التوثيق والببليوغرافيا: المعنى، الأساليب، الدليل

التوثيق والببليوغرافيا: المعنى، الأساليب، الدليل

التوثيق هو عملية تقديم المستندات لدعم حدث معين. وهو بمثابة دليل بالأدلة، مما يضفي صحة على المعلومات المستخدمة في أي شكل من أشكال الاتصال. عند كتابة التقارير والكتب والبيانات والتعاميم وما إلى ذلك، فإننا نعتمد في كثير من الأحيان على معلومات من مصادر أخرى. وبما أن هذه المادة ليست ملكنا، فقد نحتاج إلى الاعتراف بها.

في بعض الأحيان، يكون هذا الإقرار التزامًا قانونيًا، وقد يؤدي عدم القيام بذلك إلى رفع دعاوى تعويض في المحكمة. ولذلك فإن التوثيق هو التعرف على مصادر المعلومات المدرجة في الاتصالات التجارية.

متى الاعتراف

يجب أن يعتمد قرار الاعتراف بالمصدر أو عدم الاعتراف به في المقام الأول على منح الائتمان عند استحقاقه. إذا اقتبسنا كلمات شخص آخر، فيجب علينا أن ننسب الفضل إلى هذا الشخص المحدد.

إذا قمنا بإعادة الصياغة، بمعنى أننا نستخدم أفكار شخص آخر بكلماتنا الخاصة، فيجب أن ننسب الفضل إليها ما لم تكن المادة المغطاة تعتبر معرفة عامة. التوثيق هو ممارسة مهذبة وإلزامية في بعض الأحيان. ولذلك، عندما نستخدم معلومات من مصدر خارجي، يجب علينا أن نعترف بها ونقدم الأدلة التي تدعمها.

كيفية الإقرار أو طرق التوثيق

هناك ثلاث طرق للتوثيق شائعة الاستخدام في الأعمال التجارية للاعتراف بمصادر المعلومات. هم:

  1. مراجع تاريخ المؤلف بين قوسين داخل النص.
  2. مراجع الحواشي السفلية.
  3. مراجع التعليقات الختامية.

ومع ذلك، فإن الطريقة الأخيرة تفقد شعبيتها، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى أن ميزة الكتابة التي توفرها قد انخفضت بسبب ظهور معدات معالجة النصوص.

طريقة تاريخ المؤلف بين قوسين

في السنوات الأخيرة، أصبحت طريقة تاريخ المؤلف هي الطريقة المرجعية الأكثر شيوعًا في مجال الأعمال. يتضمن وضع الاسم الأخير للمؤلف وسنة النشر بين قوسين مباشرة بعد المادة المذكورة.

لمؤلف واحد:

(كالاهان، 1984)

الاتصال الأفقي هو التبادل القطري للرسائل إما داخل حدود وحدة العمل، بمشاركة الأقران، أو عبر حدود وحدة العمل، بمشاركة أفراد يقدمون تقاريرهم إلى مشرفين مختلفين (بارتول ومارتن، 2000).

مرجع بأرقام صفحات محددة:

يتم ربط المرجع بقائمة جميع المنشورات المذكورة (قائمة المراجع) التي تظهر في نهاية التقرير (انظر قائمة المراجع في القسم التالي). إذا كانت هناك حاجة إلى أرقام صفحات محددة، فإنها تتبع التاريخ:

(كالاهان، 1984، 117-18)

مرجع مع مؤلفين متعددين يصل إلى ثلاثة:

إذا تم الاستشهاد بمؤلفين متعددين، فقد يتم إدراج الأسماء الأخيرة لجميع المؤلفين:

(سميث، كورلي، ودوران، 1988، 31)

مرجع لأكثر من ثلاثة مؤلفين:

إذا كان هناك أكثر من ثلاثة مؤلفين، فاذكر فقط الاسم الأخير للمؤلف الأول واستخدم "وآخرون" التقليدية. أو "وغيرهم" للكتاب الآخرين:

(كلوفيس وآخرون، 1981)

(فرانسيس وآخرون، 1987)

المرجع مع التأليف التنظيمي:

عندما لا يتم إدراج أي مؤلف فردي، كما هو الحال في المنشورات غير الموقعة الصادرة عن شركة أو وكالة حكومية أو نقابة عمالية أو كيانات مماثلة، فإن اسم المؤلف هو اسم المنظمة:

(وزارة العمل الأمريكية، 2000)

(وزارة المالية، حكومة الهند، 2003، 31)

يتم ربط هذه المراجع بقائمة المراجع التي تظهر في نهاية التقرير. وللعثور على تفاصيل المرجع، يلجأ القارئ إلى قائمة المراجع ويتتبع المرجع من خلال القائمة الأبجدية.

على سبيل المثال، بالنسبة للمرجع "(خان، 1988)"، يجد القارئ "خان" في الترتيب الأبجدي. إذا ظهر أكثر من منشور لخان، فسيعرف القارئ أنه يشير إلى المنشور المكتوب في عام 1988.

طريقة الحواشي السفلية

الحاشية السفلية هي الطريقة التقليدية للاعتراف بالمصادر. في هذه الطريقة، يتم وضع المراجع في أسفل الصفحة ويتم ربطها بالمادة النصية باستخدام الحروف الفوقية (الأرقام العربية البارزة). يكون تسلسل ترقيم الحروف العلوية متتابعًا حسب الصفحة أو الفصل أو حسب العمل بأكمله. يتم وضع الحواشي السفلية داخل تخطيط الصفحة، بمسافة مفردة، ويتم وضع مسافة بادئة لها أو حظرها تمامًا أثناء كتابة النص.

قد يختلف نموذج الحاشية السفلية من مصدر إلى آخر، ولكن يتم عرض إجراء واحد مقبول بشكل عام هنا. وهو يسمح ببنيتين: بنية مختصرة تستخدم مع قائمة المراجع في التقرير وأخرى تستخدم في حالة عدم وجود قائمة مراجع.

النموذج المرجعي المختصر:

تحتوي المراجع المختصرة فقط على الأجزاء التالية: (1) لقب المؤلف، (2) عنوان المقالة أو النشرة أو الكتاب، و(3) رقم صفحة المنشور.

مرجع الكتاب: 1 محيي الدين، الاتصالات التجارية، ص 100. 2004

المرجع الدوري: 2 محي الدين ومحمود، "الموظفون في إدارة الموارد البشرية: تحليل من منظور تنموي"، ص 287-296.

النموذج الكامل للمرجع:

عادةً ما يكون النموذج المرجعي الكامل هو الشكل المفضل للاعتراف بمصدر المواد. وهو شكل وصفي للمرجع، حيث يتم الفصل بين النقاط بفواصل، وينتهي الإدخال بنقطة. يتم استخدام الأحرف الكبيرة فقط مع الأسماء الصحيحة، وتكون الاختصارات مقبولة إذا تم استخدامها باستمرار.