الاتصال الأفقي: الوظائف والأشكال والأهمية

الاتصال الأفقي: الوظائف والأشكال والأهمية

يحدث الاتصال الأفقي بين الأفراد على مستويات وحالات متوازية داخل المنظمة. ويهدف إلى تسهيل التنسيق والعلاقات الداخلية. قناة الاتصال هذه هي الأكثر استخدامًا.

ما هو الاتصال الأفقي؟

الاتصال الأفقي هو التبادل الجانبي أو القطري للرسائل، إما داخل حدود وحدة العمل التي تشمل أقرانًا يقدمون تقاريرهم إلى نفس المشرف أو عبر حدود وحدة العمل التي تتضمن أفرادًا يقدمون تقاريرهم إلى مشرفين مختلفين.

يذكر بيتمان وزيتامل (1992، 457) أن "الاتصال الذي يحدث بين الأشخاص على نفس المستوى الهرمي لتبادل المعلومات يسمى الاتصال الأفقي".

يشير الاتصال الأفقي إلى التواصل بين الإدارات أو الأفراد على نفس المستوى الإداري داخل المنظمة أو بين الأفراد على نفس المستوى في منظمات مختلفة.

يعرّف William A. Conboy (1976:29) الاتصال الأفقي بأنه "التبادلات بين الوكالات والموظفين على نفس مستوى المخطط التنظيمي".

الاتصال الأفقي هو تبادل المعلومات بين الأفراد على نفس المستوى من التسلسل الهرمي في المنظمة، وتسهيل تنسيق الأنشطة، والتواصل بين الأقسام، وبناء علاقات غير رسمية.

5 وظائف الاتصال الأفقي

يتدفق الاتصال الأفقي بين الأفراد على نفس المستوى داخل المنظمة. إنه يلعب دورًا حاسمًا في تعزيز تنسيق المهام عبر الإدارات المختلفة وإقامة علاقات متبادلة بين المنظمات العاملة في نفس المجال

حدد Gerald M. Goldhaber (1990:121) أربع وظائف للاتصال الأفقي في المنظمة، في حين حدد R. Wayne Pace (1983:56-57) مجالات التطبيق التالية للاتصال الأفقي. فيما يلي وصف للوظائف المحددة للاتصال الأفقي:

تنسيق المهام

يتضمن التنسيق إنشاء ارتباطات بين المهام لضمان تضافر الجهود داخل المنظمة. قد يجتمع رؤساء الأقسام بانتظام لمناقشة مساهمة كل قسم في أهداف المنظمة.

يستخدم الاتصال الأفقي أدوات مثل إعداد التقارير، والمراقبة، وتبادل المعلومات، واتخاذ القرارات المشتركة، والتخطيط الداعم بشكل متبادل، وتخصيص الموارد لتسهيل تنسيق المهام. إنه يوجه المهام التنظيمية نحو تحقيق الهدف المتكامل.

حل المشاكل

تواجه المنظمات مشاكل مختلفة أثناء عملياتها. غالبًا ما تتطلب المشكلات التي لها تأثيرات على مستوى المنظمة أو التي تكون غير روتينية بطبيعتها مشاركة المديرين الوظيفيين في أنشطة مثل جمع المعلومات ومشاركتها وتوليد الأفكار وتقييمها واختيار الحلول الأكثر فعالية.

على سبيل المثال، قد يجتمع أعضاء القسم لمناقشة استراتيجيات معالجة التهديد بخفض الميزانية باستخدام تقنيات العصف الذهني. يلبي الاتصال الجانبي هذه الاحتياجات ويساعد المنظمات في حل المشكلات بنجاح.

مشاركة المعلومات

يتم استخدام الاتصال الأفقي داخل منظمة الأعمال لمشاركة المعلومات بين الأفراد من نفس الرتبة والحالة. على سبيل المثال، قد يجتمع أعضاء أحد الأقسام مع أعضاء قسم آخر لتزويدهم ببيانات جديدة.

فهو يسهل التنسيق وحل المشكلات وحل النزاعات والمزيد بطريقة ودية وفعالة. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يعزز العلاقات الشخصية بين المديرين.

حل الصراعات

يجمع الاتصال الأفقي المديرين معًا ويسهل تبادل الآراء والمعلومات. عندما تنشأ خلافات داخل الإدارة أو بين الإدارات، يجوز للأعضاء الاجتماع لمناقشة هذه القضية.

تقلل هذه العملية من الاختلافات في الرأي وتؤدي إلى اتخاذ قرارات بالإجماع بشأن المسائل المتضاربة. كما أنه يعزز التفاهم المتبادل ويساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية.

