رسالة العمل: الغرض، العملية، الشكل

خطاب عمل

يجب أن تتعامل الرسائل التجارية مع الأمور التجارية، مثل شراء وبيع السلع أو الخدمات، أو إبرام عقود العمل، أو المطالبة بالتعويض عن البضائع التالفة أثناء النقل. ولذلك، فإن تبادل المعلومات المتعلقة بالأعمال التجارية في شكل خطاب هو وحده الذي يعتبر بمثابة خطاب عمل.

ما هي الرسالة؟

الرسالة هي رسالة مكتوبة موجهة إلى شخص أو مؤسسة، وعادةً ما يتم وضعها في مظروف وإرسالها بالبريد (قاموس أكسفورد المتقدم للمتعلم). إنها وسيلة الاتصال المكتوبة القديمة المستخدمة لتبادل وجهات النظر بين الناس في حضارتنا.

الرسالة هي الشكل الأكثر شخصية لتقديم الأفكار الفردية للآخرين لأغراض مختلفة. قال جراسيان: "الرسالة هي محادثة متعمدة ومكتوبة". في البداية، كان الرسل الشخصيون يحملونها.

بعد ظهور النظام البريدي، تم استخدام البطاقات البريدية والمظاريف لإرسال الرسائل عبر الرسائل. ومع ذلك، الرسالة هي رسالة مكتوبة بتنسيق معين موجهة إلى شخص أو مؤسسة يتم إرسالها عبر النظام البريدي أو رسول شخصي.

معنى رسالة الأعمال

يُطلق على الرسالة التي تحتوي على رسالة تتعلق بأي أمر تجاري اسم رسالة عمل. بمعنى آخر، تتضمن الرسائل التجارية تبادل عقود المعلومات التجارية، أو استلام أو دفع ثمن البضائع أو الأموال، وما إلى ذلك، بين اثنتين أو أكثر من مؤسسات الأعمال أو المنظمات. يُعرف تبادل الرسائل بين رجال الأعمال حول التجارة والتبادل التجاري بالرسائل التجارية.

11 أغراض رسالة الأعمال

كل رسالة لها هدف، وهي الفكرة الرئيسية التي يريد الكاتب إيصالها. يتم تحقيق هدف الكاتب من خلال التواصل عبر الرسائل. وبطبيعة الحال، بعض الرسائل التجارية لها أكثر من غرض واحد. بشكل عام، قد يكون للرسالة أي من الأغراض التالية أو مزيج منها:

لكي يعلم

تتم كتابة خطابات العمل لإبلاغ رجل أعمال أو مؤسسة حول بعض القضايا ذات الاهتمام التجاري من قبل رجل أعمال أو مؤسسة أخرى. والقصد من ذلك هو إقامة علاقة عمل بينهما لتسهيل تبادل السلع أو الخدمات.

تبادل المعلومات هو الأساس الذي يمكن بناء علاقة مستدامة عليه بين الأشخاص أو المنظمات. وبالتالي، فإن الغرض الرئيسي من الرسائل هو إعلام بعضهم البعض بالأمور ذات الاهتمام التجاري.

لإرشاد

يعد إعطاء تعليمات حول طريقة العمل المرغوبة لطرف آخر هدفًا شائعًا للرسائل التجارية.

من خلال الرسائل، يتم توجيه الموظفين حول خطة العمل والاستراتيجية ومسارات العمل وما إلى ذلك. كما يتم استخدامها لإعطاء تعليمات حول طريقة التسليم أو التعبئة أو أنظمة النقل أو الأمور الأخرى ذات الصلة لموردي السلع أو الخدمات.

أن يطلب

تهدف رسائل العمل إلى مطالبة الأشخاص أو المنظمات باتباع مسار عمل معين يرغب فيه الكاتب. العلاقات التجارية هي علاقات داعمة ومترابطة.

ولذلك، يتم تقديم الطلبات لإقامة علاقات مع الأقران للحصول على أفضل الفوائد منهم. تحمل الرسائل طلبات شخصية إلى الطرف الآخر للتأثير على تغيير في سلوك المنظمة أو الشخص.

للاستفسار

أحد أغراض الرسائل التجارية هو الاستفسار عن المنتجات التي سيتم شراؤها، أو الأشخاص الذين سيتم تعيينهم، أو الشركات التي سيتم منحها تسهيلات ائتمانية. يوفر هذا الاستفسار معلومات أساسية لاتخاذ قرارات الشراء والتعيين وتقييم الجدارة الائتمانية للشركة.

لتحويل

تُستخدم الرسائل التجارية لتحويل الأموال من مكان إلى آخر. أنها تحتوي على تفاصيل التحويلات وتسهيل التسليم الصحيح.

لكي يطلب

تخدم رسائل العمل غرض إعطاء الأوامر للأشخاص العاملين لإنجاز المهمة في الوقت المحدد. تعد الرسائل آلية شائعة جدًا لنقل الأوامر إلى المرؤوسين بسهولة.

لتقديم المشورة

تحمل الرسائل التجارية النصائح الضرورية من الرؤساء إلى العاملين ومن شركة إلى أخرى. النصيحة مطلوبة للحصول على الإجراء المطلوب من الطرف المقابل. إنه يرشد الناس لأداء المهمة وفقًا لذلك.

لتصحيح

يحتاج المديرون إلى التواصل المتكرر لتصحيح الأوامر أو التعليمات. يحتاج العاملون أيضًا إلى تعليمات تصحيحية من السلطات العليا. وأي تأخير في هذا الصدد سيؤدي إلى تعطيل سير العمل. تساعد الرسائل المديرين على تقديم الأوامر التصحيحية للشخص أو الطرف المعني.

يسأل

تنقل رسائل العمل أسئلة إلى الطرف الآخر حول مسائل ذات أهمية معينة. إنهم يهدفون إلى إيصال الأسئلة إلى الطرف أو الشخص الآخر لتسوية نقاط خلاف معينة بينهم.

للتوثيق

توفر خطابات العمل توثيقًا للاتصالات. الهدف من خطاب العمل هو ضمان توثيق تبادل الرسائل للرجوع إليها في المستقبل.

