الاتصال الداخلي: المعنى، الوظائف، الميزات

التواصل الداخلي

يشير الاتصال الداخلي إلى شبكة من أنظمة تدفق المعلومات التي تربط المنظمة معًا في رابطة علائقية. ويشمل كلا من الاتصالات الرسمية وغير الرسمية. يتعلق الاتصال الرسمي بسلسلة الاتصال المنظمة، بما في ذلك الاتصال العلوي والسفلي والجانبي. يكمل الاتصال غير الرسمي القنوات الرسمية ويستخدمه المديرون لتعزيزهم

دعونا نفهم التواصل غير الرسمي في المنظمة.

ما هو التواصل غير الرسمي؟

الاتصالات غير الرسمية هي مخصصة وعفوية. ولذلك، فإن الاتصالات غير الرسمية في النظام الداخلي لا يتم تخطيطها أو توثيقها عادةً.

إنها ذات طبيعة شخصية وجهاً لوجه. يتواصل الناس مع بعضهم البعض بشكل مباشر لأن طبيعة نفسيتهم، وظروفهم الظرفية، وعلاقاتهم مع الآخرين تجعلهم "يرغبون في التواصل"، وليس لأن المنظمة "تطلب منهم التواصل".

يعرّف بيس (1883:56-57) التواصل غير الرسمي بأنه "الاتصال غير الرسمي، المعروف باسم شجرة العنب، وهو التواصل الذي يتم دون النظر إلى التسلسل الهرمي أو متطلبات المهمة.

تعمل المنظمات من خلال شبكة الاتصالات. يتحمل المديرون مسؤولية تصميم وتنفيذ وصيانة شبكة اتصالات داخلية لتسهيل الاتصال داخل المنظمة وجمع التعليقات في الوقت المناسب.

تمكن هذه الشبكة المديرين من اتخاذ قرارات مستنيرة ودمج أنشطة الأقسام المختلفة بشكل فعال.

فهو يربط أعضاء المنظمة بطريقة متزامنة. وكما كتب تشيستر برنارد ذات مرة، "إن الوظيفة التنفيذية الأولى هي تطوير وصيانة نظام الاتصالات" (1938: 82). هناك "علاقة محددة" بين التواصل وإنتاجية الموظف.

لذلك، يعد الاتصال الداخلي بمثابة العمود الفقري لشبكة المعلومات التي تمكن المديرين من إدارة المنظمة بشكل فعال.

يشمل الاتصال الداخلي كلا من الشبكات الرسمية وغير الرسمية التي تسهل تدفق المعلومات بين الأفراد داخل المنظمة. فهو يضمن الجهود المنسقة للأشخاص عبر مختلف الأقسام الوظيفية ويوجههم نحو الأهداف المشتركة.

وظائف الاتصال في المنظمات

يحدد كونراد (1985) ثلاث وظائف رئيسية يخدمها الاتصال في المنظمات:

وظيفة الأمر

يتيح الاتصال لأعضاء المنظمة إصدار الأوامر وتلقيها وتفسيرها والتصرف بناءً عليها. تشمل هذه الوظيفة التوجيهات والتعليقات، بهدف التأثير بنجاح على الأعضاء الآخرين في المنظمة. نتيجة وظيفة القيادة هي التنسيق بين الأعضاء المترابطين داخل المنظمة.

الوظيفة العلائقية

يتيح الاتصال لأعضاء المنظمة إنشاء والحفاظ على علاقات تجارية وشخصية مثمرة مع زملائهم.

تؤثر العلاقات داخل مكان العمل على الأداء الوظيفي، بما في ذلك عوامل مثل الرضا الوظيفي، وتدفق الاتصالات داخل التسلسل الهرمي التنظيمي، ومدى اتباع الأوامر.

وبالنظر إلى أن العديد من العلاقات في مكان العمل لا يتم اختيارها بل تفرضها الظروف التنظيمية، فإن المهارات الشخصية الجيدة تصبح حاسمة.

