التحكم النقدي: المعنى والأهمية والخطوات

كائنات التحكم في النقد: كيف تعمل في الأعمال التجارية

التحكم في النقد يعني إدارة ومراقبة سياسات الائتمان والتحصيل، وتخصيص النقد، وسياسات الصرف، وسياسات الحسابات الدائنة ودورة الفواتير.

يعد التحكم في النقد جزءًا مهمًا من الأعمال لأنه مطلوب لإدارة النقد بشكل سليم ومراقبة وتسجيل التدفق النقدي وتحليل الرصيد النقدي.

النقد هو أهم الأصول السائلة للشركة. لا يمكن للمخاوف التجارية أن تزدهر وتظل على قيد الحياة دون السيطرة المناسبة على النقد.

في المحاسبة، يشمل النقد العملات المعدنية؛ عملة؛ الأدوات المودعة القابلة للتداول مثل الشيكات والحوالات البنكية والحوالات المالية؛ المبالغ في الحسابات الجارية وحسابات التوفير وشهادات الإيداع تحت الطلب.

شهادة الإيداع (CD) هي وديعة بفائدة يمكن سحبها من البنك حسب الرغبة (قرص مضغوط للطلب) أو في تاريخ استحقاق محدد (قرص مضغوط زمني).

يتضمن النقد فقط الأقراص المضغوطة للطلب التي يمكن سحبها في أي وقت دون إشعار مسبق. لا يشمل النقد الطوابع البريدية أو سندات الدين أو الأقراص المضغوطة الزمنية أو أوراق القبض.

يحتفظ أحد الاهتمامات التجارية بنوعين من الحسابات النقدية في حسابه دفتر الأستاذ العام - نقدا و مبلغ صغير. ولكن في الميزانية العمومية، تظهر أرصدة هذين الحسابين معًا كنقود.

وبما أن معظم المعاملات ذات الاهتمام التجاري هي المعاملات النقدية، ويعتبر النقد أصلا سائلا هاما.

قد يحدث سوء استخدام النقود بسهولة من خلال السرقة أو بسبب الإهمال.

خطوات التحكم النقدي هي:

  1. يجب أن يتم حساب المعاملات النقدية للشركة بشكل صحيح لمعرفة ذلك تدفق مالي والرصيد النقدي.
  2. يجب ضمان الكفاية النقدية في تواريخ استحقاق أوراق الدفع.
  3. يجب أن يكون النقد الخامل في حده الأدنى لأن الاستثمار النقدي الإضافي يحقق المزيد من الإيرادات.
  4. ويجب السيطرة على الخسارة الناجمة عن الاختلاس والتزوير وإيقافها.

إن ضرورة التحكم في النقد واضحة جدًا ولها جوانب عديدة. لا يمكن للأعمال التجارية البقاء على قيد الحياة دون التدفق النقدي المرتبط بالوقت والإدارة النقدية المناسبة.

في هذه المرحلة تتم مناقشة المقبوضات النقدية والرقابة ومراقبة الصرف النقدي.

السيطرة على المقبوضات النقدية

يمكن للمخاوف التجارية الحصول على عائدات البيع النقدية مباشرة بعد البيع أو على فترات زمنية مدتها بضعة أيام أو أسابيع.

يقوم موظف عداد النقد بتسجيل الإيصالات النقدية على الفور ويضعها في السجل النقدي.

إذا تم تسجيل المقبوضات النقدية للمبيعات النقدية في السجل النقدي بحضور العملاء، فمن شبه المؤكد أن أمين الصندوق قد سجل رقمًا صحيحًا للنقد في السجل النقدي.

في نهاية اليوم، يقوم المحاسب بتسوية رصيد ماكينة تسجيل النقد مع شريط تسجيل النقد أو كشف حساب الكمبيوتر (للسجل المعني).

وفي وقت لاحق، عندما يتم استلام شيك للبيع، يقوم المحاسب بتسجيله على الفور في دفاتر الحسابات. يتلقى أحد رجال الأعمال النقد من خلال الشيكات من العملاء بعد انقضاء فترة معينة.

دورة المقبوضات النقدية بيع البضائع للمنشأة التجارية هو كما يلي:

خطوات التحكم النقدي

على الرغم من أن نظام التحكم في المقبوضات النقدية لجميع اهتمامات الأعمال ليس متشابهًا، إلا أن المبادئ التالية يتم اتباعها بشكل عام من قبل الجميع.

