشأن. ستكون أفكارك مفيدة في مساعدتنا على اتخاذ قرار مستنير بشأن ترشيح السيد فيتزويليام.

نحن أيضًا منفتحون على الرد على لطفك، وإذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة أو دعم من شركة Smith & Sons Ltd في المستقبل، فلا تتردد في التواصل معنا.

نشكرك مقدمًا على تعاونك القيم، ونتطلع إلى الاستماع إليك قريبًا.

بإخلاص،

جورج أرشيبالد سنكلير

مدير الموارد البشرية
سميث وأولاده المحدودة

خطاب استفسار عن مرافق الفندق

سميث وأولاده المحدودة
42، أفينيدا دا ليبردادي
لشبونة – 1200
البرتغال
الهاتف: +351 21 987 6543
البريد الإلكتروني: [email protected]

10 يوليو 2023

مدير تسويق
المنتجع الساحلي الملكي
البوفيرا
الغارف، البرتغال

عزيزي مدير التسويق،

الموضوع: استفسار بخصوص مرافق وأسعار غرف الاجتماعات

أتمنى أن تجدك هذه الرسالة بصحة جيدة. أكتب نيابةً عن شركة Smith & Sons Ltd، وهي شركة بريطانية بارزة متخصصة في منتجات الصلب. نحن حاليًا بصدد تنظيم حدث خاص بالشركة ونهتم باستكشاف مرافق غرفة الاجتماعات في منتجع Royal Coastal Resort في البوفيرا.

نرجو منكم الحصول على معلومات حول مدى توفر وأسعار غرف الاجتماعات الخاصة بكم. وعلى وجه التحديد، سنكون ممتنين للإجابة على الاستفسارات التالية:

  1. تاريخ التوفر: التواريخ المفضلة لدينا لهذا الحدث هي 15 و16 سبتمبر 2023. هل يمكنكم تأكيد ما إذا كانت غرف الاجتماعات متاحة في هذه التواريخ أو اقتراح تواريخ بديلة متاحة في سبتمبر؟
  2. القدرات والمرافق: نتوقع استضافة اجتماع مبيعات عام لحوالي 100 مشارك. بالإضافة إلى ذلك، نخطط لعقد ستة إلى ثمانية اجتماعات لمجموعات أصغر، يتسع كل منها من 10 إلى 20 مشاركًا، في كلا اليومين. هل مرافقكم مجهزة لاستيعاب هذه المتطلبات؟ هل يمكنك أيضًا تقديم تفاصيل حول مدى توفر المعدات السمعية والبصرية والدعم الفني؟
  3. خدمات المطاعم: نعتزم تقديم وجبة غداء في كلا اليومين ووجبة عشاء في مساء اليوم الأول. هل تقدمون خدمات تقديم الطعام، وإذا كان الأمر كذلك، هل يمكنكم تقديم عينات من قوائم الطعام وخيارات الأسعار؟
  4. أسعار الإقامة: وبما أننا نتوقع حضور حوالي 100 مدير مبيعات للاجتماع، نود الاستفسار عن أسعار المؤتمرات الخاصة لغرف الضيوف في منتجع The Royal Coastal Resort خلال الحدث.
  5. خدمات المرطبات: يرجى تقديم معلومات حول أنواع خدمات المرطبات المتاحة خلال جلسات اجتماعاتنا، بما في ذلك استراحات القهوة والوجبات الخفيفة.

نرجو منك تضمين وصف تفصيلي للخدمات التي تقدمها والتكاليف التقريبية في ردك. يشتهر منتجع Royal Coastal بضيافته الاستثنائية، ونعتقد أنه سيكون مكانًا مثاليًا لحدث شركتنا.

نظرًا لأننا في المراحل الأولى من التخطيط للحدث، نرجو منك تقديم هذه المعلومات في أقرب وقت يناسبك، ويفضل أن يكون ذلك بحلول الأول من أغسطس 2023. وستساعدنا استجابتك السريعة بشكل كبير في اتخاذ قرار مستنير.

نحن نقدر اهتمامك بهذا الاستفسار ونتطلع إلى إمكانية استضافة حدثنا في منتجع The Royal Coastal. شكرا لتعاونكم.

بإخلاص،

جورج الكسندر فيتزويليام
نائب الرئيس للمبيعات والتسويق
سميث وأولاده المحدودة

نموذج من الرد

المنتجع الساحلي الملكي
البوفيرا
الغارف، البرتغال
الهاتف: +351 28 765 4321
البريد الإلكتروني: [email protected]
موقع الويب: http://www.royalcoastal.pt

25 يوليو 2023

جورج الكسندر فيتزويليام
نائب الرئيس للمبيعات والتسويق
سميث وأولاده المحدودة
42، أفينيدا دا ليبردادي
لشبونة – 1200
البرتغال

عزيزي السيد فيتزويليام،

رد: استفسار بخصوص مرافق وأسعار غرف الاجتماعات

آمل أن تجد هذه الرسالة لكم التوفيق. بالنيابة عن منتجع The Royal Coastal Resort، أود أن أعرب عن تقديرنا لاختيارنا مكانًا لحدث شركتك. نحن نتفهم أهمية استفسارك ونود أن نقدم لك المعلومات التي طلبتها.

