تقارير الرسالة: المعنى، الميزات، البنية، المبدأ التوجيهي

تقارير الرسالة: المعنى، الميزات، البنية، المبدأ التوجيهي

تقارير الرسائل هي شكل موجز من التقارير. تقرير الرسالة هو تقرير مقدم في شكل خطاب (ليسيكار وبيتي، 2002: 442). يتم استخدامه بشكل أساسي لنقل المعلومات إلى الأفراد خارج المؤسسة، خاصة عندما يلزم إرسالها عبر البريد.

مكونات تقارير الرسائل

يتضمن تقرير الرسالة عادةً المكونات التالية:

  • تاريخ
  • داخل العنوان
  • تحية
  • جسم
  • على مقربة مجاني
  • إمضاء
  • قسم المراجع

غالبًا ما يحتوي تقرير الرسالة على سطر موضوع، وعادةً ما يتم وضعه سطرًا أو سطرين أسفل التحية. يمكن أن يتراوح طوله من صفحتين إلى خمس صفحات وقد يخدم غرضًا إعلاميًا أو تحليليًا.

مميزات تقرير الرسالة

تم تصميم تقارير الرسائل للمشكلات القصيرة التي يمكن تغطيتها بشكل مناسب في صفحتين إلى خمس صفحات. ومع ذلك، لا توجد قواعد صارمة بشأن هذه النقطة، وقد تم استخدام تقارير الرسائل الأطول، أي 10 صفحات أو أكثر، بنجاح في العديد من الحالات.

عادةً ما تتم كتابة تقارير الرسائل بأسلوب شخصي، وغالبًا ما تستخدم الضمائر مثل أنا أو أنت أو نحن بنبرة غير رسمية.

ويمكن تنظيم هذه التقارير إما بترتيب مباشر أو غير مباشر.

تشبه بنية تقارير الرسائل تلك الخاصة بالتقارير الأطول.

عادةً ما تُختتم تقارير الرسائل بمذكرة حسن النية، والتي ينبغي أن تنقل مشاعر ودية مناسبة لهذه المناسبة.

إرشادات لكتابة تقرير الرسالة

  1. ابدأ بكتابة تاريخ التقرير.
  2. قم بتضمين العنوان الداخلي للمستلم.
  3. استخدم التحية المناسبة.
  4. إذا كان تقرير الرسالة يتبع الأمر المباشر، فابدأ بسطر الموضوع. يتكون سطر الموضوع من كلمات وصفية توضع في أعلى الرسالة، عادة بعد التحية أو قبلها مباشرة. وبدلاً من ذلك، يمكنك حذف كلمة "الموضوع" والنقطتين وكتابة وصف الموضوع بالكامل بأحرف كبيرة.
  5. قم بتنظيم متن التقرير على النحو التالي: أ) قد تحتوي الفقرة الأولى على عناصر مثل تحية لطيفة وتفويض، والتاريخ، واسم الشخص الذي يقدم الطلب، والغرض أو الهدف، والمشكلة أو القضايا التي سيتم مناقشتها، الاستنتاجات أو النتائج، والتخطيط أو الخطة. ب) يجب أن تعرض الفقرات الوسطى المعلومات بموضوعية، دون إغراءات عاطفية. قم بتضمين جميع الحقائق ذات الصلة، سواء كانت مواتية أو غير مواتية، بطريقة محايدة. اذكر المصادر أو الأساليب وأكد على النتائج أو النتائج. استخدم العناوين والوسائل المساعدة البصرية والجمل الانتقالية حسب الحاجة. ج) يجب أن توفر الفقرة الأخيرة خاتمة ودية وممتعة للتقرير. إذا كنت بحاجة إلى تقديم استنتاجات أو توصيات، فافعل ذلك قبل الفقرة الأخيرة مباشرة. إذا كان ذلك مناسبًا، اعرض مناقشة الأمر بشكل أكبر أو اقترح اجتماعًا في مكتب القارئ.
  6. أغلق التقرير بتوقيعك بطريقة مهذبة.
  7. قم بتضمين المراجع إذا لزم الأمر.

هيكل تقرير الرسالة

يشتمل نموذج تجميع نص الرسالة للتقارير الطويلة والرسمية على ثلاثة أجزاء رئيسية: الأجزاء التمهيدية (صفحة العنوان، خطاب التفويض، خطاب الإحالة، الشكر والتقدير، جدول المحتويات، قائمة الرسوم التوضيحية والرسوم البيانية، الملخص التنفيذي أو الملخص)، نص التقرير التقرير (المقدمة، الوصف، الخاتمة، التوصيات)، والأجزاء الملحقة (قائمة المراجع، قائمة المراجع، المسرد، الملحق، الفهرس).

يمكن تنظيم هيكل التقرير بثلاث طرق مختلفة، تخدم كل منها غرضًا وسياقًا محددين:

نموذج الرسالة

يستخدم نموذج الرسالة للتقارير الموجزة وغير الرسمية، ويتكون من عدة مكونات أساسية بما في ذلك العنوان والتاريخ والعنوان والتحية والنص والإغلاق المجاني والتوقيع.

يتم تقسيم الجسم أيضًا إلى مقدمة، حيث يتم ذكر المشكلة؛ النتائج، وعرض نتائج التحقيق؛ والتوصيات، واختتام الهيئة بمسارات العمل المقترحة. يوجد أدناه تمثيل لتوضيح بنية التقرير في نموذج الرسالة.

