4 خطوات في عملية التحكم في إدارة الأعمال

4 خطوات في عملية التحكم

عملية التحكم هي النظام الذي يسمح بإعداد وقياس ومطابقة وتعديل أي أنشطة تجارية مثل الإنتاج والتعبئة والتسليم والمزيد.

السيطرة هي جزء أساسي من عملية الادارة.

في الواقع، بدون عملية المراقبة، تصبح الإدارة بأكملها عفا عليها الزمن. لأنك لن تكون قادرًا على معرفة كيفية عمل خطتك، فهل تم تنفيذها بالكامل؟

وأيضًا، بدون السيطرة، لا يمكنك قيادة القوى العاملة بشكل عملي.

عملية الرقابة هي العملية الوظيفية للرقابة التنظيمية التي تنشأ من الأهداف و الخطط الاستراتيجية المنظمة.

مخطط عملية التحكم – 4 خطوات في عملية التحكم

يتم وصف هذه الخطوات أدناه؛

وضع معايير وطرق قياس الأداء

المعايير، بحكم تعريفها، هي ببساطة معايير الأداء.

وهي النقاط المختارة في برنامج التخطيط بأكمله يتم قياس الأداء حتى يتمكن المديرون من تلقي إشارات حول كيفية سير الأمور وبالتالي لا يتعين عليك مراقبة كل خطوة في تنفيذ الخطط.

تشكل العناصر القياسية أهدافًا مصاغة بدقة وقابلة للقياس ولها أهمية خاصة للتحكم.

في مؤسسة صناعية، يمكن أن تشمل المعايير أهداف المبيعات والإنتاج، وأهداف حضور العمل، وسجلات السلامة، وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى، في صناعات الخدمات، قد تتضمن المعايير عدة مرات يضطر فيها العملاء إلى الانتظار في قائمة الانتظار في أحد البنوك أو عدد العملاء الجدد الذين تجتذبهم حملة إعلانية متجددة.

قياس الأداء

وينبغي قياس الأداء مقابل المعايير على أساس تطلعي بحيث يمكن اكتشاف الانحرافات قبل حدوثها وتجنبها من خلال الإجراءات المناسبة.

عديد يتم استخدام طرق قياس الأداء المنظمة.

إذا تم رسم المعايير بشكل مناسب وإذا كانت الوسائل متاحة لتحديد ما يفعله المرؤوسون بالضبط، فإن تقييم الأداء الفعلي أو المتوقع سيكون سهلاً إلى حد ما.

ولكن هناك العديد من الأنشطة التي يصعب وضع معايير دقيقة لها، كما يصعب قياس العديد من الأنشطة.

قد يكون من السهل جدًا، على سبيل المثال، وضع معايير لساعة العمل لإنتاج عنصر يتم إنتاجه بكميات كبيرة، وقد يكون من السهل أيضًا قياس الأداء مقابل هذه المعايير، ولكن في أنواع العمل الأقل تقنية.

على سبيل المثال، التحكم في عمل مدير العلاقات الصناعية ليس بالأمر السهل لأنه لا يمكن تطوير معايير محددة بسهولة.

غالبًا ما يعتمد رئيس هذا النوع من المديرين على معايير غامضة، مثل موقف النقابات العمالية، وحماس وولاء المرؤوسين، ومؤشر دوران العمالة و/أو النزاعات الصناعية، وما إلى ذلك. وفي مثل هذه الحالات، غالبًا ما تكون قياسات الرئيس غامضة بنفس القدر.

تحديد ما إذا كان الأداء يطابق المعيار

يعد تحديد ما إذا كان الأداء يطابق المعيار خطوة سهلة ولكنها مهمة في عملية التحكم. ويتضمن مقارنة النتائج المقاسة بالمعايير الموضوعة بالفعل.

إذا كان الأداء يتوافق مع المعيار، فقد يفترض المديرون أن "كل شيء تحت السيطرة". في مثل هذه الحالة، لا يتعين على المديرين التدخل في عمليات المنظمة.

اتخاذ الإجراءات التصحيحية

تصبح هذه الخطوة ضرورية إذا كان الأداء أقل من المعايير ويشير التحليل إلى أن الإجراء التصحيحي مطلوب. يمكن أن يتضمن الإجراء التصحيحي تغييرًا في واحد أو أكثر من أنشطة عمليات المنظمة.

على سبيل المثال، قد يكتشف مدير فرع أحد البنوك أن هناك حاجة إلى المزيد من الكتبة لتلبية معيار انتظار العملاء لمدة خمس دقائق الذي تم تحديده مسبقًا.

يمكن أن تكشف المراقبة أيضًا عن معايير غير مناسبة؛ وفي هذه الحالة، يمكن أن ينطوي الإجراء التصحيحي على تغيير في المعايير الأصلية بدلاً من تغيير في الأداء.

تجدر الإشارة إلى أنه ما لم يرى المديرون عملية الرقابة حتى نهايتها، فإنهم يقومون فقط بمراقبة الأداء بدلاً من ممارسة الرقابة.

يجب أن يكون التركيز دائمًا على ابتكار طرق بناءة للارتقاء بالأداء إلى مستوى قياسي بدلاً من مجرد تحديد فشل الماضي.