دعم الأقران

أحد أغراض الاتصال الأفقي هو ضمان دعم الأقران في مجالات مثل توليد الأفكار، وتعبئة الرأي، وتصميم خطة العمل، وغيرها من مواقف تحليل المشكلات وحلها. وهذا يعزز الروح المعنوية والإبداع بين الزملاء.

8 أشكال الاتصال الأفقي

يتم استخدام تقنيات مختلفة لتسهيل الاتصال الأفقي داخل منظمات الأعمال. وتناقش الطرق ذات الصلة أدناه:

مؤتمر

المؤتمر هو أسلوب اتصال أفقي يسمح بمناقشة القضايا الواسعة والحرجة التي تهدف إلى حل المشكلات التي تؤثر على المنظمة بأكملها. وعادة ما ينطوي على التواصل وجها لوجه.

في الوقت الحاضر، يمكن أيضًا إجراء المؤتمرات من خلال أنظمة مؤتمرات الفيديو، مما يمكّن الأفراد في مواقع مختلفة من التفاعل وتبادل الآراء أو وجهات النظر.

مقابلة

هي شكل منتظم من أشكال الاتصال الأفقي يستخدم لمراجعة التقدم الدوري للعمل أو مناقشة الأمور الهامة أو اتخاذ القرارات أو الموافقة على الخطط. يتم عقدها بشكل عام مع المديرين الوظيفيين وعادةً ما تتضمن التواصل وجهاً لوجه.

محادثة هاتفية

تعد المحادثات الهاتفية شكلاً شائعًا من أشكال الاتصال الأفقي المستخدم لتوفير المعلومات أو تبادلها مع زملائه المديرين. ويتم توظيفهم لتأكيد الأمور أو حل المشكلات، مما يوفر الوقت والجهد للمديرين. بالإضافة إلى ذلك، فإنها تعزز علاقات أقوى بين الزملاء.

نظام الاتصال الداخلي

نظام الاتصال الداخلي عبارة عن شبكة هاتفية داخلية تربط الأشخاص داخل شبكة اتصالات. فهو يسهل التبادل السريع للمعلومات بين المديرين التنفيذيين ويسرع عمليات صنع القرار.

التجمعات الاجتماعية

يمكن أن يحدث الاتصال الأفقي من خلال التجمعات الاجتماعية للأفراد ذوي الحالات المماثلة داخل المنظمة أو بين المنظمات المختلفة. مثل هذه التجمعات تعزز العلاقات بين الأشخاص وبين المنظمات.

الاتصالات الكتابية القياسية

تستخدم المنظمات المذكرات والتقارير لتبادل الرسائل بين المديرين، وتسهيل عمليات صنع القرار وتعزيز التفاهم المتبادل لقضايا معينة.

لجنة

يتم إنشاء اللجان عادةً لمعالجة قضايا تنظيمية محددة، مثل إعداد الميزانية، أو تقصي الحقائق، أو إجراء مقابلات مع المتقدمين الجدد للوظائف. إنها بمثابة نظام اتصال أفقي مستخدم على نطاق واسع.

الكرمة

يمثل قناة اتصال غير رسمية لا تتبع خطوطًا محددة أو قواعد محددة ولكنها تنتشر في اتجاهات مختلفة وفي جميع أنحاء المنظمة. وهو يشكل في المقام الأول اتصالاً أفقيًا، حيث أن الموظفين في نفس المستوى الهرمي هم الذين يتواصلون بشكل غير رسمي مع بعضهم البعض بسهولة.

8 أهمية الاتصال الأفقي

يعد الاتصال الأفقي مهمًا للغاية لتعزيز التفاهم والتنسيق بين الإدارات المختلفة. كما أنه أمر بالغ الأهمية لعملية الابتكار في المنظمة.

وقد أشارت الدراسات التي أجراها ليزلي برينان (1986) ودي جي ماركيز وس. مايرز (1969) إلى أن الاتصال الأفقي هو أداة حيوية لتعزيز الابتكار في منظمات الأعمال.

ومع ذلك، فيما يلي وصف للأدوار المتعددة الأوجه للاتصال الأفقي:

ربط المعترفين المحتملين بفرص الابتكار

يربط الاتصال الأفقي المتعرفين المحتملين على الفرص في المنظمة من خلال تقنيات التجميع المختلفة.

عندما يكون الأفراد في أجزاء مختلفة من المنظمة مرتبطين بشكل وثيق من خلال قنوات اتصال متعددة، فمن المرجح أن يكونوا على دراية بالفرص والمشاكل التي غالبا ما توفر الأساس للابتكار.

ربط مجالات الخبرة المختلفة

يسهل الاتصال الأفقي تبادل مجموعة متنوعة من وجهات النظر بين مختلف الخبراء في شكل فرق أو مؤتمرات مشتركة بين المجموعات أو ندوات أو اجتماعات. فهو يشجع على مشاركة الأفكار الحالية أو ميزات المنتج أو تحديها أو تغييرها، ويعمل كأساس للابتكار.

