الاجتماع: المعنى والأغراض والاستراتيجيات

الاجتماع: المعنى والأغراض والاستراتيجيات

كثيرا ما يقال أن الأعمال التجارية تتم في مجموعات. وفي الواقع، فإن عمليات صنع القرار في المنظمة تتمركز بشكل كبير في مجموعات. ونحن نعلم جميعا أن الإدارة هي جهد متضافر. يتم التواصل والتنسيق بين مهام الإدارات المختلفة من خلال تقنيات مختلفة، وتعد الاجتماعات إحدى أدوات الاتصال والتنسيق الأكثر استخدامًا والأكثر فعالية.

معنى اللقاء

وبالتالي، فإن الاجتماع هو خطاب إيجابي بين شخصين أو أكثر لتبادل وتبادل الآراء والأفكار والخطط والميزانيات والأفكار. قال مورفي وهيلدبرانت وتوماس: "الاجتماع هو تجمع لشخصين أو أكثر يتم فيه الحديث الهادف.

ويختلف الغرض باختلاف الزمان والمسألة. ومع ذلك، فهو تجمع متعمد للأشخاص للتواصل أو تبادل الأفكار ووجهات النظر، أو حل المشكلات، أو إعطاء التوجيهات لأفراد المنظمة.

لذلك، يعد الاجتماع أداة/تقنية اتصال هادفة تُعقد بين الأشخاص أو فيما بينهم لمناقشة القضايا التي تهم المنظمة واتخاذ قرار بشأن مسارات العمل لتحقيق الأهداف التنظيمية.

7 أغراض الاجتماعات

تعتبر الاجتماعات أسلوب اتصال مفيد للغاية للتعامل مع مختلف القضايا التي تسبب مشاكل للإدارة. يتم تحقيق الأهداف التالية من خلال عقد الاجتماعات:

نقل الرؤية التنظيمية والرسالة والخطط التشغيلية

تُعقد الاجتماعات لنقل رؤية المنظمة أو رسالتها أو خططها التشغيلية إلى رؤساء الأقسام/الوحدات بطريقة مقنعة حتى يتمكنوا من المضي قدمًا بحماس وحماس.

مراجعة التقدم

يتم عقد الاجتماعات لمراجعة التقدم المحرز في مختلف البرامج أو المشاريع أو الخطط التنظيمية أو أعمال الأقسام لتقييم مدى فعاليتها وتحديد الإجراءات اللازمة لتحسين أي انتكاسات.

إعلام التقدم

ويتم عقد اجتماعات مع مختلف أصحاب المصلحة مثل المساهمين والشركاء والممولين، لإطلاعهم على سير العمل والإنجازات، وبالتالي معالجة مخاوفهم فيما يتعلق بالاستثمارات.

حل المشاكل

تهدف الاجتماعات المتكررة في منظمات الأعمال إلى التوصل إلى مسار عمل متفق عليه ومثمر وبنّاء لحل المشكلات التي تشكل تهديدًا للازدهار والتقدم التنظيمي.

بناء التضامن

تساعد الاجتماعات بين أعضاء المنظمة على بناء التضامن. قد تكون هذه الاجتماعات رسمية أو غير رسمية، ولكن الحوار الوثيق بين الأشخاص والاتصال بين الناس يزيد من الروابط الاجتماعية والاعتماد المتبادل. وهذا يؤدي إلى قدر أكبر من التماسك والوحدة الجماعية.

الإعلان عن التغييرات

يتم عقد الاجتماعات للإعلان عن بيانات المهمة الجديدة أو البرامج أو خطط التوسع أو السياسات المتعلقة بالأجور والحماية والسلامة والانضباط وما إلى ذلك، والتي قد تؤدي إلى تغيير في الممارسات التنظيمية الحالية. غالبًا ما يقاوم الناس التغيير، لذا فإن الاجتماع الذي يشرح الغرض والخلفية والفوائد والتدابير اللازمة للتخفيف من العواقب السلبية يمكن أن يجعل البرنامج أكثر قبولًا ونجاحًا.

الاحتفال بالنجاح

تعقد الاجتماعات للاحتفال بالنجاحات التنظيمية ومشاركة الفخر مع جميع أعضاء المنظمة. مما يعزز الولاء التنظيمي والالتزام بالعمل.

6 استراتيجيات الاجتماع الفعال

6 استراتيجيات الاجتماع الفعال

الاجتماعات الجيدة ضرورية ل صنع القرار الجماعي والتخطيط والمتابعة والمساءلة والديمقراطية وغيرها من الممارسات التي ستساعدك على بناء منظمة جيدة.

الاجتماعات حيوية لعمل أي منظمة. إذا تم استخدام الاجتماعات بشكل صحيح، فإنها يمكن أن تساعد المنظمة على أن تكون فعالة. ومع ذلك، مثل جميع أدوات التنظيم، يمكن أن يتم استخدام الاجتماعات بشكل سيئ وينتهي بها الأمر بعدم خدمة الغرض الذي من المفترض أن تؤديه.

في بعض الأحيان يبدو أننا نحضر الكثير من الاجتماعات الطويلة، التي تناقش نفس الشيء مرارًا وتكرارًا دون أن يبدو أننا نتقدم للأمام. يمكن أن تصبح الاجتماعات أماكن يتم فيها الصراع.

يمكن لبعض الأشخاص أيضًا رؤية الحضور الاجتماعات بمثابة العمل للمنظمة بدلاً من رؤيتها كأداة لإنجاز العمل. يجب أن نحاول أن نجعل اجتماعاتنا تحصل على مشاركة ومشاركة ديمقراطية وبناءة من أعضائنا.

