الإدارة بالأهداف (MBO): المعنى، الخطوات، الفوائد

ما هي الإدارة بالأهداف (MBO)

تُمارس الإدارة بالأهداف (MBO) الآن في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك، على الرغم من تطبيقه على نطاق واسع، فإنه ليس من الواضح دائمًا ما هو المقصود بـ MBO.

لا يزال البعض يعتقد أنها أداة تقييم، والبعض الآخر يرى أنها تقنية تحفيزية، ولا يزال البعض الآخر يعتبرها أداة للتخطيط والتحكم.

ما هو MBO (الإدارة بالأهداف)

تم تقديم مفهوم "الإدارة بالأهداف" (MBO) لأول مرة من قبل بيتر دراكر في عام 1954 (ممارسة الإدارة).

الإدارة بالأهداف (MBO) هي نظام إدارة شامل يعتمد على مجموعة أهداف قابلة للقياس وتشاركية. يتم الآن ممارسة MBO على نطاق واسع في جميع أنحاء العالم.

ولكن على الرغم من تطبيقه على نطاق واسع، فإن معنى MBO ليس واضحًا دائمًا.

بالنسبة لبعض الناس، إنها أداة تقييم؛ ويعتبرها البعض الآخر بمثابة أسلوب تحفيزي، بينما ينظر إليها آخرون على أنها أداة للتخطيط والسيطرة.

تم تعريف الإدارة بالأهداف (MBO) من قبل Weihrich و Koontz؛ ""النظام الإداري الشامل الذي يدمج العديد من الأنشطة الإدارية الرئيسية بطريقة منظمة والتي يتم توجيهها بوعي نحو تحقيق الأهداف التنظيمية والفردية بفعالية وكفاءة."

إن التركيز على الإدارة حسب الهدف لم يبدأ أو ينشأ من قبل أي شخص واحد. لقد تم إملاء هذه الإدارة من خلال الحكمة أو الحس السليم لعدد لا يحصى من الناس.

ومع ذلك، فقد ركز بعض الأفراد منذ فترة طويلة على الإدارة بالنتائج النهائية.

MBO هو نظام إدارة شامل يعتمد على مجموعة أهداف قابلة للقياس وتشاركية. لقد قطعت هذه الطريقة شوطًا طويلًا منذ أن اقترحها بيتر ف. دراكر لأول مرة في عام 1954 كوسيلة لتعزيز ضبط النفس الإداري.

العامل المشترك الذي جعل برامج الإدارة بالأهداف تحظى بشعبية كبيرة في كل من نظرية الإدارة وممارستها هو التركيز على الأهداف التي يمكن قياسها والمشاركة.

MBO هي تقنية إدارية لزيادة مشاركة الموظفين في أنشطة التخطيط والتحكم.

من خلال المشاركة، يُعتقد أن التزام الموظف بمسار العمل المخطط له سيتم تعزيزه وسيكون الأداء أكثر كفاءة.

تم العثور على العديد من الاختلافات في ممارسة MBO.

ولكنها في الأساس عملية يتم من خلالها تحديد الأهداف والخطط وأنظمة التحكم الخاصة بالمنظمة من خلال التعاون بين المديرين ومرؤوسيهم.

ويقومون بشكل مشترك بتحديد الأهداف المشتركة، وتحديد النتائج المتوقعة من كل فرد، واستخدام هذه القياسات لتوجيه تشغيل وحدتهم وتقييم المساهمات الفردية.

في هذه العملية، يتم استخدام معارف ومهارات العديد من أعضاء المنظمة في الخدمة. بدلاً من إخبار مرؤوسيهم بأهدافهم، يطلب المديرون من مرؤوسيهم المشاركة وتحديد أهدافهم.

بعد إعداد مجموعة مقبولة من الأهداف لكل موظف من خلال عملية الأخذ والعطاء التعاونية، يُطلب من الموظف أن يلعب دورًا رئيسيًا في وضع خطة عمل لتحقيق هذه الأهداف.

في المرحلة النهائية من عملية MBO، يُطلب من الموظفين تطوير عمليات التحكم ومراقبة أدائهم واقتراح التدابير التصحيحية في حالة حدوث انحرافات عن الخطط.

العملية برمتها هي مزيج من التخطيط والسيطرة.