ليقنع

تخدم الرسائل التجارية غرض إقناع الناس. يتم تطوير الرسالة لإقناع شخص معين أو شركة معينة لصالح موقف المرسل ويتم نقلها عبر الرسائل.

17 أساسيات لرسالة عمل جيدة

تعتبر رسالة العمل الجيدة أيضًا أداة تواصل جيدة. لقد وصف الخبراء الصفات أو الأساسيات التالية لخطاب عمل جيد:

هيكل محدد

هناك هيكل قياسي لخطاب العمل يتم التعرف عليه كتنسيق تقليدي من قبل رجال الأعمال في جميع أنحاء العالم. يجب أن تلتزم رسالة العمل الجيدة بهذا الهيكل، مما يجعل الرسالة جذابة وقابلة للعرض (يتم عرض الهيكل في النهاية).

الإيجاز

الإيجاز هو صفة لا مفر منها في كل خطاب عمل. ليس لدى المديرين التنفيذيين الوقت الكافي لمراجعة خطاب طويل. يجب أن يكون خطاب العمل موجزًا ​​في المحتوى والوصف من أجل راحتهم.

الملاءمة

يجب أن يركز محتوى خطاب العمل على قضية واحدة ووصفها. إن تضمين أي مسألة أخرى سيكون غير ذي صلة وسيعرض الغرض من خطاب العمل للخطر، مما يجعله يؤدي إلى نتائج عكسية. وبالتالي، يجب أن يركز خطاب العمل الجيد فقط على الأمور ذات الصلة.

الاكتمال

يجب أن تكون رسالة العمل الجيدة كاملة من جميع النواحي. يجب ألا يكون لدى القارئ أي أسئلة حول موضوع الرسالة. سيتم اعتبار خطاب العمل غير مكتمل إذا كان لدى القارئ أي أسئلة.

بساطة

البساطة هي فضيلة أساسية لخطاب عمل جيد، حيث سيتم فهم رسالة الرسالة بسهولة بنفس المعنى المشفر. البساطة تعني استخدام كلمات بسيطة، وجمل بسيطة، وتقديم الأشياء المعقدة بطريقة مبسطة. سيجعل خطاب العمل ناجحًا.

وضوح

يجب ذكر موضوع خطاب العمل بعبارات واضحة. سيجعل الرسالة لا لبس فيها وسهلة الفهم دون أي لبس. ينبغي للمرء أن يتبع مبادئ الوضوح لجعل الرسالة واضحة لقارئها.

لغة مشتركة

بعض المصطلحات والكلمات وهياكل الجملة والأنماط لها استخدام شائع في تجارة أو عمل معين. قد تحتوي الثقافة أيضًا على مثل هذه الأنواع من الكلمات. في خطاب العمل الجيد، ينبغي للمرء استخدام هذه اللغة المشتركة لضمان فهمها دون أي غموض.

كياسة

المجاملة تجعل العلاقات بين الأشخاص أو بين الشركات ملائمة ومواتية لاستمرار الأعمال. لذلك، يجب أن تكون رسالة العمل الجيدة مهذبة للطرف الآخر. ينبغي للمرء أن يتبع مبادئ المجاملة لإنجاح خطاب العمل.

الحياد

الحياد هو العرض غير المتحيز للحقائق والأرقام. هذا النوع من العرض يجعل خطاب العمل أكثر قبولاً لدى الطرف الآخر، كما أنه لا يضر بموقف أي شخص. لذلك، يجب أن تحتوي رسالة العمل الجيدة على الحياد في رسالتها.

الود

يساعد العرض الودي لرسالة في خطاب عمل على تطوير الإيمان والثقة المتبادلين. كما أنه يعزز العلاقات الإنسانية الطيبة بين الطرفين، مما يساعد في الحفاظ على علاقات تجارية طويلة الأمد. وبالتالي، يجب أن تعرض رسالة العمل الجيدة الأفكار المشفرة بشكل ودي للغاية.

صحة

الأخطاء تؤثر على نجاح خطاب العمل. إنها تخلق انطباعًا سيئًا في ذهن المتلقي حول نزاهة المرسل والتزامه. لذلك، يجب أن لا تحتوي رسالة العمل الجيدة على أخطاء بأي شكل من الأشكال ويجب أن تكون صحيحة بكل معنى الكلمة.

عدم الفائض

يجب ألا تحتوي رسالة العمل الجيدة على أوصاف مفرطة لمشكلة تهدف إلى نقلها. فكل المبالغات تأتي بنتائج عكسية ومدمرة لهدف الرسالة. وبالتالي، يجب أن تكون رسالة العمل الجيدة غير ضرورية.

هادفة

يجب أن توجه رسالة خطاب العمل المتلقي إلى الغرض من الرسالة للحصول على الرد المطلوب. يجب أن يركز الوصف على هدف الرسالة. وإلا فإنه سوف يفقد غرضه. لذلك، يجب أن تكون رسالة العمل الجيدة هادفة.

وحدة

الوحدة تجعل الرسالة متسقة وجذابة. وهذا يعني أن حجم الفقرات، والتسلسل الزمني للأوصاف، وهوامش الرسالة، وما إلى ذلك، يجب أن يكون لها أوجه تشابه. وسوف تعطي نظرة ممتعة لهذه الرسالة. لذلك، يجب أن تتمتع رسالة العمل الجيدة بجميع صفات الوحدة.

التقاط وعقد الاهتمام

يجب أن تكون رسالة العمل الجيدة بحيث تجذب انتباه القارئ وتجذب انتباهه حتى الجزء الأخير من الرسالة. وينبغي للمتلقي أن يقرأها في نفس واحد دون أي انقطاع. سوف يفضل الفهم الصحيح للرسالة.

قم ببناء الثقة وكن موجهًا نحو العمل

يجب أن توضح رسالة العمل الجيدة الرسالة بطريقة تنمي شعور الثقة في ذهن القارئ وتحفزه على اتخاذ إجراءات فورية.

