الرسالة المعممة: الغرض، الميزات، الأهمية، العينات

الرسالة التعميمية

تتم كتابة الرسالة التعميمية لتحقيق أغراض محددة، وتفضل بعض المواقف استخدامها. إنها وسيلة شائعة وفعالة في مجال الأعمال، خاصة للوصول إلى جمهور كبير برسائل مهمة. ويمكن اعتباره إشعارًا عامًا أو إعلانًا للجمهور.

ما هي الرسالة الدائرية؟

يُستخدم هذا النوع من الرسائل عادةً لإيصال رسائل مختلفة إلى الجمهور، مثل تقديم منتجات جديدة، أو الإعلان عن افتتاح صالة عرض أو فرع جديد، أو الإبلاغ عن تغييرات في موقع المكتب أو المتجر، أو إخطار العملاء بشأن تغيرات أسعار المنتج. عادة ما يتم توجيه الرسائل المعممة إلى عدد كبير من الأشخاص في وقت واحد.

يمكن لأي مؤسسة تجارية أو غير تجارية الاستفادة من هذه الرسالة، ولكنها تكون أكثر فعالية عندما يكون الجمهور المستهدف مجموعة كبيرة من الأشخاص.

الرسالة المكتوبة لعدد كبير من القراء لتوصيل رسالة هي رسالة دائرية. تعمل هذه الرسائل كإعلانات تجارية أو أدوات لتوسيع الأعمال. يمكن أيضًا تصنيف الرسائل الدائرية على أنها رسائل مقنعة.

توفر الرسائل المقنعة فرصًا للترويج لمؤسستك والحصول على قبول لفكرة أو وجهة نظر واتخاذ إجراء سريع. تم تصميم هذه الرسائل لإقناع شخص ما باتخاذ إجراء أو قبول وجهة نظر تفيد الشركة.

في حين يمكن استخدام الرسائل التعميمية لإعلام الأشخاص بأشياء مثل تغيير العنوان، في عالم الأعمال، يتم استخدامها عادةً لإقناع الأشخاص بشراء المنتجات أو الخدمات، أو طلب خدمات خاصة، أو تحفيز الأشخاص على الانخراط في أعمال تجارية مع الشركة.

وبغض النظر عن غرض الرسالة التعميمية، فإنها تحتوي على عنصر الإقناع. يهدف كل مسعى تجاري إلى تحفيز العمل لصالحه. الرسالة المعممة عبارة عن خطاب عام للجمهور يتضمن نداء بأشكال مختلفة لدعم المنظمة.

6 أغراض الرسائل الدائرية

تتم كتابة الرسالة التعميمية لتحقيق أغراض محددة، وتكون بعض المواقف مناسبة لاستخدامها. ويوضح الوصف التالي أغراضه:

لتقديم منتج

الغرض الأساسي من الرسالة التعميمية هو تقديم منتج للجماهير أو لسوق مستهدف محدد. ويتضمن معلومات حول المنتج، وتكنولوجيا إنتاجه، وضمان الجودة، وغرس الثقة في المشترين المحتملين.

لطلب اتخاذ إجراء لصالح منظمة الأعمال

تعمل الرسائل المعممة بمثابة اتصالات مقنعة، حيث تحث القراء على اتخاذ إجراءات فورية، مثل إجراء عملية شراء لدعم منظمة الأعمال.

لتعزيز سمعة الشركة

الغرض الآخر من الرسالة المعممة هو تعزيز حسن نية الشركة من خلال إعلام الناس بمبادراتها الاجتماعية وتحسينات الجودة والرعاية الثقافية والتعليمية والمزيد.

للإبلاغ عن توفر المنتج

تُستخدم الرسائل الدائرية لإبلاغ عدد كبير من الأشخاص أو العملاء بتوفر المنتج. وهذا يساعد العملاء في العثور على المكان الذي يمكنهم شراء المنتج فيه، مما يقلل الجهد المطلوب للبحث عنه.

للدخول إلى منطقة السوق الجديدة

أحد الأهداف الحاسمة للرسالة المعممة هو الإعلان عن دخول منتج جديد إلى سوق معينة. لذلك، تنقل الرسائل الدائرية خبرًا مفاده أن منتجًا ما على وشك طرحه في سوق جديد.