مميزات الإدارة بالأهداف

في ضوء التعريفات السابقة لـ MBO، يمكن التعرف على الميزات التالية لها:

  1. إنها تقنية وفلسفة الإدارة.
  2. يتم تحديد الأهداف ومراجعة الأداء من خلال مشاركة المديرين المعنيين.
  3. يتم تحديد الأهداف لجميع مستويات المنظمة.
  4. إنه موجه نحو الإنجاز الفعال والكفء للأهداف التنظيمية.
  5. تهتم بتحويل الهدف التنظيمي إلى هدف شخصي على افتراض أن تحديد الأهداف الشخصية يجعل الموظف ملتزما مما يؤدي إلى أداء أفضل.
  6. التركيز الأساسي لـ MBO هو على الأهداف. تحاول الإدارة بالأهداف التوفيق بين الأهداف والموارد.
  7. توفر الأهداف في MBO إرشادات للأنظمة والإجراءات المناسبة.
  8. تعد المراجعة الدورية للأداء سمة مهمة لـ MBO.
  9. يوفر MBO الوسائل اللازمة لتكامل المنظمة مع بيئتها وأنظمتها الفرعية وأفرادها.
  10. يتم تزويد الموظفين بملاحظات حول الأداء الفعلي مقارنة بالأداء المخطط له.

العناصر المشتركة لبرنامج الإدارة بالأهداف

جوهر MBO هو تحديد الأهداف التشاركية، واختيار مسار الإجراءات وعملية صنع القرار. جزء مهم من MBO هو قياس ومقارنة الأداء الفعلي للموظف مع المعايير المحددة.

يتم تعريف الإدارة حسب الهدف على أنها نظام إدارة يتم فيه تحديد أهداف أداء محددة بشكل مشترك من قبل الموظفين ومديريهم، وتتم مراجعة التقدم نحو تحقيق تلك الأهداف بشكل دوري ويتم تخصيص المكافآت على أساس هذا التقدم.

أربعة مكونات مشتركة لبرنامج MBO

دعونا ننظر بإيجاز في كل من هذه.

خصوصية الهدف

يجب أن تكون الأهداف في MBO عبارة عن بيانات موجزة للإنجازات المتوقعة. ولا يكفي، على سبيل المثال، مجرد تحديد الرغبة في خفض التكاليف أو تحسين الخدمة أو زيادة الجودة.

ويجب تحويل هذه الرغبات إلى أهداف ملموسة يمكن قياسها وتقييمها، على سبيل المثال، خفض تكاليف الأقسام بنسبة 8 بالمائة لتحسين الخدمة من خلال ضمان معالجة جميع مطالبات التأمين خلال 72 ساعة من استلامها، أو زيادة الجودة عن طريق الحفاظ على العائدات أقل من 0.05% من المبيعات.

صنع القرار التشاركي

في نظام MBO، لا يتم تحديد الأهداف من جانب واحد من قبل الرئيس ويتم تعيينها للموظفين، كما هو الحال في تحديد الأهداف التقليدية.

بدلاً من ذلك، يستبدل MBO هذه الأهداف المفروضة بأهداف تشاركية محددة. يختار المدير والموظف الأهداف بشكل مشترك ويتفقان على كيفية تحقيقها.

فترة زمنية صريحة

يحتوي كل هدف أيضًا على فترة زمنية موجزة يجب إكماله خلالها. عادةً ما تكون الفترة الزمنية ثلاثة أشهر أو ستة أشهر أو سنة.

تقييم الأداء

المكونات النهائية لبرنامج MBO هي ردود فعل مستمرة على الأداء والأهداف التي تسمح للأفراد بمراقبة وتصحيح أفعالهم.

يتم استكمال هذه التعليقات المستمرة من خلال اجتماعات تقييم رسمية دورية حيث يمكن للرؤساء والمرؤوسين مراجعة التقدم نحو الأهداف، مما يؤدي إلى مزيد من التعليقات.

فوائد الإدارة بالأهداف

بالإضافة إلى حقيقة أن التوجه نحو الأهداف في الإدارة يعزز الشعور بالتحفيز بين الأشخاص داخل المنظمة، فإن MBO له فوائد أخرى معينة يتم سردها على النحو التالي:

يحسن الإدارة

لا يمكن تحديد الأهداف دون تخطيط، والتخطيط الموجه نحو النتائج هو النوع الوحيد الذي له معنى. يجبر أسلوب MBO المديرين على التفكير في التخطيط لتحقيق النتائج، بدلاً من مجرد تخطيط العمل أو الأنشطة.