6 نصائح مثبتة لاجتماعات عمل فعالة

لا تلتقي

تجنب الاجتماع إذا كان من الممكن تغطية نفس المعلومات في ملف مذكرةأو البريد الإلكتروني أو تقرير موجز. أحد مفاتيح الاجتماعات الأكثر فعالية هو التمييز بين الحاجة إلى نشر المعلومات في اتجاه واحد وتبادل المعلومات في الاتجاهين.

لنشر المعلومات، يمكنك استخدام مختلف وسائل الاتصال، مثل إرسال بريد إلكتروني أو نشر المعلومات على شبكة الإنترانت الخاصة بشركتك. إذا كنت تريد التأكد من أنك قمت بتسليم الرسالة الصحيحة، يمكنك ببساطة جدولة اجتماع للإجابة على الأسئلة المتعلقة بالمعلومات التي أرسلتها.

من خلال تذكر أن تسأل نفسك،

"هل الاجتماع هو أفضل طريقة للتعامل مع هذا؟"

ستقلل من الوقت الضائع في الاجتماعات وستستعيد اعتقاد مجموعتك بأن الاجتماعات التي يحضرونها ضرورية.

حدد أهداف الاجتماع

تحديد الأهداف للاجتماع!

قبل التخطيط لجدول أعمال الاجتماع، اكتب عبارة أو عدة عبارات لإكمال الجملة:

"بحلول نهاية الاجتماع، أريد للمجموعة أن .."

اعتمادًا على محور اجتماعك، قد تتضمن خاتمتك للجملة عبارات مثل:

  • نكون قادرين على سرد أهم ثلاث ميزات لأحدث منتجاتنا،
  • لقد ولدت ثلاث أفكار لزيادة مبيعاتنا،
  • فهم الطريقة التي نتعامل بها مع العملاء،
  • غادر مع خطة عمل،
  • اتخاذ قرار بشأن مورد القطعة الجديد،
  • حل مشكلة التصميم.

إحدى فوائد تحديد أهداف الاجتماع هي مساعدتك في التخطيط للاجتماع. كلما كانت أهداف اجتماعك أكثر واقعية، كلما كان جدول أعمالك أكثر تركيزًا.

الميزة الثانية المهمة لوجود أهداف محددة لكل اجتماع هي أن لديك مقياسًا ملموسًا يمكنك من خلاله تقييم هذا الاجتماع.

  • هل نجحت في تحقيق الأهداف؟
  • لما و لما لا؟
  • هل هناك حاجة لاجتماع آخر؟

يتيح لك تحديد أهداف الاجتماع تحسين عملية الاجتماع الفعالة بشكل مستمر.

تقديم جدول الأعمال مسبقا

تزويد جميع المشاركين بجدول الأعمال قبل بدء الاجتماع.

يجب أن يتضمن جدول أعمالك وصفًا موجزًا لأهداف الاجتماع، وقائمة بالموضوعات التي سيتم تغطيتها، وقائمة توضح من سيتناول كل موضوع وإلى متى.

عند إرسال جدول الأعمال، يجب عليك تضمين وقت الاجتماع وتاريخه وموقعه وأي معلومات أساسية سيحتاج المشاركون إلى معرفتها لإجراء مناقشة مستنيرة حول موضوع الاجتماع.

ما هو أهم شيء يجب عليك القيام به مع جدول أعمالك؟ متابعته عن كثب!

تعيين التحضير للاجتماع

امنح جميع المشاركين شيئًا للتحضير للاجتماع، وسيكتسب هذا الاجتماع أهمية جديدة لكل عضو في المجموعة.

اطلب من المجموعة قراءة المعلومات الأساسية اللازمة لذلك اجتماعات حل المشكلات للبدء في العمل في الاجتماع.

اطلب من كل عضو في المجموعة أن يفكر في حل واحد ممكن للمشكلة لجعل الجميع يفكرون في موضوع الاجتماع.

لبدء اجتماع المبيعات بشكل إيجابي، اطلب من جميع المشاركين أن يتذكروا أكبر نجاح حققوه منذ الاجتماع الأخير واطلبوا من شخص واحد مشاركة نجاحه مع المجموعة. بالنسبة للاجتماعات الأقل رسمية أو جلسات العصف الذهني، اطرح سؤالاً تافهًا يتعلق بموضوع الاجتماع وأعطي الإجابة الصحيحة في الدقائق القليلة الأولى من الاجتماع.

تعتبر هذه النصائح طرقًا مؤكدة لتدفئة المجموعة وتوجيه انتباه المشاركين إلى أهداف الاجتماع.

تعيين عناصر العمل

لا تنهي أي مناقشة في الاجتماع دون أن تقرر كيفية التصرف بشأنها. استمع إلى التعليقات الرئيسية التي تشير إلى عناصر العمل المحتملة، ولا تدعها تمر دون معالجتها أثناء اجتماعك. عبارات مثل يجب أن نعمل حقا.

هذا موضوع لاجتماع مختلف. أو أتساءل عما إذا كان بإمكاننا ذلك.

هل هناك أمثلة على التعليقات التي ينبغي أن تؤدي إلى تفعيل عناصر العمل لإنجاز مهمة ما، أو عقد اجتماع آخر، أو مواصلة دراسة فكرة معينة؟

إن تعيين المهام والمشاريع عند ظهورها أثناء الاجتماع يعني أن متابعتك ستكون كاملة. إن معالجة العبارات الخارجة عن الموضوع أثناء الاجتماع بهذه الطريقة تسمح لك أيضًا بإبقاء الاجتماع في المسار الصحيح.

من خلال معالجة هذه العبارات على الفور مع اقتراح عمل بند عمل لدراسة المشكلة خارج الاجتماع الحالي، فإنك تظهر للمشاركين في الاجتماع أنك تقدر مدخلاتهم وكذلك وقتهم.

