4 أنواع من الخطط

4 أنواع من الخطط

4 أنواع من الخطط التي ينشئها المديرون ويطبقونها على العمليات التجارية المباشرة ومراقبة الأنشطة التنظيمية والتحكم فيها لتحقيق الأهداف المحددة. أنواع الخطط هي؛

  1. الخطط الهرمية
  2. خطط سارية المفعول،
  3. خطط الاستخدام الفردي، و
  4. خطط الطوارئ.

1. الخطط الهرمية

ويتم رسم هذه الخطط على ثلاثة مستويات هرمية رئيسية، وهي المستوى المؤسسي والإداري والمستوى الفني.

الخطط في هذه المستويات الثلاثة هي-

  • استراتيجي
  • الإدارية و،
  • التشغيلية على التوالي.

خطة استراتيجية

تتضمن الخطة الإستراتيجية عمومًا التخطيط على المستوى المؤسسي الأعلى للمنظمة. الخطط الاستراتيجية تحدد رؤية المنظمة طويلة المدى وكيف تنوي المنظمة جعل رؤيتها حقيقة واقعة.

باختصار، التخطيط الاستراتيجي هو تحديد الأهداف الأساسية طويلة المدى للمؤسسة واعتماد مسارات العمل وتخصيص الموارد اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.

لا تحاول الاستراتيجيات أن تحدد بالضبط كيفية تحقيق المؤسسة لأهدافها لأن هذه هي مهمة عدد لا يحصى من برامج الدعم الرئيسية والثانوية.

ولكنها توفر إطارًا للتوجيه والربط والعمل.

الخطة الإدارية أو المتوسطة

التخطيط الإداري أو المتوسط ​​يتم على مستوى الإدارة الوسطى.

وهو مخروطي لتخصيص الموارد التنظيمية وتنسيق التقسيمات الداخلية للمنظمة. وهي أيضًا عملية تحديد المساهمات التي يمكن للوحدات الفرعية تقديمها بالموارد المخصصة.

الخطة التشغيلية

وأخيرًا، التخطيط التشغيلي هو عملية تحديد أفضل السبل لإنجاز مهام محددة في الوقت المحدد باستخدام الموارد المتاحة.

ويتم ذلك أيضًا لتغطية العمليات اليومية للمؤسسة. على هذا النحو، تم تصميم العديد من الخطط التشغيلية للتحكم في عمل المركز الفني للمنظمة.

2. الخطط الدائمة

يتم رسم الخطط الدائمة لتغطية المشكلات التي يواجهها المديرون بشكل متكرر.

على سبيل المثال، قد يواجه المديرون مشكلة التأخر في الحضور في كثير من الأحيان.

ولذلك، يجوز للمديرين تصميم خطة دائمة ليتم تنفيذها تلقائيًا في كل مرة يتأخر فيها الموظف عن العمل. يمكن أن تسمى هذه الخطة الدائمة بإجراءات التشغيل القياسية (SOP).

تعد المهمة أو الغرض والاستراتيجيات والسياسات والإجراءات والقواعد من أكثر الخطط الدائمة شيوعًا.

المهمة أو الهدف

تحدد المهمة أو الغرض، والتي غالبًا ما يتم استخدامها بالتبادل، المهمة الأساسية للمنظمة التي تم إنشاؤها من أجلها.

على سبيل المثال، مهمة الجامعة هي نقل التعليم العالي.

مهمة مصنع الملابس هي إنتاج وبيع الملابس الجاهزة وما إلى ذلك.

إستراتيجية

الإستراتيجية هي نوع آخر من الخطط الدائمة ذات القاعدة العريضة التي تساعد على تحديد الأهداف الأساسية طويلة المدى للمؤسسة واعتماد مسارات العمل وتخصيص الموارد اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.

سياسات

السياسات هي، في معظم الحالات، خطط دائمة. توفر السياسات إرشادات للإجراءات المتكررة.