منطق

يشير التماسك إلى الترتيب المنطقي للأفكار والأفكار والتفكير وما إلى ذلك. ويجب ترتيب محتوى الرسالة بترتيب منطقي.

يجب أن تكون الحقائق والأرقام متوافقة مع الموضوع. وهذا سيجعل الرسالة سهلة الفهم والفهم. ولذلك، يجب أن يكون خطاب العمل الجيد متماسكًا في وصف الرسالة.

7 عملية كتابة الرسالة

تعتبر رسالة العمل الجيدة أيضًا أداة اتصال قيمة. لقد حدد الخبراء الصفات أو الأساسيات التالية لخطاب عمل جيد:

الغرض المحدد

يجب أن يكون لخطاب العمل غرض محدد بوضوح. ولتحقيق هذا الغرض، يجب أن يتبع كل جهد كتابي منهجًا منظمًا.

التخطيط للرسالة

ابدأ كل مسعى لكتابة الرسائل بخطة مدروسة جيدًا. حدد أهداف الرسالة، وتنبأ بكيفية تفاعل القارئ مع العرض التقديمي الخاص بك، وقم بتقييم ردود أفعال القارئ المحتملة. قم بإنشاء مخطط تفصيلي لمحتوى الرسالة.

جمع الحقائق

تنقل رسائل العمل رسائل هادفة مبنية على الحقائق والأرقام ذات الصلة. تأكد من جمع هذه المعلومات من مصادر موثوقة والتحقق من دقتها.

تحليل وتنظيم المعلومات

تنظيم المعلومات المجمعة بشكل منهجي داخل الرسالة لخدمة الرسالة أو هدف الشركة والحصول على استجابة إيجابية من المتلقي. استخدم الأساليب الإحصائية إذا لزم الأمر.

كتابة الرسالة

تذكر أن الرسالة هي شكل مكتوب من أشكال التواصل، لذا التزم بمبادئ التواصل الفعال. اختر أمرًا مباشرًا للمواقف المواتية أو أمرًا غير مباشر للمواقف غير المواتية. قم بدمج جميع صفات أو أساسيات خطاب العمل الجيد في كتابتك.

إعادة كتابة الرسالة

قم بمراجعة عملك، فالنظرة الثانية غالبًا ما تؤدي إلى تحسينات. اطلب مدخلات من الأفراد المعنيين وأدرج ملاحظاتهم في رسالتك. النظر في المظهر العام والتعامل معه من وجهة نظر القارئ. ثم قم بإجراء المراجعات اللازمة.

تحرير وتقديم الوثيقة النهائية

يمثل هذا المرحلة النهائية من عملية كتابة الرسائل. نظرًا لأن الرسالة ستكون خارج يديك قريبًا، تحقق بعناية من جميع التهجئة والكلمات وتركيب الجمل وموضع الحقائق.

تأكد من أن جميع التفاصيل دقيقة ومنظمة بشكل جيد. بمجرد الرضا، قم بإنتاج النسخة المطبوعة النهائية من الرسالة وأرسلها إلى المستلم.

9 أهمية رسالة الأعمال

خطاب العمل هو شكل من أشكال التواصل المتبادل بين الأشخاص العاملين في مجال الأعمال وبين أفراد الأعمال وعملائهم أو العملاء المحتملين. كل خطاب عمل له غرض مركزي والفكرة الرئيسية التي يهدف الكاتب إلى نقلها.

قد يتضمن هذا الغرض المركزي نقاطًا داعمة تتعلق بالهدف الرئيسي. بعض الرسائل التجارية لها أكثر من غرض واحد. ولتحقيق أي من هذه الأغراض، يجب أن تجذب الرسائل الانتباه وتحتفظ به، وأن تذكر الحالة بوضوح وإيجاز، وتبني الثقة، وتتخذ إجراءً سريعًا.

ونظراً للتعقيد المتزايد والمنافسة في بيئة الأعمال اليوم، فقد زادت أهمية المراسلات بشكل كبير. كما أنه يعكس صورة العمل.

ولذلك ذكرت هاجر (1987) أن الرسالة التجارية هي سفيرة الأعمال. ومن ثم، فإن خطاب العمل مهم وضروري لكل اهتمام تجاري. نناقش أدناه بعض الجوانب الرئيسية لأهمية الرسائل التجارية:

إقامة علاقة

تنقل رسائل العمل رسائل ودية ومعلومات ذات منفعة متبادلة. إنهم يركزون على بناء علاقات متبادلة المنفعة يمكن تحقيقها من خلال التفاعلات التجارية المستمرة. ولذلك، تلعب الرسائل التجارية دورًا حيويًا في إقامة علاقة بين رجال الأعمال والشركات.

ممارسة التجارة

تعد الرسائل التجارية وسيلة أساسية لتبادل المعلومات بين المشترين والبائعين فيما يتعلق بالمنتجات والشروط التجارية. أنها تسهل تطوير التفاهم المتبادل وتشكيل العقود بين الأطراف. وبالتالي، تساعد الرسائل التجارية على تسهيل التجارة في الاقتصاد.

خلق الطلب

تعمل الرسائل التجارية كوسائل فعالة لتقديم النداءات الشخصية للعملاء المحتملين. يعد البريد المباشر حاليًا أداة ترويجية فعالة للغاية.

تعمل الرسائل المعممة أيضًا على نشر معلومات المنتج وطلبات المبيعات في نفس الوقت على جمهور كبير. وبالتالي، تساعد الرسائل التجارية في خلق الطلب على المنتجات في السوق.

ممارسة التجارة

الأنشطة التجارية ضرورية لإزالة العوائق التي تحول دون ممارسة الأعمال التجارية. تساعد الرسائل التجارية الشركات التجارية في إقامة اتصالات مع الكيانات التجارية الأخرى والتغلب على العقبات التي تعترض عملياتها. وبالتالي، فإن الرسائل التجارية تسهل إدارة التجارة بكفاءة.

تجميع وتوزيع السلع والخدمات

يتم جمع الموارد من مصادر مختلفة للإنتاج، ويتم توزيع السلع التامة الصنع إلى السوق من خلال قنوات مختلفة.