افحص عملية الاجتماع الخاصة بك

خصص الدقائق القليلة الأخيرة من كل اجتماع على حدة لمراجعة الأسئلة التالية:

  • ما الذي نجح في هذا الاجتماع؟
  • ماذا يمكننا أن نفعل لتحسين اجتماعنا القادم؟

يجب على كل مشارك أن يقدم بإيجاز إجابة نقطية على هذه الأسئلة.

يجب صياغة إجابات السؤال الثاني في شكل الإجراء المقترح.

إذا تم ذكر إجابة أحد المشاركين لأن جيم كان كثير الكلام، فاطلب من المشاركين إعادة صياغة التعليق كإجراء. إن العبارة التي يجب أن نكون فيها أكثر دقة عند إبداء آرائنا هي اقتراح بناء أكثر.

يتذكر؛ لا تترك الاجتماع دون تقييم ما حدث ووضع خطة لتحسين الاجتماع القادم!

9 الأدوار الوظيفية التي يؤديها الأعضاء في الاجتماعات

حدد ساتلر وميلر (1966) تسعة أدوار للمشارك الفعال في الاجتماع، والتي نناقشها أدناه:

منظم

يلعب العضو دور المنظم عندما يقدم اقتراحات إجرائية لتوجيه المناقشة مرة أخرى إلى المسار الصحيح إذا بدأت في الانحراف عن مسارها. يمكن لهذا العضو توجيه المجموعة مرة أخرى إلى القضايا المركزية.

توضيح

يمكن للعضو أن يكون بمثابة توضيح عندما تصبح القضايا غير واضحة. يشير الموضح إلى سوء الفهم ويحاول توضيح التعبيرات غير الواضحة أو الأفكار الغامضة.

السائل

قد تنشأ أسئلة كثيرة تتطلب التوضيح. يجب على المشاركين أن يسعوا إلى سد الفجوات المعرفية لأنفسهم وللآخرين. من الضروري التمييز بين الأسئلة الحيوية وغير المهمة، ولكن عندما تكون في شك، لا تتردد في طرح أسئلتك.

المساهم الفعلي

يمكن للعضو تقديم مساهمة قيمة عن طريق إضافة معلومات موضوعية إلى المناقشة. إن تقديم المعلومات الواقعية بطريقة إيجابية ومهذبة يزيد من قبولها. إن المشاركين الذين يقدمون بيانات صحيحة وموثوقة إلى الاجتماع لهم قيمة كبيرة.

إنرجايزر

يتضمن هذا الدور إيجاد طرق لإبقاء المشاركين مهتمين ومتحمسين، خاصة عندما تكون الطاقة في الاجتماع منخفضة. يمكن أن تصبح الاجتماعات في بعض الأحيان قاتمة أو محبطة، وينشط المنشط الحماس بين الأعضاء، مما يسلط الضوء في نهاية النفق.

صانع الفكرة

تستفيد الاجتماعات من وجهات النظر المتنوعة لأعضائها. أولئك الذين يساهمون بأفكار جديدة أو مختلفة أو حتى غير عادية هم مشاركين قيمين. أنها توفر الفرص لتوليد أفضل الأفكار لحل المشاكل.

اختبار حاسم

يحتاج كل اجتماع إلى شخص يرغب في تحدي صحة ومعقولية المساهمات بلباقة.

لذلك، يجب ألا تتردد في تحدي الاستنتاجات غير المدعومة، والمصادر القديمة، والمعلومات المتحيزة، والحقائق غير الكاملة، والعلاقات غير الواضحة بين السبب والنتيجة، والمراجع أو المصادر الغامضة، وغيرها من الأمور غير المنطقية التي يمكن أن تؤثر سلبًا على المناقشة.

ركز على نقد الفكرة والمحتوى والأدلة والمنطق بدلاً من انتقاد الشخص الذي يقدمها.

موفق

وينطوي هذا الدور على كسر الجمود في حالات الخلاف الخطير بين الأطراف التي يمكن أن تعرقل تقدم الاجتماع. عندما يرفض الجانبان الاستسلام ويخاطران بفقدان ماء الوجه، يمكن للعضو أن يحاول إيجاد حل وسط والسعي إلى حل وسط.

مساعد الآخرين

يجب أن يهدف العضو إلى مساعدة أولئك الذين قد يشعرون بعدم الكفاءة أو التردد في التحدث في الاجتماع بدلاً من إحراجهم. شجع مساهمتهم بلباقة وتعاون.

13 مسؤولية المشارك في الاجتماع

قد تكون مشاركًا بدلاً من أن تكون قائدًا في الاجتماع، ولكن يجب أن تساهم بشكل إيجابي بدلاً من مجرد تحقيق النصاب القانوني. تعتمد مساهمتك على الدور المعين لك.

يقدم خبراء الاتصالات اقتراحات مختلفة للمشاركة في الاجتماعات. من أجل راحتك، قمنا بتلخيص الإرشادات التالية لمشارك فعال:

خذ التحضير

ادرس جدول الأعمال بعناية. حدد العناصر التي تهمك واطلع على هذه المواضيع بشكل شامل لتقديم مساهمة ذات معنى. اقرأ أي معلومات متداولة مسبقًا. قم بإعداد وسائل مساعدة مكتوبة أو مرئية لتعزيز مساهمتك. قم بتدوين جميع النقاط التي ترغب في توضيحها والتدرب عليها

اتبع جدول الأعمال

الالتزام بجدول الأعمال إذا تم تحديده مسبقًا. تجنب تقديم عناصر جديدة أو التعليق على مثل هذه العناصر إذا طرحها الآخرون. في حالة عدم وجود جدول أعمال، ابق ضمن أهداف الاجتماع العامة.