  1. تاريخ التوفر: يسعدنا أن نؤكد أن غرف الاجتماعات لدينا متاحة في التواريخ المفضلة لديك، 15 و16 سبتمبر 2023. لقد حجزنا هذه التواريخ لشركة Smith & Sons Ltd.
  2. القدرات والمرافق: يقدم منتجعنا مجموعة من قاعات الاجتماعات التي يمكن أن تلبي متطلباتك. يمكننا ترتيب غرفة الاجتماعات الرئيسية لاجتماع المبيعات العام الخاص بك، بسعة تصل إلى 100 مشارك. بالإضافة إلى ذلك، لدينا العديد من قاعات الاجتماعات الأصغر حجمًا المناسبة لاجتماعات مجموعتك، ومجهزة بالمعدات السمعية والبصرية والدعم الفني.
  3. خدمات المطاعم: يشتهر فريق الطهي لدينا بخبرته، ويمكننا بالتأكيد تقديم خدمات تقديم الطعام لمناسبتك الخاصة. سنكون سعداء بمشاركة نماذج القوائم وخيارات الأسعار لوجبات الغداء والعشاء. يرجى إعلامنا بتفضيلاتك الغذائية وأي طلبات محددة.
  4. أسعار الإقامة: يمكننا تقديم أسعار خاصة للمؤتمرات لغرف الضيوف في منتجع The Royal Coastal خلال الحدث الخاص بك. سيتواصل معك فريق الحجوزات لدينا بشكل منفصل لمناقشة حجوزات الغرف وأسعارها بمزيد من التفاصيل.
  5. خدمات المرطبات: نحن نقدم مجموعة متنوعة من خدمات المرطبات، بما في ذلك استراحات القهوة مع الوجبات الخفيفة، للحفاظ على نشاط المشاركين أثناء جلسات الاجتماع. يمكن لفريقنا تخصيص هذه الخدمات لتلبية احتياجاتك الخاصة.

ستجد مرفقًا بهذه الرسالة معلومات تفصيلية عن مرافق غرف الاجتماعات وقوائم الطعام وأسعار الإقامة. لا تتردد في التواصل مع منسقة الفعاليات المخصصة لدينا، السيدة صوفيا رودريغز، على [email protected] أو عن طريق الاتصال بالرقم +351 28 765 4321. ستكون السيدة رودريغز هي جهة الاتصال الأساسية لديك لمزيد من الاستفسارات ومناقشة التفاصيل الدقيقة الحدث الخاص بك.

نحن نقدر اهتمامك بمنتجع Royal Coastal Resort وإتاحة الفرصة لك لتقديم خدمة لشركة Smith & Sons Ltd. ونتطلع إلى إمكانية استضافة حدث شركتك والتأكد من أنها مناسبة ناجحة لا تُنسى لجميع المشاركين.

نشكرك على اهتمامك بمنتجعنا، ونحن ننتظر ردك بفارغ الصبر للمضي قدمًا في عملية التخطيط.

بإخلاص،

إيزابيل مارتينز
مدير تسويق
المنتجع الساحلي الملكي

شكوى و/أو رسالة مطالبة بالبضائع التالفة

شركة سميث وأولاده للاستيراد المحدودة
45، أفينيدا دا ليبردادي
لشبونة – 1250
البرتغال
الهاتف: +351 21 555 7890
البريد الإلكتروني: [email protected]

5 يونيو 2023

مدير التسويق
خدمة الاتصالات الشرقية
45 طريق أورشارد
سنغافورة 238878

عزيزي السيد/السيدة،

الموضوع: الشكوى والمطالبة بالبضائع التالفة - الفاتورة # OC4326 بتاريخ 01 مارس 2005

أنا على ثقة من أن هذه الرسالة تجدك بصحة جيدة. أكتب إليكم للتعبير عن قلقي العميق فيما يتعلق بتسليم أجهزة الاتصال مؤخرًا بموجب الفاتورة # OC4326، بتاريخ 01 مارس 2005، والتي استلمتها City Intercom Service. وللأسف، وصلت الشحنة في حالة مدمرة للغاية، مما أدى إلى خسائر فادحة.

وبعد التفتيش، تبين أن 15 من أجهزة الاتصال غير قابلة للإصلاح، وقد تعرضت لأضرار لا يمكن إصلاحها. بالإضافة إلى ذلك، تعرض 25 جهازًا آخر لدرجات متفاوتة من الضرر ولكن يمكن إصلاحها. لقد أبلغنا على الفور وكلاء الشحن المحليين لدينا بالضرر قبل الاستيلاء على الطرود، وقد نفىوا أي مسؤولية، وأرجعوا الضرر إلى التعبئة غير الكافية.