يتم اختيار البائعين وأعضاء القناة وتعيينهم وإدارتهم من خلال تبادل الرسائل. لذلك، تدير الرسائل التجارية العملية الكاملة لتجميع وتوزيع سلع وخدمات الشركة.

تسوية المعاملات والمشاكل

تُستخدم الرسائل التجارية على نطاق واسع لتسوية المعاملات التي تنطوي على تبادل السلع والخدمات بين الشركات. كما أنها أداة فعالة لحل المشكلات من خلال تسهيل التواصل بين الأطراف المتنازعة.

إنشاء حسن النية / السمعة

تُستخدم رسائل العمل لإقامة علاقات شخصية مع الأفراد ويمكنها توظيف النداءات العاطفية بشكل فعال. وهذا يساهم في بناء حسن النية وتعزيز سمعة المنظمة بين الأفراد الذين يتم الاتصال بهم.

دعم التواصل الشفهي/الاتصال

التواصل الشفهي يفتقر إلى التوثيق. لتعزيز التواصل الشفهي وتوفير سجل له، يتم استخدام رسائل العمل اللاحقة. وبالتالي، تدعم رسائل العمل التواصل الشفهي، مما يجعلها مفيدة ومعترف بها قانونيًا.

توسيع نطاق الأعمال

يمكن توسيع نطاق الأعمال من خلال وسائل الاتصال المختلفة، وتعتبر الرسائل التجارية وسيلة قوية وفعالة فيما بينها. يمكن تحقيق تنويع الأعمال وتوسيع السوق وتمايز المنتجات بشكل فعال باستخدام الرسائل التجارية.

9 مزايا الرسالة التجارية

تعد الرسائل التجارية من أكثر وسائل الاتصال فعالية والتي تنشئ اتصالًا شخصيًا مع الأشخاص وتزيد من إمكانات السوق لمنتجات الشركة. أنها توفر فوائد متعددة لكل اهتمامات الأعمال، مع بعض المزايا التي نناقشها أدناه:

حضور منتشر

تعد الرسائل التجارية شكلاً واسع الانتشار من أشكال التواصل الذي يمكن أن يصل إلى كل ركن من أركان العالم، بما في ذلك داخل منازل حتى العائلات الأكثر تحفظًا وأفرادها. ويمكنهم أيضًا الوصول إلى المناطق شديدة السرية داخل المكاتب. تمنح هذه الجودة الحروف ميزة على جميع أشكال الاتصال الأخرى.

توثيق

توفر الرسائل التجارية، وهي اتصالات مكتوبة، سجلات لجميع الرسائل المتبادلة بين الشركات.

تعتبر الرسائل التجارية بمثابة وثائق صالحة قانونًا للتبادلات التي تتم بين الشركات. يمكن تقديمها كدليل قانوني لدعم أي صفقة تجارية في المحكمة ويتم قبولها على نطاق واسع كوثائق قانونية.

المصداقية الراسخة

تعتبر الرسائل التجارية من المستندات المقبولة عالميًا في عالم الأعمال، ولا يوجد شك في مصداقيتها.

مرجع مستقبلي

تعتبر الرسائل التجارية، التي يتم كتابتها كمستندات قانونية، بمثابة مراجع للأحداث في المستقبل.

التواصل الفعال

يمكن للرسائل التجارية أن تنقل رسائل شخصية وعاطفية وتسلط الضوء على الفوائد المباشرة لمعاملة معينة للطرف الآخر. ولذلك، فهي الشكل الأكثر فعالية للاتصال.

الفعالية من حيث التكلفة

تتطلب الرسائل التجارية تكاليف منخفضة للغاية مقارنة بطرق الاتصال الأخرى، مما يجعلها خيار الاتصال الأكثر فعالية من حيث التكلفة لأي شركة تجارية.

السرية

عادةً ما يتم إرسال رسائل العمل في مظاريف وموجهة إلى أفراد محددين، مما يعزز سرية الرسالة بشكل أكثر فعالية من الوسائط الأخرى.

تقليل الحاجة للحضور الشخصي

تعمل رسائل العمل على إنشاء اتصال وعلاقات شخصية دون التواجد الجسدي للأفراد المشاركين في التواصل.

4 عيوب رسالة الأعمال

تعتبر الرسائل التجارية أحد أشكال التواصل المستخدمة على نطاق واسع. ومع ذلك، لديهم بعض القيود ولا يمكن استخدامها في جميع الحالات. وتناقش هذه القيود أدناه:

غير الاتصال الجماهيري

الرسائل التجارية ليست فعالة مثل طرق الاتصال الجماهيري الأخرى لإقناع جمهور كبير.

عديمة الفائدة للأشخاص الأميين

لا يمكن الوصول إلى الأفراد الأميين من خلال الرسائل لأنها شكل من أشكال التواصل المكتوب.

غير مناسب لجميع المواقع

يتم إرسال الرسائل التجارية عبر النظام البريدي، لذلك لا يمكن استخدامها في المناطق التي لا توجد بها خدمات بريدية.

غير مناسب للعديد من المناسبات

هناك بعض المواقف التجارية التي قد لا تكون فيها الرسائل التجارية مناسبة، مثل التعاقدات أو التحدث أمام الجمهور أو الاجتماعات أو التحقيقات أو مواقف التوقيع وغيرها.

