خطاب الطلب: المعنى، النصائح، العينات

خطاب الطلب: المعنى، النصائح، العينات

تعد خطابات الطلب شكلاً شائعًا من أشكال التواصل في جميع أنواع المؤسسات. تحتاج المؤسسات إلى سلع وخدمات متنوعة لدعم عملياتها، وغالبًا ما تحتاج هذه العناصر إلى شراؤها من مؤسسات أخرى. ولضمان سلاسة العمليات وعدم انقطاعها، يجب تقديم الطلبات بدقة وفي الوقت المناسب.

يعرّف هولتز (1996) خطاب الطلب بأنه "خطاب مكتوب من المشتري إلى البائع يحتوي على توجيه لتوريد البضائع". ويصفها ثيل وبوفي (1999) بأنها "رسالة تبحث عن منتجات أو خدمات لتوصيلها".

12 نصيحة لكتابة خطاب الطلب

تمثل خطابات الطلب أحد أبسط أشكال الطلبات المباشرة. أنها لا تتطلب لغة معقدة. وبدلاً من ذلك، يدعون إلى التواصل الواضح والمباشر حول الاحتياجات. ستساعد الإرشادات التالية في جعل خطاب الطلب فعالاً:

  1. اذكر احتياجاتك بشكل واضح ومباشر. ابدأ وصف متطلباتك بعبارات مثل "الرجاء الشحن" أو "الرجاء إرسال ما يلي".
  2. قم بتضمين رقم الطلب، فهو ضروري لحفظ السجلات وتسهيل التواصل بين المشتري والبائع.
  3. تحديد كمية الطلب. حدد عدد الوحدات، والمجموعات، والأقدام، والساحات، والعشرات، والأوقية، والجنيه، والأطنان، والرزم، وما إلى ذلك، التي تحتاجها.
  4. توفير تعريف المنتج. إذا كان متاحًا، قم بتضمين رقم الكتالوج، وهو اختصار لتحديد العنصر بدقة. إذا كان رقم الكتالوج غير متوفر، فقدم وصفًا تفصيليًا للعنصر، بما في ذلك الحجم واللون والمواد والوزن والتشطيب والجودة والأسلوب.
  5. اذكر سعر المنتج . قائمة الأسعار الفردية وحساب الإجمالي.
  6. تحديد طريقة التسليم. ما لم يكن لديك اتفاق مسبق مع البائع، قم بالإشارة إلى طريقة الشحن، مثل الطرود أو البريد أو الشحن السريع أو الشحن الجوي أو وسائل أخرى. إذا لزم الأمر، قم بتضمين طريق الشحن. إذا كان سيتم تسليم البضائع إلى عنوان آخر غير عنوانك، فاذكر الوجهة. حدد ما إذا كان يجب تسليم البضائع بحلول تاريخ محدد وحدد "التسليم السريع" إذا كان الشحن السريع مطلوبًا.
  7. وصف طريقة الدفع. ما لم تكن أنت والبائع قد اتفقتا بالفعل على شروط الدفع، حدد طريقة الدفع المفضلة لديك. اشرح كيفية حساب المبلغ الإجمالي، وإذا لزم الأمر، قم بالإشارة إلى الحساب الذي يجب تحميل الدفعة عليه.
  8. استخدم تنسيقًا منظمًا. قم بتقديم المعلومات التي تحتاجها في شكل عمود، مع تباعد مزدوج بين العناصر، وحساب السعر الإجمالي في النهاية.
  9. تقديم أوصاف مفصلة للسلع غير العادية. إذا لم يكن من السهل التعرف على البضائع من الكتالوج أو الإعلان، أو إذا كانت غير تقليدية، قدم وصفًا شاملاً. شرح الغرض من المنتج وخصائصه الفريدة. قم بتضمين معلومات حول المكان الذي سيتم استخدام المنتج فيه. ستساعد هذه التفاصيل الإضافية المستلم في فهم احتياجاتك بدقة. إذا لزم الأمر، يمكنك أيضًا تضمين رسومات العناصر التي تحتاجها.
  10. كن دقيقًا وواضحًا. ستتطلب المعلومات غير الكاملة أو غير الواضحة من المستلم بذل جهود إضافية للحصول على التفاصيل المفقودة. قد يؤدي ذلك إلى تأخير وسوء فهم في تنفيذ طلبك.
  11. أغلق رسالتك بلطف واطلب اتخاذ إجراء محدد.
  12. احتفظ بنسخة من خطاب الطلب الخاص بك. لضمان معالجة طلبك بشكل صحيح، احتفظ بنسخة من رسالتك. إذا لم تتلق ردًا خلال فترة زمنية معقولة، ففكر في الكتابة أو الاتصال للتحقق من حالة طلبك.

باتباع هذه الإرشادات، يمكنك صياغة خطابات طلب فعالة تساعد على ضمان تلبية احتياجاتك بدقة وسرعة.

عينة من خطاب الطلب

شركة سميث وأولاده لحلول الإضاءة
35، أفينيدا دا لوز
لشبونة – 1500
البرتغال

25 مارس 2005

شركة التوريدات الكهربائية
45، طريق سيلوم
بانكوك، تايلند

السادة والسيدات الأعزاء،

رد: أمر الشراء رقم 810

آمل أن تجد هذه الرسالة لكم التوفيق. نكتب إليك لتأكيد وتقديم طلب لتركيبات الإضاءة التالية بموجب طلب الشراء رقم 810:

كميةرقم الكتالوجوصفالمبلغ الإجمالي (باليورو)
8J1912مصابيح موجهة دوارة بقطر 7 بوصات وإطارات مطلية بالكروم بسعر 40 يورو لكل منها€320
3J2022ثريا على شكل عجلة عربة بخمسة مصابيح، تشطيب خشب القيقب مع مكونات نحاسية بسعر 70 يورو لكل منها€210
4J2218المعلقات الكروية مقاس 14 بوصة بمكونات بيضاء بسعر 10 يورو لكل منها€40
المجموع:€570

نرجو منك إرسال تركيبات الإضاءة هذه عبر Rea Express، مع ضمان وصولها في موعد أقصاه 12 أبريل 2005. وسيعتمد الدفع الخاص بنا على شروط الائتمان المحددة في الطلبات السابقة، وهي خصم 2% إذا تم الدفع خلال 10 أيام، مع صافي المبلغ المستحق الدفع خلال 30 يومًا.

إن اهتمامك السريع بهذا الطلب موضع تقدير كبير، حيث أن هذه التركيبات ضرورية لمشاريعنا المستمرة. نحن على ثقة من أن شركة Electrical Supply Inc. ستستمر في تزويدنا بمنتجات عالية الجودة وخدمة موثوقة.

يرجى تضمين فاتورة مفصلة مع الشحنة، وسنقوم بمعالجة الدفع وفقًا لذلك.

نشكركم على تعاونكم، ونتطلع إلى استلام تجهيزات الإضاءة هذه في الوقت المناسب.

بإخلاص،

السير بنيامين هاريسون
مدير التسويق)
شركة سميث وأولاده لحلول الإضاءة