9 أنواع من الأمناء

أنواع السكرتيرات

السكرتير هو الشخص الذي يقوم بأنشطة ذات طبيعة سرية. وفقًا لقاموس أكسفورد، السكرتير هو شخص يعمل لإجراء المراسلات نيابة عن أحد كبار المسؤولين التنفيذيين أو الشركة وأيضًا لإدارة الملفات والتوثيق والوظائف الإدارية.

السكرتير الخاص

يُعرف السكرتير الذي يساعد الفرد في أنشطته الشخصية بالسكرتير الشخصي أو الخاص. غالبًا ما يحتاج الأفراد البارزون مثل الوزراء ونواب المستشارين والمديرين الإداريين والقادة السياسيين والمحامين والأطباء إلى سكرتير خاص.

يتم تعيين السكرتير من قبل شخص رفيع المستوى لمساعدته في الأمور السرية أو الشخصية، خاصة فيما يتعلق بالمقابلات والاجتماعات وما إلى ذلك. ويجب أن يكونوا موثوقين، وأن يحافظوا على سرية جميع القضايا المتعلقة بصاحب العمل، وأن يكونوا مطيعين وسريعين. ، وقم بتحديث صاحب العمل باستمرار حسب الحاجة.

صفات السكرتير الخاص

سكرتير خاص مكلف بمعالجة شؤون صاحب العمل. وللقيام بواجباتهم بفعالية، يجب أن يتمتعوا بالصفات التالية:

  • المؤهلات الدراسية: ونظراً لتفاعلاتهم مع المسؤولين رفيعي المستوى، ينبغي أن يحصلوا على تعليم كافٍ.
  • إجادة اللغة: يعد إتقان لغتين على الأقل، بما في ذلك اللغة الإنجليزية، أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال.
  • مهارات معالجة الكلمات والاختزال: غالبًا ما يحتاجون إلى أخذ الإملاءات المختصرة ونسخها.
  • مهارات التواصل: الإتقان في التواصل أمر حيوي.
  • المهارات المتعلقة بالاجتماع: يتضمن ذلك إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتنظيم الاجتماعات وتسجيل المحاضر. يجب أن يكونوا على دراية جيدة بجميع جوانب تنظيم الاجتماعات.
  • المهارات النفسية: تعد القدرة على فهم وتوقع احتياجات وتفضيلات صاحب العمل أمرًا بالغ الأهمية.
  • الإخلاص: ونظرًا للطبيعة السرية لعملهم، يجب أن يكونوا متحفظين وجديرين بالثقة.
  • صفات أخرى: يجب أيضًا أن يكونوا أذكياء ومتحمسين وصادقين ومخلصين.

ضرورة وجود سكرتير خاص

يقوم السكرتيرون الخاصون بإدارة المهام الشخصية لأصحاب العمل. ويشمل ذلك جدولة المواعيد وإجراء المقابلات والرد على المكالمات الهاتفية والتعامل مع المراسلات.

إنهم يتعاملون مع الأمور السرية لصاحب العمل ويعملون كمتحدث رسمي وإدارة العلاقات العامة. كما يقومون بتنظيم الاحتفالات الاجتماعية والرسمية وإدارة الحسابات والتعامل مع المعاملات المالية.

في نهاية المطاف، يتمثل دور السكرتير الخاص في تخفيف العبء عن صاحب العمل المشغول، والعمل كامتداد لا غنى عنه له. يمكن لكفاءتهم تبسيط العديد من العمليات للمديرين التنفيذيين، مع التأكيد على الضرورة العالمية للأمناء الخاصين بين كبار المهنيين.

واجبات/مهام ومسؤوليات السكرتير الخاص

إن فهم وظيفة السكرتير الخاص يتطلب توضيح مسؤولياته:

  • الواجبات الروتينية: ويشمل ذلك كتابة واستلام الرسائل، وحفظ الأوراق وفهرستها، والاحتفاظ بالسجلات والحسابات، وتنظيم الاجتماعات والمناسبات لصاحب العمل.
  • الواجبات المتعلقة بالاجتماع: يتضمن ذلك إعداد جدول الأعمال، وإصدار الإشعارات، وترتيب الأماكن، واستضافة الحضور.
  • العلاقات العامة: وهم يديرون العلاقات العامة نيابة عن رؤسائهم، ويتواصلون عبر قنوات مختلفة مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني، وينظمون جداول المقابلات.
  • الأنشطة الخاصة والاجتماعية: يقومون بإدارة وإرسال العديد من الرسائل الخاصة مثل رسائل الشكر ورسائل التهنئة وبطاقات التعاطف والدعوات. كما أنهم يرافقون رؤسائهم في الوظائف الاجتماعية والدينية.
  • صيانة الحساب: وفي كثير من الحالات، يتعاملون مع حفظ السجلات والمحاسبة والإقرارات الضريبية والأنشطة المصرفية لصاحب العمل.
  • إعداد التقرير: ويقومون بصياغة التقارير والملاحظات لصاحب العمل، مما يضمن الدقة والتوقيت المناسب.

سكرتير شركة

سكرتير الشركة هو المسؤول عن واجبات السكرتارية لشركة مساهمة. ويعملون بموجب أوامر مجلس الإدارة.

سكرتير جمعية تعاونية

يجوز لعضو من اللجنة التنفيذية للجمعية أن يتولى دور السكرتير.

سكرتير إحدى الوزارة

لدى كل وزارة في الحكومة مسؤول تنفيذي رئيسي يعرف باسم السكرتير، مثل وزير الخارجية، ووزير الداخلية، ووزير التعليم، وما إلى ذلك. ويقوم السكرتير الوزاري بتشغيل الأجهزة الحكومية نيابة عن الوزير المعني.

سكرتير النقابة

يقومون بإدارة ومراقبة الأنشطة التشغيلية للنقابة. يقومون بترتيب الاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات والاحتفاظ بسجلات لدفاتر الحسابات.

سكرتير سفارة

يتم تعيين هذا النوع من السكرتير من قبل حكومة بلدهم. وهم يساعدون السفير في إجراء العمليات ويعملون تحت سلطة السفير.

سكرتير النادي

الأندية أو الجمعيات تحتاج أيضًا إلى سكرتير. عادةً ما يؤدي أحد أعضاء النادي دور السكرتير دون أي أجر.

أمين الحكم المحلي

يقوم مجلس الاتحاد ومجلس أوبازيلا والمؤسسة البلدية ومجلس المنطقة بتعيين أمناء للإشراف على عملياتهم اليومية.

أمين سر حزب سياسي

ويجوز انتخاب مثل هذا السكرتير من بين أعضاء الحزب ويتمتع بمكانة مهمة داخل الحزب. إنهم يساعدون في تنفيذ السياسات وتنظيم الاجتماعات والعمل كمتحدث رسمي.