7 أدوات للإدارة والتخطيط

7 أدوات للإدارة والتخطيط

الأداة هي الآلية التي من خلالها يحقق Kelps الغرض من التقنية. في حين أن أدوات التحكم في العمليات الإحصائية (SPC) هي أدوات ممتازة لحل المشكلات، إلا أن هناك العديد من المواقف التي تكون فيها غير مناسبة. قدمت الجمعية اليابانية لتطوير تقنيات مراقبة الجودة سبع أدوات لإدارة الجودة والتخطيط. الأدوات السبع المذكورة أدناه مفيدة للإدارة العليا والمتوسطة للتخطيط الاستراتيجي،

مخطط التقارب

مخطط التقارب

مخطط التقارب هو آلية تولد أفكارًا مختلفة حول مشكلة ما من قبل الفريق من خلال قرارات بالإجماع ثم تقوم بتجميعها بشكل منطقي لفهم المشكلة وحلها.

أولاً، يُسمح لأعضاء المجموعات بوضع أفكارهم على قطع منفصلة من الورق، ثم يقوم الفريق بجمع كل الأفكار في مجموعات طبيعية. يستخدم هذا المخطط لتنظيم المعلومات اللفظية في نمط مرئي.

هناك ست خطوات لإنشاء مخطط التقارب:

الخطوة 1. تحديد المشكلة

اكتب المشكلة أو المشكلة على السبورة أو اللوح الورقي.

الخطوة 2. توليد الأفكار

استخدم أسلوب توليد الأفكار، مثل العصف الذهني، لتحديد جميع جوانب المشكلة. استخدم بطاقات الفهرسة أو الملاحظات اللاصقة لإعادة صياغة الفكرة.

الخطوة 3. مجموعة الأفكار

قم بتجميع الأفكار، على البطاقات أو الورق، في مجموعات ذات صلة. اسأل: "ما هي الأفكار الأخرى المشابهة؟ و"هل هذه الفكرة مرتبطة بطريقة أو بأخرى بأي فكرة أخرى؟" للمساعدة في تجميع الأفكار معًا.

الخطوة 4. إنشاء بطاقة رأسية

قم بإنشاء بطاقة تقارب (بطاقة رأسية) لكل مجموعة تحتوي على عبارة قصيرة تصف مجموعة الأفكار بأكملها.

الخطوة 5. اقتحام الكتلة

حاول تجميع بطاقات التقارب الأولية في مجموعات أكبر (مجموعات). استمر حتى يصبح تعريف مجموعة التقارب واسعًا جدًا بحيث لا يكون له أي معنى.

الخطوة 6. أكمل مخطط التقارب

ضع كل الأفكار وبطاقات التقارب على قطعة واحدة من الورق أو السبورة. رسم الحدود حول كل من مجموعات التقارب. سيوفر الهيكل الناتج رؤى قيمة حول المشكلة.

أسباب الأخطاء المطبعية

7 أدوات للإدارة والتخطيط

مخطط السهم

مخطط السهم

يُعرف الرسم البياني السهمي أيضًا باسم مخطط شبكة النشاط، أو تقنية تقييم المشروع ومراجعته (PERT)، أو طريقة المسار الحرج (CPM). تضع هذه الطريقة خطة وأداة متسلسلة لرصد التقدم.

يكون الهيكل الرسومي للمخطط السهمي إما عموديًا أو أفقيًا، ويربط بين الأنشطة أو الأحداث المخطط لها. هذه أداة مفيدة جدًا عندما نريد التخطيط لأنشطة مهمة أو مشروع معروف ولكنه معقد.

بمساعدة هذه الأداة، يمكننا وضع خطة مشروع مثالية وأيضًا خطة يومية ليس فقط للمهمة الرئيسية ولكن أيضًا للمهام الأخرى المرتبطة بها ومراقبة تقدمها بطريقة فعالة.