ابذل قصارى جهدك

استخدم معرفتك وحساسيتك ومهاراتك التحليلية للمساهمة بالأفكار والاقتراحات واقتراح الحلول أو تقديم الحلول الحالية بطريقة جديدة. ابذل قصارى جهدك في الاجتماع، ولا تتراجع، لضمان أن تكون مشاركتك ذات معنى.

التصرف بعقلانية

كن منفتحًا، واستمع إلى الأدلة والحجج، وامتنع عن اتخاذ القرارات الشخصية حتى يتم تقديم الأدلة والحجج. السلوك العقلاني يعطي الأولوية لمصالح المجموعة على المصالح الشخصية، ويتطلب تفكيرًا نقديًا، ويتطلب الشجاعة لوضع العداء الشخصي جانبًا.

اللعب بالنار

الاجتماعات عبارة عن أنشطة تعاونية، وليست أحداثًا تنافسية تدافع فيها عن وجهة نظرك. تجنب الدخول في مناقشات داخل الاجتماع. اعرض أفكارك أو أدلتك أو اطلب مدخلات من الآخرين. توفير واستقبال الفرص للآخرين للتحدث والتأكد من عقد الاجتماع

لا تتحدث كثيرا

تحدث فقط عندما يكون لديك ما تقوله، ولكن تجنب استهلاك الوقت الزائد. احترم حقوق الآخرين في التحدث وتذكر أن الوقت مورد ثمين.

تعاون

الاجتماعات تتطلب التعاون من جميع الأعضاء. احترام جهود القائد لتسهيل التقدم ومساعدة المشاركين الآخرين بطرق عملية.

السيطرة على النبضات السلبية الخاصة بك

تجنب فقدان أعصابك أو التورط في صراعات غير ضرورية ومدمرة. قمع النبضات السلبية خلال الاجتماع.

كن تصالحيًا ومتعاونًا

الديناميكية أمر بالغ الأهمية للاجتماع. المعارضة القوية غالبا ما تؤدي إلى الغضب. تجنب معارضة التفكير الحالي بشدة وامتنع عن الظهور بمظهر العقائدي. اسعى إلى فهم وجهات نظر الآخرين، والموافقة بلطف على ما إذا كانت صحيحة، وتعزيز مكانتك.

تجنب إلقاء المحاضرات والثناء والإدانة

الامتناع عن إلقاء المحاضرات أو رعاية الآخرين، لأن هذا يمكن أن يخلق مشاعر الجهل. تجنب أي شكل من أشكال الإدانة، التي قد تؤدي إلى الاستياء.

الاستماع والمشاركة

استمع بعناية لما يقوله الأعضاء الآخرون وما لا يقولونه. اطرح الأسئلة وحافظ على عقل متفتح وعبّر عن أفكارك ومشاعرك فيما يتعلق بأفكارهم. المشاركة بنشاط في المناقشة.

دون ملاحظات

قم بتدوين ما يقوله الآخرون لتجنب نسيان النقاط الرئيسية. تحليل المعلومات وتقديم الأفكار البناءة المتعلقة بجدول أعمال الاجتماع أو غرضه.

كن مهذب

المجاملة هي سمة قيمة. التصرف بلطف، والتحدث بأدب، واحترام الآخرين ووجهات نظرهم.

22 خطوة لعقد الاجتماعات

يمكن أن تكون الاجتماعات رسمية أو غير رسمية. تتطلب الاجتماعات الرسمية الالتزام بمجموعة القواعد والإجراءات، والتي يشار إليها عمومًا بالإجراءات البرلمانية (ليسيكار وفلاتلي، 2005:415). يجب عليك دراسة الكتب التي تغطي الإجراءات البرلمانية قبل عقد اجتماع رسمي. وفي الاجتماعات الأقل رسمية، يمكن تعديل هذه القواعد لتناسب الموقف.

ومع ذلك، يجب عليك ممارسة الأساليب التالية لعقد الاجتماع بنجاح:

تحديد الغرض

حدد بوضوح الغرض المركزي للاجتماع. سيساعد هذا في تحديد ما إذا كان الاتصال باجتماع ضروريًا أم لا. بشكل عام، تعمل الاجتماعات إما على جمع المعلومات أو اتخاذ القرارات، وقد يكون للعديد من الاجتماعات كلا الغرضين (Thill and Bovee، 1999: 435).

حدد المشاركين

قم بدعوة فقط أولئك الذين يعد حضورهم ضروريًا، ويجب أن يتوافق عدد المشاركين مع غرض الاجتماع. بالنسبة للاجتماعات المعلوماتية مع متحدث واحد، قد تكون مجموعة أكبر مناسبة، ولكن لحل المشكلات، حدد العدد إلى 6 إلى 12 شخصًا (Waddell and Thomas, 1993:40-44). تأكد من أن الأشخاص المشاركين بشكل مباشر في موضوع الاجتماع هم فقط المدعوون.

اضبط تاريخ الاجتماع ووقته وموقعه

حدد الوقت والتاريخ المحددين للاجتماع، وتجنب جدولته في أيام العطل العادية للاجتماعات الرسمية. كن دقيقًا بشأن الموقع، وتأكد من أنه يحتوي على المساحة والمرافق الكافية.

حدد جدول الأعمال والتوزيع

يحدد جدول الأعمال ما سيتم تغطيته في الاجتماع (ميرفي، هيدبرانوت، وتوماس، 2001:483). ويسرد المواضيع للمناقشة. قم بتوزيع جدول الأعمال على المشاركين قبل عدة أيام من الاجتماع للسماح لهم بالتحضير بشكل مناسب.