الفرق بين رسالة العمل والرسالة الشخصية

الرسائل الشخصية والرسائل التجارية نوعان مختلفان من الرسائل الموجهة لغرضين مختلفين. وهناك اختلافات كثيرة بين الاثنين، نوضحها فيما يلي:

مجال الاختلافرسالة الأعمالرسالة شخصية
1 - الهدفخطاب العمل هو التواصل
لتحقيق غرض تجاري
الرسالة الشخصية هي رسالة لتحقيقها، شخصية
2. الهيكللديها هيكل خاصليس لديها هيكل معين.
3. المبادئويتبع مجموعة من التوجيهات
مبادئ
ولا يتبع أي مجموعة معينة من المبادئ
4. الضميمةقد تحتوي رسالة العمل على غلاف
من الوثائق.
لا تحتوي الرسالة الشخصية على أي مستندات.
5. الاسلوبويمكن أن يتبع أيًا من الأسلوبين: الأسلوب المباشر وغير المباشر.إنه يتبع الأسلوب المباشر فقط.
6. النطاقنطاقها واسع ومتنوع.ويقتصر نطاقها على الأمور الشخصية فقط.
7. العاطفةإنه محايد عاطفيا.إنه متحيز عاطفياً.
8. انسخويتم طباعته بنسخ متعددة للاحتفاظ به في ملفات للرجوع إليها مستقبلاً ولإرسالها إلى الأشخاص أو المكاتب الأخرى ذات الصلة.لم يتم إعداد أي نسخة باستثناء النسخة الرئيسية.
9. التحيةويتبع تحية محددة لحالة معينة.ليس لديها أي أسلوب تحية محدد.
10. التركيزتركز الرسائل التجارية على موضوع واحد فقط.قد تركز الرسالة الشخصية على العديد من المواضيع.

عنوانعنوانتحيةتحية عزيزيالتحية الرسمية
عضو مجلس الشيوخ (الولايات المتحدة)المحترم (الاسم الكامل)، مجلس الشيوخ الأمريكي، واشنطن العاصمة 20510سيد ام سيدة)عزيزي السيناتور (اللقب)السيناتور (اللقب) أو السيد (أو السيدة) السيناتور
النائب (ولاية أو دولة)المحترم (الاسم الكامل)، مجلس شيوخ (الولاية)، (العاصمة والولاية)__ سيد ام سيدة)عزيزي السيناتور (أو عزيزي السيناتور) (الاسم)السيناتور (اللقب) أو السيد (أو السيدة) السيناتور
أخت (من طائفة دينية)الأخت (الاسم الديني بالإضافة إلى الأحرف الأولى من ترتيبها)، (العنوان والمدينة والدولة)أختي العزيزةالأخت العزيزة (الاسم الديني)أخت (اسم ديني)
ضابط صفضابط صف (أو ضابط صف كبير)سيدي (أو سيدتي) أو سيدي العزيز (أو سيدتي العزيزة)عزيزي السيد (أو السيدة أو السيدة أو الآنسة) (اللقب)السيد (أو السيدة أو السيدة أو الآنسة) (اللقب)
بابا الفاتيكانقداسة البابا، مدينة الفاتيكان، إيطالياقداستكم:قداستك (أو الأب الأقدس)
ضابط بحري(عنوان الرتبة)، (الاسم الكامل)، (العنوان)سيدي (أو سيدتي) أو سيدي العزيز (أو سيدتي العزيزة)عزيزي الأدميرال (أو العميد البحري، الكابتن، الخ.) (اللقب)أدميرال (أو كومودور، كابتن، إلخ.) (اللقب)
كاهن (روم كاثوليك)القس (الاسم الكامل بالإضافة إلى الأحرف الأولى من أمره)، (العنوان والمدينة والدولة)الأب القس.عزيزي الوالد (اللقب):الأب (اللقب) أو الأب
الأمير (أو الأميرة)صاحب السمو الملكي (صاحبة السمو الملكي) الأمير (الاسم الأول)نرجو أن يرضي صاحب السمو الملكي:سيد ام سيدة):صاحب السمو الملكي
الحاخامالحاخام (الاسم الكامل بالإضافة إلى DD إن أمكن)سيدي العزيز أو عزيزي الحاخام:عزيزي الحاخام (أو الدكتور):الحاخام (أو الدكتور) (اللقب)
ممثل (من الكونجرس الأمريكي)المحترم (الاسم الكامل)، مجلس النواب الأمريكي، واشنطن العاصمة 20515سيد ام سيدة):عزيزي السيد (أو السيدة أو السيدة أو الآنسة) (اللقب):السيد (أو السيدة أو السيدة أو الآنسة) (اللقب)
ممثل (الهيئة التشريعية للولاية)معالي السيد (الاسم الكامل)، عضو الجمعية (أو أي اسم آخر للهيئة التشريعية)، (العاصمة والولاية)سيد ام سيدة):عزيزي السيد (أو السيدة أو السيدة أو الآنسة) (اللقب):السيد (أو السيدة أو السيدة أو الآنسة) (اللقب)
دكتور (دكتوراه، دكتوراه في الطب، دكتوراه في الطب، إلخ.)(دكتوراه، دكتوراه في الطب، دكتوراه في الطب، وما إلى ذلك)، دكتور (الاسم الكامل)، (العنوان والمدينة والدولة)ف-سعزيزي الدكتور (الاسم) أو سيدي اليهودي (أو سيدتي العزيزة)عزيزي الدكتور (اللقب):دكتور (اسم)
حاكم (ولاية)معالي السيد (أو في بعض الولايات صاحب السعادة) (الاسم الكامل)، حاكم (الولاية)، (العاصمة والولاية)سيد ام سيدة):عزيزي المحافظ (اللقب):الحاكم (اللقب) أو سيدي (أو سيدتي)
القاضي (بما في ذلك المحكمة العليا)المحترم (الاسم الكامل)، القاضي (اسم المحكمة)، (المدينة والدولة)سيد ام سيدة)عزيزي القاضي (اللقب):القاضي (اللقب)
الملك (أو الملكة)صاحب الجلالة الكريمة، اسم الملك (الملكة).أرجو أن يرضي صاحب الجلالة:في البداية، صاحب الجلالة، وبعد ذلك، سيدي (أو سيدتي)
عمدةشرفه (لها) العمدة (المدينة والولاية)سيد ام سيدة)عزيزي السيد (أو السيدة) العمدة: أو عزيزي العمدة (اللقب):السيد (أو السيدة) العمدة
الوزير (البروتستانتي)القس (الاسم الكامل بالإضافة إلى DD إن أمكن)، (العنوان والمدينة والدولة)سيدي العزيز (أو سيدتي العزيزة): أو سيدي (أو سيدتي):عزيزي السيد (أو السيدة أو السيدة أو الآنسة أو الدكتور) (اللقب)

11 أجزاء من رسالة الأعمال

خطاب العمل له تنسيق محدد مع أجزاء محددة. تحتوي المناقشة التالية على الأجزاء التقليدية من خطاب العمل.