فهي تحدد مجالًا أو توفر حدودًا يتم من خلالها اتخاذ القرارات وتضمن أن القرار سيكون متسقًا مع الهدف ويساهم فيه.

السياسات هي أنواع من الخطط التي تتيح لصانعي القرار بعض السلطة التقديرية لتنفيذ الخطة.

وإلا فلن يكون هناك فرق بين السياسات والقواعد.

يجب أن تسمح السياسات ببعض حرية التصرف. تساعد السياسات في تحديد المشكلات قبل أن تصبح مشكلات وتجعل من غير الضروري تحليل نفس الموقف في كل مرة تظهر فيها.

فهو يسمح للمديرين بتفويض السلطة مع الاحتفاظ بالسيطرة على مرؤوسيهم بشأن هذه المسألة.

هناك أنواع عديدة من السياسات.

تم العثور على أمثلة في سياسات توظيف المهندسين المدربين في الجامعة فقط، والترقية من الداخل، وتشجيع نظام اقتراحات الموظفين لتحسين الأداء التنظيمي، وتحديد الأسعار التنافسية، وما إلى ذلك.

يمكن أن تنشأ بعض السياسات من طرق السلوك العرفية والعامة في المنظمة.

وبعضها يتم وضعها من خلال البيانات الشفهية أو المكتوبة.

على سبيل المثال، قد تكون هناك سياسة في إحدى المؤسسات تنص على أنه "باستثناء الهدايا الرمزية ذات القيمة الاسمية جدًا أو القيمة الإعلانية، لا يجوز لأي موظف قبول أي هدية من أي مورد".

عادةً ما يتم تدوين هذه السياسات الرسمية في أدلة الشركة أو اللوائح التنظيمية للموظفين.

وتعد هذه السياسة وسيلة لتشجيع حرية التصرف والمبادرة ولكن ضمن حدود. ويعتمد مقدار السلطة التقديرية عادةً على السياسة والمنصب والسلطة المشغولة في المنظمة.

وبما أن السياسات عامة، فإنها توفر إرشادات حول كيفية قيام الموظفين بوظائفهم.

في حين أن السياسات توفر للمديرين بعض المرونة في التعامل مع المشاكل التنظيمية المختلفة، فإن هذه العمومية تجعل السياسات غامضة إلى حد ما مرة أخرى.

وتصبح السيطرة صعبة عندما يبدأ الناس في تفسير معنى السياسة وهدفها بشكل مختلف.

قواعد

القواعد، مثل السياسات، تعد القواعد أيضًا خططًا ثابتة توجه العمل. توضح القواعد على وجه التحديد ما يفترض أن يفعله الموظفون أو لا يفعلونه.

على سبيل المثال، فإن حملة منع التدخين التي أطلقتها بعض المنظمات مدعومة ببعض القواعد التنظيمية. وعلى النقيض من السياسات، لا تسمح القواعد بممارسة السلطة التقديرية الفردية.

وبدلاً من ذلك، تحدد القواعد الإجراءات التي سيتم اتخاذها (أو عدم اتخاذها) والسلوك المسموح به أو غير المسموح به. ومن ناحية أخرى، تخبر السياسات الناس بكيفية التفكير في القرارات التي يتعين اتخاذها بشأن الإجراءات.

إجراءات

الإجراءات، مثل القواعد، هي خطط ثابتة توجه العمل وليس المضاربة.

إنها خطط تحدد الطريقة المطلوبة للتعامل مع الأنشطة المستقبلية.

تحدد الإجراءات طرقًا مألوفة للتعامل مع أنشطة معينة مثل تعيين كاتب، وترقية الموظفين، والحصول على قرض من أحد البنوك.

السمة الرئيسية للإجراء هو أنه يمثل التسلسل الزمني للأحداث.

ويحدد سلسلة من الخطوات التي يجب اتخاذها لإنجاز المهمة. تعتبر سلسلة محددة من الخطوات المطلوب اتخاذها للقبول في برنامج ماجستير إدارة الأعمال في الجامعة الأمريكية في بيروت مثالاً على هذا الإجراء.