استخدامات مخطط السهم

  • يدير مشروعًا أو مهمة معقدة.
  • يدير المشروع المهم للمنظمة حيث تكون عواقب التأخر في إنجازه وخيمة.
  • تمكن من إدارة المشروع مع أنشطة متعددة.
  • المساعدة في شرح حالة المشروع للآخرين.
  • يساعد في تنفيذ خطط تطوير المنتجات الجديدة ومتابعتها.
  • يساعد في تطوير خطط تحسين المنتج وأنشطة المتابعة.
  • - وضع خطط للتجارب التجريبية وأنشطة المتابعة.
  • - وضع الخطط اليومية لزيادة الإنتاج ومتابعتها.
  • يساعد في وضع خطط لنقل المنشأة ومراقبة المتابعة.
  • تخطيط ومتابعة عمليات التفتيش ومراقبة الجودة والاختبارات التشخيصية.
  • تخطيط ومتابعة مؤتمرات مراقبة الجودة ومؤتمرات دائرة مراقبة الجودة.

مخطط العلاقات (مخطط العلاقات المتبادلة)

مخطط الشجرة

أظهر مخطط العلاقة المتبادلة العلاقة المتبادلة بين العديد من العوامل في موقف معقد. إنها أداة لإيجاد حلول للمشاكل التي لها علاقة سببية معقدة. فهو يسمح للفريق بتصنيف علاقات السبب والنتيجة بين جميع العوامل بحيث يمكن استخدام الدوافع والنتائج الرئيسية لحل المشكلة.

خطوات مخطط العلاقة المتبادلة:

الخطوة 1: حدد المشكلات أو المشكلات بوضوح، واكتب المشكلات على بطاقة وألصقها في منتصف اللوحة.

الخطوة الثانية: تحديد العوامل المرتبطة بالمشكلة. ستكون هذه هي الرؤوس من مخطط التقارب المكتمل مسبقًا. ضع البطاقات التي تحتوي على هذه العوامل في دائرة حول بطاقة الإصدار.

الخطوة 3: تحديد علاقة السبب والنتيجة بين أي من البطاقات في حالة وجود علاقة جيدة.

الخطوة 4: تحليل العلاقة. تميل البطاقات التي تحتوي على أكبر عدد من الأسهم إلى أن تكون الأسباب الجذرية. البطاقات التي تحتوي على أكبر عدد من الأسهم المتجه إليها هي التأثيرات الجذرية.

استخدامات مخطط العلاقات المتبادلة

  • تحديد القضايا الرئيسية من قائمة القضايا.
  • تحديد المشاكل الهامة من عدد كبير.
  • تحديد السبب الجذري للمشاكل القائمة.
  • تحديد العوامل الرئيسية اللازمة لاتخاذ قرار يعتمد على البيانات.

مخطط الشجرة

7 أدوات للإدارة والتخطيط

يُعرف المخطط الشجري أيضًا بالمخطط المنهجي. إنها تقنية لتقليل الأهداف العامة إلى مستويات متزايدة من التفاصيل لتحقيق الهدف. يساعد هذا المخطط الفرق في استكشاف جميع الخيارات المتاحة لحل مشكلة أو إنجاز مهمة. مثل هذا الرسم البياني لا يكشف فقط وبوضوح حجم المشكلة.

الخطوات المتضمنة في إنشاء مخطط شجرة:

الخطوة 1: تحديد بيان هدف واضح وموجه نحو العمل والذي يوافق عليه الفريق بأكمله. يأتي مثل هذا البيان أساسًا من المحرك المحدد في مخطط العلاقات المتبادلة أو من عناوين مخطط التقارب.

الخطوة 2: تقسيم بيان الهدف إلى فئات ثانوية رئيسية. يجب أن تمثل هذه الفروع الأهداف أو الأنشطة أو الأحداث التي تؤدي مباشرة إلى الهدف الأساسي أو المطلوبة مباشرة لتحقيق الهدف العام.

الخطوة 3: قم بتقسيم كل عنوان رئيسي إلى مزيد من التفاصيل. هنا، يجب أن تصبح المهام والأنشطة أكثر تحديدًا. أوقف تقسيم كل مستوى بمجرد وجود مهام قابلة للتخصيص.

الخطوة 4: قم بمراجعة الرسم التخطيطي للتأكد من المنطق والاكتمال. تتأكد هذه الخطوة من أن كل عنوان فرعي ومسار له علاقة سبب ونتيجة مباشرة مع العنوان الفرعي الذي يسبقه.

