دفتر الأستاذ الفرعي: المعنى والأنواع والأهمية

دفتر الأستاذ الفرعي: المعنى والأنواع والأهمية

دفتر الأستاذ الفرعي هو إضافة لدفتر الأستاذ العام المستخدم لتسجيل المستحقات والحسابات المستحقة الدفع لكل حساب على حدة.

في مجال الأعمال حيث يتم تسجيل الآلاف من العملاء ومعاملات المبيعات الائتمانية تحت عنوان "الحسابات المدينة" في دفتر الأستاذ العام، يصبح من المستحيل تقريبًا معرفة مقدار المبلغ المستحق من المشتري الفردي.

يصبح من الصعب التأكد بسرعة من المبلغ المستحق للعميل إذا تم الاحتفاظ بالحسابات المستحقة الدفع في دفتر الأستاذ العام.

وبدلاً من هذا النظام، يتم الاحتفاظ بدفاتر الأستاذ الفرعية لمعرفة المبلغ المستحق من المدين الفردي والمبلغ المستحق للدائن الفردي.

تسمى مجموعة الحسابات ذات الطبيعة نفسها دفتر الأستاذ الفرعي.

على سبيل المثال، تندرج الحسابات الفردية المستحقة القبض ضمن دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المستحقة القبض.

عندما يتم الاحتفاظ بدفاتر الأستاذ الفرعية، لا يتم الاحتفاظ بالحسابات الفردية المتعلقة بالحسابات المدينة والحسابات الدائنة بالتفصيل في دفتر الأستاذ العام.

دفتر الأستاذ الفرعي هو إضافة إلى توسيع دفتر الأستاذ العام.

اثنين من دفاتر الأستاذ الفرعية المشتركة:

  1. دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المدينة حيث يتم الاحتفاظ بالبيانات المتعلقة بالمشترين الأفراد.
  2. يكون دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة مستحقًا حيث يتم الاحتفاظ بالبيانات المتعلقة بالدائنين الأفراد.

في دفاتر الأستاذ الفرعية، يتم الاحتفاظ بحسابات دفتر الأستاذ الفردية بالترتيب الأبجدي. يتم حساب البيانات التفصيلية لدفتر الأستاذ الفرعي في دفتر الأستاذ العام باختصار.

على سبيل المثال، يتم نقل البيانات التفصيلية لدفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المدينة إلى الحسابات المدينة لفترة وجيزة في دفتر الأستاذ العام.

تسمى حسابات دفتر الأستاذ العام حيث يتم تسجيل البيانات التفصيلية لدفاتر الأستاذ الفرعية لفترة وجيزة حسابات المراقبة.

تظهر العلاقة بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ الفرعي أدناه من خلال الرسم البياني.

الغرض من دفتر الأستاذ الفرعي في المحاسبة

في نهاية أ محاسبة خلال الفترة، يصبح رصيد كل حسابات المراقبة في دفتر الأستاذ العام مساوياً لمجموع أرصدة الحسابات الفردية في دفتر الأستاذ الفرعي ذي الصلة.

على سبيل المثال، كما هو موضح أعلاه، سيكون رصيد الحسابات الدائنة أو دفتر الأستاذ العام مساوياً لمجموع أرصدة الحسابات الفردية - X وY وZ من دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة.

مثال: العلاقة الموجودة بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ الفرعي موضحة أدناه مع معلومات افتراضية.
أ

تاريخعنوان الحسابالمرجع.دَينائتمانتوازن
2002  $$$
2 ينايرمبيعات 6,000 6,000
19 ينايرنقدي  4,0002,000

ب

تاريخعنوان الحسابالمرجع.دَينائتمانتوازن
2002  $$$
12 ينايرمبيعات 3,000 3,000
21 ينايرنقدي  3,000لا شيء

ج

تاريخعنوان الحسابالمرجع.دَينائتمانتوازن
2002  $$$
20 ينايرمبيعات 3,000 3,000
31 ينايرنقدي  1,0002,000

دفتر الأستاذ العام
الحسابات المستحقة

تاريخعنوان الحسابالمرجع.دَينائتمانتوازن
2002  $$$
31 ينايرمبيعات 12,000 12,000
31نقدي  8,0004,000

رصيد الحسابات المدينة $4,000 من دفتر الأستاذ العام يساوي إجمالي الرصيد $4,000 من حسابات دفتر الأستاذ الفردية لدفتر الأستاذ الفرعي.

أرصدة حسابات المراقبة في دفتر الأستاذ العام تساوي إجمالي أرصدة حسابات دفتر الأستاذ الفردية المعنية.

على سبيل المثال، الحساب المستحق $4,000 وأرصدة الحسابات الفردية (A – $2,000 + C – $2,000) $4,000 كما هو موضح في المثال أعلاه متساويان.

وإذا تم إعداد البيانات المالية شهرياً، فإنه يتم التأكد من أرصدة حسابات المراقبة في دفتر الأستاذ العام في نهاية الشهر. في دفتر الأستاذ الفرعي، يتم إجراء الترحيلات يوميًا في حسابات دفتر الأستاذ الفرعي الفردية، ويتم التحقق من الأرصدة يوميًا.

تظل أرصدة الحساب الفرعي محدثة حيث يتم إرسال الترحيلات يوميًا. يساعد في معرفة المستحق - المستحق الدفع ودفع الفواتير وتحقيقها وإرضاء العملاء.

ميزة دفتر الأستاذ الفرعي

تتم مناقشة مزايا دفتر الأستاذ الفرعي أدناه:

  • وبما أن المعاملات المتعلقة بالدائن أو العميل تظهر في حساب معين، فإن الأرصدة تظل محدثة.
  • يظل دفتر الأستاذ العام خاليًا من التوسع الزائد، ونتيجة لذلك، يظل عدد الحسابات الشخصية محدودًا بميزان المراجعة المعد من دفتر الأستاذ العام.
  • يساعد استخدام حسابات المراقبة وعدد محدود من الحسابات في دفتر الأستاذ في اكتشاف الأخطاء والاحتيال بسهولة.
  • يتم تكليف شخص واحد بمسؤولية الحفاظ على دفتر أستاذ واحد. وبذلك يظل دائمًا على دراية بالواجبات والمسؤوليات الموكلة إليه، مما يقلل من الأخطاء ويزيد من الكفاءة.
  • وبما أن الدفتر مقسم إلى أجزاء كثيرة فإن أحجامها تبقى صغيرة مما يساعد على سهولة حركة الدفاتر.