ومن أجل جعل الأهداف واقعية، تتطلب الإدارة بالأهداف أيضًا أن يفكر المديرون في الطريقة التي سيحققون بها النتائج والموارد والمساعدة التي سيحتاجونها.

يشجع الالتزام الشخصي

تشجع MBO الموظفين على الالتزام بأهدافهم لأن أمامهم أهدافًا محددة بوضوح.

علاوة على ذلك، فإن حقيقة مشاركتهم في كثير من الأحيان في تحديد الأهداف، تعمل على تحسين التزامهم بالعمل. في واقع الأمر، يصبح الناس متحمسين عندما يتحكمون في مصيرهم.

يوضح المنظمة

تجبر MBO الإدارة على توضيح الأدوار والهياكل التنظيمية. بقدر الإمكان، يتم بناء المواقف التنظيمية حول النتائج الرئيسية المتوقعة من الأشخاص الذين يشغلونها.

علاوة على ذلك، يمكن للشركات التي تشرع في برامج MBO أن تكتشف بسهولة أوجه القصور في مؤسساتها وتتخذ الخطوات اللازمة لتصحيحها.

جهاز للرقابة التنظيمية والتقييم المنهجي

إنه بمثابة جهاز لتكامل التحكم التنظيمي. يساعد MBO في إجراء تقييم أكثر منهجية للأداء.

يطور السيطرة الفعالة

ليس هناك حافز أفضل لضبط النفس، ولا طريقة لمعرفة معايير السيطرة أفضل من وجود مجموعة من الأهداف الواضحة.

عندما يعرف كل موظف ما يجب تحقيقه، يصبح التحكم سهلاً وتلقائيًا للغاية.

تحسين الإنتاجية

تساعد الإدارة بالأهداف في تحسين الإنتاجية حيث يركز فريق الإدارة على المهمة المهمة المتمثلة في خفض التكاليف.

تحفيز المرؤوسين

إنه يحفز دافعية المرؤوسين.

الإرتياح الشخصي

إنه يوفر فرصة أكبر للمديرين لتحقيق الرضا الشخصي بسبب المشاركة في تحديد الأهداف وتقييم الأداء العقلاني.

تحديد المناطق الضعيفة والمشكلات

فهو يساعد في تحديد المناطق الضعيفة والمشكلات بسبب تحسين الاتصالات والهيكل التنظيمي.

6 خطوات لعملية MBO

يتم تعريف MBO أو الإدارة بالأهداف على أنها نظام إداري شامل يدمج العديد من الأنشطة الإدارية الرئيسية في عملية منهجية، ويتم توجيهها بوعي نحو تحقيق الأهداف التنظيمية والفردية بفعالية وكفاءة.

يمكن رؤية الأهمية العملية للأهداف في الإدارة بشكل أفضل من خلال تلخيص مدى نجاح الإدارة بالأهداف في الممارسة العملية.

6 مراحل لعملية MBO (الإدارة بالأهداف).

دعونا ننظر بإيجاز في كل من هذه.

تحديد الأهداف التنظيمية

الأهداف هي قضايا حاسمة بالنسبة للفعالية التنظيمية، وأنها تخدم عددا من الأغراض. يمكن أن يكون لدى المنظمات أيضًا عدة أنواع مختلفة من الأهداف، وكلها يجب إدارتها بشكل مناسب.

ويجب أن يشارك عدد من المديرين المختلفين في تحديد الأهداف. الأهداف التي يحددها الرؤساء أولية، وتعتمد على التحليل والحكم على ما يمكن وما ينبغي للمنظمة إنجازه خلال فترة معينة.

تحديد أهداف الموظفين

ست خطوات لعملية MBO

بعد التأكد من أن مديري الموظفين قد تم إبلاغهم بالأهداف العامة والاستراتيجيات وأماكن التخطيط ذات الصلة، يمكن للمدير بعد ذلك المضي قدمًا في العمل مع الموظفين في تحديد أهدافهم.

يسأل المدير عن الأهداف التي يعتقد الموظفون أنهم قادرون على تحقيقها في أي فترة زمنية وبأي موارد. وسوف يناقشون بعد ذلك بعض الأفكار الأولية حول الأهداف التي تبدو ممكنة للشركة أو القسم.

