السيطرة الاستراتيجية: 3 أنواع من السيطرة الاستراتيجية

السيطرة الاستراتيجية: 3 أنواع من السيطرة الاستراتيجية

تحتاج المنظمة إلى دمج إستراتيجيتها وأنظمة التحكم الخاصة بها للتأكد من أن الإستراتيجية تساعد المنظمة في تحقيق أهدافها.

تهدف الرقابة الإستراتيجية على وجه التحديد إلى ضمان حفاظ المنظمة على توافق فعال مع بيئتها والتحرك نحو تحقيق أهدافها الإستراتيجية.

أشار جريفين إلى أن الرقابة الإستراتيجية تركز على خمسة جوانب للمنظمات - الهيكل والقيادة والتكنولوجيا والموارد البشرية وأنظمة التحكم في المعلومات والعمليات.

لا يمكن للمنظمة أن تعمل بدون نظام التقييم والرقابة الفعال. يشير التحكم إلى أي عملية معتمدة؛ من قبل المديرين لمواءمة تصرفات الأشخاص وأنظمة المنظمة مع أهدافها واهتماماتها.

السيطرة هي في الواقع تنظيم أنشطة المنظمة بحيث يمكن للمديرين والموظفين الآخرين الحصول على نوع ما من السيطرة إشارة فيما يتعلق بالأداء حول الأهداف.

تساعد أنظمة التحكم الصوتي المؤسسة على أن تصبح فعالة وكفؤة. يمكن تعريف أنظمة التحكم بأنها "عمليات تقييم وتغذية راجعة لإعلام الأشخاص بأن مديريهم يهتمون بما يفعلونه ويمكنهم معرفة متى تحدث انحرافات غير مرغوب فيها".

وبالتالي يقوم التحكم بإجراء مقارنة بين المنظمة من حيث أدائها – أين هي الآن وأين من المتوقع أن تكون. كما أنه يعطي إشارة للمديرين لاتخاذ أي إجراءات تصحيحية.

على سبيل المثال، لدى خدمة البريد السريع هدف أداء يتمثل في تسليم 100؛ بالمائة من طرودها في الوقت المحدد لعملائها.

ووجدت الشركة أن التسليم في الوقت المحدد قد انخفض إلى 98 بالمائة، وأن نظام التحكم سيشير إلى المشاكل للمديرين. ويمكن للمديرين بعد ذلك اتخاذ التدابير المناسبة لتصحيح المشكلة لرفع أداء التسليم بنسبة تزيد عن 98 بالمائة.

أهمية السيطرة الاستراتيجية

توفر أنظمة التحكم الإستراتيجية للمديرين الأدوات اللازمة لتنظيم وإدارة أنشطتهم.

في السيطرة الاستراتيجية يقوم المديرون أولاً باختيار الإستراتيجية والهيكل التنظيمي ثم إنشاء أنظمة تحكم لتقييم ومراقبة تقدم الأنشطة الموجهة نحو تنفيذ الاستراتيجيات.

وأخيرا، يتخذون إجراءات تصحيحية من خلال إجراء تعديلات في الاستراتيجية إذا تم الكشف عن الاختلافات.

يمكن أن تكون الضوابط الإستراتيجية استباقية وتفاعلية. عندما تكون أنظمة التحكم استباقية، فإنها تساعد في إبقاء المؤسسة على المسار الصحيح، وتوقع الأحداث المستقبلية، والاستجابة للفرص والتهديدات.

عندما تكون الضوابط الإستراتيجية رد فعل، فإنها تكتشف الانحرافات بعد الأحداث ثم تتخذ الإجراءات التصحيحية.

تساعد أنظمة التحكم الإستراتيجية المديرين أيضًا على تحقيق الكفاءة الفائقة والجودة والابتكار والاستجابة للعملاء. استراتيجي يمكن للمديرين قياس الكفاءة من خلال مقارنة إجمالي المدخلات مع إجمالي المخرجات (كم عدد وحدات المدخلات المستخدمة لإنتاج وحدة المخرجات). يقوم المديرون الاستراتيجيون بإنشاء نظام تحكم لمراقبة جودة المنتجات.

عندما تكون شكاوى العملاء غير موجودة أو لا تذكر، نادرًا ما يقوم العملاء بإرجاع المنتج (مثل الآلات/المعدات) للإصلاح، و يشير المديرون إلى جودة المنتجات.

يمكن لنظام الرقابة الإستراتيجية أيضًا أن يساعد في تشجيع الموظفين على التفكير في الابتكار من خلال لا مركزية السلطة / تمكين الموظفين ومراقبة أداء كل مجموعة عمل / فريق.