وظيفة إدارة الغموض

غالبًا ما يتم اتخاذ الاختيارات التنظيمية في ظروف غامضة، مع دوافع متعددة وأهداف غير واضحة. يعد الاتصال وسيلة للتعامل مع الغموض داخل المنظمة والحد منه. يتواصل الأعضاء لتنظيم البيئة وفهم المواقف الجديدة من خلال اكتساب المعلومات ومشاركتها.

ومن خلال تحقيق هذه الوظائف، يلعب الاتصال دورًا حيويًا في تسهيل الإدارة التنظيمية الفعالة.

10 ميزات لكرمة العنب أو التواصل غير الرسمي

يُعرف التواصل غير الرسمي بميزاته الفريدة، والتي نناقشها أدناه:

تواصل شفوي

تميل الاتصالات غير الرسمية إلى أن تكون شفهية، على الرغم من أنها قد تكون مكتوبة في بعض الأحيان.

الديناميكية

يعتبر التواصل غير الرسمي متقلبًا وديناميكيًا ومتنوعًا، مما يعكس الطبيعة المتنوعة للأشخاص في المجتمع. فهو التعبير عن الدافع الطبيعي للناس للتواصل وممارسة حريتهم في التعبير مما يجعله نشاطاً طبيعياً وعادياً.

الأبدية

التواصل غير الرسمي دائم ومرن. وغالباً ما تفشل محاولات قمعها أو السيطرة عليها، إذ لا يمكن إلغاؤها أو إخفاؤها أو إيقافها.

قدرة هائلة

يتمتع Grapevine بقدرة هائلة على حمل قدر كبير من المعلومات، المفيدة والضارة للمنظمة.

سريع

الاتصالات غير الرسمية سريعة جدًا. ونظرًا لمرونتها وطبيعتها الشخصية، فإنها تنشر المعلومات بشكل أسرع من معظم قنوات الاتصال الإدارية.

اختراق

يتمتع Grapevine بقدرة فريدة على اختراق حتى أضيق شاشات الأمان التنظيمية. ويمكن أن يتجاوز الخطوط التنظيمية ويصل مباشرة إلى الأفراد الذين يمتلكون معلومات حيوية.

متعدد الاتجاهات

الاتصال غير الرسمي هو متعدد الاتجاهات، ويعبر الحدود بين الوحدات الوظيفية أو الهرمية. ولا يقتصر على أي اتجاه معين ويمكن أن يمتد عبر الحدود بين الوحدات.

نشيط

يعد Grapevine أحد أكثر أشكال الاتصال نشاطًا. كثيرًا ما يستخدم الأشخاص قناة الاتصال هذه لتبادل الرسائل.

تلقائي

يتطور الاتصال غير الرسمي بشكل عفوي، وينشأ بشكل طبيعي داخل المنظمة.

دقة

العنب دقيق بشكل عام إلى حد ما. تشير الأبحاث إلى أن البيانات التي يتم إنتاجها من خلال قنوات الاتصال غير الرسمية يمكن أن تكون دقيقة بنسبة 50 إلى 90 بالمائة (Goldhaber, 1986:176-77; Zeremba, 1988:38-42).

5 الآثار الوظيفية والإدارية للاتصالات غير الرسمية

توجد المجموعات غير الرسمية حتماً داخل منظمة رسمية، ولا يمكن للإدارة الهروب من وجودها. ونتيجة لذلك، فإن الاتصالات غير الرسمية منتشرة أيضًا داخل كل منظمة.

من المهم أن ندرك أن التواصل غير الرسمي لا يضر بالتواصل الرسمي؛ وبدلاً من ذلك، فهو يكمل ويعزز جودة وقوة الاتصال الرسمي.