استخدامات مخطط الشجرة:

  • فهو يساعد على تطوير سلسلة من الخطوات التي تعتمد على بعضها البعض ومن الحل إلى المشكلة.
  • يتم استخدامه عندما يكون من المعروف أن تنفيذ المهمة سيكون أمرًا معقدًا.
  • يتم استخدامه عندما يؤدي فقدان خطوة أساسية في تنفيذ حل المشكلة إلى عواقب وخيمة.

مخطط المصفوفة

مخطط المصفوفة

تساعد تقنية مخطط المصفوفة الأفراد أو الفرق على تحديد وتحليل وتقييم العلاقة بين قوائم العناصر بشكل منهجي. هذه أداة تُستخدم لتنظيم المعلومات التي يجب مقارنتها بمجموعة متنوعة من الخصائص لإجراء المقارنة أو الاختيار أو الاختيار.

توضح تقنية مخطط المصفوفة النقاط الإشكالية من خلال التفكير متعدد الأبعاد. تحدد هذه الطريقة العناصر المقابلة المشاركة في موقف المشكلة أو الحدث.

يتم ترتيب هذه العناصر في صفوف وأعمدة على مخطط يوضح وجود أو عدم وجود علاقات بين أزواج العناصر المجمعة.

خطوات مخطط المصفوفة:

  1. الخطوة 1: تحديد العوامل المهمة لإجراء الاختيار الصحيح.
  2. الخطوة الثانية: تحديد نوع المصفوفة المراد استخدامها. تُستخدم المصفوفات على شكل حرف L للمقارنة الثنائية. يُستخدم شكل T للمقارنات ثلاثية العوامل التي تعرض العلاقات غير المباشرة والمباشرة، ويستخدم الشكل Y للمقارنات ثلاثية العوامل التي تعرض العلاقات المباشرة فقط.
  3. الخطوة 3: حدد رموز العلاقة المراد استخدامها.
  4. الخطوة 4: أكمل المصفوفة المناسبة باستخدام العوامل والرموز المناسبة.
  5. الخطوة 5: افحص المصفوفة واستخلص النتيجة المناسبة.

مصفوفة مخطط تحليل البيانات

مصفوفة مخطط تحليل البيانات

تُعرف طريقة تحليل المصفوفة أيضًا باسم "تحليل المكونات الرئيسية". تقوم هذه الطريقة بتحديد كمية بيانات مخطط المصفوفة وترتيبها بحيث يكون من السهل تصور المعلومات ويمكن أن تظهر مؤشرات أكثر عمومية تميز وتعطي وضوحًا لكميات كبيرة من المعلومات المعقدة والمتشابكة.

استخدامات تحليل بيانات المصفوفة:

  • تقوم هذه الطريقة بتحليل عمليات الإنتاج التي تتشابك فيها العوامل بشكل معقد.
  • ويحلل أسباب حالات عدم المطابقة التي تنطوي على حجم كبير من البيانات.
  • إنه يدرك مستوى الجودة المطلوب الذي تشير إليه نتائج مسح السوق.
  • ويصنف الخصائص الحسية بشكل منهجي.

مخطط برنامج قرار العملية (PDPC)

مخطط برنامج قرار العملية (PDPC)

يعتبر مخطط برنامج اتخاذ القرار في العملية أداة فعالة ومفيدة لتجنب المفاجآت وتحديد التدابير المضادة المحتملة. تساعد هذه التقنية في رسم جميع الأحداث أو الحالات الطارئة التي يمكن تصورها والتي يمكن أن تحدث في مرحلة التنفيذ وإيجاد التدابير المضادة الممكنة للتغلب عليها.

استخدامات مخطط برنامج قرار العملية:

  • يمكن لهذه الطريقة وضع خطة تنفيذ ل الإدارة بالأهداف.
  • فهو يساعد في وضع خطة تنفيذية لموضوعات تطوير التكنولوجيا.
  • فهو يساعد على وضع سياسة للتنبؤ والاستجابة مقدمًا للأحداث الكبرى المتوقعة في النظام.