وأخيرًا، نظام الرقابة الإستراتيجية يجعل الموظفين أكثر استجابة للعملاء من خلال تقييم ومراقبة سلوك الموظفين واتصالهم بالعملاء.

السيطرة الاستراتيجية: 3 أنواع من السيطرة الاستراتيجية

3 أنواع من السيطرة الاستراتيجية

الضوابط المالية

تهتم أنظمة الرقابة المالية بالموارد المالية للمنظمة. تتدفق الموارد المالية بانتظام إلى المنظمة وخارجها.

تمتلك المنظمة، للاستخدام الداخلي أو لأسباب أخرى، بعض الموارد المالية. يستخدم المديرون أنظمة الرقابة المالية لقياس الأداء المالي للشركة.

ومن أجل السيطرة المالية الفعالة، فإنهم يضعون أهدافًا مالية (على سبيل المثال، النمو والربحية والعوائد للمساهمين) ثم يقيسون الإنجاز الفعلي لتلك الأهداف.

الاكثر شهرة أدوات الرقابة المالية هي مراقبة الميزانية والبيانات الماليةوتحليل النسب والتدقيق المالي. مراقبة الميزانية يتم تنفيذها باستخدام الميزانية، وهي خطة معبر عنها بالأرقام.

على الرغم من أ يمكن التعبير عن الميزانية من الناحية الكمية (وحدات الإنتاج، الوقت، الخ)، وعادة ما يتم التعبير عن الميزانية (سنوية أو ربع سنوية، أو شهرية) من الناحية المالية.

يمكن للمديرين تطوير ميزانيات للمنظمة بأكملها أو للإدارات والأقسام الفردية. يستخدمون الميزانيات ل قياس الأداء.

تساعدهم الميزانيات أيضًا على إجراء مقارنات من سنة إلى أخرى وعبر الأقسام والأقسام. القوائم المالية تشمل بشكل رئيسي أ ورقة التوازن, قوائم الدخل, بيان التدفقات النقدية، وبيان تدفق الأموال.

يهتم تحليل النسب بحساب النسب المالية لتقييم الصحة المالية للمنظمة. وتشمل النسب الهامة التي تستخدم عادة كأجزاء من الرقابة المالية نسب السيولة، ونسب الدين، ونسب التغطية، ونسب التشغيل.

تشمل عمليات التدقيق المالي التدقيق الداخلي من قبل موظفي المنظمة والتدقيق الخارجي من قبل شركات المحاسبين القانونيين المؤهلة.

ضوابط الإخراج / التحكم في العمليات

في حالة نظام التحكم في المخرجات، يتوقع المديرون أهداف الأداء لكل وحدة وموظف. إنهم يتوقعون الأداء الفعلي للموظفين النهائيين للوحدات.

وأخيرًا، يقومون بمقارنة الأداء الفعلي بالأهداف المحددة لهم بالفعل.

عندما يرتبط أداء الموظفين أو الوحدات بنظام المكافآت، فإن التحكم في المخرجات في حد ذاته يوفر هيكل حوافز تحفيز العاملين في المنظمة.

قد يتخذ التحكم في الإخراج شكلين؛ مراقبة الفحص والتحكم في الموقف.

الأول يتعلق بتلبية معايير جودة المنتج أو الخدمة أثناء عملية الإنتاج/الأداء. ويتناول الأخير جودة المنتجات بعد الانتهاء من عملية التحويل.

ضوابط السلوك

يشير نظام مراقبة السلوك إلى نظام شامل من القواعد والإجراءات. يتم وصفها لتوجيه سلوك / تصرفات الموظفين في كل مستوى من مستويات المنظمة. القواعد والإجراءات توحد طريقة الوصول إلى الأهداف.

هناك شكلان للتحكم في السلوك هما:

  1. ميزانيات التشغيل.
  2. التوحيد القياسي.

تتضمن الميزانية التشغيلية مخصصات الموارد التي يجب استخدامها لتحقيق الأهداف من قبل المديرين. والأكثر شيوعًا هو أن المديرين في أحد المستويات يخصصون للمديرين في المستوى الأدنى مقدارًا محددًا من الموارد لاستخدامها في إنتاج السلع والخدمات.

تعتمد كفاءة المديرين على مدى قدرتهم على البقاء ضمن الموارد المخصصة، أي الميزانية.