نموذج تقرير في شكل رسالة
ل: [إسم المستلم]
من: [اسم المرسل]
تاريخ: [تاريخ المذكرة]
موضوع: [الموضوع/موضوع التقرير]

[النص الرئيسي]
ويقدم النص الرئيسي للمذكرة وصفا تفصيليا للموضوع. يبدأ بمقدمة توضح غرض التقرير وسياقه. ويتبع ذلك المحتوى الرئيسي الذي يعرض النتائج أو البيانات أو المعلومات ذات الصلة بالموضوع. يتم تنظيم النص بطريقة منطقية تضمن الوضوح والتماسك للقارئ.

خاتمة
ويلخص الاستنتاج النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها في النص الرئيسي، واستخلاص الاستدلالات وتقديم لمحة موجزة عن النتائج. وقد يتضمن أيضًا توصيات أو اقتراحات بناءً على المعلومات المقدمة.

المرفقات (إن وجدت): المستندات أو الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية أو أي مواد تكميلية تتعلق بالتقرير.

ملاحظة: هذه عينة عامة من نموذج المذكرة. يمكن أن تختلف التفاصيل والمحتوى والشكل المحدد بناءً على متطلبات المنظمة وطبيعة التقرير.

نموذج مذكرة

يعد نموذج المذكرة طريقة مباشرة لعرض التقرير، حيث تكون الإجراءات الشكلية في حدها الأدنى. يبدأ بالتاريخ، يليه اسم المستلم، واسم الكاتب، وموضوع التقرير. وبعد ذلك، يتم عرض النص الرئيسي والخاتمة.

نموذج من نموذج المذكرة
[اسم شركتك/مؤسستك]
[عنوان شركتك/مؤسستك]
[المدينة، الولاية، الرمز البريدي]

تاريخ: [تاريخ التقرير]

ل:
[إسم المستلم]
[منصب/عنوان المستلم]
[اسم الشركة/المؤسسة الخاصة بالمستلم]
[وعنوان المتلقي]
[المدينة، الولاية، الرمز البريدي]

عزيزي [اسم المستلم]،

موضوع: [الموضوع/موضوع التقرير]

مقدمة:
الغرض من هذه الرسالة هو معالجة [مشكلة أو موضوع محدد]. خلال [الإطار الزمني المحدد] الماضي، أجرينا تحقيقًا شاملاً في [وصف مختصر لما تم التحقيق فيه].

الموجودات:
لقد كشف تحقيقنا عن النقاط الرئيسية التالية:
[العثور على 1]
[العثور على 2]
[العثور على 3]
… وما إلى ذلك وهلم جرا.

التوصيات:
بناءً على النتائج التي توصلنا إليها، نوصي باتخاذ الإجراءات التالية:
[التوصية 1]
[التوصية 2]
[التوصية 3]
… وما إلى ذلك وهلم جرا.
ونعتقد أن تنفيذ هذه التوصيات سيعالج المشكلات التي تم تحديدها ويؤدي إلى [نتيجة إيجابية محددة].

يرجى مراجعة النتائج والتوصيات الواردة في هذا التقرير. نحن جاهزون لمناقشة هذا الأمر بشكل أكبر وتقديم أي معلومات إضافية قد تحتاجها.

بإخلاص،

[اسمك]
[منصبك/المسمى الوظيفي]
[معلومات الاتصال الخاصة بك: البريد الإلكتروني/رقم الهاتف]

المرفقات (إن وجدت): المستندات أو الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية أو أي مواد تكميلية تتعلق بالتقرير.

ملاحظة: هذه عينة عامة من التقرير في شكل خطاب. يمكن أن تختلف التفاصيل والمحتوى والشكل المحدد بناءً على متطلبات المنظمة وطبيعة التقرير.

نموذج تركيبة نص الرسالة

بالنسبة للتقارير الطويلة والرسمية، يتم استخدام نموذج تجميع نص الرسالة. يتكون هذا النموذج الشامل من ثلاثة أقسام رئيسية:

الأجزاء التمهيدية

وتشمل هذه صفحة العنوان، وخطاب التفويض، وخطاب الإحالة، والشكر، وجدول المحتويات، وقائمة الرسوم التوضيحية والرسوم البيانية، وملخصًا تنفيذيًا أو ملخصًا، مما يوفر نظرة عامة على التقرير.

متن التقرير

يشمل الجسم المقدمة، ويوضح بالتفصيل التفويض، والغرض، والنطاق، وبيان المشكلة، والفرضية، والمنهجية، والتعاريف؛ وصف وتنظيم وشرح البيانات التي تم جمعها باستخدام المخططات والرسوم البيانية والجداول؛ الاستنتاج، واستخلاص النتائج بناءً على الحقائق والبيانات؛ والتوصيات، التي تقدم آراء واقعية ومبنية على الحقائق.

الأجزاء الملحقة

وهي تشتمل على قائمة المراجع، والببليوغرافيا، والمسرد، والملحق مع البيانات الإضافية، والفهرس لسهولة التصفح.

يعمل كل قسم من نموذج تجميع نص الرسالة على نقل معلومات مفصلة، وتسهيل الفهم، وتوفير رؤية شاملة للموضوع، مما يجعله هيكلًا متعدد الاستخدامات للتقارير الشاملة.

خاتمة

تتضمن المكونات الرئيسية لهيكل تقرير الرسالة العنوان والتاريخ والعنوان والتحية والنص والإغلاق المجاني والتوقيع. وينقسم نص التقرير أيضًا إلى مقدمة ونتائج وتوصيات.

يمكن تنظيم تقرير الرسالة بثلاث طرق: نموذج الرسالة، ونموذج المذكرة، ونموذج مجموعة نص الرسالة. كل نموذج له هيكله الفريد ويتم استخدامه بناءً على طبيعة التقرير.