  1. ترويسة
  2. العنوان (التاريخ)
  3. داخل العنوان
  4. تحية
  5. عنوان الموضوع
  6. مرجع I-الأحرف الأولى
  7. نص الرسالة
  8. على مقربة مجاني
  9. إمضاء
  10. تحديد التوقيع
  11. كتلة العبوات الناسفة
  12. الأحرف الأولى
  13. الضميمة الإلكترونية
  14. د-قائمة التوزيع

ترويسة

يحتوي الترويسة على معلومات تتعلق باسم وعنوان المنظمة التي كتبت الرسالة نيابة عنها أو الشخص الذي يكتب الرسالة. وهو يوفر الاسم ورقم الهاتف ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني ورقم التلكس وحرف الشركة.

[شعار شركتك] (إن أمكن)
[اسم شركتك]
[عنوان الشركة]
[المدينة، الرمز البريدي للولاية]
[رقم التليفون]
[رقم الفاكس]
[عنوان البريد الإلكتروني]
[عنوان URL لموقع الويب] (إن أمكن)

عنوان

يشير العنوان إلى تاريخ كتابة الرسالة. يجب أن يظهر التاريخ دائمًا بالكامل، ومن المهم وضع التاريخ على كل حرف. فهو يتيح الرجوع السريع في المستقبل، ويساعد في اتخاذ الإجراءات السريعة، ويسهل عملية حفظ الملفات بشكل منظم. يتضمن التاريخ اليوم والشهر والسنة. وهو مكتوب أسفل العنوان أو الترويسة، مما يترك بعض المساحة لمظهر أفضل.

تتم كتابة التاريخ إما أن يبدأ بالقرب من الهامش الأيسر أو ينتهي بالقرب من الهامش الأيمن، اعتمادًا على النمط المختار. في المملكة المتحدة، من المعتاد عرض التاريخ باليوم/الشهر/السنة، دون استخدام الفواصل.

عنوان:
[اسمك]
[لقبك]
[اسم شركتك]
[عنوان الشركة]
[المدينة، الرمز البريدي للولاية]
[تاريخ]

في هذا المثال، يمكنك استبدال "[اسمك]" باسمك الفعلي، و"[المسمى الوظيفي]" بالمسمى الوظيفي، و"[اسم شركتك]" باسم شركتك، و"[عنوان الشركة]" بـ عنوان شركتك، "[الرمز البريدي للمدينة والولاية]" مع موقع شركتك، و"[التاريخ]" مع التاريخ الحالي عند كتابة الرسالة. يوفر العنوان معلومات أساسية عن المرسل وتاريخ الرسالة.

داخل العنوان

يجب كتابة اسم وعنوان المستلم على أسطر منفصلة، ​​كما يظهر على الظرف. يؤدي هذا إلى إنشاء سجل على النسخة، يعمل على تحديد الرسالة لأغراض حفظها. كما أنه يساعد الكاتب الخارجي في معالجة الغلاف بنفس المعلومات.

يجب كتابة العنوان الداخلي أسفل التاريخ، بدءًا من الهامش الأيسر، ويمكن أن يكون إما على شكل مسافة بادئة أو على شكل كتلة. ينبغي الحرص على مخاطبة المستلم تمامًا كما يوقع على رسائله.

السيد جون سميث
شركة اي بي سي
123 شارع رئيسي
جناح 456
نيويورك، نيويورك 10001

عنوان الموضوع

عنوان الموضوع عبارة عن إشارة من سطر واحد للموضوع الرئيسي للرسالة. إنه أمر لا مفر منه في حالة الاتصالات الطويلة. ويمكن كتابتها بعد العنوان الداخلي أو بعد السلام مباشرة مع محاذاة اليسار أو في منتصف الرسالة. اكتب "الموضوع" أو "الفرعي:".

الموضوع: مقترح لاستراتيجية التسويق

في هذا المثال، "اقتراح لاستراتيجية التسويق" هو ​​عنوان الموضوع، والذي يوفر إشارة واضحة إلى الموضوع الرئيسي أو موضوع الرسالة.

مرجع

والمرجع هو تحديد مصدر الرسالة. ويحمل الكود المختصر لاسم الإدارة أو القسم الذي يكتب الرسالة واسم الملف المعين ورقم ورمز الموضوع. والغرض من المرجع هو تمكين ربط الردود بالمراسلات السابقة وكذلك إرسال الردود على هذه الرسائل إلى المسؤول أو الإدارة المختصة. فهو يساعد في الحصول على مراجع مستقبلية سريعة وسهلة وتحديد موقع المستند أيضًا. ولذلك، يرجى من المستجيبين ذكر المرجع في مراسلاتهم أو ردودهم المستقبلية.

يكتب المرجع بعد عنوان الموضوع مباشرة أو في متن الرسالة بعد السلام مع عنوان الموضوع. ويمكن كتابتها بمحاذاة لليسار أو بعد مسافة من المحاذاة لليسار.

المرجع: HR/2023/123
ملف:مزايا الموظفين
الموضوع: طلب الموافقة على إجازة الإجازة

في هذا المثال، "HR/2023/123" هو المرجع، والذي يتضمن رمزًا مختصرًا لقسم الموارد البشرية، وسنة (2023)، ومعرفًا فريدًا (123) للمستند المحدد. يساعد هذا المرجع في تتبع المستند وتحديد موقعه ضمن سجلات قسم الموارد البشرية.

تحية

التحية هي التحية المجاملة التي يفتتح بها الكاتب رسالته. إنه المعادل المكتوب لكلمة "Hello" للمحادثة.

يجب كتابته أسفل العنوان الداخلي أو عنوان الموضوع أو المرجع، مع ترك بعض المساحة، ويجب أن يبدأ بالهامش الأيسر أو على طول الهامش الأيسر. اعتمادًا على الأسلوب المعتمد، قد ينتهي أو لا ينتهي بفاصلة.