تحضير الموقع

قم بإعداد موقع الاجتماع لتلبية متطلبات الاجتماع، بما في ذلك ترتيبات الجلوس، والمعدات التقنية (الميكروفونات والفيديو وغيرها)، والطاولات، والمنصة (إذا لزم الأمر)، ودرجة حرارة الغرفة، والإضاءة، والتهوية، والصوتيات، والمرطبات. انتبه لهذه التفاصيل لأنها يمكن أن تؤثر بشكل كبير على نجاح الاجتماع.

البدء في الوقت المحدد

ابدأ الاجتماع في الموعد المحدد. تجنب انتظار الأعضاء المتأخرين. ركز على الحاضرين وليس الغائبين، فالبدء في الوقت المحدد يزيد من احتمال الانتهاء في الوقت المحدد.

ابدأ ببيان افتتاحي

يجب أن يبدأ الرئيس ببيان افتتاحي محايد وغير متحيز لإضفاء طابع إيجابي على الاجتماع. يجب أن تكون الكلمات الافتتاحية موجزة، ولا تدوم أكثر من دقيقة أو دقيقتين.

اتبع الخطة/جدول الأعمال

الالتزام بخطة الاجتماع وجدول الأعمال بندًا تلو الآخر. على الرغم من أن المناقشات قد تنحرف في بعض الأحيان عن مسارها أو قد تنشأ موضوعات جديدة، إلا أنه يمكنك تناولها في النهاية أو في الاجتماعات المستقبلية.

حافظ على المناقشة في المسار الصحيح

كقائد، تقع على عاتقك مسؤولية الحفاظ على التركيز أثناء المناقشات. إذا انحرفت المحادثة عن الموضوع، قم بتوجيهها مرة أخرى. استخدم حكمك لضمان أن تظل المناقشات مثمرة، وتجنب التكرار والتفاصيل المفرطة والتعليقات غير ذات الصلة.

السيطرة على أولئك الذين يتحدثون كثيرا

قد تكون إدارة الأفراد الذين يميلون إلى السيطرة على المناقشات أمرًا صعبًا. في حين أن المبادئ الديمقراطية يجب أن تسمح للجميع بالتحدث، يجب عليك التحكم بلباقة في أولئك الذين يحتكرون المحادثة، والتأكد من أنهم يساهمون بشكل هادف ضمن حدود آداب العمل.

تحفيز غير المشاركين على التحدث

شجع جميع المشاركين على المشاركة في المناقشات، وخاصة أولئك الذين هم أقل ثرثرة. اطلب وجهات نظرهم وأظهر الاحترام لتعليقاتهم، حتى لو بدت غير منطقية في البداية.

البقاء محايدة

التزام الحياد وتجنب الكشف عن التحيزات الشخصية، خاصة عندما تنشأ الخلافات بسبب الاختلافات في الرأي والشخصية. حافظ على موقف محايد ومنطقي في أحكامك وآرائك وتعليقاتك.

السيطرة على الاجتماع

تأكد من أن شخصًا واحدًا فقط يتحدث في كل مرة. منع المناقشات الخاصة بين المجموعات الصغيرة التي قد تسبب ضجيجًا، والحفاظ على سيطرة صارمة على الإجراءات لضمان سماع كل المتحدث من قبل جميع الحاضرين.

وقت التحكم

حدد مسبقًا الوقت المطلوب لكل بند من بنود جدول الأعمال. تأكد من اختتام المناقشات الخاصة بكل بند خلال الوقت المخصص. الإعلان عن الأهداف الزمنية في بداية الاجتماع وتذكير الأعضاء بحالة الوقت أثناء الاجتماع.

تعامل مع وجهات النظر المتعارضة بلباقة

ندرك أن وجهات النظر المتعارضة ضرورية للحلول الإبداعية. لا تحاول قمع وجهات النظر المتضاربة؛ وبدلاً من ذلك، اعرض هذه الأفكار بوضوح لتمكين الأعضاء من الفهم واستخلاص النتائج.

تفسير البيانات لتقييم الحل

تشجيع النظر في مزايا وعيوب الخيارات المختلفة قبل الاجتماع. تفسير البيانات لتسهيل البحث عن الحل الأمثل ولكن تجنب فرض الحل على الاجتماع.

تلخيص في كثير من الأحيان

تقديم ملخصات دورية للتقدم والاستنتاجات. إذا كان قرار المجموعة مطلوبًا، فسيكون تصويت المجموعة بمثابة الاستنتاج، مما يشير إلى العناصر التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام. اجعل هذه الملخصات موجزة لتجنب تعطيل سير الاجتماع.

أشر إلى القرارات التي تم التوصل إليها

اذكر بوضوح القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، مع تسليط الضوء على مستوى الإنجاز وأي إجراءات متابعة ضرورية. وهذا يوفر الوضوح ويضمن أن الجميع على علم بالنتائج.

أشر إلى الاختلافات

اذكر الخلافات بوضوح، مع الإشارة إلى ما إذا كانت تتعلق بقضايا كبيرة أم ثانوية. ومن الممكن معالجة هذه الخلافات في الاجتماعات المقبلة، مما يضمن الشفافية بين جميع الأعضاء.

اذكر مسار العمل بوضوح

حدد بدقة الإجراءات الواجب اتخاذها لتنفيذ القرارات وطلب موافقة الأعضاء. وبشكل عام، يلزم الحصول على تأكيد كتابي للقرارات والإجراءات قبل تنفيذ القرارات.

إغلاق الاجتماع في الوقت المحدد

- التعبير عن الشكر للأعضاء على حضورهم ومساهماتهم. اطلب تعاونهم المستقبلي وأغلق الاجتماع رسميًا.