بناء تحالفات بين الأفراد

يساعد الاتصال الأفقي في تشكيل فرق أو لجان مع ممثلين من مختلف المجالات الوظيفية لتسهيل تطوير التغييرات الحاسمة في أنماط العمل الحالية أو ميزات المنتج.

التأكيد على امتداد الحدود

يشجع الاتصال الأفقي الأشخاص الذين يعملون في مجالات مماثلة على الحفاظ على علاقات وثيقة من خلال عضوية الجمعيات والمؤتمرات وما شابه ذلك، وهي إحدى وسائل توسيع الحدود. يمكن أن تساعد هذه الواجهة مع العناصر المهمة خارج المنظمة في إبقاء الأعضاء مرتبطين بالمصادر المهمة للمعلومات البيئية.

تسهيل تنسيق المهام

يعد الاتصال الأفقي أداة فعالة لتنسيق أنشطة الإدارات المختلفة من خلال التقارير والمذكرات والاجتماعات وما إلى ذلك.

فهو يبقي المديرين على علم بالمستوى الحالي لإنجازات الأقسام الوظيفية المختلفة ويساعد في اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتحقيق تقدم متساو بين مهام المنظمة.

حل النزاعات

ينشئ الاتصال الأفقي روابط وثيقة بين المديرين ويساعد في تبادل المعلومات والأفكار ووجهات النظر والآراء. فهو يساعد على تضييق الخلافات في الرأي وحل النزاعات بطريقة ودية وسلمية.

تسهيل حل المشكلات

يدعم التواصل الأفقي حل المشكلات المشتركة من خلال تشكيل لجان في قضايا معينة. ومن شأن تبادل المعلومات وتبادل الآراء والتفسيرات أن يسهل تحديد الحلول الأكثر فعالية للمشاكل المطروحة.

تنمية التبادلية بين المديرين

يوفر الاتصال الأفقي مجالًا للأشخاص ذوي الحالات المماثلة للالتقاء ومناقشة الأمور المتعلقة بالمصالح التنظيمية. وهذا يعزز الشعور بالتبادلية بين المديرين، ونتيجة لذلك، يعزز الانسجام بين مسارات العمل داخل المنظمة.

5 عوامل معيقة في الاتصال الأفقي الفعال

هناك العديد من العوامل التي تشكل عوائق في طريق الاتصال الأفقي الفعال. وتناقش عوامل الإحباط هذه أدناه:

التنافس بين الأفراد أو وحدات العمل:

يمكن أن يؤدي التنافس بين الأشخاص أو التنافس بين وحدات العمل داخل المنظمة إلى قيام الموظفين بإخفاء المعلومات التي قد تلحق الضرر بأنفسهم أو التي قد تساعد الآخرين.

وهذا يعيق بشكل خطير قدرة المديرين على الاستجابة للتواصل بشكل فعال ويجعل من الصعب على الآخرين اتخاذ قرارات مستنيرة.

التخصص في المهمة

يمكن أن يؤدي التخصص في المهمة إلى اهتمام الأفراد في المقام الأول بعمل وحدتهم الخاصة، وليس لديهم سوى القليل من التقدير لاحتياجات العمل والتواصل الخاصة بالآخرين. هذا النوع من العقلية المركزة بين المتخصصين في المنظمة يعيق التواصل الأفقي.

عدم وجود الحافز

إن الافتقار إلى الحافز للتواصل الأفقي قد يعيق فعاليته إذا لم يتم تشجيعه أو مكافأته ضمن إطار السياسة التنظيمية.

اللغة التقنية

إن استخدام اللغة التقنية بمثابة عائق قوي أمام التواصل الأفقي الفعال لأنه قد لا يتم فهمه أو قد يساء فهمه من قبل متلقي الاتصال.

الهيكل التنظيمي الآلي

يمكن للهياكل التنظيمية الآلية أن تحبط التواصل الأفقي من خلال جعله جامدًا وأحادي الاتجاه ومثبطًا للأشخاص داخل المنظمة.

4 نصائح حول كيفية تقليل العوائق أمام الاتصال الأفقي

يمكن اتخاذ بعض الخطوات لتقليل العوائق التي تحول دون الاتصال الأفقي. يصف شين (1970:102) أربعة إجراءات أو مبادئ توجيهية أثبتت نجاحها في بعض الحالات:

التركيز على الفعالية التنظيمية الشاملة

يجب أن يكون هناك تركيز أكبر نسبيًا على الفعالية التنظيمية الكاملة ودور الأقسام في المساهمة فيها. وينبغي تقييم الأقسام ومكافأتها على أساس مساهمتها في الجهد الشامل بدلا من فعاليتها الفردية.