  1. يتم احتساب المقبوضات النقدية مباشرة بعد حدوثها. لأنه في معظم الحالات تحدث سرقة النقود قبل تسجيل النقود. يصبح اكتشاف الاختلاس النقدي أسهل إذا تم تسجيل المقبوضات النقدية في الوقت المناسب.
  2. يجب إيداع النقود في البنك مباشرة بعد الاستلام. قد لا يتم إيداع المبالغ النقدية المحصلة في نهاية اليوم في البنك في نفس اليوم بسبب ساعات العمل المصرفي. وفي مثل هذه الحالة يجب إيداعها في اليوم التالي خلال ساعات العمل لتجنب اختلاس الأموال النقدية.
  3. يجب ألا يسمح للشخص الذي يتلقى النقد بتسجيل المقبوضات النقدية في السجل المحاسبي. يجب أن يقوم بعض مساعدي الحسابات الآخرين بهذا العمل.
  4. لا ينبغي السماح لمتلقي النقد بصرف النقود. هذا العمل يجب أن يقوم به شخص آخر. هذا الإجراء الرقابي ممكن في الجميع باستثناء الشركات الصغيرة جدًا.

مراقبة الصرف النقدي

يجب أن يكون لدى الشركة التجارية سيطرة مناسبة على المدفوعات النقدية. تقوم إحدى الشركات التجارية بتسوية معظم المعاملات النقدية عن طريق الشيكات.

ولهذا السبب، ترتبط الرقابة الداخلية على الدفع النقدي بالشيكات وتفويض الدفع النقدي. في نظام مراقبة الصرف النقدي، يتم اتباع مبادئ الفصل بين المسؤولية الوظيفية.

بعض المبادئ الأساسية للمدفوعات النقدية مذكورة أدناه:

  1. يجب أن تتم جميع المدفوعات عن طريق الشيكات أو المصروفات النثرية. يجب الموافقة على المدفوعات وتسجيل كل دفعة. يدفع العديد من تجار التجزئة نقدًا مقابل إعادة البضائع. إذا تم اتباع هذه السياسة، فسيتم الدفع نقدًا بعد الحصول على تذكرة دفع لإعادة البضائع المعتمدة من قبل المشرف.
  2. يجب أن يتم ترقيم المدفوعات النقدية بشكل تسلسلي ويجب أن تكون صلاحية إصدار الشيك للموظف محدودة.
  3. يجب أن يوقع كل شيك من شخصين حتى لا يتمكن أحد من سحب الأموال من البنك بتوقيعه الوحيد.
  4. يتم تعيين مسؤولية الوظيفة بطريقة لا يكون فيها الشخص المسؤول عن دفع الفاتورة مخولاً بالتوقيع على الشيكات. بخلاف ذلك، قد يتم إجراء دفعات كاذبة عن طريق إصدار شيك لصالح دائرة الأصدقاء الخاصة بالشخص.
  5. يجب أن يكون إصدار الشيكات مدعماً بالمستندات المعتمدة.
  6. يجب توجيه الشخص المخول بإصدار الشيكات لتسديد الدفعة الدقيقة للشخص الحقيقي.
  7. عند سداد الدين، يجب أن تكون المستندات ذات الصلة مختومة ويجب أن يحتوي الشيك الصادر على التاريخ والتوقيعات لتجنب إمكانية تكرار السداد لنفس الرأس.
  8. يجب تعيين المسؤولية الوظيفية بطريقة لا تمكن الشخص الذي يوقع الشيكات من إلغاء الشيك الموقع أو إعداد بيان التسوية البنكية. وبموجب هذا النظام، لا يمكن لأي موظف إخفاء فعل اختلاس الأموال النقدية.
  9. يجب أن يقوم بإعداد كشف الحساب البنكي الشهري شخص لا يرتبط بوظيفة المقبوضات النقدية أو الدفع النقدي بأي شكل من الأشكال. وفي ظل هذه العملية يمكن بسهولة اكتشاف الأخطاء وأوجه القصور.
  10. يجب إلغاء الشيكات المعدة بشكل غير صحيح. يجب الحفاظ على الشيكات الملغاة التي تحمل علامة باطلة لتجنب إساءة استخدام هذه الشيكات في المستقبل.

اعتبارات الرقابة الداخلية

تحتفظ معظم الاهتمامات التجارية بالمعاملات النقدية من خلال الحسابات المصرفية. تقوم إحدى الشركات بإيداع إيصالات نقدية في أحد البنوك التي تقوم بفحص الحساب وتقوم بدفع الفواتير عن طريق الشيكات.

يرسل البنك كشف حساب شهري. يتحقق الاهتمام التجاري من المعلومات والرصيد البنكي الموضح في البيانات المصرفية مع السجلات المحاسبية للشركة.

وفي حالة اكتشاف أي اختلاف، يتم تسويته من خلال إعداد بيان التسوية البنكية.