تحضير المحضر وتوزيعه

إحدى المسؤوليات النهائية هي إعداد محاضر الاجتماع وتوزيعها على الأعضاء. ويجب أن تتضمن هذه المحاضر؛

  1. اسم المنظمة أو القسم أو المجموعة،
  2. تاريخ ووقت ومكان الاجتماع،
  3. - أسماء الحاضرين بما فيهم رئيس الاجتماع،
  4. وصف للقرارات المتخذة، و
  5. توقيع الشخص الذي سجل المحضر.

جدول أعمال الاجتماعات

جدول الأعمال عبارة عن بيان مكتوب يوضح العناصر التي سيتم مناقشتها في الاجتماع القادم. وقد تم تضمينه في إشعار الاجتماع. فيما يلي أمثلة على الإشعار وجدول الأعمال:

ميزات / خصائص جدول الأعمال:

  • ويتم تعميمه كجزء من الإشعار مسبقًا لمساعدة الأعضاء على الاستعداد للاجتماع.
  • البنود المدرجة في جدول الأعمال لها ترتيب محدد، وهي تساعد الرئيس على إدارة الاجتماع بسلاسة.
  • يضمن جدول الأعمال مناقشة الأمور ذات الصلة بالاجتماع المعين فقط.
  • يساعد المشاركين على مناقشة جميع القضايا المهمة.
  • إعداد المحاضر يصبح سهلا.

محضر الاجتماع

يتضمن المحضر وقائع الاجتماع. يعد الاحتفاظ بسجل مناسب للأعمال التي يتم التعامل معها في الاجتماعات أمرًا مهمًا للغاية. إذا تمت الموافقة على المحضر وتوقيعه، فإنه يصبح مستندًا للاستخدام المستقبلي. من الضروري الاحتفاظ بمحاضر وقائع كل اجتماع، سواء للمساهمين أو أعضاء مجلس الإدارة أو دائني الشركات.

أنواع الدقائق: الدقائق نوعان:

يجب أن تكون المحاضر كاملة ولكن دقيقة. وهم على استعداد للتسجيل

بإيجاز ودقة، العمل الأساسي الذي تم إنجازه في الاجتماع. يُظهر المحضر ما تم حله أو اتخاذ قرار بشأنه رسميًا وليس ما تمت مناقشته ببساطة.

هناك نوعان من الدقائق؛ محاضر السرد ومحاضر القرارات

دقائق السرد

تشبه هذه المحاضر إلى حد ما التقرير. ويرد هنا، بالإضافة إلى القرارات التي صدرت، نبذة مختصرة عن المناقشات التي جرت وأسماء المناقشين.

محاضر القرارات

ويتم في هذه المحاضر تسجيل القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع فقط، ولا يتم الإشارة إلى أي مناقشة سبقت القرارات.

مميزات الدقائق

  1. يجب أن يحتوي محضر كل اجتماع على عنوان يحتوي على طبيعة الاجتماع - اجتماع مجلس الإدارة، والاجتماع العام السنوي، والاجتماع غير العادي، وما إلى ذلك.
  2. ويجب أن يتضمن المحضر أسماء وأسماء جميع الحاضرين في الاجتماع.
  3. ويجب ذكر التاريخ والوقت والمكان الذي سيعقد فيه الاجتماع.
  4. في حالة الاجتماعات العامة للشركة وكذلك اجتماعات مجلس الإدارة، فمن المعتاد ذكر رقم الاجتماع.
  5. يتم ترقيم كل عنصر في المحضر ويعطى عنوانًا مختصرًا.
  6. وينبغي ذكر الأرقام والتواريخ وما إلى ذلك بوضوح.
  7. يجب أن يقوموا بتدوين الملاحظات عندما يستمر الاجتماع، ويجب أن تتم عملية كتابة المحضر في أسرع وقت ممكن بعد اختتام الاجتماع.
  8. إذا تم اتخاذ أي قرار خاص، فيجب تسجيل هذه الحقيقة في المحضر.
  9. يجب عرض المسودة الأولية للمحضر على الرئيس حتى لا يبقى هناك أي خطأ في الحاجة.
  10. بأي حال من الأحوال، يجب كتابة المحضر بلغة بسيطة بأكبر قدر ممكن من الدقة.

التمييز بين جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات

يمكن مناقشة الفرق بين جدول الأعمال والمحضر على النحو التالي:

نقاط اختلافجدول أعمالدقائق
1. المعنىالبنود التي سيتم مناقشتها في أ
يتضمن الاجتماع جدول الأعمال.
سجل مكتوب لل
قرارات/مقررات أ
الاجتماع محضر.
2. الموضوعويشير إلى المواضيع التي يجب أن تكون
مناقشتها في المستقبل.
إنه يشير إلى الحركات
وقرارات ال
مقابلة.
3. الهدف .يتم إعداده بهدف
إعطاء الأعضاء
فكرة مسبقة عن العناصر
لمناقشتها في الاجتماع.
دقائق تساعد على
الحفاظ على
قرار الاجتماع
للرجوع إليها في المستقبل.
4. عند الاستعداديتم إعداده قبل عقد أ
مقابلة.
يتم تحضيره إما أثناء
أو بعد الاجتماع في أ
الوقت المناسب.
5. الموافقةلا يشترط أن يكون
تمت الموافقة عليها من قبل الأعضاء.
ومن المقرر أن تتم الموافقة عليها من قبل
الأعضاء في
اجتماع لاحق.
6. حيث تم الحفاظ عليهاوعادة ما يتم الحفاظ عليها في
كتاب إشعار.
يتم الاحتفاظ بها في الدقائق
كتاب.

الحركة في اجتماعات الشركة

يمكن أن يطلق على الاقتراح اسم الاقتراح الذي يتم تقديمه رسميًا قبل الاجتماع للنظر فيه. ويمكن أيضًا اعتباره اقتراحًا أو اقتراحًا خاضعًا لأي تعديلات مقدمة رسميًا للنظر فيها في الاجتماع. يجب تقديم الاقتراح بشكل صحيح إلى الاجتماع ويجب أن يحظى بدعم عضو واحد على الأقل.