وظائف الاتصال غير الرسمي موضحة أدناه:

إشارة إنذار مبكر للتغييرات التنظيمية

تنقل قنوات الاتصال غير الرسمية مواقف وآراء الأفراد فيما يتعلق بالأنظمة والممارسات والسياسات التشغيلية الحالية للمنظمة. غالبًا ما تكون هذه الآراء صريحة وصادقة، وتنبه الإدارة إلى المشكلات المحتملة.

وبالتالي، فإن الاتصالات غير الرسمية تكون بمثابة إشارة إنذار مبكر للتغييرات الضرورية للحفاظ على بيئة تنظيمية مواتية ومفيدة.

وسيلة لخلق الثقافة التنظيمية

تشتمل الثقافة التنظيمية على القيم والمعتقدات المشتركة التي تحدد هوية المنظمة. إن تحقيق قبول الثقافة التنظيمية المقصودة بين الموظفين يتطلب تضافر الجهود. يعمل التواصل غير الرسمي على نشر الأفكار الإدارية حول المعايير الثقافية الجديدة بسرعة ويساعد على تقليل مقاومة التغيير.

إنه يشكل عقلية الموظفين لصالح المعايير التنظيمية المقترحة. تساعد المناقشات غير الرسمية في فهم دوافع الأشخاص وتعديل الثقافة المقترحة لجعلها أكثر قبولاً قبل تنفيذها رسميًا.

آلية تعزيز تماسك المجموعة

يشير تماسك المجموعة إلى "شعورنا" الذي يربط أعضاء المجموعة معًا. يعزز التواصل غير الرسمي الشعور القوي بالصداقة الحميمة، مما يخلق روابط اجتماعية بين الأفراد داخل المجموعات غير الرسمية.

يصبح أعضاء المجموعة هؤلاء مترابطين ويلتزمون بشدة بمعايير المجموعة. ولذلك، فإن شجرة العنب، باعتبارها شكلاً من أشكال التواصل غير الرسمي، تصبح آلية فعالة لتعزيز تماسك المجموعة تحت توجيه الإدارة.

طريقة ارتداد الأفكار عن الآخرين

يتيح الاتصال غير الرسمي استخلاص الأفكار الخفية من الأفراد، والتي يمكن تسخيرها لصالح المنظمة.

يميل الناس إلى أن يكونوا أقل حراسة وأكثر اعتيادية في الأماكن غير الرسمية. وبالتالي، يوفر موقع Grapevine منصة مثالية لتبادل الأفكار الإبداعية بسهولة، وهي ممارسة غالبًا ما تمثل تحديًا في التواصل الرسمي.

داعمة للاتصالات الرسمية

يتعايش الاتصال غير الرسمي دائمًا مع الاتصال الرسمي داخل كل منظمة. تستخدم الإدارة شبكات الاتصال غير الرسمية للحصول على الدعم من الموظفين لخططها وتنفيذها.

تتضمن عمليات التخطيط الرسمية أيضًا معلومات من قنوات غير رسمية مختلفة لتعزيز التطبيق العملي وكفاءة التنفيذ.

يظل المديرون الفعالون متناغمين مع مشاعر مجموعات العمل من خلال التعامل بانتظام مع أفراد الاتصال أو أولئك الذين ينشرون المعلومات المهمة للآخرين. تلعب جهات الاتصال هذه دورًا حاسمًا في الحفاظ على التواصل بين الإدارة والموظفين.

15 اختلافات بين التواصل الرسمي وغير الرسمي

يختلف الاتصال الكرمة عن الاتصال الرسمي في العديد من النواحي. ويظهر في الجدول المنقسم التالي:

مجال الاختلافالتواصل الرسميالكرمة أو الاتصالات غير الرسمية
1. البدءتشكيل متعمد من قبل الإدارةالتكوين التلقائي من قبل الناس في المنظمة.
2. الاعترافومن المسلم به كاتصال مشروع.ليس لها أي عقوبة قانونية.
3. المرونةإنه غير مرن.إنها مرنة للغاية.
4. التقليدويتبع القواعد واللوائح الرسمية بدقة.لا يتبع أي قواعد.
5. السجل الدائمويحتفظ بسجل لكل إجراء.ليس لديه سجلات لأي اتصالات.
6. الأخطاءأقل الأخطاء.الحد الأقصى من الأخطاء والأخطاء.
7. السلوكيخلق سلوكًا مسيطرًا.يخلق سلوكًا ملائمًا.
8. الضرورةإنه ضروري لكل منظمة.إنها ليست ضرورية مثل التواصل الرسمي.
9. الالتزامواجب على كل موظف أن يتبعه.ليس من الواجب اتباعه.
10. المرجعفهو يحتفظ بسجلات للاتصالات وبالتالي يمكن استخدامه كمرجع في المستقبل.ليس من الممكن الاحتفاظ بسجلات الاتصال وبالتالي لا يمكن استخدامها كمرجع في المستقبل.
11. إشاعةوله مصدر وحقيقة محددة. وبالتالي لا توجد إمكانية لنشر الشائعات.لها مصادر متعددة وبالتالي تنشر الشائعات.
12. سوء الفهمإنه يتبع نظامًا جيدًا لشبكات الاتصالات وبالتالي لديه أقل احتمال للتسبب في سوء الفهم.إنه يتبع نظامًا مسمىًا لشبكات الاتصال وبالتالي يسبب سوء الفهم.
13. الدقةلديها دقة أعلى للمعلومات والموثوقية.لديها دقة أقل للمعلومات والموثوقية.
14. التكلفةيستغرق الأمر وقتًا ويتطلب إنفاق المال لمتابعة الشبكة الرسمية.إنه سريع وعفوي. وبالتالي أقل تكلفة.
15. السلوكيُظهر سلوكًا رسميًا مسيطرًا.يُظهر سلوكًا اجتماعيًا صديقًا.

5 عيوب الاتصال غير الرسمي

غالبًا ما يتم وصف الاتصالات غير الرسمية بأنها شبكة اتصالات مدمرة. أسباب هذا التصور السلبي نلخصها فيما يلي:

تشويه المعنى

وينطوي الاتصال غير الرسمي على خطر أكبر يتمثل في تشويه معنى الرسائل المرسلة عبر هذه القنوات. يميل الأشخاص إلى إضافة أو تعديل المعلومات لتناسب مصلحتهم الخاصة، مما يؤدي إلى تشويه الرسالة.

انتشار الشائعات

يتم نقل الشائعات، وهي شكل من أشكال المعلومات العنبية، من خلال قنوات غير رسمية دون وجود معايير آمنة للأدلة (Davis, 1979:283).

لا يتم التحقق من الشائعات وغالبًا ما تنتشر المعلومات غير الصحيحة عبر شبكات الاتصال غير الرسمية بوتيرة سريعة لتتوافق مع المصالح الفردية ووجهات النظر العالمية.

يؤثر على السرية

في المنظمات غير الرسمية، يميل الأشخاص إلى أن يكونوا منفتحين وصريحين أثناء التواصل غير الرسمي، وغالبًا ما يكشفون عن معلومات حساسة دون مراعاة سريتها. وبالتالي فإن هذا الانفتاح يهدد بشكل خطير سرية المعلومات.

لا يمكن السيطرة عليها

إن شبكات الاتصالات غير الرسمية لا يمكن السيطرة عليها بطبيعتها. لا يمكن للإدارة إيقافها أو توجيهها أو إدارتها بشكل فعال. إنهم يعملون وفقًا لديناميكياتهم الخاصة، وغالبًا ما يتسببون في ضرر كبير للمنظمة.

يخلق سوء الفهم

لا يلتزم الاتصال غير الرسمي بتسلسل قيادي رسمي. فهو يأخذ رسائل من أي نوع ويعيد تشكيلها بأشكال مختلفة. ونتيجة لذلك، يؤدي التواصل غير الرسمي في كثير من الأحيان إلى سوء الفهم بين الأفراد داخل المنظمة.