"سيدي العزيز" أو "سيدتي العزيزة" للإشارة إلى رجل أو امرأة مفردة، و"السادة الأعزاء" أو "سيداتي الأعزاء" لمخاطبة شخصين أو أكثر، أي شركة أو جمعية.

عزيزي السيد سميث،

في هذا المثال، "عزيزي السيد سميث" هي التحية المستخدمة لمخاطبة مستلم الرسالة.

نص الرسالة

نص الرسالة هو وصف للموضوع المقصود توصيله إلى متلقي الرسالة. يحتوي متن الرسالة على (أ) الموضوع والمرجع، (ب) الجزء الافتتاحي، (ج) الجزء الرئيسي، و (د) الجزء الختامي من الرسالة.

يعبر الجزء الافتتاحي عن التحية أو الامتنان أو الاعتراف أو الإشارة إلى إجراء المراسلات السابقة. يجب أن تكون جذابة ومثيرة للاهتمام لجعل القارئ يقرأ الرسالة بأكملها بفضول وأمل.

يحتوي القسم الرئيسي من الرسالة على بيان واضح للموضوع. يجب أن تكون مختصرة وفي صلب الموضوع، ومكتوبة بكلمات وجمل واضحة وصادقة وبسيطة وصحيحة. يجب أن تكون الأفكار كاملة وملموسة.

يجب أن يكون الجزء الختامي من الرسالة لطيفًا ولكن حازمًا وودودًا ولكنه قوي. يجب أن يستخدم عنوان "أنت" ويحتوي على عبارة مهمة تحفز القارئ على اتخاذ إجراء.

على مقربة مجاني

من المعتاد إنهاء الرسالة بطريقة مهذبة باستخدام إغلاق مجاني. الاختتامان الأكثر شيوعًا هما "لك بإخلاص" (يستخدم فقط مع عزيزي السيد/السادة/سيدي أو سيدتي) و"تفضلوا بقبول فائق الاحترام" (يستخدم مع التحية الشخصية).

يتم عرض الأنماط الأخرى للإغلاق التكميلي أدناه:

  • تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • المخلص لك
  • بإخلاص
  • باحترام
  • أحر التحيات
  • مع الاحترام لك
  • مع أطيب التحيات
  • وديا
  • أطيب التمنيات
  • أطيب التحيات
  • مع اطيب التمنيات

أمثلة:

  • سيدي العزيز - تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • ايها السادة - تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • سيدتي العزيزة - تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • عزيزي السيد أو السيدة – تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • عزيزي السيد لايتون – تفضلوا بقبول فائق الاحترام
  • عزيزتي السيدة جاكسون – مع خالص التقدير
  • عزيزتي ميلاني – مع خالص التقدير
  • عزيزي جون - تفضلوا بقبول فائق الاحترام

إمضاء

يشير التوقيع إلى تأكيد الكاتب بأن الرسالة تخصهم وأنهم يتحملون مسؤولية الأمر المعبر عنه في الرسالة. إنها موافقة الكاتب على موضوع الرسالة وهي ضرورة عملية.

التوقيع مكتوب بخط اليد ويحتوي على رمز يمثل الكاتب. يجب أن تكون واضحة ومقروءة بما يكفي لقراءتها بسهولة. يوضع التوقيع بعد الإغلاق التكميلي إما على الجانب الأيسر أو الجانب الأيمن حسب نمط الرسالة.

تحديد التوقيع

يجب أن يتم تحديد توقيع الكاتب بختم رسمي يحتوي على الاسم والمسمى والقسم/القسم/القسم والمنظمة. وفي حالة عدم وجود الختم يجب كتابة جميع هذه المعلومات. يوفر هوية واضحة لكاتب الرسالة للمتلقي.

كتلة إد

تحتوي هذه الكتلة على الحرف الأول من اسم الكاتب أو المقارن أو الكاتب أو الشخص المكلف بالقيام بالمهام المرتبطة بالحرف.

يمكن إرفاق الرسالة ببعض المستندات، أو تعميمها أو توزيعها على أشخاص أو إدارات أو منظمات أخرى، أو قد يتم الاحتفاظ بنسخة في ملف ذي صلة. الشخص الذي يقوم بهذه المهام سيضع اسمه الأول في هذا المكان.

"E" يشير إلى العلبة. يجب كتابة أسماء المستندات المرفقة في أسفل الرسالة. يُعلم هذا القارئ بالمستندات المرفقة بالرسالة. كما أنه بمثابة سجل لإرفاق المستندات ذات الصلة على النحو الواجب إذا فقد المستلم أي مستند أثناء التعامل مع الرسالة.

يشير "D" إلى قائمة التوزيع. إذا تم توزيع الرسالة على أشخاص أو إدارات أو منظمات مختلفة، فهذا هو المكان المناسب لكتابة أسمائهم.

2 تنسيقات أو أنماط خطاب الأعمال

هناك نوعان من الأساليب أو التنسيقات الشائعة لكتابة رسائل الأعمال: أحدهما هو النمط البريطاني، والآخر هو النمط الأمريكي.

النمط البريطاني للتنسيق أو نمط خطاب الأعمال

اسمك
عنوانك
الرمز البريدي المدينة
تاريخ

اسم المستقبل
موقف المتلقي
اسم الشركة
عنوان الشركة
الرمز البريدي المدينة

عزيزي السيد / السيدة. الاسم الأخير للمستلم،

[نص الرسالة]

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

[توقيعك]

اسمك المكتوب (إن وجد)

بهذا التنسيق:

  1. يتم وضع معلومات الاتصال الخاصة بك في الزاوية اليسرى العليا.
  2. التاريخ مكتوب أسفل معلومات الاتصال الخاصة بك.
  3. يتم وضع معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم أسفل التاريخ، بمحاذاة إلى اليسار.
  4. التحية، مثل "عزيزي السيد / السيدة. يتبع الاسم الأخير للمستلم.
  5. يتم كتابة نص الرسالة بعد التحية.
  6. يتم محاذاة الإغلاق المجاني، مثل "المخلص لك"، إلى اليسار.
  7. تقوم بتسجيل اسمك في المساحة الموجودة بين الإغلاق واسمك المكتوب.
  8. يتم وضع اسمك المكتوب، إذا لزم الأمر، أسفل توقيعك.