وفي ظل هذا الوضع المؤسف، نرجو اتخاذ الإجراءات التالية لتصحيح الأمر:

  1. تعديل السعر: نطلب منك تعديل سعر البضائع التالفة، والتي تصل إلى $250.000 (اثنان لاك وخمسون ألف فقط)، مع الشحنة التالية من خدمة الاتصالات الشرقية.
  2. توريد قطع الغيار: نطلب توريد الأجزاء الضرورية في الوقت المناسب، كما هو مذكور في الوثيقة المرفقة، لإصلاح الأجهزة التالفة. نرجو تعديل مبلغ $12.000 (اثنا عشر ألف فقط) مع الدفعة القادمة كتكلفة إصلاح الأجهزة.
  3. التخلص من الوحدات المعيبة: يرجى تقديم إرشادات حول كيفية التعامل مع الوحدات المعيبة والتخلص منها للتأكد من أنها لا تشكل أي مخاطر تتعلق بالسلامة أو البيئة.

نحن على ثقة من أن شركة Oriental Communication Service ستتخذ التدابير اللازمة لمعالجة هذه المشكلة على الفور ودعم علاقتنا التجارية طويلة الأمد. نحن نتفهم إمكانية حدوث أخطاء، ولكننا نأمل أن يتم اتخاذ الخطوات اللازمة لمنع حدوث مثل هذه الأخطاء في المستقبل.

نطلب التكرم بإقرار كتابي بهذه الرسالة وتأكيد الإجراءات التي سيتم اتخاذها في غضون 15 يومًا من استلام هذه المراسلات. سيسمح لنا ذلك بالتخطيط وفقًا لذلك وتقليل الاضطرابات في عملياتنا.

نحن نقدر اهتمامك الفوري بهذه المسألة والتزامك بحلها بما يرضينا المتبادل.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

السير ويليام ألكسندر ورثينجتون
المدير العام
شركة سميث وأولاده للاستيراد المحدودة

شكوى و/أو مطالبة بسوء الخدمة

سميث وأولاده للإلكترونيات المحدودة
7، روا دا روزا
لشبونة – 1200
البرتغال
الهاتف: +351 21 345 6789
البريد الإلكتروني: [email protected]

20 مايو 2005

مدير خدمة العملاء
خدمات إصلاح التكنولوجيا الكهربائية
25، أفينيدا داس تكنولوجياس
لشبونة – 1500
البرتغال

عزيزي السيد/السيدة،

المرجع: مسجل كاسيت استريو معيب، رقم الموديل 660 - رقم شالان 223/05

أنا على ثقة من أن هذه الرسالة تجدك بصحة جيدة. وفقًا لمحادثتنا الهاتفية التي جرت في وقت سابق اليوم، أكتب إليكم لأتناول رسميًا المشكلات التي واجهناها مع مسجل الكاسيت الاستريو، الطراز رقم 660، والذي تلقيناه في 5 مايو 2005، وفقًا لرقم الشالان الخاص بكم 223/05. يبدو أن المُسجل به عدة عيوب، ونرجو منكم إجراء فحص وعرض أسعار لإصلاحه.

الأخطاء المحددة هي كما يلي:

  1. لا يقوم المسجل بإعادة إنتاج الصوت بوضوح على مكبر الصوت الأيمن، مما يؤدي إلى ضعف جودة الصوت أثناء التشغيل.
  2. التشويه واضح، مما يشير إلى وجود مشكلة محتملة في رأس التسجيل والتي قد تتطلب الاستبدال.
  3. يبدو أن آلية التعبئة الخاصة بمشغل الكاسيت معيبة، مما يجعل من الصعب إرجاع الأشرطة أو تقديمها بسرعة بشكل فعال.

على الرغم من أن هذه هي المشكلات الأساسية التي حددناها، إلا أننا نقر بأن الفحص الشامل قد يكشف عن أخطاء إضافية تحتاج إلى الاهتمام.

لتسريع عملية الحل، نرجو منك تزويدنا بعرض أسعار للإصلاح عبر الهاتف في أقرب وقت ممكن. نحن حريصون على إجراء الإصلاحات اللازمة على الفور حتى يمكن استعادة المسجل إلى الأداء الأمثل ومن ثم بيعه في أسرع وقت ممكن.

يرجى التعامل مع هذه المسألة على وجه السرعة، لأنه من الضروري بالنسبة لنا معالجة هذا الوضع بكفاءة. نحن نقدر اهتمامك الفوري بطلبنا ونتطلع إلى ردك السريع.

نشكرك على تعاونك، ونحن على ثقة من أن خدمات إصلاح Electro-Tech ستساعدنا في تصحيح المشكلات المتعلقة بمسجل الكاسيت الاستريو.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

السير تشارلز مونتغمري
مدير علاقات العملاء
سميث وأولاده للإلكترونيات المحدودة