المراقبة المستمرة للأداء والتقدم

إن عملية MBO ليست ضرورية فقط لجعل المديرين المباشرين في منظمات الأعمال أكثر فعالية ولكنها أيضًا ذات أهمية متساوية لمراقبة أداء الموظفين وتقدمهم. لمراقبة الأداء والتقدم، يلزم ما يلي:

تحديد البرامج غير الفعالة من خلال مقارنة الأداء بالأهداف المحددة مسبقاً،

  • استخدام الميزانية الصفرية,
  • تطبيق مفاهيم MBO لقياس الأفراد والخطط.
  • إعداد الأهداف والخطط الطويلة والقصيرة المدى،
  • التثبيت ضوابط فعالة، و
  • تصميم هيكل تنظيمي سليم ذو مسؤوليات واضحة وسلطة اتخاذ القرار على المستوى المناسب.

تقييم الأداء

وبموجب عملية MBO هذه، يتم إجراء مراجعة الأداء بمشاركة المديرين المعنيين.

توفير التغذية المرتدة

المكونات الأبناء في برنامج MBO هي ردود فعل مستمرة على الأداء والأهداف التي تسمح للأفراد بمراقبة وتصحيح أفعالهم.

يتم استكمال هذه التعليقات المستمرة من خلال اجتماعات تقييم رسمية دورية حيث يمكن للرؤساء والمرؤوسين مراجعة التقدم نحو الأهداف، مما يؤدي إلى مزيد من التعليقات.

تقييم الأداء

تقييم الأداء هي مراجعة منتظمة لأداء الموظفين داخل المنظمات. يتم ذلك في المرحلة الأخيرة من عملية MBO.

نقاط الضعف في الإدارة بالأهداف

مع كل مزاياه، قد يكون لنظام MBO أيضًا عدد من نقاط الضعف، الناشئة عن عدم القدرة على تطبيق مفاهيم MBO بحكمة.

نقاط الضعف هي؛

  1. الفشل في تدريس فلسفة MBO المبنية على مفاهيم ضبط النفس والتوجيه الذاتي التي تهدف إلى جعل المديرين محترفين.
  2. الفشل في إعطاء الإرشادات المناسبة لواضعي الأهداف من خلال جعلهم على دراية جيدة بأهداف الشركة مسبقًا.
  3. - صعوبة وضع أهداف يمكن التحقق منها تساعد في عملية الرقابة.
  4. إن التركيز على الأهداف قصيرة المدى غالبًا ما يعرض للخطر تحقيق الأهداف طويلة المدى.
  5. كما أن خطر عدم المرونة يسبب مشكلة خطيرة لأن المديرين قد يسعون جاهدين لتحقيق أهداف أصبحت قديمة بسبب أهداف الشركة المنقحة، أو المباني المتغيرة، أو السياسات المعدلة.

حدود MBO

على الرغم من أن MBO يعتبر بشكل عام بمثابة الدواء الشافي لجميع مشاكل المنظمة، إلا أنه لا يخلو من نقاط الضعف أو القيود. فيما يلي حدود الإدارة بالأهداف؛

  1. لا يمكن تنفيذ برنامج MBO بشكل فعال بسبب صعوبة تحديد أهداف يمكن التحقق منها.
  2. إن الجو المفتوح لتحديد الأهداف المناسبة غائب بسبب الاختلافات في وضع المرؤوسين.
  3. قد لا يحصل المديرون على الوقت الكافي للقيام حتى بعملهم الطبيعي لأن MBO يتضمن الكثير من الأعمال الورقية وعقد العديد من الاجتماعات.
  4. هناك ميل من جانب المديرين للتأكيد على الأهداف قصيرة المدى وأن يصبحوا أكثر دقة في تحديد الأهداف وتحقيقها.
  5. MBO هي فلسفة إدارة المنظمة بطريقة جديدة. ومع ذلك، يفشل العديد من المديرين في فهم وتقدير هذا النهج الجديد.
  6. يمثل أسلوب MBO خطر عدم المرونة في المنظمة، خاصة عندما تحتاج الأهداف إلى التغيير. في بيئة ديناميكية، قد لا يكون هدف معين صالحًا إلى الأبد.

جوهر MBO هو تحديد الأهداف التشاركية، واختيار مسار الإجراءات وصنع القرار. جزء مهم من MBO هو قياس ومقارنة الأداء الفعلي للموظف مع المعايير المحددة.

يجب تعريف MBO بأن الإدارة بالأهداف هي نظام إدارة يتم فيه تحديد أهداف أداء محددة بشكل مشترك من قبل الموظفين ومديريهم، وتتم مراجعة التقدم نحو تحقيق تلك الأهداف بشكل دوري ويتم تخصيص المكافآت على أساس هذا التقدم.