لصالح كل من العملاء والمسوقين

تسلط الرسائل المعممة الضوء على المنافع المتبادلة لكل من العملاء والمسوقين الناتجة عن سلوك المشتري المتوقع. والغرض منها هو تعزيز التفاهم المتبادل والتعاون بين المسوقين والعملاء.

14 مميزات الحروف الدائرية

يقوم رجال الأعمال بتأليف خطاب دائري لإقناع مجموعة من الأشخاص بشراء منتج أو خدمة، أو التصويت لقضية معينة، أو إعلام الجمهور بتغيير العنوان أو إنشاء فرع أو صالة عرض أو متجر.

وبغض النظر عن الغرض من الرسالة المعممة، فإنها يجب أن تتمتع بصفات معينة لتحقيق هدفها بفعالية. تتم مناقشة الخصائص الفعالة العامة للرسالة التعميمية أدناه:

جذب انتباه/جاذبية القارئ

الميزة الأكثر أهمية للرسالة الدائرية هي قدرتها على جذب انتباه القارئ. ويجب أن تكون جذابة من كافة النواحي لتحافظ على اهتمام القارئ طوال الرسالة.

قدّم المنتج أو الفكرة

يجب أن يقدم محتوى الرسالة المعممة المنتج أو الفكرة التي يهدف إلى إيصالها إلى الجماهير للحصول على استجابة إيجابية.

اشرح الفوائد للقارئ

من الخصائص الأخرى للرسالة المعممة أنها يجب أن تشرح للقارئ الفوائد التي سيجنيها. وهذا سوف يحفزهم على اتخاذ إجراءات لصالح المنظمة.

تقديم الأدلة لدعم القيمة للقارئ والآخرين

يجب أن تحتوي الرسالة المعممة على أدلة تدعم قيمة المنتج أو الفكرة للقارئ والآخرين. تعتبر الوثائق أو المراجع الأصلية ضرورية لرسالة تعميمية سريعة الاستجابة.

دعوة لاتخاذ اجراءات

يجب أن تحث الرسائل المعممة القارئ على اتخاذ إجراء فوري للحصول على المنفعة أو التفكير مليًا في الفكرة. لذلك، تتضمن كل رسالة معممة دعوة حازمة للعمل.

كياسة

المجاملة هي فضيلة أساسية في كل الاتصالات التجارية، بما في ذلك الرسائل التعميمية. يجب أن يتم نقل الرسالة بطريقة مهذبة، مع اتباع مبادئ المجاملة.

عالمية

يقرأ الأشخاص من جميع الأعمار الرسائل التعميمية، لذا يجب كتابتها بطريقة ولغة يمكن للجميع فهمها وتقديرها، دون الشعور بالتمييز أو الإذلال.

لغة مقنعة

الرسائل الدائرية مقنعة بطبيعتها، لذلك يجب أن تكون لغتها مقنعة ومقنعة.

أصالة

ويجب أن تكون الحقائق والمعلومات المقدمة في الرسالة المعممة صحيحة ومدعمة بالأدلة حتى يتمكن الناس من الاعتماد عليها واتخاذ الإجراءات اللازمة دون تردد.

تداول واسع

يتم تداول الرسائل الدائرية على نطاق واسع بين عدد كبير من الناس، مما يجعلها شكلاً من أشكال الاتصال الجماهيري.

غرض محدد

يتم كتابة كل خطاب تعميمي لغرض محدد، ويجب ألا يحتوي على أكثر من هدف واحد.

فن الكتابة المتميز

تتطلب الرسائل الدائرية أسلوبًا مميزًا في الكتابة، حيث إنها تعمل كرسالة وأداة اتصال جماهيري، وتخاطب أنواعًا مختلفة من العملاء.

هيكل مميز/خاص

هيكل الرسالة الدائرية فريد من نوعه، فهو يشبه الرسالة ولكنه يحتوي على أنماط أو رموز محددة لا توجد عادة في المراسلات العادية. وبالتالي، فإنه يتطلب هيكلا خاصا.

الإيجاز

الرسائل المعممة هي اتصالات تجارية ويجب أن تكون موجزة وشاملة. وينبغي أن تكون مبادئ الإيجاز والاكتمال هي التي توجه تكوينها.