تذكر أن التنسيق ذي النمط البريطاني غالبًا ما يستخدم "المخلص لك" عندما لا تعرف اسم المستلم و"المخلص لك" عندما تعرفه.

النمط الأمريكي للتنسيق أو نمط خطاب الأعمال

يتم عرض النمط الأمريكي والأجزاء المختلفة للرسالة ومواضعها في نموذج الرسالة أدناه. يبدأ جميع الأجزاء من الهامش الأيسر.

اسمك
عنوانك (إن أمكن)
اسم شركتك (إن أمكن)
عنوانك
المدينة، الرمز البريدي للولاية
عنوان البريد الإلكتروني (اختياري)
رقم الهاتف (اختيارى)
تاريخ

اسم المستقبل
عنوان المستلم
اسم الشركة
عنوان الشركة
المدينة، الرمز البريدي للولاية

عزيزي السيد / السيدة. الاسم الأخير للمستلم،

[نص الرسالة]

بإخلاص،

[توقيعك]

اسمك المكتوب (إن وجد)
عنوانك (إن أمكن)
الضميمة (إن وجدت)

بهذا التنسيق:

  1. يتم وضع معلومات الاتصال الخاصة بك في الزاوية اليسرى العليا. يمكنك تضمين عنوانك واسم شركتك وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف إذا كان ذلك مناسبًا.
  2. التاريخ مكتوب أسفل معلومات الاتصال الخاصة بك.
  3. يتم وضع معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم أسفل التاريخ، بمحاذاة إلى اليسار.
  4. التحية، مثل "عزيزي السيد / السيدة. يتبع الاسم الأخير للمستلم.
  5. يتم كتابة نص الرسالة بعد التحية.
  6. تتم محاذاة الإغلاق المجاني، مثل "مع خالص التقدير"، إلى اليسار.
  7. تقوم بتسجيل اسمك في المساحة الموجودة بين الإغلاق واسمك المكتوب.
  8. يتم وضع اسمك المكتوب والمسمى الوظيفي، إن أمكن، أسفل توقيعك.
  9. إذا كنت قد أرفقت مستندات إضافية مع الرسالة، يمكنك ذكر "مرفق" أو "مرفقات" في الأسفل للإشارة إلى ذلك.

يُستخدم هذا التنسيق ذو النمط الأمريكي بشكل شائع في المراسلات التجارية في الولايات المتحدة.

4 أسئلة وأجوبة حول رسالة الأعمال

ما هي أساسيات رسالة العمل الجيدة؟

يجب أن تحتوي رسالة العمل الجيدة على بنية محددة، والإيجاز، والملاءمة، والاكتمال، والبساطة، والوضوح، واللغة المشتركة، والمجاملة، والحياد، والود، والصواب، وعدم الإفراط، والعزم، والوحدة، والقدرة على جذب الانتباه وجذب الانتباه، وبناء الثقة، الطبيعة الموجهة نحو العمل والتماسك.

ما الفرق بين رسالة العمل والرسالة الشخصية؟

تكون رسالة العمل منظمة، وتتبع المبادئ التوجيهية، وقد تحتوي على مرفقات، ويمكن أن تتبع أنماطًا مباشرة أو غير مباشرة، ولها نطاق واسع، وتكون محايدة عاطفيًا.

في المقابل، لا تحتوي الرسالة الشخصية على هيكل محدد أو مجموعة مبادئ، ولا تحتوي عادةً على مرفقات، وتتبع فقط أسلوبًا مباشرًا، ولها نطاق محدود، وهي متحيزة عاطفيًا.

كيف تساهم رسالة العمل في إجراء التجارة والتبادل التجاري؟

تسهل رسائل الأعمال تبادل المعلومات بين المشترين والبائعين فيما يتعلق بالمنتجات والشروط التجارية، وتساعد في تكوين العقود، وهي ضرورية للتغلب على العقبات في العمليات، وبالتالي المساعدة في إدارة التجارة بكفاءة.

لماذا يعتبر الحياد مهمًا في خطاب العمل؟

يشير الحياد في خطاب الأعمال إلى العرض غير المتحيز للحقائق والأرقام. يجعل الرسالة أكثر قبولاً لدى الطرف الآخر، ولا تضر بموقف أي شخص، مما يساهم في نجاح التواصل.

خاتمة

خطاب الأعمال هو مستند رسمي متبادل بين المؤسسات أو المنظمات لأغراض مختلفة متعلقة بالأعمال مثل الإعلام والتوجيه والطلب. ويتبع هيكل ومبادئ محددة، مما يضمن الإيجاز والوضوح والمجاملة والصحة.

قد تتضمن الرسالة عدة أجزاء، بما في ذلك الترويسة والعنوان الداخلي والتحية والنص والتوقيع. تتضمن عملية كتابة مثل هذه الرسالة تحديد الغرض والتخطيط وجمع الحقائق وتحليل المعلومات والمراجعة.

تقدم رسائل الأعمال مزايا مثل الصلاحية القانونية، وفعالية التكلفة، والتواصل الفعال، ولكن لها أيضًا قيود مثل عدم إمكانية الوصول إلى الأشخاص الأميين وعدم ملاءمتها لجميع المواقع. وهي تختلف عن الرسائل الشخصية في البنية والأسلوب والنطاق والنبرة العاطفية.

تستخدم رسائل العمل الرسمية أشكالًا محددة من الخطاب والتحية اعتمادًا على لقب المستلم.

يعد الحياد في خطاب العمل أمرًا بالغ الأهمية لأنه يعرض الحقائق بشكل غير متحيز، مما يجعل الرسالة أكثر قبولًا. تلعب هذه الرسائل دورًا حيويًا في التجارة والتبادل التجاري من خلال تسهيل تبادل المعلومات وتكوين العقود والتغلب على العقبات التشغيلية.