أساسيات/ميزات الحركة الصالحة:
يجب أن تتوفر في الحركة الصحيحة الشروط التالية:

  1. يجب أن يتم كتابته.
  2. ويجب على أحد أعضاء الاجتماع أن يقترح الاقتراح.
  3. يجب أن يتم التوقيع عليه بشكل صحيح.
  4. ويجب أن تكون خالية من الغموض.
  5. يجب أن يكون موضوع الاقتراح واضحا.
  6. يعد الإشعار المسبق ضروريًا قبل تقديمه إلى الاجتماع.

المتطلبات الأساسية لاجتماع صالح:
يجب أن يستوفي الاجتماع المتطلبات الأساسية التالية:

  1. الغرض المشروع: يجب أن تكون أهداف الاجتماع مشروعة. إذا تم عقد الاجتماع لمعالجة أي مسألة غير قانونية، فسيكون باطلا.
  2. الدعوة للاجتماع من قبل السلطة المختصة: يجب أن تتم الدعوة للاجتماع من قبل السلطة المختصة.
  3. إشعار الاجتماع: يعد تقديم إشعار الاجتماع إلى الأعضاء المعنيين في الوقت المناسب متطلبًا أساسيًا آخر لعقد اجتماع صالح.
  4. إعداد جدول الأعمال وإبلاغه: تقع على عاتق الهيئة مسؤولية إبلاغ جميع أعضاء جدول الأعمال قبل الاجتماع.
  5. حضور الأشخاص المؤهلين: يجب على الأفراد المؤهلين فقط حضور الاجتماع. إذا تم تضمين الأشخاص غير المصرح لهم في النصاب القانوني، فسيكون الاجتماع باطلا.
  6. النصاب القانوني: الحد الأدنى لعدد الأعضاء المطلوب حضورهم في الاجتماع لتكوين النصاب القانوني. وبدون اكتمال النصاب يعتبر الاجتماع باطلا.
  7. إجراء الاجتماع وفقًا لجدول الأعمال: يجب أن تتبع إجراءات الاجتماع جدول الأعمال كما هو مقدم للمشاركين من خلال الإشعار.
  8. حفظ محاضر الإجراءات: يجب تسجيل جميع المناقشات التي جرت والقرارات المتخذة خلال الاجتماع في دفتر المحاضر.

3 أنواع من الحركة في الاجتماعات

وقد تكون الحركة على ثلاثة أنواع، مثل:

  1. الحركة الأولية.
  2. الحركة الثانوية.
  3. الحركة الموضوعية.

ما هو النصاب القانوني في اجتماعات الشركة

النصاب القانوني هو الحد الأدنى لعدد الأعضاء المطلوب لبدء الاجتماع. قد يشار إليه على أنه الحد الأدنى لعدد الأشخاص الذين يجب أن يكونوا حاضرين في الاجتماع قبل بدء المناقشات لاتخاذ القرارات.

لذا فإن النصاب القانوني هو الحد الأدنى لعدد الأعضاء الذين يكون حضورهم ضروريًا لعقد الاجتماع والمصادقة على إجراءاته. وبدون اكتمال النصاب، لا يمكن بدء الاجتماع.

أنواع القرارات في الاجتماعات

القرارات هي الاستنتاجات المحددة للاقتراحات في أي اجتماع. الهدف النهائي للاجتماع هو اتخاذ القرارات. يمكن تصنيف قرارات الاجتماع إلى ثلاثة أنواع:

  1. قرار عادي.
  2. قرار خاص.
  3. القرار الاستثنائي.

القرار العادي: إذا تم تمرير الاقتراح بأغلبية بسيطة من الأعضاء الحاضرين في الاجتماع، يطلق عليه قرار عادي.

ويتم تمرير مثل هذا القرار من قبل أكثر من خمسين بالمائة من أعضاء الاجتماع. وهو ضروري لمسائل مثل الموافقة على حساب الدخل والنفقات للشركة، وتعيين أعضاء مجلس الإدارة ومدققي الحسابات، وإعلان أرباح الأسهم، والموافقة على التقارير، وما إلى ذلك.

القرار الخاص: القرار الذي يتطلب ما لا يقل عن ثلاثة أرباع أصوات الأعضاء الحاضرين في الاجتماع يسمى قرارًا خاصًا. القواعد المتعلقة بالقرارات الخاصة هي كما يلي:

  • يجب تقديم إشعار اعتماد القرار الخاص قبل 21 يومًا على الأقل من الاجتماع.
  • ويجب أن يركز الإشعار بوضوح على اعتماد القرار الخاص.
  • ويجب تقديم القرار إلى سجل الشركات المساهمة خلال 15 يوما من انعقاد الاجتماع.

القرار الاستثنائي

يسمى القرار الذي يتم تمريره بأصوات ما لا يقل عن ثلاثة أرباع الأعضاء المشاركين قرارًا استثنائيًا.

ويجب إبلاغ الأعضاء من خلال إشعار قبل 14 يومًا على الأقل من عقد الاجتماع لاتخاذ مثل هذا القرار. ويشترط صدور قرار استثنائي للأسباب التالية:

  • إقالة أي مدير.
  • إقالة الوكيل الإداري.
  • تصفية الشركة في الإرادة.

التصويت في الاجتماعات

التصويت يعني دعم أو معارضة أي اقتراح أو اقتراح من قبل الأعضاء في الاجتماع. الهدف من الاجتماع هو اتخاذ القرارات بموافقة الأعضاء.