7 أهمية الرسالة التعميمية

إن المنافسة أمر لا مفر منه اليوم في كل مجال من مجالات الأعمال، وخاصة بعد فتح اقتصادنا أمام الآخرين. يوفر الاقتصاد المفتوح فرصًا لأعمالنا لدخول الأسواق الأجنبية وللشركات الأجنبية لدخول أسواقنا.

علاوة على ذلك، أصبحت السوق المحلية تنافسية بشكل متزايد يومًا بعد يوم، مع دخول رواد الأعمال المهرة إلى مجال الأعمال. إنهم يخلقون مشهدًا تنافسيًا جديدًا ليس من السهل على الجميع التنقل فيه.

ولذلك فإن كسب السوق وقلوب العملاء هو جهد أساسي لكل شركة مهما كان حجمها.

وفي هذا السياق أصبحت الرسائل الدائرية أداة فعالة في معركة المنافسة اليوم. وفيما يلي تفاصيل أهمية مثل هذه الرسائل في بيئة الأعمال اليوم:

أداة الدعاية الاقتصادية

تعد الرسائل الدائرية إحدى أدوات الدعاية الأكثر فعالية من حيث التكلفة. إنها تتطلب الحد الأدنى من الإنفاق مقارنة بطرق الإعلان الأخرى في وسائل الإعلام، مما يجعلها خيارًا شائعًا في مجتمع الأعمال.

وسيلة دعاية سهلة

لا تتطلب الرسائل المعممة إجراءات شكلية أو عقودًا مع وكالات الإعلان. يمكن لأي شخص صياغة رسالة تعميمية وطباعتها وتوزيعها على الجمهور بمختلف الوسائل. إن سهولة الدعاية هذه تجعل الرسائل الدائرية خيارًا مناسبًا.

جهاز توفير العمالة

توفر الرسائل الدائرية قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد للشركة. يمكنهم الوصول إلى جمهور كبير بسرعة وكفاءة، وهو ما قد يكون عملية مكلفة وتتطلب عمالة مكثفة مع طرق الإعلان الأخرى.

وصول واسع النطاق

تعمل الرسائل الدائرية على نشر رسالة الشركة في كل ركن من أركان المنطقة، وتصل إلى جمهور متنوع بغض النظر عن مكان إقامتهم. ومع ذلك، فإن هذا الشكل من التواصل فعال فقط للأفراد المتعلمين.

الدعاية السريعة للمنتج

تعمل الرسائل المعممة على نقل معلومات المنتج بسرعة إلى عدد كبير من الأشخاص، مما يؤدي إلى استجابات سريعة من العملاء المحتملين.

أداة توسيع الأعمال/السوق

تعد الرسائل المعممة أدوات فعالة لتوسيع الأعمال أو الأسواق من خلال توفير معلومات شاملة عن المنتج لجمهور واسع. وهذا يتيح للناس اتخاذ قرارات شراء مستنيرة.

مفيد لكل من المشترين والبائعين

تفيد الرسائل الدائرية كلا من المشترين والبائعين. أنها توفر للمشترين معلومات قيمة لاتخاذ قرارات شراء فعالة مع زيادة مبيعات الشركة بشكل غير مباشر.

عينات من الرسالة التعميمية

إنشاء فرع جديد

سميث وأولاده للخدمات المالية
15، أفينيدا دا ليبردادي
لشبونة – 1200
البرتغال
الهاتف: +351 21 789 4567
البريد الإلكتروني: info@smithandsonsfinserv.pt

10 يونيو 2005

عزيزي العملاء الكرام،

يسعدنا أن نعلن عن إنشاء فرعنا الجديد في قلب المنطقة التجارية الصاخبة في ألاميدا سنترال. سيبدأ الفرع الجديد عملياته في الأول من يوليو 2005، ويسعدنا أن نجعل مجموعتنا الكاملة من الخدمات المصرفية أقرب إليك.

في شركة Smith & Sons للخدمات المالية، نحن نؤمن بالتقدم والراحة والتميز. مهمتنا هي أن نقدم لك خدمات مصرفية سريعة وموثوقة مع ضمان رضاك الكامل. ومع افتتاح فرعنا الجديد، فإننا نقترب خطوة واحدة من تحقيق هذا الهدف.