التفاعل العالي والتواصل المتكرر

تعزيز التفاعل العالي والتواصل المتكرر بين المجموعات للعمل على مشاكل التنسيق بين المجموعات والمساعدة المتبادلة. يجب أن تعتمد المكافآت التنظيمية جزئيًا على المساعدة التي تقدمها المجموعات لبعضها البعض، الأمر الذي من شأنه أن يعزز الانسجام بين المجموعات.

تناوب الأعضاء

تشجيع التناوب المتكرر للأعضاء بين المجموعات أو الأقسام لتحفيز درجة عالية من التفاهم المتبادل والتعاطف مع مشاكل بعضهم البعض. يمكن أن يساعد هذا النهج في تقليل العوائق التي تحول دون التواصل الأفقي.

تجنب أي موقف مربح للخسارة:

لا ينبغي أبدًا وضع المجموعات في موقف يتنافسون فيه على المكافآت التنظيمية. يجب أن يكون التركيز دائمًا على تجميع الموارد لتحقيق أقصى قدر من الفعالية التنظيمية، ويجب تقاسم المكافآت بالتساوي بين جميع المجموعات أو الأقسام.

الأسئلة الشائعة الشائعة فيما يتعلق بالاتصال الأفقي

ما هي الأهداف الرئيسية للاتصال الأفقي؟

تتمثل الأهداف الرئيسية للاتصال الأفقي في تسهيل تبادل المعلومات، وتمكين التواصل بين نظير إلى نظير، ودعم اتخاذ القرار، وتعزيز التعاون، وتعزيز التعليقات بين الموظفين على نفس المستوى الهرمي أو عبر الأقسام المختلفة.

كيف يساهم الاتصال الأفقي في إنهاء سوء الفهم في المنظمة؟

يتيح الاتصال الأفقي التفاعل المباشر بين الموظفين على نفس المستوى، مما يقلل من فرص سوء الفهم ويعزز التفاهم المتبادل واتخاذ القرارات الجيدة.

كيف يحمي الاتصال الأفقي من تشويه الرسالة؟

وبما أن الاتصال الأفقي يحدث بين الموظفين من نفس المستوى، فإن المعلومات تصل مباشرة من موظف إلى آخر، لتكون بمثابة حارس ضد تشويه الرسالة.

كيف يختلف الاتصال الأفقي عن الاتصال العمودي؟

يحدث الاتصال الأفقي بين الأفراد أو المجموعات على نفس المستوى الهرمي، مع التركيز على التعاون وتبادل المعلومات. في المقابل، الاتصال الرأسي هو تدفق المعلومات بين مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي التنظيمي، وعادةً ما يتبع الأنماط من أعلى إلى أسفل أو من أسفل إلى أعلى.

كيف يمكن للمنظمة تنفيذ استراتيجية اتصال أفقي فعالة؟

يتضمن تنفيذ استراتيجية اتصال أفقية فعالة تقييم وفهم الممارسات الحالية، والحصول على دعم القيادة، وتحديد أهداف واضحة، وتطوير مبادئ توجيهية للاتصال والتدريب، وتشجيع الانفتاح والشمول، واستخدام التكنولوجيا بحكمة، وإنشاء فرق متعددة الوظائف، ورصد وتقييم التقدم المحرز، وتعزيز

خاتمة

يُعرف التعاون الفعال بين الأفراد أو الوحدات على نفس المستوى الهرمي داخل المنظمة بالاتصال الأفقي. يعزز هذا النوع من التواصل العمل الجماعي، ويكسر الحواجز الهرمية، وهو أمر بالغ الأهمية لتنسيق المهام، وحل المشكلات، ومشاركة المعلومات، وحل النزاعات. ويتميز بطبيعته غير الرسمية وتدفق المعلومات بشكل أسرع.

تتمثل أهداف الاتصال الأفقي في تحسين التعاون، وتسهيل ردود الفعل، ودعم اتخاذ القرار، وتنمية ثقافة تنظيمية شاملة. يمكن أن يحدث الاتصال الأفقي من خلال الاتصال داخل الإدارات، والتعاون بين الإدارات، وتقديم المشورة للموظفين إلى الإدارات التنفيذية.

وعلى الرغم من فوائدها العديدة، مثل الحد من سوء التواصل، والقدرة على التكيف، وإدارة الصراعات بكفاءة، فإنها تفرض أيضًا تحديات مثل خطر تجاوز القنوات الهرمية والحمل الزائد المحتمل للمعلومات.

يتطلب تنفيذ استراتيجية اتصال أفقية فعالة التقييم ودعم القيادة وتحديد الأهداف الواضحة والاستخدام المدروس للتكنولوجيا والرصد والتقييم المستمر. ومع ذلك، بمجرد تطبيقه، يمكن أن يعزز الإنتاجية العامة ونجاح المؤسسة.