عندما يتم دعم الاقتراح من قبل الأغلبية، فإنه يصبح قرارا. لذا، فإن التصويت هو عملية اتخاذ قرار بموافقة أغلبية الأعضاء.

الأشخاص الذين يحق لهم التصويت: يحق للأشخاص التاليين فقط التصويت في اجتماع الشركة:

  • المساهمين العاديين
  • المساهمين المفضلين
  • أصحاب سندات الأسهم
  • الوكيل
  • الوصي العام
  • ممثل الحكومة

طرق التصويت: تتوفر طرق تصويت مختلفة لاتخاذ القرارات في الاجتماع. وتناقش أدناه:

  1. الاقتراع السري: هذه هي الطريقة الأكثر قبولاً حيث يتم إصدار أوراق الاقتراع للأعضاء الحاضرين، ويطلب منهم الإدلاء بأصواتهم في صندوق الاقتراع المتوفر. ويكشف فرز الأصوات التي تم الإدلاء بها لصالح أو ضد الاقتراح عن النتيجة.
  2. عن طريق الاستطلاع: هنا يحق لكل عضو الإدلاء بعدد من الأصوات حسب عدد الأسهم التي يملكها. وتعتبر نتيجة الاستطلاع بمثابة قرار الاجتماع بشأن القرار الذي تم الاستطلاع عليه.
  3. برفع اليد: بموجب هذه الطريقة، يطلب الرئيس من الأعضاء رفع أيديهم بشكل منفصل لصالح أو ضد الاقتراح.
  4. حسب القسم: بموجب هذه الطريقة، يبذل الرئيس جهدًا لتقسيم الأعضاء إلى "مجموعة نعم" و"مجموعة لا". ويطلبون من أعضاء "مجموعة نعم" البقاء في جانب ومجموعة "لا" في الجانب الآخر. المجموعة التي تضم عددًا أكبر من الأعضاء ستفوز بالحركة.
  5. التزكية: بموجب هذه الطريقة، يأخذ الرئيس في الاعتبار مستوى التزكية لأي اقتراح يتم طرحه في الاجتماع. وإذا كان التزكية كافية، فيمكنهم قبول الاقتراح.
  6. التصويت الصوتي: بموجب هذه الطريقة، يدعو الرئيس الأعضاء للتصويت لصالح أو ضد أي اقتراح يتم طرحه في الاجتماع من خلال قول "نعم" أو "لا" بصوت عالٍ. إذا كان تكرار الأصوات الإيجابية أعلى، يتم قبول الاقتراح من قبل الرئيس، وإذا كان خلاف ذلك، يتم رفضه.

وكيل في الاجتماع

بشكل عام، "الوكيل" يعني بديلا. في الاجتماع، يشير الوكيل إلى الممثل الذي تم ترشيحه لأداء واجبه في غيابه.

ومع ذلك، في اجتماع الشركة، الوكيل هو ممثل شخصي للمساهم الذي يمكن وصفه بأنه وكيله لتنفيذ مسار العمل الذي ينوي المساهمون أنفسهم القيام به.

الأحكام المتعلقة بالوكالة: وفقا لقانون الشركات لعام 1994، فإن الأحكام المتعلقة بالوكالة هي كما يلي:

  • يحق لكل عضو في شركة ذات رأس مال تعيين وكيل، على الرغم من أي شيء يتعارض مع ذلك في النظام الأساسي.
  • ويجب أن يكون التوكيل مكتوباً، بالشكل الصحيح، وموقعاً من المعيّن، ومختوماً حسب الأصول.
  • يجب أن يكون الوكيل عضوًا في الشركة.
  • ولا يحق للوكيل التحدث في الجلسة.
  • لا يجوز للوكيل التصويت إلا في الاقتراع.
  • لكل اجتماع، مطلوب وكيل منفصل.

خاتمة

الاجتماعات عبارة عن تجمعات موجهة نحو الهدف من الأشخاص لتوصيل الأفكار بين الأفراد وفيما بينهم.

تعقد اجتماعات تبادل المعلومات بين العائلات ومجموعات التعلم ومجموعات العمل والكنائس والشركات والمنظمات الخدمية. وهي تعقد على أساس منتظم وتتميز بجدول أعمال يمكن التنبؤ به وتقاليد إجرائية واضحة.

تسمح اجتماعات تبادل المعلومات للأعضاء بالبقاء على اطلاع بما يحدث في منظماتهم، وتقديم مدخلات حول الأحداث، وتقديم المساعدة وتلقيها، وتوضيح الأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى، وتعزيز علاقات العمل مع بعضهم البعض.

يتم عقد اجتماع حل المشكلات على أساس مخصص وضمن مجموعات مستمرة. تركز اجتماعات حل المشكلات على معالجة مشكلة واحدة وعادةً ما تتبع جدول أعمال فضفاضًا. تعد هذه الاجتماعات شائعة جدًا عندما يشعر الأشخاص أنهم يشاركون مشكلة تحتاج إلى حل. يُعرف هذا التجمع لحل مشكلة ما باسم اجتماع حل المشكلات.

اجتماعات المناسبات الخاصة تحدث بشكل أقل تكرارًا. مثال على هذا النوع من الاجتماعات هو المؤتمر السنوي للجمعية المهنية. في هذه الاجتماعات، يتم عرض الأحداث الخاصة على الأعضاء بالإضافة إلى القيود ونقاط الاعتبار ذات الصلة.

يتناقش الأعضاء ويتبادلون الآراء فيما بينهم، للوصول إلى خيارات متفق عليها بعد التداول بشأن الخطوات المستقبلية. تتطلب اجتماعات المناسبات الخاصة مهارات تنظيمية واتصالات معينة لا تتطلبها الأنواع الأخرى من الاجتماعات.