ما يميزنا:

  • الخدمات المصرفية الحديثة: فرعنا المركزي في ألاميدا محوسب بالكامل ومجهز بأحدث التقنيات لخدمتك بكفاءة.
  • نهج يركز على العملاء: رضاكم هو أولويتنا القصوى. نحن نسعى جاهدين لتقديم تجربة مصرفية خالية من المتاعب ومصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتك.
  • الراحة والملاءمة: يتميز فرعنا ببيئة مكيفة بالكامل، مما يضمن راحتك أثناء زياراتك.
  • دعم الصادرات: تماشيًا مع التزامنا بحماية العملاء، قمنا بتنفيذ نظام دعم الصادرات المضمون حصريًا للشركات الموجهة نحو التصدير.
  • الخدمات المصرفية الإلكترونية: في عالم اليوم المترابط، نقدم مجموعة واسعة من تسهيلات التحويل الإلكتروني لتلبية احتياجاتك المالية العالمية.

إن فريقنا من المصرفيين المؤهلين والمدربين جيدًا وذوي الخبرة على استعداد لمساعدتك بأقصى قدر من الاحترافية والتفاني. نحن نتطلع إلى تلبية جميع متطلباتك المصرفية بسرعة وكفاءة.

نحن ندعوك لزيارة فرعنا الجديد وتصبح عميلاً قيمًا لشركة Smith & Sons Financial Services. افتح حسابًا واستمتع بتجربة الخدمات المصرفية الحديثة المميزة. هدفنا هو جعل رحلتك المالية أكثر سلاسة وأكثر ملاءمة.

نرجو أن تتضاعف ثرواتكم وازدهاركم، ونحظى بشرف كوننا شريككم المالي في اقتصاد البرتغال المتنامي. دعونا نكون جزءا من قصة نجاحك المالي.

نشكرك على ثقتك ودعمك المستمر.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

السير إدوارد جيمس ورثينجتون
مدير فرع
سميث وأولاده للخدمات المالية
فرع ألاميدا المركزي
لشبونة

تأسيس أعمال جديدة

مشاريع البيع بالتجزئة سميث وأولاده
37، أفينيدا دا ليبردادي
لشبونة – 1250
البرتغال

عزيزي السكان،

يسعدنا أن نعلن عن الافتتاح الكبير لمتجرنا الجديد لبيع البقالة بالتجزئة يوم الجمعة الموافق 3 يونيو 2005.

يسعدنا أن نقدم السيد ألكسندر مونتغمري كمدير للمتجر. مع 15 عامًا من الخبرة في الصناعة، يجلب السيد مونتغمري ثروة من المعرفة والخبرة لضمان أن المنتجات التي نقدمها هي من أعلى مستويات الجودة وبأسعار تنافسية.

سيفتح متجرنا الجديد أبوابه في الساعة 0800 يوم الجمعة 1 يونيو، إيذانا ببداية تجربة تسوق جديدة في مجتمعنا. للاحتفال بهذه المناسبة الخاصة، نقدم خصمًا حصريًا بقيمة 10% على جميع المشتريات التي قام بها عملائنا الكرام في اليوم الأول من التشغيل. نأمل مخلصين أن نرحب بكم كأحد عملائنا في اليوم الأول.

في Smith & Sons Retail Ventures، نحن ملتزمون بتزويدك بمجموعة واسعة من محلات البقالة عالية الجودة وبيئة تسوق مريحة. نحن ملتزمون بتلبية احتياجاتك وضمان رضاك.

نحن نتطلع إلى خدمتك وأن نصبح خيارك المفضل للتسوق في منطقتنا. دعمكم يعني العالم بالنسبة لنا، ولا يمكننا الانتظار لبدء هذه الرحلة المثيرة معًا.

نشكرك على رعايتك المتوقعة وثقتك في مشاريع البيع بالتجزئة لدى Smith & Sons.

بإخلاص،

السير بنيامين ألكسندر ورثينجتون
مدير عام (التسويق)
مشاريع البيع بالتجزئة سميث وأولاده