يشير التقييس إلى الدرجة التي يصل إليها أ وحدة عمل يحدد كيفية اتخاذ القرارات بحيث يصبح سلوك الموظفين قابلاً للتنبؤ به.'

المدخلات (الأشياء التي تستخدم لإنتاج السلع أو الخدمات مثل المواد الخام والأجزاء والعمالة)، وأنشطة التحويل (برمجة أنشطة العمل بحيث يتم تنفيذها بنفس الطريقة مرارا وتكرارا)، والمخرجات (خصائص أداء المنتجات النهائية أو الخدمات) يمكن توحيدها في وحدة الأعمال.

كل هذه أجزاء من التحكم السلوكي. ناجح تنفيذ الاستراتيجية يتطلب، من بين أمور أخرى، نظام تحكم يتوافق مع استراتيجية المنظمة.

يجب على المديرين الاستراتيجيين التأكد من أن الضوابط المالية والمخرجات مكملة بضوابط السلوك لتحقيق الأهداف بكفاءة.

يراقب

يتطلب تنفيذ الإستراتيجية إطارًا لرصد الإجراءات المختلفة المتخذة لتنفيذ الخطة الإستراتيجية وتقديم توصيات لإجراء تعديلات على الإجراءات لتحقيق الأهداف رؤية المنظمة أفضل كما هو موضح في الخطة.

يوفر إطار المراقبة وسيلة لقياس تأثير كل إجراء، ويحدد المشاركين وأدوارهم في مراقبة الإجراءات، ويضع إطارًا زمنيًا للمراقبة، ويحدد كيفية توثيق برنامج المراقبة.

سيتم استخدام المعلومات التي تم الحصول عليها من برنامج المراقبة لتوصية صناع القرار بالتغييرات قد تحتاج الخطة الإستراتيجية إلى تحقيق أهداف محددة في الخطة.

وستشارك إدارة المنظمة وموظفوها في أنشطة الرصد.

خطة التقييم

هذا خطة استراتيجية يتطلب خطة تقييم تركز بشكل خاص على ما إذا كانت الأهداف المحددة بالفعل قد تم تحقيقها وما إذا كان لها تأثير.

بالإضافة إلى مراقبة أنشطة الخطة، سيقوم نظام إدارة المحتوى (CMS) بإجراء "التقييم المستمر" لتقييم التقدم المحرز في الأنشطة و"تقييم الأثر" لتقييم تأثير الأنشطة بموجب هذه الخطة.

يجب إجراء التقييم مع توقع أنه سيوفر معلومات مفيدة للعديد من الجماهير، بما في ذلك المساهمين/المالكين.

من المتوقع أن يساعد تقييم الأنشطة المخططة في تقييم ما إذا كان التقدم المحرز وتأثير الأنشطة/البرامج من المرجح أن يكون مستدامًا على المدى الطويل وما الذي يمكن أن يؤثر على الاستدامة.

توقيت التقييم وطرق استخدام النتائج

تقييم سنوي خلال كامل فترة الدراسة خطة استراتيجية وسيكون تقييم الأثر في نهاية الخطة أمرًا مفيدًا لقياس التقدم المحرز في أنشطة الخطة المختلفة والأثر الإجمالي.

طرق جمع المعلومات وتحليل المعلومات

يمكن للمنظمة استخدام هذه الأساليب لجمع البيانات كمراجعة للوثائق الموجودة (على سبيل المثال، وثائق الخطة، والمسوحات هي دراسات خاصة، ومجلات CMS، والمنشورات الأخرى)، واستخدام المعلومات من نظام المراقبة، والمسوحات مع مجموعة الاستبيانات، والمقابلات (الفردية) والمجموعة)، والملاحظة، والاجتماعات، والمناقشات وورش العمل، والاختبارات (على سبيل المثال، في التدريب)، وما إلى ذلك.

ال المقيمون الحاجة إلى استخدام الأساليب الكمية والنوعية لتحليل المعلومات.

مخرجات التقييم

ويجب أن يتم إنتاج نتائج التقييمات في شكل تقارير مكتوبة بلغة مفهومة بوضوح.

يجب على المقيمين تقديم توصيات بناءً على محتويات تقارير التقييم التي تتعلق بها التوصية على الأقل؛ 

  • ما هي أسباب الإجراءات التي ينبغي اتخاذها،
  •  وكيف ينبغي تنفيذها،
  •  ومن سينفذها ومتى
  •  ما هي القيود التي من المحتمل أن تنطوي عليها،
  •  ما هو المطلوب للتأكد من تنفيذ التوصيات.