3. خطط الاستخدام الواحد

يتم إعداد خطط الاستخدام الفردي لمواقف أو مشكلات فردية أو فريدة ويتم عادةً التخلص منها أو استبدالها بعد استخدام واحد.

بشكل عام، يتم استخدام أربعة أنواع من خطط الاستخدام الفردي. هؤلاء هم-

  1. الأهداف / الأهداف،
  2. برامج,
  3. مشاريع,
  4. الميزانيات.

الأهداف أو الأهداف

الأهداف أو الغايات، التي غالبا ما تستخدم بالتبادل، هي الغايات التي يستهدف النشاط تحقيقها.

إنها لا تمثل نقطة النهاية للتخطيط فحسب، بل تمثل أيضًا النهاية التي تهدف إليها جميع الوظائف الإدارية الأخرى.

يتم تحديد الأهداف حول فترة معينة وبالتالي لا يتكرر نفس الهدف سنة بعد سنة أو شهر بعد شهر أو يوم بعد يوم.

تنقسم الأهداف أو الأهداف إلى 3 أنواع.

البرامج

البرامج هي خطط عمل يتم اتباعها بالتسلسل الصحيح وفقًا للأهداف والسياسات والإجراءات.

وهكذا يحدد البرنامج الخطوات الرئيسية التي يجب اتخاذها لتحقيق الهدف ويحدد إطارًا زمنيًا تقريبيًا لتحقيقه.

وعادة ما يتم دعم البرامج من خلال الميزانيات.

قد يكون البرنامج رئيسيًا أو ثانويًا أو طويلًا أو متوسطًا أو قصير المدى. نظرًا لأنه لا يتم استخدامه بنفس الشكل بمجرد انتهاء مهمته، فهو ينتمي إلى فئة خطة الاستخدام الفردي.

المشاريع

المشروع هو مهمة معينة يجب القيام بها فيما يتعلق ببرنامج عام. لذلك يتم إعداد خطوة واحدة في البرنامج كمشروع.

يحتوي المشروع على كائن مميز وإنهاء واضح.

"تتمتع المشاريع بنفس خصائص البرامج ولكنها عمومًا أضيق نطاقًا وأقل تعقيدًا. يتم إنشاء المشاريع في كثير من الأحيان لدعم أو استكمال البرنامج.

الميزانيات

الميزانية هي بيان للنتائج المتوقعة معبر عنها بالأرقام. يُطلق عليه أحيانًا اسم البرنامج المذكور ويتم التعبير عنه بشكل شائع من حيث المال، أي الروبية واليورو والدولار وما إلى ذلك.

ويمكن أيضًا التعبير عنها من خلال أي وحدة قابلة للقياس مثل الساعة أو الطن المتري وما إلى ذلك.

وهي تغطي وقتًا معينًا، وبمجرد انتهاء الفترة، تظهر ميزانية جديدة. إنها ليست أداة تخطيط فحسب، بل تعمل أيضًا كأداة تحكم.

4. خطط الطوارئ

كما نعلم بالفعل، تعتمد عملية التخطيط على افتراضات معينة حول ما يحتمل أن يحدث في بيئة المنظمة.

يتم وضع خطط الطوارئ للتعامل مع المواقف التي قد تنشأ إذا تبين أن هذه الافتراضات خاطئة.

وبالتالي فإن التخطيط للطوارئ هو تطوير مسارات عمل بديلة يجب اتخاذها إذا عطلت الأحداث مسار العمل المخطط له.

تسمح خطة الطوارئ للإدارة بالتصرف فورًا إذا كانت مثل هذه الأحداث غير المتوقعة مثل الإضرابات أو المقاطعات أو الكوارث الطبيعية أو التغيرات الاقتصادية الكبرى تجعل الخطط الحالية غير صالحة للعمل أو غير مناسبة.